Auslagenersatz in der Lohnabrechnung: Steuerfreiheit, Umsatzsteuer & DATEV-Praxis

Im komplexen Geflecht des deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrechts spielt der Auslagenersatz eine entscheidende Rolle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die korrekte Handhabung von Erstattungen für dienstlich veranlasste Ausgaben ist nicht nur für die Mitarbeiterzufriedenheit von Bedeutung, sondern auch, um steuerliche Vorteile zu nutzen und Compliance-Risiken zu vermeiden. Dieser Artikel beleuchtet umfassend die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte des Auslagenersatzes, grenzt ihn von anderen Erstattungsarten ab und gibt Einblicke in die umsatzsteuerliche Behandlung – alles mit Blick auf die Relevanz für die Lohnabrechnung, oft unterstützt durch Systeme wie DATEV.

1. Allgemeines zum Auslagenersatz

Gemäß § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sind Beträge, die ein Arbeitnehmer (ArbN) vom Arbeitgeber (ArbG) erhält, um sie für ihn auszugeben (sogenannte durchlaufende Gelder), sowie Beträge, durch die Auslagen des ArbN für den ArbG ersetzt werden (Auslagenersatz), steuer- und somit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Diese Regelung ist ein zentraler Bestandteil einer ordnungsgemäßen Lohnabrechnung und dient dazu, den Arbeitnehmer für Aufwendungen, die er im Interesse des Arbeitgebers tätigt, schadlos zu halten.

Steuerspar-Tipps für den Auslagenersatz in der Lohnabrechnung

Durchlaufende Gelder oder ein steuerfreier Auslagenersatz liegen demnach vor, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Der Arbeitnehmer tätigt die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers. Dabei ist unerheblich, ob dies im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht (vgl. R 3.50 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) 2023).
2. Die Ausgaben müssen im Einzelnen abgerechnet werden (vgl. R 3.50 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LStR 2023).

Die Ausgaben des Arbeitnehmers werden in diesem Fall so beurteilt, als hätte der Arbeitgeber sie selbst getätigt. Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 50 EStG ist ausgeschlossen, wenn die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst sind und somit Arbeitslohn darstellen (vgl. R 19.3 LStR 2023). Auslagenersatz oder durchlaufende Gelder werden immer zusätzlich zum eigentlichen Arbeitslohn gezahlt, da sie ihrer Natur nach keinen Lohncharakter haben und somit auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen können. Typische Beispiele hierfür sind die Nutzung des privaten Pkws oder Telefons für betriebliche Zwecke des Arbeitgebers. Die korrekte Erfassung und Dokumentation dieser Vorgänge ist für die Lohnabrechnung, insbesondere bei der Verwendung von Softwarelösungen wie DATEV, unerlässlich, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten.

2. Spezialfälle des Auslagenersatzes

Die allgemeinen Grundsätze des Auslagenersatzes finden in verschiedenen speziellen Konstellationen Anwendung, die es in der Lohnabrechnung genau zu prüfen gilt.

2.1. Pauschaler Auslagenersatz

Ein pauschaler Auslagenersatz führt in der Regel zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bereits mit Urteil vom 10.6.1966 (VI 261/64, BStBl III 1966, 607) festgestellt, indem er Arbeitslohn von durchlaufenden Geldern abgrenzte.

Ein Beispiel hierfür sind Erziehungshilfen: Leistet ein Steuerpflichtiger Erziehungshilfe, indem er betreute Kinder zeitweise in seinem Haushalt aufnimmt und dafür von einem privaten Träger der Kinder- und Jugendhilfe neben einem Gehalt eine pauschale Kostenerstattung erhält, ist diese nur dann nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfreier Auslagenersatz, wenn der Steuerpflichtige nachweist, dass die Pauschale den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entspricht. Kann dieser Nachweis nicht erbracht werden, ist die Pauschale als Bestandteil des Arbeitslohns steuerpflichtig. Die tatsächlichen Aufwendungen des Steuerpflichtigen, die notfalls im Wege der Schätzung zu ermitteln sind, stellen in diesem Fall Werbungskosten dar (BFH, Urteil vom 2.10.2003, IV R 4/02, BStBl II 2004, 129; vgl. auch H 3.50 [Pauschaler Auslagenersatz] LStH 2024).

