Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten, revolutioniert. Im Herzen dieser Transformation steht die Online-Buchhaltung, und wenn es um Lösungen für den deutschen Markt geht, ist Buchhaltung Online Datev ein Name, der unweigerlich auftaucht. DATEV ist seit Jahrzehnten ein Synonym für professionelle und sichere Finanzbuchhaltung für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland. Die Kombination aus bewährter Expertise und moderner Technologie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren. Doch wie genau funktioniert diese digitale Reise mit DATEV und was sind die entscheidenden Vorteile?
Der Übergang zur Online-Buchhaltung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit den richtigen Werkzeugen und einem klaren Verständnis des Prozesses wird er zu einer wertvollen Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. DATEV hat sich darauf spezialisiert, Unternehmen durch diesen Wandel zu begleiten und eine nahtlose Integration von Buchhaltungsdaten zu ermöglichen.
Die Grundlagen der DATEV-Integration in die Online-Buchhaltung
Wenn es um die Verwaltung von Kassendaten geht, ist die korrekte Einrichtung und Übertragung an DATEV von entscheidender Bedeutung. Ein zentraler Punkt ist die Erstellung und Verwaltung des Ordners “Kassenarchiv”. Hierbei gibt es zwei Szenarien zu betrachten: die manuelle und die automatische Erstellung dieses Ordners.
Manuelle Erstellung des Kassenarchivs: Ein Stolperstein für die Integration
Die manuelle Erstellung des “Kassenarchiv”-Ordners deutet darauf hin, dass die Funktion “Manuelle Archivierung” aktiviert ist. Das bedeutet, dass das System auf die manuelle Eingabe von Daten wartet. Dies ist jedoch nicht der vorgesehene Weg für eine reibungslose Integration, insbesondere wenn Daten von Systemen wie Lightspeed an DATEV übertragen werden sollen.
Wenn der Ordner “Kassenarchiv” manuell angelegt wird, ist dies oft ein Zeichen dafür, dass die Integrationskonfiguration nicht korrekt durchgeführt wurde. Infolgedessen werden keine Daten von Lightspeed an DATEV übertragen. Um dieses Problem zu beheben, muss der manuell erstellte Ordner “Kassenarchiv” deaktiviert werden. Dies geschieht in der Regel über eine entsprechende Funktion im System, oft unter “Verwalten” und dann “Kassenordner deaktivieren”.
Nachdem der Ordner deaktiviert wurde, ist es wichtig, das zuständige Produktteam zu informieren. Dieses Team kann dann auf Seiten von Lightspeed die notwendigen manuellen Schritte durchführen. Erst danach kann die DATEV-Integration im Lightspeed Backoffice neu eingerichtet werden. Es ist essenziell zu verstehen, dass die Neukonfiguration der DATEV-Integration erst möglich ist, wenn der alte, manuell erstellte Ordner deaktiviert wurde.
Automatische Erstellung des Kassenarchivs: Der reibungslose Weg
Idealerweise wird der Ordner “Kassenarchiv” im Rahmen der Integrationskonfiguration automatisch angelegt. Dies gewährleistet, dass die Datenübertragung zwischen den Systemen korrekt eingerichtet ist. Sollten dennoch Daten im “Kassenarchiv” unter Lightspeed nicht verfügbar sein, obwohl der Ordner automatisch erstellt wurde, kann dies verschiedene Ursachen haben.
Ein möglicher Grund ist, dass die Funktion “Manuelle Archivierung” trotz der automatischen Erstellung des Ordners versehentlich aktiviert wurde. Dies würde bedeuten, dass das System weiterhin auf manuelle Dateneingaben wartet, obwohl eine automatische Übertragung erfolgen sollte.
Ein weiterer Grund kann ein Problem mit den Quelldaten selbst sein, beispielsweise im Rahmen des DSFinV-K-Formats auf Seiten von Lightspeed. Dies erfordert eine genauere Untersuchung der Daten, die an DATEV gesendet werden sollen.
Überprüfung des Dashboards zum Übertragungsstatus
Ein mächtiges Werkzeug zur Diagnose von Übertragungsproblemen ist das Datadog-Dashboard “DATEV Übertragungsstatus”. Dieses Dashboard bietet wertvolle Einblicke in den Zustand Ihrer DATEV-Lizenz und mögliche Fehler bei der Datenübertragung.
Dashboard Datev-Übertragungsstatus
Hier können Sie zwei häufige Probleme erkennen:
- “Zahlung erforderlich”: Diese Meldung weist darauf hin, dass Ihre DATEV-Lizenz eine offene Zahlung hat. Sobald DATEV die Zahlung verarbeitet hat, wird die Datenübertragung wieder aufgenommen. Es ist daher ratsam, regelmäßig den Status Ihrer Lizenzgebühren zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Zahlungen auf dem neuesten Stand sind.
