Die Tätigkeit als Selbstständiger bietet große Freiheiten, bringt aber auch eine Vielzahl an Verpflichtungen mit sich – besonders im Bereich Steuern. Viele Unternehmer zahlen jedes Jahr mehr Steuern, als sie müssten, weil sie nicht alle Abzugsmöglichkeiten kennen. Dieser Leitfaden von Shock Naue beleuchtet detailliert, welche Ausgaben Sie als Selbstständiger von der Steuer absetzen können und wie Sie das volle Potenzial Ihrer Steuererklärung ausschöpfen.
Abschreibungen strategisch nutzen
Bevor es an das direkte Absetzen von Ausgaben geht, ist es entscheidend, die Vorteile von Abschreibungen zu verstehen. Als selbstständiger Existenzgründer oder etablierter Unternehmer können Sie mittels Abschreibungen die jährliche Steuerlast erheblich senken. Eine Abschreibung wird direkt auf den zu versteuernden Gewinn eines Jahres angerechnet.
Wichtig ist hierbei, dass Wirtschaftsgüter, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden (z. B. Computer, Maschinen, Büromöbel), nicht vollständig im Anschaffungsjahr abgesetzt werden können. Das Finanzministerium veröffentlicht sogenannte AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung), die die voraussichtliche Nutzungsdauer solcher Güter festlegen. Die Anschaffungskosten müssen dann anteilig über diesen Zeitraum verteilt und jährlich abgeschrieben werden.
Detaillierte Übersicht: Diese Ausgaben sind absetzbar
Damit das Finanzamt Ihre Ausgaben anerkennt, muss klar ersichtlich sein, dass diese für Ihre selbstständige Tätigkeit notwendig waren. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Auflistung der wichtigsten Posten, die Sie von der Steuer absetzen können.
Arbeitsmittel – Grundlage des Geschäfts
Alle Arbeitsmittel, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen, sind steuerlich absetzbar. Dazu gehören:
- Büromöbel: Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränke.
- Arbeitsgeräte: Computer, Laptops, Drucker, spezielle Werkzeuge, Software.
- Bürobedarf: Papier, Stifte, Ordner, Toner.
- Arbeitskleidung: Schutzkleidung, Uniformen, Warnwesten – sofern sie typisch beruflich sind und eine private Nutzung ausgeschlossen ist.
Wichtig: Arbeitsmittel müssen zu mindestens 90 % gewerblich genutzt werden, um vollständig absetzbar zu sein. Bei einer gewerblichen Nutzung zwischen 50 % und 90 % müssen 50 % als Privatentnahme verbucht werden. Eine Nutzung unter 50 % gilt in der Regel als privat und ist nicht absetzbar.
Der Firmenwagen – Wenn das Geschäft auf vier Rädern rollt
Wenn Sie Ihren PKW nachweislich beruflich benötigen und nutzen, kann dieser als Firmenwagen abgesetzt werden. Hierbei sind die folgenden Nutzungsanteile entscheidend:
- Weniger als 10 % betriebliche Nutzung: Gilt als Privatwagen, nicht absetzbar.
- 10 % bis 50 % betriebliche Nutzung: Wahlrecht – kann als Privat- oder Firmenwagen deklariert werden.
- 50 % bis 100 % betriebliche Nutzung: Muss als Firmenwagen deklariert werden und ist voll absetzbar.
Bei intensiver privater Nutzung eines Firmenwagens empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuchs, um dem Finanzamt die betriebliche Notwendigkeit und den Nutzungsanteil lückenlos nachweisen zu können. Alternativ kann die 1-%-Regelung angewendet werden, die jedoch oft teurer ist.
Fahrtkosten – Unterwegs für den Erfolg
Die Kosten, die durch berufliche Fahrten entstehen, sind ebenfalls abzugsfähig. Dies umfasst:
- Treibstoffkosten und Wartung für Ihren Firmenwagen.
- Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel (Zug, Bus, Straßenbahn).
- Flugtickets und andere Reisekosten für Geschäftsreisen.
Bewahren Sie alle Belege wie Tankquittungen, Zug- oder Flugtickets sorgfältig auf. Sie haben die Wahl: Entweder setzen Sie die Pendlerpauschale von 0,30 Euro pro einfachem Kilometer an (bis maximal 4.500 Euro), oder Sie können die tatsächlichen, nachweisbaren Kosten in voller Höhe geltend machen, sofern diese das Maximum der Pauschale übersteigen.
