Die Verwaltung von Abonnements kann eine komplexe und zeitaufwendige Aufgabe sein, die Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Der Abomanager 2.0 bietet hier eine leistungsstarke und nahezu vollständige Automatisierung aller wiederkehrenden, alltäglichen Aufgaben Ihrer Aboverwaltung. Von der effizienten Steuerung des Bestellprozesses über die reibungslose Zahlungsabwicklung und die detaillierte Produktverwaltung bis hin zur präzisen Rechnungslegung und einem effektiven Mahnwesen – diese Software deckt alle Aspekte ab. Darüber hinaus beinhaltet sie Funktionen für die automatische Aboverlängerung und den zeitgesteuerten Abgleich von Abonnenten-Informationen mit Drittdienstleistern wie Steuerberatern, Mailinglisten-Anbietern, Datei-Hostern oder Kooperationspartnern. Ein entscheidender Vorteil des Abomanagers ist die ausschließliche Verwendung offener Datenformate, die Ihnen maximale Flexibilität beim Export und Import Ihrer Abonnementdaten für vielfältige Anwendungsszenarien ermöglichen.
Kernfunktionen der Abomanager 2.0 Software im Detail
Die Software ist darauf ausgelegt, alle Facetten des Abo-Managements zu optimieren und den Arbeitsalltag erheblich zu erleichtern.
Effiziente Kunden- und Abonnementverwaltung
Im Zentrum der Software steht eine komfortable Kundenverwaltung, die einen Schnellzugriff auf wichtige Informationen ermöglicht. Mit frei konfigurierbaren Filterlisten und umfangreichen Suchfunktionen finden Sie jederzeit genau die Daten, die Sie benötigen. Dies gewährleistet eine hohe Übersichtlichkeit und Effizienz bei der Pflege Ihrer Kundenbeziehungen.
Personalisierter Mailversand
Der Abomanager 2.0 vereinfacht die Kommunikation mit Ihren Abonnenten durch den Versand von Gruppen-Mails. Vorkonfigurierte Texte und die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen, sorgen für einen professionellen und zeitsparenden Kundendialog. So können Sie beispielsweise Benachrichtigungen oder Marketingmaterialien zielgerichtet an ausgewählte Kundengruppen versenden.
Flexible Verwaltung mehrerer Aboprodukte
Für Unternehmen, die verschiedene Abo-Angebote führen, ist die Software ideal geeignet. Sie erlaubt die parallele Verwaltung von mehreren, unterschiedlichen Aboprodukten, wie beispielsweise Online-Magazinen oder Software-Lizenzen, innerhalb derselben Aboverwaltungssoftware. Dies eliminiert die Notwendigkeit mehrerer Insellösungen und zentralisiert Ihr Management.
Intelligente Datenstrukturierung mit Kategorien
Ein frei konfigurierbares Kategoriensystem für Kunden und Abos ermöglicht eine flexible und individuelle Strukturierung Ihrer Daten. Dies beschleunigt nicht nur den Zugriff bei Suchanfragen, sondern verbessert auch die allgemeine Datenorganisation und erleichtert die Segmentierung Ihrer Kundenbasis.
Integriertes VIP- und Gratis-Abonnenten-Management
Für Marketingzwecke oder die Betreuung besonderer Kunden bietet der Abomanager 2.0 eine integrierte Gratis-Abonnenten-Liste. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, VIP-Kunden oder Interessenten, die ein kostenloses Abo erhalten, gesondert zu verwalten und gezielt anzusprechen.
Das optionale Kunden-Backend: Selbstverwaltung und Download-Möglichkeiten
Ein optionales Kunden-Backend, für das automatisch Kundenaccounts erzeugt werden können, erweitert die Serviceangebote für Ihre Abonnenten. Kunden haben die Möglichkeit, ihre eigenen Daten wie Anschrift oder Bankverbindung selbstständig zu aktualisieren, Rechnungen herunterzuladen oder auf virtuelle Abogüter zuzugreifen. Auch Informationen zum Abo-Status und die Online-Kündigung können hierüber abgewickelt werden, was den Verwaltungsaufwand für Ihr Team reduziert.