Die Finanzverwaltung lässt jedoch Ausnahmen zu: Pauschaler Auslagenersatz kann ausnahmsweise steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Dies bietet eine praktische Vereinfachung für die monatliche Lohnabrechnung.

2.2. Telekommunikationsaufwendungen

Bei Aufwendungen für Telekommunikation können nicht nur die Verbindungsentgelte, sondern auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden.

Um die Abwicklung zu vereinfachen, können, falls erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen, ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich, steuerfrei ersetzt werden. Eine weitere Vereinfachung erlaubt die Fortführung des monatlichen Durchschnittsbetrags, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt. Dieser pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, beispielsweise durch eine Änderung der beruflichen Tätigkeit (R 3.50 Abs. 2 Satz 3–7 LStR 2023). Auch hier ist eine präzise Erfassung in der Lohnabrechnung über Systeme wie DATEV essenziell.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nimmt im BMF-Schreiben vom 24.5.2000 (BStBl I 2000, 613) ausführlich zu Auslagenersatz, Werbungskosten und geldwertem Vorteil im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers Stellung, insbesondere zu:

• Auslagenersatz durch den Arbeitgeber für betriebliche Telekommunikation des Arbeitnehmers.
• Beruflich veranlasste Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikation als Werbungskosten.

2.3. Geldleistungen für Kinder in Vollzeitpflege, für die Erziehung in einer Tagesgruppe, für Heimerziehung und für die intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung

Hinsichtlich der einkommensteuerrechtlichen Behandlung von Geldleistungen für Kinder in Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII, für die Erziehung in einer Tagesgruppe nach § 32 SGB VIII, für Heimerziehung nach § 34 SGB VIII und für die intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung nach § 35 SGB VIII sowie der Sach- und Unterhaltskostenpauschale wird auf das BMF-Schreiben vom 27.11.2012 (BStBl I 2012, 1226) verwiesen, welches das BMF-Schreiben vom 21.4.2011 (BStBl I 2011, 487) ergänzt. Diese Spezialfälle sind für bestimmte Träger und Mitarbeiter relevant und erfordern eine genaue Kenntnis der steuerlichen Vorgaben für die Lohnabrechnung.

2.4. Ladestrom für Elektrofahrzeuge

Das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Elektromobilität im Straßenverkehr vom 7.11.2016 (BGBl I 2016, 2498) hat wichtige Neuerungen gebracht. Vorteile, die der Arbeitgeber für das elektrische Aufladen eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Betrieb oder bei einem verbundenen Unternehmen sowie für die zeitweise zur privaten Nutzung überlassene betriebliche Ladevorrichtung gewährt, sind nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei. Diese Regelung gilt vom 1.1.2017 bis zum 31.12.2030.

Wichtig ist die Unterscheidung: Der von einer betrieblichen Ladevorrichtung bezogene Ladestrom selbst fällt nicht unter diese Steuerbefreiung. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um einen Stromanschluss des Arbeitgebers handelt oder ob der Arbeitgeber die Stromkosten des Arbeitnehmers bezuschusst.

Bei privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen des Arbeitnehmers stellt die Erstattung der selbst getragenen Stromkosten steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Handelt es sich hingegen um betriebliche Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlassen werden (sogenannte Dienstwagen), so ist die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten als steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG zu behandeln.

Weitere Details hierzu sind dem BMF-Schreiben vom 14.12.2016 (BStBl I 2016, 1446) zu entnehmen, welches unter anderem folgende Punkte behandelt:

• Überblick über die Neuerungen
• Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 46 EStG
• Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG
• Reisekosten

Durch das BMF-Schreiben vom 26.10.2017 (BStBl I 2017, 1439) wurde das BMF-Schreiben vom 14.12.2016 geändert. Für den Zeitraum vom 1.1.2017 bis 31.12.2020 wurden zur Vereinfachung des Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Dienstwagens (nur Pkw) nach § 3 Nr. 50 EStG und zur Anrechnung von selbst getragenen individuellen Kosten des Arbeitnehmers für Ladestrom auf den Nutzungswert monatliche Pauschalen typisierend zugrunde gelegt. Bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber betrug diese für Elektrofahrzeuge 20 € monatlich und für Hybridelektrofahrzeuge 10 € monatlich. Ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber beliefen sich die Beträge für Elektrofahrzeuge auf 50 € monatlich beziehungsweise für Hybridelektrofahrzeuge auf 25 € monatlich. Die korrekte Berücksichtigung dieser Pauschalen ist ein wichtiges Detail bei der Lohnabrechnung, welches von professionellen Softwarelösungen wie DATEV zuverlässig abgebildet wird.

