Trotz aller Kritik, die man häufig über Excel hört, bietet es unbestreitbar viele klare Vorteile. Es ist extrem zugänglich – fast jeder hat Excel auf seinem Computer installiert. Die meisten Menschen sind damit vertraut, und praktisch jeder, der einen Computer bedienen kann, weiß, wie man grundlegende Operationen wie die SUMME Funktion ausführt oder eine Spalte filtert.
Lustiges Meme, das eine überraschte Reaktion auf die Fähigkeiten von Excel zeigt
Im Kontext des Teilens von Analysen oder Erkenntnissen ist Excel vor allem portabel. Damit meine ich die Fähigkeit von Excel, unter einer Vielzahl von Umständen zu funktionieren: Man kann eigenständige Excel-Dateien per E-Mail versenden, sie mit Kollegen oder Kunden über SharePoint teilen, oder ohne Internetverbindung öffnen, falls man irgendwo offline ist. Es sind keine zusätzlichen Softwareinstallationen außer Excel erforderlich, und das Dashboard muss nicht mit einem Server kommunizieren. Außerdem sind Excel-Dateien praktisch kostenlos zu erstellen, da man realistischerweise keine zusätzlichen Lizenzen für die Erstellung oder das Hosting eines Dashboards in Excel benötigt, anders als bei Tableau oder Power BI, wo es zumindest einige Kosten für eine praktische kommerzielle Bereitstellung gibt. Die einfache Bedienung und breite Verfügbarkeit erleichtern es Ihrem Team auch, bei der Erstellung eines Dashboards zusammenzuarbeiten. Für viele Anwender ist es selbstverständlich, eine Summe in Excel zu berechnen oder grundlegende Datenanalysen durchzuführen, was die Einstiegshürde gering hält.
Vorteile von Excel als Dashboard-Lösung
Zusammenfassend bietet Excel folgende Vorteile:
- Zugänglichkeit / Vertrautheit: Fast jeder kennt und nutzt Excel.
- Portabilität: Dateien lassen sich leicht teilen und offline nutzen.
- Praktisch kostenlos: Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Dashboards.
- Einfache Zusammenarbeit: Bei grundlegenden Aufgaben gut für Teamarbeit geeignet.
Doch rechtfertigen all diese Vorteile, an Excel festzuhalten, wenn man eine „Dashboard“-Lösung implementieren möchte? Insbesondere für diejenigen, die tiefergehende Funktionen nutzen möchten, stellt sich die Frage, wie man beispielsweise die Summe in Excel berechnen kann, wenn die Datenmengen komplexer werden.
Was ist ein Dashboard?
Bevor wir uns mit den Grenzen von Excel befassen, stellt sich die Frage: Was soll ein Dashboard überhaupt sein?
Gartners IT-Glossar definiert ein Dashboard als:
… einen Berichtsmechanismus, der Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) aggregiert und anzeigt, sodass sie von allen Benutzern auf einen Blick überprüft werden können, bevor eine weitere Untersuchung über zusätzliche Business Analytics (BA)-Tools erfolgt.
Ich denke jedoch an eine breite, aber auch minimale Definition einer „Dashboard“-Lösung:
Dashboard: Eine Sammlung von Visualisierungen mit mindestens einem gewissen Grad an Interaktivität, die in einem einzigen und typischerweise geschichteten visuellen Raum verfügbar sind.
„Geschichtet“ bezieht sich hier auf Dropdown-Menüs, Blätter, Seiten, Registerkarten usw. Man könnte argumentieren, dass Interaktivität keine Anforderung für ein Visualisierungs-Dashboard ist, aber ich glaube, dass die Möglichkeit für den Benutzer, eine gewisse Kontrolle über die angezeigten Daten zu haben (z. B. Tooltips, Hover-Effekte), ein Dashboard wesentlich von beispielsweise einer PowerPoint-Präsentation unterscheidet. Unter dieser breiten Definition kann Excel sicherlich eine leichte, portable und einfach einzurichtende Dashboard-Lösung für den kommerziellen Einsatz bieten, besonders wenn es darum geht, schnell eine Excel Tabelle Summe zu präsentieren.
Grenzen von Excel-Dashboards
Aus meiner persönlichen Erfahrung ergeben sich die Einschränkungen von Excel-Dashboards aus zwei Hauptbereichen:
- Die Grenzen seiner Visualisierungsfähigkeiten und -optionen, und
- Die Grenzen seiner Datenanalysefähigkeiten.
Der erste Punkt ist einfach: Die Visualisierungen, die man auf einem Excel-Dashboard anzeigen kann, sind auf die Diagramme beschränkt, die über Microsoft Excel verfügbar sind. Obwohl man die meisten Dinge tun kann, die man vielleicht möchte (Balkendiagramme, Liniendiagramme usw.), sind spezifischere Funktionen wie Netzwerkdiagramme, facettierte Balkendiagramme, Sankey-Diagramme und Word Clouds praktisch unmöglich zu erstellen. Während Excel grundlegende Berechnungen wie die Summe in Excel hervorragend meistert, stößt es bei komplexen, interaktiven Visualisierungen schnell an seine Grenzen.
Der zweite Kritikpunkt betrifft die Tatsache, dass Excel einfach nicht für komplexere Analyseaufgaben konzipiert ist, wie das Gruppieren großer Datenmengen (schon ab 10.000+ Datensätzen), das Ausführen etwas komplexerer Regressions- oder Klassifikationsmodelle oder Text-Mining-Aufgaben wie die Analyse von N-Grammen. Dies bedeutet, dass die im Dashboard enthaltenen Daten ein zusammenfassendes Ergebnis sein müssen, das von einer anderen Software oder Umgebung (z. B. R, SAS, SPSS) erstellt wurde, was einen zusätzlichen Schritt zwischen Analyse und Visualisierung erfordert. Obwohl es so klingen mag, als wäre dies nur ein zusätzlicher Schritt, hat dies Auswirkungen auf die Skalierbarkeit: Wenn Ihre Aufgabe darin besteht, 100 solcher Excel-Dashboards zu erstellen, wie erhalten Sie die Analyseergebnisse, die Sie in einem separaten Analyseprogramm durchgeführt haben, zuverlässig und schnell in Excel? Das klingt nach einem Albtraum!
