Der Abiball ist für viele Abiturienten der krönende Abschluss ihrer Schulzeit – ein festlicher Höhepunkt, der oft mit einem roten Teppich, einem schicken Tanzsaal, professionellen Fotografen und einem Sicherheitsdienst gefeiert wird. Angesichts der zunehmenden Komplexität und des wachsenden Anspruchs an diese Veranstaltungen bieten immer mehr Eventagenturen die Planung und Organisation als Komplettpaket an. Doch hier lauert eine Gefahr: Viele Abiturienten fühlen sich von den Verträgen überfordert, die sie mit diesen Agenturen abschließen. Wenn die Planung nicht reibungslos verläuft, können schnell hohe Kosten entstehen, für die der unterzeichnende Schüler persönlich haftbar gemacht wird. Marion Weitemeier von der Stiftung Warentest gibt wichtige Ratschläge, worauf bei solchen Verträgen geachtet werden sollte.
Schüler als Veranstalter: Risiken und Verantwortung
Ein zentrales Problem, so Marion Weitemeier, ist die Ausnutzung der wirtschaftlichen Unerfahrenheit junger Menschen durch manche Eventagenturen. Rechtlich bewegen sich diese Agenturen zwar oft im Rahmen, doch das Wissensgefälle zwischen Profis und frisch volljährigen Schülern ist immens. Dies führt dazu, dass Abiturienten Verträge unterschreiben, ohne die potenziellen Konsequenzen vollständig zu erfassen. Die wichtigste Konsequenz: Der Unterzeichner haftet für die vereinbarte Vertragssumme. Werden beispielsweise weniger Karten verkauft als vertraglich vereinbart, kann die Agentur den entstandenen finanziellen Schaden oder anfallende Stornokosten geltend machen. In einigen Fällen werden die Abiturienten durch die Vertragsgestaltung sogar zum offiziellen Veranstalter des Balls. Das bedeutet, sie tragen die Verantwortung für die Sicherheit – etwa, wenn ein Gast über ein Kabel stolpert und sich verletzt oder ein Fluchtweg blockiert ist.
Viele Abiturienten beauftragen Event-Agenturen zur Planung des Abi-Balls
Klare Planung und Verhandlung als Schlüssel zum Erfolg
Bevor überhaupt eine Eventagentur kontaktiert wird, ist eine gründliche interne Klärung innerhalb der Jahrgangsstufe unerlässlich. „Wichtig ist es, zunächst einmal zu ermitteln, wie die Mitschüler feiern wollen und wie viel Geld sie überhaupt bereit sind, für die Feier auszugeben“, betont Weitemeier. Nicht jeder möchte zwangsläufig den vom Komitee geplanten Betrag für eine Karte ausgeben. Ebenso entscheidend ist die Festlegung der genauen Gästeanzahl. Soll nur die Stufe selbst feiern, oder werden auch Partner, Freunde und Verwandte eingeladen? Diese Eckpunkte müssen feststehen, bevor Angebote von Agenturen eingeholt werden.
Sobald ein passendes Angebot ausgewählt wurde, muss klar kommuniziert werden, wie hoch die tatsächlichen Kosten pro Abiball-Karte sind und welche Leistungen darin enthalten sind. Weitemeier rät dringend dazu, sich genau zu erkundigen, wer viele Karten abnehmen möchte, und den Mitschülern transparent zu erklären, was im Kartenpreis inkludiert ist – idealerweise schriftlich. Die Kartenbestellung ist bindend, andernfalls kann derjenige, der den Agenturvertrag unterzeichnet hat, haftbar gemacht werden. Eine nachträgliche Erhöhung der Gästezahl um bis zu zehn Prozent ist oft kostenlos möglich, während eine Reduzierung meist Kosten verursacht, da Fixkosten wie Saalmiete oder DJ auf weniger Personen umgelegt werden müssen.
Eine detaillierte Vertragsprüfung vor der Unterschrift ist unerlässlich. Zentrale Fragen sind: Wie sind die Regelungen bei unzureichenden Kartenverkäufen? Ist eine kostenlose Erhöhung der Kartenanzahl möglich? Sind alle gewünschten Leistungen, wie beispielsweise Getränke und Speisen vom Buffet, im Preis enthalten und welche Qualität ist zu erwarten? Formulierungen wie „Gold-Standard“ beim Buffet sind zu vage und sollten durch konkrete Angaben ersetzt werden. Von einer Unterschrift vor Ort in den Räumen der Agentur ist dringend abzuraten; stattdessen sollte der Vertrag mit nach Hause genommen und in Ruhe, idealerweise auch mit Unterstützung von Eltern oder erfahrenen Personen, geprüft werden.
Veranstalterhaftpflicht und Vertragsmodelle
Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung kann sinnvoll sein und wird oft von Eventagenturen angeboten. Es ist jedoch wichtig, sich genau über den Versicherer, die Deckungssumme und die genauen Vertragsbedingungen zu informieren. Wichtig zu wissen ist, dass eine solche Versicherung zwar bestimmte Schäden abdeckt, jedoch nicht die Kosten, die durch zu geringe Kartenverkäufe entstehen. Dagegen gibt es keine Absicherungsmöglichkeit. Letztendlich bleibt die finanzielle Verantwortung beim Unterzeichner, wenn er einen solchen Vertrag abschließt.
Manche Agenturen bieten statt Veranstaltungsverträgen auch sogenannte Kooperationsverträge an. Hierbei liegt die Haftung bei der Agentur, die selbst als Veranstalter auftritt. Die Kartenpreise sind in der Regel etwas höher, Getränke sind oft nicht inklusive, und für den Online-Verkauf fällt eine zusätzliche Bearbeitungsgebühr an. Der Ball findet jedoch nur statt, wenn bis zu einem bestimmten Datum genügend Karten verkauft werden. Bei einer Absage des Balls ist eine kostenlose Stornierung möglich, und die bereits bezahlten Beträge werden abzüglich der Bearbeitungsgebühr erstattet. Dieses Modell hat den Vorteil, dass das finanzielle Risiko nicht auf den Schultern einer einzelnen Person lastet.
Findet sich keine Agentur, die Kooperationsverträge anbietet, bleibt die Option, die Mitschüler um Vorkasse für die Karten zu bitten. Wenn alle ihre Karten vor Vertragsunterzeichnung bezahlen, liegt die vollständige Summe bereits vor, was eine faire Absicherung für denjenigen darstellt, der den Vertrag unterschreibt.
Die Stiftung Warentest bietet auf ihrer Webseite weitere detaillierte Tipps für den Abschluss von Abiball-Verträgen, um kostspielige Fallstricke zu vermeiden.