3. Abgrenzung zum Werbungskostenersatz

Vom steuerfreien Auslagenersatz ist der Werbungskostenersatz durch den Arbeitgeber strikt zu unterscheiden. Bei Werbungskosten handelt es sich um Aufwendungen, die im eigenen Interesse des Arbeitnehmers entstanden sind und die der Arbeitgeber anschließend erstattet. Eine Barzuwendung als Werbungskostenersatz führt zu steuerbarem und gegebenenfalls steuerpflichtigem Arbeitslohn. Dem steht jedoch in gleicher Höhe ein Werbungskostenabzug gegenüber (vgl. H 3.50 [Allgemeines] LStH 2022).

Es ist zu beachten, dass ein Werbungskostenersatz unter bestimmten Voraussetzungen auch nach § 3 Nr. 13, 16, 30, 31, 32 EStG steuerfrei sein kann. Sachzuwendungen sind nur dann als Arbeitslohn zu erfassen, wenn sie zu einem privaten Verbrauch durch den Arbeitnehmer führen. Die korrekte Unterscheidung dieser Erstattungsarten ist für die Lohnabrechnung von großer Bedeutung, um Fehleinschätzungen und daraus resultierende Nachforderungen oder Überzahlungen zu vermeiden. DATEV-Systeme unterstützen Arbeitgeber und Steuerberater dabei, diese Abgrenzungen regelkonform zu handhaben.

4. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung des Auslagenersatzes

Neben der einkommensteuerlichen Betrachtung ist auch die umsatzsteuerrechtliche Behandlung des Auslagenersatzes von großer Relevanz.

4.1. Auslagenersatz vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

4.1.1. Grundsätzliches zum Leistungsaustausch

Der nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfreie Auslagenersatz, der die vom Arbeitnehmer für Rechnung des Arbeitgebers verausgabten Kosten betrifft, führt umsatzsteuerrechtlich nicht zu einem Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Selbst ein pauschaler Auslagenersatz, der ertragsteuerlich als Arbeitslohn klassifiziert wird, stellt umsatzsteuerrechtlich lediglich eine Leistung im rechtlichen und keine Leistung im wirtschaftlichen Sinne dar. Somit sind diese Vorgänge nicht umsatzsteuerbar.

4.1.2. Vorsteuerabzug durch den Arbeitgeber

Ist der Arbeitgeber der Leistungsempfänger der ursprünglichen Leistung und im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), so ist die Vorsteuer für ihn unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 und 2 UStG abziehbar. Anschließend ist zu prüfen, ob diese Vorsteuer tatsächlich abzugsfähig ist, was primär von den Ausgangsumsätzen des Arbeitgebers abhängt. Eine exakte Dokumentation der Belege und eine korrekte Zuordnung in der Buchhaltung sind hier entscheidend, um den Vorsteuerabzug zu sichern.

4.2. Auslagenersatz vom Auftraggeber an den Unternehmer

Ein Auslagen- oder Aufwendungsersatz, den ein Unternehmer von seinem Auftraggeber erhält, muss dahingehend geprüft werden, ob das Entgelt Teil eines Leistungsaustauschs (Nebenleistung) ist oder ob es sich um einen durchlaufenden Posten handelt. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Umsatzsteuerpflicht.

4.2.1. Nebenleistung

Auslagenersatz (§ 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)), den der Unternehmer weiterberechnet, ist Entgelt, wenn er dafür eine Leistung erbracht hat oder wenn die Aufwendungen zur Ausführung der Leistung getätigt wurden. Die Frage ist, ob es sich dabei um Entgelt für eine eigenständige Leistung handelt oder ob das Entgelt lediglich für eine Nebenleistung erbracht wird. In der Regel handelt es sich um Entgelt für Nebenleistungen (z.B. Verpackung), die umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung teilen. Dies gilt auch, wenn für sie ein besonderes Entgelt verlangt und entrichtet wird (BFH Urteil vom 28.4.1966, V 158/63, BStBl III 1966, 476).