Transparente Benutzerverwaltung für Ihre Mitarbeiter
Für einen reibungslosen internen Betriebsablauf ist eine klare Struktur der Zugriffsrechte unerlässlich.
Individuelle Benutzerkonten und Zugriffsrechte
Die Software bietet eine individuelle Benutzerverwaltung, die eine präzise Vergabe von Zugriffsrechten an Ihre Mitarbeiter ermöglicht. So stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen kann, die für seine Tätigkeit relevant sind, und erhöhen somit die Datensicherheit.
Anpassbare Backup-Strategien
Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Der Abomanager 2.0 ermöglicht ein individuell konfigurierbares Backup Ihrer Abo- und Verwaltungsdatenbanken. Dies unterstützt Sie dabei, eine optimale Sicherungsstrategie für all Ihre Betriebsszenarien zu implementieren und Datenverluste effektiv zu vermeiden.
Lückenlose Datenhistorie (Changelog)
Jede Änderung an den Abodatenbanken und dem System wird vollständig dokumentiert. Eine detaillierte Datenhistorie, die Informationen zu Benutzer, Zeit und Computer umfasst, sorgt für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller vorgenommenen Anpassungen.
Flexibler Kundenschriftverkehr durch intelligente Dokumenten-Vorlagen
Ein professioneller Kundenschriftverkehr ist entscheidend für die Kundenbindung.
Das PDF-Template-System
Das integrierte Template-Modul revolutioniert Ihren Kundenschriftverkehr. Sie können Ihre eigenen Word- oder Office-Dokumente für Rechnungen, Mahnungen, Benachrichtigungen oder Werbedokumente in das System hochladen. Das Modul befüllt diese dann automatisch mit den passenden Kunden- und Abodaten und konvertiert sie auf Wunsch vor dem Mailversand ins PDF-Format. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch ein konsistentes Corporate Design in Ihrer Kommunikation.
Ihr individualisiertes Neukunden-Bestellformular
Die Gewinnung neuer Abonnenten wird durch ein optimiertes Bestellformular maßgeblich unterstützt.
Gestaltung und Kaufoptionen
Erstellen Sie ein Neukunden-Bestellformular mit individuell gestaltbaren und zeitlich steuerbaren Kaufoptionen. Ergänzen Sie es mit HTML-formatierbaren Zusatz- oder Geschenkoptionen und nutzen Sie ein integriertes Rabattsystem, um Anreize zu schaffen. Die Flexibilität erlaubt es Ihnen, saisonale Angebote oder spezielle Aktionen schnell und unkompliziert zu realisieren.
Rasche Integration in Ihre Online-Präsenz
Die Einbindung Ihrer Abo-Bestellseite in Ihre Webseiten, Portale, Onlineshops oder die Seiten Ihrer Vertriebspartner ist denkbar einfach. Mittels nur eines Iframe-Links ist die Integration in weniger als einer Minute erledigt, sodass Neukunden ohne Umwege direkt in Ihr Abomanager-System gelangen.
Vollständige Automatisierung des Abobetriebs
Der Abomanager 2.0 ist ein Meister der Automatisierung und entlastet Ihr Team von routinemäßigen Aufgaben.
Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte
Definieren Sie “wiederkehrende Arbeitsschritte” an der Kunden- und Abodatenbank, die durch Zeitsteuerung oder durch Benutzer bzw. das System ausgelöst werden können. Dazu gehören der Versand von Informationen, Mahnungen und Rechnungen, der automatische Datenabgleich oder Datenaktualisierungen. Diese Prozesse laufen dann eigenständig ab, sobald die festgelegten Kriterien erfüllt sind.
Komfortabler Editor für Datenabgleiche (Export/Import)
Der flexible Editor ermöglicht die einfache Festlegung neuer Export-/Importformate. Damit kann die Aboverwaltung nahtlos an Ihre Online-Shop-Datenbank, die Software Ihrer Mitarbeiter, Kooperationspartner, Banken, Steuerberater oder Mailinglisten angebunden werden, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
Übersichtliche Status-Darstellung aller Prozesse
Behalten Sie stets den Überblick über alle automatischen Prozesse in Ihrer Aboverwaltung. Eine übersichtliche, chronologische Status-Darstellung zeigt Ihnen geplante, laufende und historische Vorgänge an, sodass Sie jederzeit über den Stand der Dinge informiert sind.
