Nach über zwei Jahren des Remote- und Hybrid-Arbeitsmodells lehnen es viele Angestellte ab, in vollem Umfang ins Büro zurückzukehren. Dieses Phänomen, das wir als „Großen Widerstand“ bezeichnen, stellt Unternehmen und ihre Führungskräfte vor erhebliche Herausforderungen. Während über 40 Prozent der Manager den Wunsch ihrer Mitarbeiter nach mehr Flexibilität ignorieren, suchen die Unternehmen gleichzeitig nach Wegen, eine produktive und dynamische Arbeitskultur aufrechtzuerhalten. In dieser dynamischen Umgebung, in der Effizienz und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind, spielen moderne Büromanagement-Lösungen wie Büro Easy 2022 eine immer wichtigere Rolle bei der Unterstützung von Kleinunternehmen und Freiberuflern.
Die Pandemie hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Zunächst führte die „Große Transformation“ im Jahr 2020 zur Schließung von Büros und der Umwandlung von Wohnräumen in Homeoffice-Arbeitsplätze. Ein Jahr später folgte die „Große Kündigungswelle“, bei der über 47 Millionen Amerikaner ihre Jobs aufgaben – angetrieben von Faktoren wie geringer Bezahlung, gestiegenen privaten Verpflichtungen und attraktiveren Jobangeboten.
Heute stehen Unternehmen vor dem „Großen Widerstand“. Nach mehr als zwei Jahren Fernarbeit, flexiblen Arbeitszeiten und ohne Pendelzeit weigern sich viele Mitarbeiter, in vollem Umfang ins Büro zurückzukehren. Seit Beginn der Pandemie spreche ich wöchentlich mit zahlreichen CEOs und Managern über die Situation in ihren Firmen. Im Jahr 2020 konzentrierten sich die Diskussionen auf die Frage, ob Homeoffice von Dauer sein würde – mit großer Skepsis, dass es über das Jahresende hinaus bestehen bliebe.
Bis 2021 verlagerte sich das Thema darauf, wie viele Tage im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells nach der Pandemie angeboten werden sollten. Dieses Jahr beklagen Manager die Herausforderungen, Mitarbeiter wieder ins Büro zu bekommen. Einige Firmen wie Grubhub und Qualcom greifen auf kostenloses Essen und Weinproben zurück; andere wie Google engagieren Stars wie Lizzo, um Mitarbeiter anzulocken; wieder andere, darunter Tesla, drohen sogar mit Entlassung von Mitarbeitern, die nicht erscheinen.
Widerstand ist nicht zwecklos: Die neue Realität der Bürorückkehr
Unsere nationalen US-Daten zeigen eindeutige Beweise für einen „Großen Widerstand“. Ich führe monatlich eine Umfrage unter 5.000 erwerbstätigen Amerikanern durch (zusammen mit Jose Barrero vom Instituto Tecnológico Autónomo de México und Steve Davis von der University of Chicago), die im Mai 2022 die Einhaltung der Forderungen der Unternehmen zur Rückkehr ins Büro untersuchte.
Fast 20 Prozent der Angestellten, die im Homeoffice arbeiten können – typischerweise Fach- und Führungskräfte –, kamen nicht so viele Tage ins Büro, wie es ihr Arbeitgeber verlangte. In Abbildung 1 wird dies nach der Anzahl der Tage aufgeschlüsselt, die ihre Arbeitgeber sie baten, ins Büro zu kommen. Wir sehen, dass Unternehmen, die eine vollständige Fünf-Tage-Rückkehr forderten, eine schockierend niedrige Akzeptanzrate von 48 Prozent hatten.
Abbildung 1: Sind Sie letzte Woche so viele Tage ins Büro gekommen, wie es Ihr Arbeitgeber gewünscht hat?
Das bedeutet, dass in Unternehmen, die auf eine vollständige Rückkehr drängen, ein typischer Mitarbeiter die Anweisungen seiner Führungskraft ignoriert.