- “Wert zu lang”: Die DATEV-Schnittstelle hat Begrenzungen hinsichtlich der Zeichenlänge von Eingabefeldern. In der Regel dürfen diese Felder maximal 40 Zeichen lang sein. Wenn dieser Grenzwert überschritten wird, kann dies zu Synchronisierungsproblemen führen. Um den problematischen Bereich zu identifizieren, können Sie im Datadog-Dashboard auf die Fehlerzeile klicken. Dies öffnet eine Ansicht des Datenübertragungsfeldes, in der Sie den genauen Eintrag finden können, der den Fehler verursacht. Es kann sinnvoll sein, sich mehrere Einträge anzusehen, insbesondere wenn der Fehler über einen längeren Zeitraum auftritt.
Datev-Übertragungsfehlerliste
Datev affected fields errors list.png
Im dargestellten Beispiel ist ein Problem mit der Adresse des Kassenregisters (“cashRegister.address.street”) aufgetreten. Dies kann durch einen Download des DSFinV-K-Exports für den betreffenden Tag bestätigt werden. In den CSV-Dateien, insbesondere in der location.csv, kann der fehlerhafte Adresswert eingesehen und korrigiert werden. Dieses Problem unterstreicht die Wichtigkeit der Datenvalidierung und der Einhaltung von Feldlängenbeschränkungen. Unternehmen, die eine buchhaltung online datev Lösung nutzen, sollten sich dieser technischen Details bewusst sein, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
Überprüfung der Transaktionsdaten am betroffenen Geschäftsstandort
Neben technischen Problemen mit der Datenübertragung kann es auch vorkommen, dass keine Transaktionsdaten am Geschäftsstandort vorhanden sind, die an DATEV übermittelt werden könnten. Um dies zu überprüfen, sollten Sie den entsprechenden Zeitraumbericht im Backoffice Ihres Systems einsehen.
Sollte dieser Bericht nicht verfügbar sein, kann dies darauf hindeuten, dass Ihre Schicht noch nicht ordnungsgemäß geschlossen wurde. Die Datenübermittlung an DATEV erfolgt erst nach dem Schichtende. Nach dem Schließen der Schicht ist es ratsam, im Backoffice zu überprüfen, ob der DSFinV-K-Export erfolgreich erstellt wurde.
Dies können Sie tun, indem Sie im Navigationsmenü die Optionen Berichte > Alle Berichte auswählen. Suchen Sie dort nach dem Bericht “Deutsche Steuerprüfung” und laden Sie den DSFinV-K-Export herunter.
Wenn Sie den Bericht erfolgreich herunterladen können, prüfen Sie, ob dieser Transaktionsdaten enthält. Die Datei “lines.csv” ist hierbei besonders aufschlussreich. Sie sollten mehr als nur die Kopfzeile sehen können, was bedeutet, dass tatsächliche Transaktionsdaten vorhanden sind. Wenn Sie Daten des aktuellen Tages sehen, wurden diese erfolgreich an DATEV übermittelt.
Falls keine Daten des aktuellen Tages angezeigt werden, könnte es sein, dass für diesen Tag keine relevanten Transaktionen stattgefunden haben oder keine Geschäftsschicht vorlag. In einem solchen Fall wird zwar eine DSFinV-K-Datei erstellt, aber da sie keine relevanten Transaktionsdaten enthält, wird sie nicht an DATEV gesendet. Für Unternehmen, die auf unternehmen online kassenbuch oder ähnliche digitale Lösungen setzen, ist diese Transparenz über fehlende Daten entscheidend.
Sollten Sie den Export für einen bestimmten Zeitraum nicht herunterladen können, könnte dies auf einen Fehler bei der Berichtserstellung hindeuten. Wenn kritische Fehler im Dashboard sichtbar sind, nachdem Sie nach dem betreffenden Geschäftsstandort und Tag gefiltert haben, kann die DSFinV-K-Datei für diesen Tag nicht erstellt werden. Achten Sie bei der Filterung nach einem Datum darauf, dass der Bericht oft zum Zeitpunkt des Zeitraumwechsels erstellt wird. Wenn Sie beispielsweise nach dem 25. Februar filtern, werden möglicherweise Fehler angezeigt, die sich auf den 24. Februar beziehen. Die genaue Kenntnis dieser Zusammenhänge ist für die effiziente Nutzung von Systemen wie lexware büro easy start in Verbindung mit DATEV unerlässlich.
Die Nutzung von Online-Buchhaltungslösungen wie denen von DATEV ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzprozesse zu straffen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Durch das Verständnis der hier beschriebenen technischen Aspekte und die proaktive Überwachung von Übertragungsstatus und Datenintegrität können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand und gesetzeskonform ist. Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können oder eine Verbindung zwischen Ihrem Warenwirtschaftssystem und DATEV herstellen möchten, wie etwa mit hubspot datev, sind die hier genannten Schritte ein wichtiger Ausgangspunkt.
Ein datev kanzlei kann Sie zusätzlich bei der Einrichtung und Optimierung Ihrer digitalen Buchhaltungsprozesse unterstützen und Ihnen helfen, das volle Potenzial der Online-Buchhaltung auszuschöpfen.