Kontroll- und Freigabesystem für kritische Prozesse
Für besonders kritische, automatische Prozesse, wie beispielsweise die Überstellung an ein Inkassobüro, bietet der Abomanager 2.0 ein Kontroll- und Freigabesystem. Dies ermöglicht es Ihnen, diese Schritte vor der endgültigen Abarbeitung unkompliziert zu prüfen und freizugeben, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden.
Automatisierte Dokumentenerzeugung
Die manuelle oder automatische, listengesteuerte Erzeugung und der Versand von passwortgeschützten Massen-PDF-Dokument-ZIP-Archiven sind mit der Software ein Kinderspiel. Ob alle beglichenen Rechnungen des aktuellen Monats für den Steuerberater oder umfangreiche Archivierung – diese Funktion spart immense Arbeitszeit.
Sicherung, Archivierung und Flexibilität bei Ihren Daten
Der Abomanager 2.0 garantiert die Sicherheit und Zugänglichkeit Ihrer wichtigen Daten.
Individuell konfigurierbares Backup für optimale Datensicherheit
Die Software ermöglicht individuell konfigurierbare Backups Ihrer Abo- und Verwaltungsdatenbanken, wodurch Sie eine optimale Sicherungsstrategie für Ihre Betriebsszenarien umsetzen können. Dies schützt Ihre Daten vor Verlust und sorgt für Geschäftskontinuität.
Bequemer und sicherer Datenimport und -export
Importieren und exportieren Sie Ihre Abonnenteninformationen im Wunschformat jederzeit – entweder automatisiert in oder aus Ihren Informationsdatenbanken oder manuell über ein schnelles, sicheres Verfahren in Form von Excel/CSV-Dateien. Die Anbindung an Drittsoftware wie Portale, Online-Shops, Buchhaltungs- und Steuerberatungssysteme ist dabei flexibel und einfach. Auf Wunsch werden auch Lösungen zur Integration bereits vorhandener Datenbestände in die Datenbanken des Online-Abomanagements angeboten.
Keine Installation erforderlich: SaaS-Lösung aus Deutschland
Die moderne Architektur des Abomanagers bedeutet maximalen Komfort und Sicherheit.
Die Aboverwaltung wird im Sinne einer Online Software Dienstleistung (SaaS) auf unseren deutschen Servern betrieben. Dies bedeutet, dass keinerlei Installation auf den eigenen Rechnern notwendig ist. Der Zugriff erfolgt über streng verschlüsselten Datenaustausch von jedem aktuellen Webbrowser aus und kann auf Wunsch auch auf bestimmte Systeme eingeschränkt werden. Diese Cloud-Lösung bietet höchste Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Datensicherheit gemäß deutschen Standards.
Software-Module der Abomanager 2.0 Aboverwaltung – Ein detaillierter Überblick
Die Abomanager 2.0 Software besteht aus einer Vielzahl von Modulen, die perfekt aufeinander abgestimmt sind und eine umfassende Verwaltung ermöglichen.
System- und Benutzerverwaltung
- User-Modul: Ermöglicht das Anlegen von Mitarbeiter-User-Accounts mit detaillierter Zugriffsrechte-Verwaltung und vollständigem User-Logging, um die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
- Backup-Modul: Bietet manuell konfigurierbare Backup-Szenarien Ihrer Kunden- und Aboinformationen für eine schnelle Sicherung und Rekonstruktion Ihrer Daten im Bedarfsfall.
- Transaktions-Modul: Hier laufen alle Aktivitäten, Warnungen und Fehler zentral zusammen, die Ihre Mitarbeiter im System anstoßen. Administratoren können diese nach Kategorie, Datum und Benutzer filtern und anzeigen lassen.
