Barrierefreiheit in digitalen Dokumenten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Benutzer, unabhängig von ihren Fähigkeiten, auf Informationen zugreifen können. Ein wesentlicher Bestandteil der Barrierefreiheit sind Alternativtexte (Alt-Texte) für Bilder und andere grafische Elemente. Diese Texte bieten Screenreadern die Möglichkeit, Personen mit Sehbehinderungen den Inhalt und Zweck von Bildern zu beschreiben. Ohne Alt-Texte würden Nutzer von Screenreadern lediglich erfahren, dass sich ein Bild im Dokument befindet, ohne dessen Bedeutung zu erfassen.
Dieser Artikel erläutert, was Alt-Texte sind und wie Sie sie effektiv in Ihren Microsoft 365-Dokumenten erstellen können, um die Zugänglichkeit zu verbessern.
Was sind Alt-Texte?
Alt-Texte sind kurze, beschreibende Textäquivalente für visuelle Inhalte in einem Dokument. Sie werden von Screenreadern vorgelesen, wenn ein Benutzer mit eingeschränkter Sehkraft auf ein Bild stößt. Ein gut geschriebener Alt-Text liefert nicht nur eine Beschreibung des Bildes, sondern auch dessen Kontext und Relevanz für den umgebenden Text.
Warum sind Alt-Texte wichtig?
- Barrierefreiheit: Sie ermöglichen Menschen mit Sehbehinderungen, grafische Inhalte zu verstehen.
- SEO: Suchmaschinen können Alt-Texte verwenden, um den Inhalt von Bildern zu indizieren, was potenziell die Sichtbarkeit in Suchergebnissen verbessert.
- Informationsvermittlung: Selbst für Benutzer ohne Screenreader kann ein Alt-Text bei langsamen Internetverbindungen oder wenn Bilder nicht geladen werden, eine grundlegende Information liefern.
Erstellen von Alt-Texten in Microsoft Office
Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bieten integrierte Funktionen zum Hinzufügen und Verwalten von Alt-Texten.
Hinzufügen von Alt-Texten in Word, Excel und PowerPoint (Windows)
Objekt auswählen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt (Bild, Form, Diagramm usw.), für das Sie einen Alt-Text erstellen möchten, und wählen Sie “Alt-Text anzeigen”. Alternativ können Sie das Objekt auswählen und dann im Menüband auf “Bildformat” (oder ein ähnliches Format-Menü) klicken und “Alt-Text” auswählen.
Alt-Text eingeben: Im Bereich “Alt-Text” geben Sie eine bis zwei Sätze ein, die das Objekt und seinen Kontext beschreiben. Dieser Text sollte für jemanden verständlich sein, der das Bild nicht sehen kann.
Für SmartArt-Grafiken und Diagramme: Um Alt-Texte für eine gesamte SmartArt-Grafik oder ein Diagramm hinzuzufügen, klicken Sie auf den Rahmen des Objekts, nicht auf einzelne Formen darin.
Markieren von visuellen Elementen als dekorativ
Wenn ein Bild rein dekorativen Zweck hat und keine informative Funktion erfüllt (z. B. ein Zierrand), können Sie es als “dekorativ” markieren. Dies weist Screenreader an, das Objekt zu ignorieren, sodass Benutzer nicht das Gefühl haben, wichtige Informationen zu verpassen.
- Öffnen Sie den Bereich “Alt-Text”, wie oben beschrieben.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Als dekorativ markieren”. Das Textfeld für die Beschreibung wird ausgegraut.
Automatische Alt-Texte in Microsoft 365
Microsoft 365 kann mithilfe von KI automatisch Alt-Texte für Bilder generieren. Sie können diese Funktion ein- oder ausschalten und die generierten Texte überprüfen und genehmigen.
- Automatischen Alt-Text ein-/ausschalten: Gehen Sie zu “Datei” > “Optionen” > “Barrierefreiheit” und aktivieren oder deaktivieren Sie unter “Alt-Text” das Kontrollkästchen “Option zum Generieren von Alt-Texten mithilfe von KI aktivieren”.
- Automatischen Alt-Text genehmigen: Wenn ein automatischer Alt-Text generiert wird, können Sie ihn im Bereich “Alt-Text” überprüfen. Wenn er zufriedenstellend ist, wählen Sie das Kontrollkästchen “Alt-Text genehmigen” aus. Es ist ratsam, automatische Texte stets auf Korrektheit und Kontext zu prüfen.
Hinzufügen von Alt-Texten auf dem Mac (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Die Vorgehensweise auf dem Mac ähnelt der unter Windows:
- Objekt auswählen: Steuerung-klicken oder mit der rechten Maustaste auf das Objekt klicken und “Alt-Text anzeigen…” (oder “Alt-Text bearbeiten…”) auswählen. Alternativ das Objekt auswählen und im Menüband auf der Registerkarte “Format” “Alt-Text” wählen.
- Alt-Text eingeben: Im Bereich “Alt-Text” beschreiben Sie das Objekt und seinen Kontext in ein bis zwei Sätzen.
- Als dekorativ markieren: Ähnlich wie unter Windows können Sie visuelle Elemente als dekorativ markieren, wenn sie keine informativen Inhalte tragen.
Spezielle Hinweise für Excel Pivot-Tabellen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und wählen Sie “PivotTable-Optionen…”.
- Wählen Sie im Dialogfeld “PivotTable-Optionen…” die Option “Alt-Text”.
- Geben Sie im Reiter “Alt-Text” einen Titel und eine Beschreibung für die Pivot-Tabelle ein.
Wichtige Tipps für effektive Alt-Texte
- Seien Sie beschreibend, aber prägnant: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen, die das Bild vermittelt.
- Berücksichtigen Sie den Kontext: Der Alt-Text sollte sich auf den umgebenden Text beziehen.
- Vermeiden Sie redundante Phrasen: Beginnen Sie nicht mit “Bild von…” oder “Grafik von…”, da Screenreader dies bereits erkennen.
- Nutzen Sie die automatische Generierung als Ausgangspunkt: Überprüfen und bearbeiten Sie KI-generierte Texte stets.
- Markieren Sie rein dekorative Bilder als dekorativ: Dies verbessert das Leseerlebnis für Screenreader-Nutzer.
Durch die konsequente Anwendung von Alt-Texten machen Sie Ihre Microsoft Office-Dokumente zugänglicher und inklusiver für alle Leser. Die Implementierung dieser Funktion ist ein wichtiger Schritt zur Erfüllung von Barrierefreiheitsstandards und zur Verbesserung der Benutzererfahrung.