Was ist dann eine gute Alternative? 🤔
Die Möglichkeit, sowohl Analyse als auch Visualisierung in einer einzigen Umgebung durchzuführen, ist wahrscheinlich einer der attraktivsten Vorteile von Shiny. Die Tatsache, dass es auf R basiert, bedeutet auch, dass es in Bezug auf die verfügbaren Diagrammbibliotheken keineswegs begrenzt (effektiv unbegrenzt) ist.
Ich würde jedoch nicht sagen, dass Shiny die beste Alternative zu Excel ist – angesichts der Anforderungen, die ich in Bezug auf Kundenlieferungen erfüllen muss. Aus meiner persönlichen Erfahrung leidet Shiny, wo es bei der Interaktivität glänzt, an Zugänglichkeit und Portabilität. Eine Shiny-App erfordert in der Regel das Hosting über Shiny Server oder über shinyapps.io, wo der Benutzer eine Internetverbindung für den Zugriff benötigt. Das Hosting einer Shiny-App auf shinyapps.io mit Anmeldeinformationen erfordert eine Hosting-Gebühr, im Gegensatz zu Excel, das man kostenlos verschlüsseln kann. Meine persönliche Erfahrung ist, dass Kunden oder Endbenutzer Web-Apps als weniger zuverlässig empfinden, da sie von der ordnungsgemäßen Funktion des Servers/der Internetverbindung abhängen, während Excel-Dateien auf diese Weise nicht ausfallen würden. Auch wenn ein Excel Samsung Tablet viele Funktionen bietet, bleibt die Notwendigkeit einer externen Host-Umgebung für Shiny eine Hürde.
flexdashboard 🔥 – Mein Favorit
Meine bevorzugte Alternative ist tatsächlich flexdashboard, das sich von Shiny dadurch unterscheidet, dass es als eigenständige statische HTML-Datei ausgeführt werden kann, die nicht von der Kommunikation mit einem Backend-Server abhängt.
Effektiv handelt es sich dabei um eine einzelne HTML-Datei mit interaktiven Funktionen (wenn auch nicht so interaktiv wie Shiny, falls das Sinn macht), die sich in einem Browser öffnet und die man per E-Mail versenden oder sicher auf SharePoint hosten kann. Man hat immer noch Zugriff auf alle in R verfügbaren Diagrammbibliotheken, solange die Bibliotheken selbst ohne Kommunikation mit einem Server ausgeführt werden können – viele Beispiele sind in der html widgets gallery von RStudio verfügbar. Die gesamte Erstellung erfolgt in einem RMarkdown-Dokument, in dem man das flexdashboard-Paket in Kombination mit knitr verwendet, um das statische HTML-Dashboard-Dokument zu erstellen. Das ist ein großer Vorteil gegenüber Excel, wo selbst das Berechnen einer einfachen Summe Excel berechnen in komplexen Setups mühsam werden kann, wenn die Visualisierung an andere Tools gekoppelt ist.
Wie Jonathan Ng mich darauf aufmerksam machte, kann man mit dem DT-Paket innerhalb von flexdashboard interaktive Schaltflächen hinzufügen, mit denen der Benutzer Daten als Excel, CSV oder PDF herunterladen kann – eine unglaubliche interaktive Funktion durch statisches HTML! Ich habe auch ein Demo-flexdashboard auf meiner Website erstellt, das einige Beispiele dessen zeigen soll, was man mit einem statischen HTML-Dashboard tun kann. Schauen Sie es sich an! Ich werde dies kontinuierlich aktualisieren, wenn ich weitere verfügbare HTML-Widgets erkunde.
Fazit: Warum flexdashboard eine überzeugende Wahl ist
Werfen wir einen Blick zurück auf die Punkte, die wir als Stärken einer Excel-Dashboard-Lösung aufgeführt haben, und prüfen, ob flexdashboard diese abdeckt:
- Zugänglichkeit / Vertrautheit: JA – es ist sicher davon auszugehen, dass die meisten Computer, wenn nicht alle, Internetbrowser haben, in denen das HTML-Dashboard ordnungsgemäß geladen wird. Die Vertrautheit hängt vom UX-Design des Dashboards ab, aber ein flexdashboard wird im Allgemeinen intuitiv zu bedienen sein.
- Portabilität: JA – man benötigt keine Internetverbindung, und statische HTML-Dateien können problemlos per E-Mail versendet werden.
- Praktisch kostenlos: JA – da kein Hosting erforderlich ist und R selbst kostenlos ist.
- Einfachere Zusammenarbeit: Ich würde sagen JA, unter der Bedingung, dass Ihr Team auch mit R vertraut ist. Die Tatsache, dass flexdashboards in Code geschrieben werden, bedeutet, dass es einfacher ist, dass zwei oder mehr Personen gleichzeitig an demselben Dashboard arbeiten, als an einer Excel-Datei. Wenn richtig gemacht, ist R-Code auch lesbarer als Excel-Zellbezüge.
Daher ist flexdashboard meine absolute Lieblingsalternative zu Excel-Dashboards, da es die Vorteile von Excel beibehält und dessen Einschränkungen in Bezug auf Visualisierung und Analyse überwindet.