Abo-Kunden-Login-Bereich
Der Kunden-Login-Bereich kann pro Aboprodukt oder gemeinsam genutzt werden und bietet wertvolle Funktionen zur Selbstverwaltung für Ihre Kunden.
- Profil-Editor: Ein Formular im Login-Bereich ermöglicht es dem Kunden, seine eigenen Daten wie Anschrift, E-Mail und Bankverbindung selbstständig aktuell zu halten.
- Aboprodukt Suchmaske: Wenn Sie Ihre Abogüter direkt im Abomanager mitverwalten, wird Ihren Kunden hier ein Formular zum Durchsuchen dieser Güter (z.B. PDF-Broschüren) bereitgestellt.
- PDF-Online-Viewer: Für im Abomanager verwaltete PDF-Dokumente können Sie diese über den integrierten Viewer dem Kunden online zur Verfügung stellen, ohne dass ein Download erforderlich ist. Dies erschwert unerlaubte Kopien.
Abos- und Abonnenten-Verwaltung
Diese Module bilden das Herzstück der Aboverwaltung und ermöglichen eine detaillierte und effiziente Kunden- und Abo-Pflege.
- Kunden-Editor: Ein komfortables Formular zum Anlegen und Ändern von Kundendaten, mit direktem Zugriff auf Dokumente wie Mail-Verkehr oder Rechnungen und einer Übersicht über abgeschlossene Abos.
- Abo-Editor: Ermöglicht das Anlegen und Ändern von Kunden-Abos. Von Anschrift, Laufzeiten, Fristen, Faktura bis zum Mahnwesen kann hier alles überblickt und wichtige Dokumente kundenspezifisch geladen werden.
- Kunden/Abo ChangeLog: Speichert für jede Änderung an Kunden- oder Abodaten den angemeldeten Sachbearbeiter, Uhrzeit und Ort sowie gelöschte oder veränderte Daten, sichtbar im Kunden-/Aboeditor.
- Automatische Aboverlängerung: Kunden-Abos, die bestimmte, von Ihnen festgelegte Kriterien erfüllen, erhalten bei Auslauf ihres Abos eine automatische Verlängerung im Abomanager.
- Universal-Marker: Kategorisieren Sie Ihre Kunden und Daten flexibel nach selbst angelegten Wunschkategorien. Kunden und Abos können anhand dieser Kategorien gesucht und gefiltert werden.
- Filter-Suche: Eine umfangreiche Suchfunktion für Kunden und Abos, die nach allen erdenklichen Kriterien durchsucht werden können. Suchergebnisse lassen sich für zukünftige schnelle Suchen speichern.
- Listen-Formate: Ergebnisse können direkt auf dem Bildschirm, in den Abo- und Kunden-Editor geladen oder als Excel- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
- Anzeigespalten-Auswahl: Für die Bildschirmansicht oder den PDF/EXCEL-Download können Sie selbst festlegen, welche Details aus den Abos und Kunden enthalten sein sollen.
Kommunikation und Dokumentenmanagement
Effiziente Tools zur Kundenkommunikation und Dokumentenerstellung sind entscheidend für einen professionellen Außenauftritt.
- Gruppen-Mailer: Erstellen und versenden Sie individualisierte, HTML-gestaltete E-Mails mit individualisierten Dokument-Anhängen an einzelne Kunden oder ganze Kundengruppen. Vorgefertigte Mail-Templates beschleunigen den Prozess.
- Papierpost-Gateway: Bestimmte E-Mails (z.B. Mahnungen) können neben dem E-Mail-Versand automatisch auch als Papierpost an Kunden gesendet werden, sogar als Einschreiben.
- Dokumentvorlagen: Legen Sie Ihre persönlichen Dokumenten-Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen, Benachrichtigungen oder Werbungen einfach als selbst gestaltetes MS/Open Office Dokument an und laden Sie es ins System. Diese können dann individuell für alle Kunden befüllt und als Word- oder PDF-Dokument heruntergeladen oder als Anhang für Mail-Vorlagen konfiguriert werden.