Das häusliche Arbeitszimmer – Büro oder privat?
Besitzen Sie einen separaten Raum, der ausschließlich als Arbeitszimmer für Ihre selbstständige Tätigkeit genutzt wird, können Sie die darauf entfallenden Kosten absetzen. Dazu zählen anteilige Miete, Heizkosten, Grundbesitzerabgaben, Strom und Versicherungskosten.
Voraussetzungen:
- Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bilden.
- Es muss ausschließlich betrieblich genutzt werden. Eine plausible, strikte Trennung von privaten Räumen und Nutzungszwecken ist unerlässlich.
Ein Zweit-Arbeitszimmer, das nicht den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellt, ist bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr absetzbar, sofern Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Seien Sie hier besonders akribisch in der Dokumentation, denn das Finanzamt prüft Arbeitszimmer genau.
Vorsicht beim Home Office: Wenn Sie als Selbstständiger von zu Hause aus arbeiten, achten Sie auf eine strikte Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben, um alle Betriebsausgaben vollständig von der Steuer absetzen zu können. Ein „Arbeitszimmer“ in einer Wohnecke ist in der Regel nicht absetzbar.
Fortbildung und Fachliteratur – Investition in Wissen
Investitionen in Ihre berufliche Weiterbildung und in Fachwissen sind voll abzugsfähig. Hierzu zählen:
- Kursgebühren für Seminare, Workshops und Lehrgänge.
- Fahrtkosten und Übernachtungskosten, die im Rahmen einer Fortbildung anfallen.
- Fachliteratur: Branchenspezifische Magazine, Fachbücher, Online-Abonnements.
Die einzige Bedingung ist, dass die Fortbildung oder Fachliteratur einen direkten Bezug zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit hat und der Erweiterung Ihres beruflichen Wissens dient. Allgemeine Tageszeitungen oder Hobbyliteratur sind demnach nicht absetzbar.
Telefon und Internet – Die digitale Verbindung
Die Kosten für Ihre geschäftlich genutzten Telefon- und Internetanschlüsse sind ebenfalls absetzbar. Ideal ist ein separater Anschluss, der ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Falls Sie einen Anschluss privat und beruflich nutzen, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Pauschaler Abzug: Sie können pauschal 20 % der monatlichen Kosten absetzen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat.
- Schätzung des Nutzungsanteils: Bei einer nachweisbar mehr als nur gelegentlichen betrieblichen Nutzung können Sie, basierend auf einer nachvollziehbaren Schätzung (z.B. durch Einzelverbindungsnachweise), 30 bis 40 % der Kosten absetzen.
Weitere Absetzungsmöglichkeiten, die Sie nicht vergessen sollten
Neben den bereits genannten zentralen Kosten gibt es eine ganze Reihe weiterer Positionen, die das Steuersparpotenzial für Selbstständige erhöhen:
- Kosten für Webseiten und Logo-Erstellung: Ausgaben für die Entwicklung und Pflege Ihrer beruflichen Online-Präsenz sind abzugsfähig.
- Spenden, Geschenke und Provisionen: Unter bestimmten Voraussetzungen absetzbar; beachten Sie hierbei die Freigrenzen für Geschenke.
- Werbungskosten: Alle Ausgaben, die zur Anbahnung oder Erhaltung von Einnahmen dienen, wie z.B. Marketingmaterialien, Anzeigen.
- Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung: Als Selbstständiger können Sie diese in der Regel vollständig absetzen.
- Rentenversicherung und Altersvorsorge: Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und zu bestimmten Formen der privaten Altersvorsorge (Riester, Rürup) sind abzugsfähig.
- Kontoführungsgebühren: Gebühren für Geschäftskonten sind Betriebsausgaben.
Durch die konsequente Nutzung all dieser Möglichkeiten ergibt sich ein erhebliches Steuersparpotenzial. Besonders als Existenzgründer sollten Sie von diesen Optionen regen Gebrauch machen, um die Steuerlast in der oft kritischen Anfangsphase so gering wie möglich zu halten und sich auf den Aufbau Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
Nutzen Sie Ihr Wissen über diese Absetzungsmöglichkeiten, um Ihre Finanzen zu optimieren und Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen!