PDF-Dateien sind aus dem digitalen Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie gelten als das Format der Wahl, wenn es darum geht, Dokumente plattform- und geräteübergreifend weiterzugeben, ohne Kompromisse bei der Darstellung eingehen zu müssen. Ein entscheidender Vorteil des PDF-Formats ist seine Normung: Dokumente sehen auf jedem Gerät identisch aus, unabhängig von installierten Schriftarten oder der verwendeten Software. Dies macht PDF-Dokumente zu einem idealen Medium für Bewerbungen, wichtige Unterlagen oder Präsentationen und prädestiniert sie für die langfristige Archivierung. Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie JPEG können PDFs zudem Textinhalte speichern, was besonders bei Scans mit Texterkennung (OCR) von unschätzbarem Wert ist.
Doch trotz all dieser Vorteile birgt das Portable Document Format (PDF) eine Herausforderung: Die nachträgliche Bearbeitung ist oft kompliziert und ohne spezielle Werkzeuge kaum möglich. Hier kommen sogenannte PDF-Editoren ins Spiel. Diese Programme ermöglichen es, Inhalt und Form von PDF-Dateien nachträglich zu verändern – sei es, um Texte zu korrigieren, Bilder anzupassen, Seiten neu anzuordnen oder die Dateigröße zu optimieren. Für jeden, der regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeitet, sind PDF-Editoren unverzichtbare Helfer, die Effizienz und Flexibilität gewährleisten. Wenn Sie auch daran interessiert sind, Ihre digitale Sicherheit zu optimieren, finden Sie hier Informationen über die beste antiviren software.
Warum PDF-Editoren unverzichtbar sind
PDF-Editoren sind mehr als nur einfache Anzeigeprogramme; sie sind leistungsstarke Werkzeuge, die die Arbeit mit digitalen Dokumenten revolutionieren. Sie schließen die Lücke zwischen der statischen Natur von PDF-Dateien und dem dynamischen Bedarf an Dokumentenbearbeitung. Egal ob im Home-Office, in Bildungseinrichtungen oder großen Unternehmen – die Fähigkeit, PDFs schnell und präzise anzupassen, spart Zeit und Nerven.
Die Palette der Funktionen, die moderne PDF-Editoren bieten, ist beeindruckend. Dazu gehören:
- Textbearbeitung: Inhalte direkt im PDF ändern, hinzufügen oder löschen, als würde man in einem Word-Dokument arbeiten.
- Bild- und Objektbearbeitung: Grafiken, Bilder und andere visuelle Elemente im Dokument anpassen, verschieben, skalieren oder entfernen.
- Seitenverwaltung: Seiten neu anordnen, drehen, löschen, einfügen oder aus verschiedenen PDFs zusammenführen.
- Formularerstellung und -ausfüllung: Interaktive Formulare erstellen oder bestehende Formulare digital ausfüllen und unterschreiben.
- Komprimierung: Große PDF-Dateien verkleinern, um sie leichter versenden oder speichern zu können.
- Texterkennung (OCR): Gescannte Dokumente in durchsuch- und bearbeitbare Texte umwandeln.
- Konvertierung: PDFs in andere Formate wie Word, Excel oder PowerPoint umwandeln und umgekehrt.
- Sicherheitsfunktionen: Dokumente mit Passwörtern schützen, sensible Informationen schwärzen oder digitale Signaturen anbringen.
Die Wahl des richtigen PDF-Editors hängt stark von den individuellen Anforderungen und dem Budget ab. Im Folgenden stellen wir eine Auswahl der führenden PDF-Editoren vor, die sich für verschiedene Anwendungsbereiche eignen.
Detaillierter Vergleich der PDF-Editoren
Die Welt der PDF-Editoren ist vielfältig, von Branchenstandards bis hin zu spezialisierten Lösungen. Wir beleuchten acht Tools mit unterschiedlichem Funktionsumfang, die für Heimanwender, Bildungseinrichtungen und Unternehmen gleichermaßen interessant sein können und oft auch für mobile Betriebssysteme verfügbar sind.
Adobe Acrobat: Der Industriestandard für Profis
Adobe hat das PDF-Format 1993 ins Leben gerufen, um den plattformunabhängigen Austausch von Druckvorlagen zu ermöglichen. Auch wenn PDF heute ein genormtes und für alle zugängliches Format ist, bleibt Adobe Acrobat der Quasi-Industriestandard und ist dem Format am nächsten. Es ist wichtig, Adobe Acrobat von dem kostenlosen Acrobat Reader zu unterscheiden: Letzterer dient lediglich zum Anzeigen, Unterschreiben, Drucken und Kommentieren von PDFs. Wer jedoch PDFs bearbeiten möchte, benötigt die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat.
Adobe Acrobat ist in den Varianten „Standard“ und „Pro“ erhältlich. Die Standard-Version deckt alle gängigen Bearbeitungsschritte ab, einschließlich der Erstellung und Konvertierung von PDFs, Seitenverwaltung, Formularerstellung, Zusammenführung von Dateien und Scannen mit OCR-Texterkennung direkt ins PDF-Format. Auch die Bearbeitung von Layout und Inhalten ist mit Acrobat Standard möglich.
Die Pro-Version richtet sich an professionelle Anwender wie Agenturen oder Behörden, die PDFs für die hochsichere Weitergabe oder Archivierung vorbereiten müssen. Acrobat Pro kann gescannte Bilder in durchsuch- und editierbare PDF-Dateien umwandeln und normierte ISO-PDF-Dateien wie PDF/A und PDF/X erzeugen.
Vorteile:
- „Das Original“ und Industriestandard
- Sehr leistungsstark, besonders die Pro-Version
- Keine Einschränkungen bei Erstellung oder Bearbeitung von PDFs
- Hohe Kompatibilität mit anderen Adobe-Tools (z.B. Photoshop)
- Umfassende Funktionen für hochsichere PDF-Weitergabe und Archivierung
- 7-Tage-Testversion verfügbar
Nachteile:
- Für Privatnutzer oder Home-Office oft zu umfangreich
- Nur im Abonnement erhältlich, kein einmaliger Kauf
- Relativ teuer
- Ressourcenhungrig
- Testphase verlängert sich ohne Kündigung in ein kostenpflichtiges Abo
Unser Fazit: Der offizielle Editor des PDF-Erfinders Adobe ist primär für professionelle Nutzer und jene empfehlenswert, die bereits andere Adobe-Produkte nutzen. Für Heimanwender gibt es günstigere Alternativen, die oft ausreichend Funktionalität bieten.
PDFelement: Leistungsstark und ohne Abo-Zwang (für Windows)
PDFelement von Wondershare ist vorwiegend für anspruchsvolle Heimanwender, Bildungseinrichtungen und Einzelnutzer im professionellen Umfeld konzipiert. Die Bearbeitung von PDF-Dateien ähnelt der Arbeit in einem Desktop-Publishing-Programm: Elemente lassen sich per Drag & Drop bearbeiten und verschieben. Das Tool bietet zudem die Möglichkeit, PDFs zurück in Word- oder Excel-Dateien zu konvertieren, unterstützt durch eine leistungsstarke Texterkennung.
Funktionen wie die Unterstützung für PDF/A und die Möglichkeit zur digitalen Signatur sind ebenfalls integriert. PDFelement ist sowohl im Abo als auch als Dauerlizenz erhältlich und ist besonders in der Windows-Version interessant. Die Mac-Variante ist leider funktional eingeschränkt, und die Mobilversionen bieten deutlich weniger Umfang.
Vorteile:
- PDF-Bearbeitung wie mit einem DTP-Programm
- Einmalkauf und Abonnement möglich
- KI-Unterstützung für verschiedene Aufgaben
- Starke Texterkennung (OCR)
- Einfache und intuitive Bedienung
- Inklusive 20 GB Cloudspeicher
- Kostenlose Testversion verfügbar
Nachteile:
- Schwächere Mac-Version im Vergleich zur Windows-Version
- Mobilversion deutlich eingeschränkt
Unser Fazit: Unter Windows ist PDFelement ein starker PDF-Werkzeugkasten mit 20 GB Cloudspeicher, der sich auch für kreative Nutzer eignet. Mac- und Mobilversionen zeigen jedoch Schwächen.
PDF Expert: Maßgeschneidert für Mac- und iOS-Nutzer
PDF Expert ist ein äußerst leistungsstarkes PDF-Tool, das speziell für Mac, iPad und iPhone entwickelt wurde. Es ermöglicht, ähnlich wie Adobe Acrobat, die umfangreiche Erstellung, Konvertierung und Bearbeitung von PDF-Dateien. Zudem können PDFs geteilt, zusammengeführt oder neu sortiert werden. Der große Vorteil dieses Tools liegt in seiner schlanken Architektur und der optimalen Anpassung an die Apple-Ökosysteme. Die Integration in macOS und iOS ist vorbildlich und die vorhandene Apple-Hardware wird optimal ausgenutzt.
In puncto Lizenzmodell ist PDF Expert Adobe überlegen, da es im App Store als Einmalkauf erhältlich ist. Über die Website des Herstellers Readdle Technologies kann es aber auch als Abonnement gebucht werden. Eine kostenlose Testversion bietet 7 Tage lang Zugriff auf die Premium-Funktionen.
Vorteile:
- Perfekte Optimierung für Mac & iOS
- Einmalkauf und Abonnement möglich
- Ressourcensparend und schnell
- Viele praktische Bearbeitungswerkzeuge
- 7-Tage-Testversion verfügbar
Nachteile:
- Relativ teuer
- Separate Lizenzen für Mac & iOS erforderlich
- Keine Windows-Version
- Gelegentlich kann es zu Instabilitäten kommen
- Nicht ganz so flexibel und umfangreich wie Adobe Acrobat in bestimmten Bereichen
Unser Fazit: Ein schlanker, aber dennoch leistungsstarker Editor mit hervorragender Integration in macOS und iOS, ideal für Apple-Nutzer.
ABBYY FineReader: Exzellente Texterkennung (OCR)
ABBYY FineReader ist ein professioneller PDF-Editor für Selbstständige und Unternehmen, der sich insbesondere auf die Texterkennung (OCR) konzentriert. Die Standard-Version bietet alle notwendigen Funktionen für den Umgang mit eingescannten Dokumenten, inklusive der leistungsstarken OCR-Technologie. FineReader PDF Corporate richtet sich an die Bedürfnisse größerer Unternehmen und stellt eine umfassende Lösung für den professionellen PDF-Einsatz dar, inklusive Dokumentenvergleich, Schwärzungsfunktionen und automatischer PDF-Konvertierung.
Beide Windows-Lösungen sind ausschließlich im Abonnement erhältlich. Mac-Nutzer erhalten mit FineReader PDF for Mac eine Software, die sich zwar an den Windows-Versionen orientiert, aber bei der PDF-Bearbeitung deutlich beschnitten ist.
Vorteile:
- Hervorragend beim Einscannen von Dokumenten
- Optimiert für Texterkennung (OCR) mit hoher Genauigkeit
- KI-Unterstützung für verbesserte Ergebnisse
- Lokale Installation ohne Cloud-Zwang
- Leistungsfähige Windows-Versionen
- 7-Tage-Testversion verfügbar
Nachteile:
- Kein einmaliger Kauf möglich (nur Abo)
- Eher schwache Mac-Version im Vergleich zu Windows
Unser Fazit: Eine leistungsfähige Alternative zu Adobe Acrobat, die sich durch ihren starken Fokus auf Dokumenten-Scans und Texterkennung (OCR) auszeichnet.
Soda PDF 360: Der browserbasierte Alleskönner
Im Gegensatz zu vielen traditionellen PDF-Editoren, die als lokale Apps installiert werden, ist Soda PDF in seiner aktuellen Version als Webdienst verfügbar. Dies ermöglicht den Einsatz auf praktisch jedem Endgerät. Praktisch: Basisfunktionen wie das Zusammenführen von PDF-Dateien oder die Konvertierung nach Word und Excel sind online kostenlos nutzbar. Ein potenzieller Nachteil einer reinen Browser-Version ist jedoch der Datenschutz, da Dokumente zur Bearbeitung auf die Server des Anbieters hochgeladen werden müssen.
Es gibt drei verschiedene Lizenzstufen: Soda PDF 360 Standard, Pro und Business. Die Standard-Lizenz beinhaltet alle grundlegenden Editor-Funktionen. Die Pro-Version erweitert den Funktionsumfang um professionelle Features wie PDF/A-Konvertierung, E-Sign, OCR, die Erstellung von Formularen und Stapelverarbeitung. Die Business-Version bietet hauptsächlich erweiterten Support für Unternehmen und ermöglicht die Bearbeitung von OCR-Inhalten in PDFs. Auch Soda PDF ist mittlerweile nur noch im Abonnement erhältlich.
Vorteile:
- Als Webdienst auf allen Systemen nutzbar
- Zahlreiche Werkzeuge für verschiedene Aufgaben
- Ab der Pro-Version erheblicher Funktionsumfang
- Einige Basis-Funktionen sind kostenlos verfügbar
Nachteile:
- Webdienst (Datenschutzbedenken bei sensiblen Dokumenten)
- Aktuelle Version “360” nur als Abonnement erhältlich
- Account-Erstellung zur Nutzung notwendig
- Upload großer Dokumente kann zeitaufwändig sein
- Keine Offline-Verwendung möglich
- Keine dedizierte Testversion (aber kostenlose Basisfunktionen)
Unser Fazit: Eine webbasierte und somit plattformunabhängig einsetzbare PDF-Lösung, die sich mit der Pro-Version insbesondere an Businesskunden richtet.
Softmaker FlexiPDF: DSGVO-konformer Offline-Editor
Softmaker FlexiPDF für Windows setzt als Adobe-Acrobat-Alternative auf ein anderes Modell als SodaPDF: Die Software ist ausschließlich als lokale Windows-Version erhältlich. Neben Abo-Lizenzen, die zu vertretbaren Preisen angeboten werden, gibt es die Pro-Version auch zum Einmalkauf. Der größte Vorteil von FlexiPDF ist seine DSGVO-Konformität durch die lokale Installation ohne Cloud-Anbindung, was es ideal für Anwender mit Datenschutzbedenken, Freiberufler und Unternehmen macht.
Der PDF-Editor überzeugt mit umfangreichen Bearbeitungsfunktionen, die in einigen Bereichen sogar über das Niveau von Adobe Acrobat hinausgehen, insbesondere bei Text- und Grafikbearbeitung. PDF/A, digitale Signaturen und PDF-Vergleiche sind ab der Universal-Version enthalten. FlexiPDF bietet drei Lizenzen: NX Home für Privatanwender, NX Universal für anspruchsvollere Nutzer (beide nur im Abo) sowie Professional. OCR-Funktionen zur Texterzeugung aus Scans sind nur in der Professional- und NX-Universal-Edition verfügbar. Für die Formularerstellung ist mindestens eine Universal-Lizenz erforderlich. Die automatische Übersetzung ganzer PDF-Seiten mit DeepL unter Beibehaltung des Original-Layouts ist der Universal NX Version vorbehalten, die ein Zeichenkontingent im Abopreis beinhaltet.
Vorteile:
- Rein lokale Windows-Software, daher DSGVO-konform
- Preiswertes Abo-Modell für alle Lizenzstufen
- Professionelle und übersichtliche Benutzeroberfläche
- Zahlreiche Export-Funktionen (z.B. Word, ePub, JPEG)
- Enormer Funktionsumfang in der Universal- und Professional-Version
- Testversion ohne Zeitbeschränkung
Nachteile:
- Nur für Windows verfügbar
- NX-Editionen ausschließlich im Abonnement erhältlich
Unser Fazit: Bietet in der Universal- und Professional-Version teilweise mehr Funktionen als Adobe Acrobat und ist deshalb besonders für Business-Anwender interessant, die Wert auf Datenschutz legen.
Foxit PDF Editor: Funktionell auf Augenhöhe mit Adobe
Mit dem Foxit PDF Editor erhalten Nutzer einen leistungsstarken PDF-Editor, der in zwei Versionen angeboten wird: Standard und PDF Editor+. Für Privatanwender ist die Standard-Version in der Regel ausreichend. PDF Editor+ enthält neben allen Funktionen der Standard-Edition vor allem geschäftsproduktivitätsrelevante Elemente wie PDF für mobile Geräte, eSign Essentials, Smart Redaktion und mehr. Der Foxit PDF Editor ist für Windows und Mac verfügbar, aber mittlerweile nur noch als Monats- oder Jahresabonnement erhältlich.
Alle Desktop-Editionen zeichnen sich dadurch aus, dass sie erst in der Plus-Version zu einer vollständigen Bearbeitungslösung heranwachsen, da hier die freie Bearbeitung von PDF-Dateien erst vollständig möglich ist. Ansonsten unterscheidet sich die Plus-Version hauptsächlich durch eine bessere PDF-Komprimierung, Dokumentenzertifizierung und erweiterte Möglichkeiten zur Erstellung barrierefreier Dokumente. Grundsätzlich sind die Plus-Versionen für Mac und Windows funktional mit Adobe vergleichbar, während die Mobilversionen deutlich eingeschränkt sind.
Vorteile:
- Umfangreicher Funktionsumfang
- Geeignet für den professionellen Einsatz
- KI-Schwärzung für Datenschutz
- Unterstützt Archiv-Formate
- Formulare & Signaturen sind integriert
- Freie Bearbeitung von PDF-Dateien (in Plus-Version)
- Kostenlose Testversion verfügbar
Nachteile:
- Kein einmaliger Kauf möglich (nur Abo)
- Lizenzmodell kann unübersichtlich wirken
- Mobilversionen stark eingeschränkt
Unser Fazit: Die Plus-Version ist funktional auf Augenhöhe mit Adobe, doch das unübersichtliche Lizenzmodell hinterlässt einen faden Beigeschmack.
PDF XChange Editor: Schnell, schlank und ohne Abo-Zwang
Der PDF XChange Editor konzentriert sich vor allem auf die schnelle und einfache Bearbeitung von PDF-Dateien. Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern legen die Entwickler Wert auf ein besonders leichtgewichtiges und ressourcenschonendes Programm. Dadurch ist PDF XChange Editor nicht nur flott, sondern auch für leistungsschwächere Rechner gut geeignet.
Wie bei den Mitbewerbern bietet erst die Pro-Version den vollen Funktionsumfang, der sich hier jedoch primär auf tatsächlich geschäftsrelevante Funktionen erstreckt. Anwender ohne solche Ambitionen finden in der preiswerten Editor- oder Editor Plus-Version den passenden Begleiter für die PDF-Bearbeitung. Ein großer Pluspunkt: Die Software ist als klassischer Einmalkauf erhältlich und nicht an ein Abonnement gebunden.
Vorteile:
- Einmaliger Kauf möglich, kein Abo-Zwang
- Zahlreiche exklusive Funktionen
- OCR-Tools für Texterkennung
- Unterstützt Archiv-Formate
- Formulare & Signaturen sind integriert
- Bereits in der Standard-Edition viele Funktionen
- Kostenlose Gratis-Version erhältlich
Nachteile:
- Nur für Windows verfügbar
- Lizenzmodell kann unübersichtlich sein
- Keine Mobilversionen
Unser Fazit: Eine schnelle und einfache PDF-Lösung, die bereits in der Standard-Edition viele Funktionen bietet und auch eine kostenlose Variante bereithält.