Eine Leistung gilt grundsätzlich dann als Nebenleistung zu einer Hauptleistung, wenn sie im Vergleich zur Hauptleistung nebensächlich ist, eng – im Sinne einer wirtschaftlich gerechtfertigten Abrundung und Ergänzung – mit ihr zusammenhängt und üblicherweise in ihrem Gefolge vorkommt (BFH Urteil vom 10.9.1992, V R 99/88, BStBl II 1993, 316). Dies trifft insbesondere zu, wenn die Leistung für den Leistungsempfänger keinen eigenen Zweck darstellt, sondern das Mittel, um die Hauptleistung des Leistenden unter optimalen Bedingungen in Anspruch zu nehmen (BFH Urteil vom 31.5.2001, V R 97/98, BStBl II 2001, 658). Gegenstand einer Nebenleistung kann sowohl eine unselbstständige Lieferung von Gegenständen als auch eine unselbstständige sonstige Leistung sein (Abschn. 3.10. Abs. 5 UStAE).

4.2.2. Durchlaufende Posten

Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt (durchlaufende Posten), gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG). Sie liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein (vgl. → Durchlaufender Posten; → Bemessungsgrundlage).

Ob der Unternehmer Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verauslagt, kann nicht nach der wirtschaftlichen Betrachtungsweise entschieden werden. Vielmehr ist es erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen (BFH Urteil vom 24.2.1966, V 135/63, BStBl III 1966, 263). Liegen solche unmittelbaren Rechtsbeziehungen mit dem Unternehmer vor, sind Rechtsbeziehungen ohne Bedeutung, die zwischen dem Zahlungsempfänger und der Person bestehen, die an den Unternehmer leistet oder zu leisten verpflichtet ist (Abschn. 10.4. Abs. 1 UStAE).

Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren (BFH Urteil vom 4.12.1969, V R 104/66, BStBl II 1970, 191). Dieser Grundsatz findet jedoch regelmäßig auf Abgaben und Beiträge keine Anwendung. Solche Beträge können auch dann durchlaufende Posten sein, wenn die Mittelsperson dem Zahlungsempfänger die Namen der Zahlungsverpflichteten und die jeweilige Höhe der Beträge nicht mitteilt (BFH Urteil vom 11.8.1966, V 13/64, BStBl III 1966, 647). Kosten (Gebühren und Auslagen), die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, können als durchlaufende Posten auch dann anerkannt werden, wenn dem Zahlungsempfänger Namen und Anschriften der Auftraggeber nicht mitgeteilt werden. Voraussetzung ist, dass die Kosten nach Kosten-(Gebühren-)Ordnungen berechnet werden, die den Auftraggeber als Kosten-(Gebühren-)Schuldner bestimmen (Abschn. 10.4. Abs. 2 UStAE). Die präzise Abgrenzung und Verbuchung dieser Posten ist für die korrekte Umsatzsteuererklärung unerlässlich und wird in der Praxis häufig durch Software wie DATEV unterstützt.

Fazit

Der Auslagenersatz ist ein komplexes, aber wichtiges Thema in der Lohnabrechnung. Die korrekte Anwendung der Regelungen gemäß § 3 Nr. 50 EStG sowie der umsatzsteuerlichen Vorschriften ist entscheidend, um sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer steuerliche Vorteile zu nutzen und rechtliche Risiken zu minimieren. Die Unterscheidung zwischen durchlaufenden Geldern, pauschalen Erstattungen, Telekommunikations- und Ladekosten sowie die Abgrenzung zu Werbungskosten ist für die Einhaltung der Compliance von größter Bedeutung.

Für eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung in der Lohnabrechnung sind detaillierte Kenntnisse der aktuellen Gesetzgebung und BMF-Schreiben unerlässlich. Professionelle Softwarelösungen wie DATEV spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie die korrekte Erfassung, Verbuchung und Abrechnung der verschiedenen Arten des Auslagenersatzes erleichtern und somit zur Rechtssicherheit im Unternehmen beitragen. Arbeitgeber sollten stets eine sorgfältige Dokumentation führen und sich bei Unsicherheiten von Steuerberatern beraten lassen, um die Vorgaben lückenlos zu erfüllen.

5. Verwandte Lexikonartikel

• → Bemessungsgrundlage
• → Durchlaufender Posten