- Mail-Vorlagen: Konfigurieren Sie häufig genutzte Kunden-E-Mails als individualisierte, HTML-gestaltete Mail-Vorlagen mit selbst ausgewählten Dokumenten-Anhängen (im PDF-Format gerendert).
- Universal-Docs: Laden Sie beliebige Dateien wie Bilder, AGBs oder Firmenbroschüren in das System, um sie anschließend bedarfsgerecht in Ihren Kunden-Mails und Mail-Templates zu versenden.
Aboprodukte und Bestellprozess
Optimieren Sie den Verkauf und die Verwaltung Ihrer Aboprodukte mit diesen spezialisierten Modulen.
- Abo-Produkte: Verwalten Sie mit dem Abomanager in einem einzigen Account mehrere verschiedene Aboprodukte mit überschneidendem Kundenstamm sowie gemeinsamen oder getrennten Logins für die einzelnen Produkte.
- Bestell-Formular: Wenn Sie kein eigenes Bestellformular betreiben möchten, können Sie das umfangreiche und flexible Abomanager-Bestellformular mit nur einem Link in 1 Minute in Ihre Produktseiten und die Seiten Ihrer Vertriebspartner integrieren. Neukunden werden zentral im Abomanager verwaltet und den jeweiligen Kaufseiten zugeordnet.
- Indiv. Bestelloptionen: Konfigurieren Sie Preis- und Laufzeitoptionen für Ihr Bestellformular individuell im Abomanager-Backend, einschließlich unbeschränkter oder zeitlich limitierter Aktionen.
- Zahlungsarten: Nutzen Sie die integrierten Bezahlfunktionen für Paypal, Kreditkarte, Bankeinzug oder Rechnung. Eingetroffene Zahlungen werden automatisch registriert.
- Abo-Rabatt-System: Konfigurieren Sie absolute oder prozentuale Rabattgutscheine, die auf Ihrem Bestellformular zu festgelegten Zeiträumen einlösbar sind. Die Abo-Preisoptionen passen sich automatisch an.
- Easy Integration: Die Einbindung des Bestellformulars in Ihre Webseite, Ihren Online-Shop oder Ihr CMS-System erfolgt durch Copy-Paste eines einzigen Links (iframe).
- Indiv. Abogeschenke: Legen Sie attraktive Incentives oder Abogeschenke mit Texten und Bildern für Ihr Bestellformular an und verwalten Sie diese saisonal automatisierbar im Abomanager-Backend.
Umfassende Abobetrieb-Automatisierung
Die Automatisierungsfunktionen des Abomanagers sind das Herzstück für einen reibungslosen und effizienten Abo-Betrieb.
- Modifikations-Editor: Zeichnen Sie beliebige, wiederkehrende Handlungsschritte an Ihren Kunden- oder Abodaten auf. Diese können dann individuell für beliebige Kundenlisten abgerufen und abgespielt werden, um Statusfelder, Datumsangaben oder Benachrichtigungsflags mit einem Klick zu setzen.
- Universal-Exporter: Integrieren Sie den Abomanager schnell in Ihre Betriebs- und Softwarelandschaft. Erzeugen Sie Excel-Export-Datensätze mit selbst gestaltbaren Spalten und Inhalten, die auf die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter oder Dienstleister zugeschnitten sind (z.B. Bankeinzüge, Daten für Buchhalter oder Mailinglisten).
- Universal-Importer: Lesen Sie Excel-Import-Datensätze nach frei festlegbaren Mustern in den Abomanager ein. Beispiele sind der Import von Bankauszügen oder verarbeiteten Kundeninformationen von Kooperationspartnern.
- Docs-Generator: Wählen Sie eine beliebige Liste von Kunden und gewünschte Template-Dokumente (Rechnungen, Mahnungen), um mit einem Klick alle individuell befüllten Dokumente als PDF/WORD in einer Zip-Datei herunterzuladen.
- Task-Automatisierung: Arrangieren Sie die vorgenannten Module zu Tasks, die komplexe Betriebsprozesse wie “Monatlicher Datenabgleich mit dem Steuerberater” oder “Verschicken von Rechnungen an Ne