Kostenlose PDF-Editoren: Eine realistische Einschätzung
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, PDF-Dateien kostenlos zu bearbeiten, doch in aller Regel bieten diese nicht den Komfort oder die Funktionalität kostenpflichtiger Programme. Den Profitools am nächsten kommt noch PDFgear, das in Machart und Funktionalität PDF Expert für MacOS ähnelt – dabei aber vollständig kostenlos ist und keine Registrierung erfordert. Allerdings behält sich der Entwickler vor, einige fortgeschrittene Funktionen zukünftig kostenpflichtig anzubieten. Das Tool ist für Windows, MacOS sowie Apple- und Android-Mobilgeräte verfügbar.
Zusätzlich existieren im Open-Source-Bereich Tools wie Gimp, Inkscape und das Tool Draw aus dem LibreOffice-Paket, die alle in der Lage sind, mehr oder weniger tiefgreifende Veränderungen an PDF-Dokumenten vorzunehmen. Auch PDFsam bietet entsprechende Funktionen, ist aber erst in der kostenpflichtigen Pro-Version eine wirklich leistungsfähige Alternative zu den kommerziellen Tools und dementsprechend auf ähnlichem Preisniveau. Mac-Anwender finden mit dem vorinstallierten Tool Vorschau einen praktischen Editor für kleinere Arbeiten an PDFs, wie das Unterschreiben, Hinzufügen von Informationen oder Sortieren von Seiten.
Kostenpflichtig vs. Kostenlos: Wann lohnt sich was?
Grundsätzlich sind die kommerziellen Lösungen den Freeware-Varianten deutlich überlegen. Wer wirklich ernsthaft und regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeiten, diese erstellen, anpassen und verändern möchte, kommt daher kaum an einer der Kauf-Lösungen vorbei. Auch hier lohnt es sich oft, auf die größeren Versionen zurückzugreifen, um den wirklich vollständigen Funktionsumfang zur Hand zu haben.
Kostenlose Tools reichen dann aus, wenn man lediglich einzelne Seiten aus einem Dokument heraustrennen oder mehrere Dokumente aneinanderfügen möchte; hier leistet PDFsam schon in der Gratis-Version gute Dienste. Das Kommentieren von PDF-Inhalten beherrschen inzwischen die meisten PDF-Reader, sodass man sich alleine für diese Funktion ebenfalls keinen vollwertigen PDF-Editor zulegen muss.
Fazit: Den passenden PDF-Editor finden
Wenn Sie häufig und professionell mit PDF-Dokumenten arbeiten, diese erstellen und Wert auf höchste Standards legen, führt kaum ein Weg am teuren, aber funktional hervorragenden Original Adobe Acrobat Pro vorbei. Die Software ist leider nur noch im Abonnement erhältlich. Wer kein Abo abschließen möchte, findet in PDFelement (für Windows) oder dem Apple-optimierten PDF Expert (für Mac/iOS) leistungsstarke Alternativen, die auch als Einmalkauf angeboten werden.
Der ABBYY FineReader punktet mit seiner herausragenden Texterkennung, ist jedoch ebenfalls nur noch im Abonnement verfügbar. Gleiches gilt für Soda PDF 360, das als praktischer Webdienst mit allen dazugehörigen Vor- und Nachteilen punktet. FlexiPDF bietet als lokale Software eine DSGVO-konforme Lösung mit hohem Funktionsumfang. Der Foxit PDF Editor kann in seinen Plus-Versionen funktional mit Adobe mithalten, verwirrt aber mit einem unübersichtlichen Lizenzmodell. Eine schnelle, schlanke und käuflich zu erwerbende Option ist der PDF XChange Editor.
Fast alle vorgestellten Tools sind als Testversionen erhältlich, sodass Anwender sich vor einer Kaufentscheidung ausgiebig mit den Programmen vertraut machen können. Kostenlose oder quelloffene Programme stellen nur bedingt eine