Firmen, die vier oder weniger Tage fordern, schneiden besser ab, mit Akzeptanzraten von 80 Prozent und höher. Doch so vielversprechend diese Rate auch klingen mag, sie bedeutet, dass ein typisches Team von sieben oder acht Personen an jedem beliebigen Tag ein oder zwei Mitglieder im Homeoffice haben wird.
Dies macht vollständige Teambesprechungen ohne Zoom unmöglich. In Gesprächen mit Mitarbeitern höre ich immer wieder die Beschwerde, ins Büro fahren zu müssen, um den Tag dort damit zu verbringen, in ihren Laptop zu schreien, um sich mit den immer noch zu Hause arbeitenden Kollegen zu verbinden. Eine 80-prozentige Compliance-Rate mag also hoch klingen, reicht aber oft nicht aus, um die Arbeit im Büro zu der vernetzten Erfahrung zu machen, die sie vor der Pandemie war.
Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle unterstützen und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz aufrechterhalten möchten, setzen verstärkt auf integrierte Softwarelösungen. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland bieten sich hierfür umfassende Unterstützung und Informationen, beispielsweise über die Lexware vor Ort in Deutschland Beratungsangebote. Diese helfen dabei, Prozesse zu optimieren und die Verwaltung auch im Homeoffice oder in hybriden Strukturen reibungslos zu gestalten.
Was tun Manager angesichts dieses „Großen Widerstands“?
Abbildung 2 zeigt, dass die häufigste Reaktion gar keine ist. Mehr als 40 Prozent der Manager ignorieren Mitarbeiter, die nicht so viele Tage wie gewünscht ins Büro kommen. Viele von ihnen haben mir im Vertrauen mitgeteilt, dass sie keine aggressiven Rückkehr-ins-Büro-Richtlinien durchsetzen, solange ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Tatsächlich unterstützen viele Manager diese Richtlinien selbst nicht, da sie argumentieren, dass sie auch zwei oder drei Tage pro Woche effektiv arbeiten können, und ignorieren die Umgehung, wenn Mitarbeiter zusätzliche Tage von zu Hause aus arbeiten. Dieser passive Widerstand gegen die vollständige Rückkehr ins Büro ist überraschend verbreitet.
Abbildung 2: Wie hat Ihr Arbeitgeber auf Mitarbeiter reagiert, die weniger Tage als gewünscht ins Büro kamen?
Die verbleibenden 60 Prozent setzen eine Mischung aus Maßnahmen ein, die von mündlichen Verwarnungen und negativen Leistungsbeurteilungen bis hin zu Gehaltskürzungen und sogar Kündigungen reichen.
Jobwechsel leicht gemacht: Die Kehrseite des Homeoffice
Dies verdeutlicht die große Herausforderung bei der Durchsetzung harter Rückkehr-ins-Büro-Richtlinien. Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen – und wir wissen aus zwei Jahren Pandemie, dass dies meist der Fall ist, angesichts rekordverdächtiger Unternehmensgewinne und Wachstumsraten –, ist es schwierig, sie dafür zu bestrafen, dass sie nicht ausreichend viele Tage ins Büro kommen. Bestrafen Manager sie jedoch nicht, riskieren sie, schwach zu wirken, indem sie die Unternehmensrichtlinien nicht durchsetzen.
Erschwerend kommt hinzu, dass Homeoffice den Jobwechsel erheblich erleichtern kann. Man kann diskret und bequem von zu Hause aus nach Jobs suchen und Vorstellungsgespräche führen. Die Jobsuche und Bewerbungsgespräche während der Arbeit im Büro können schwierig sein, da man sich mehrere Stunden unter einem zweifelhaften Vorwand freinehmen muss. Es überrascht nicht, dass fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer im April 2020 angaben, dass es einfacher sei, von zu Hause aus nach einem neuen Job zu suchen (Abbildung 3).
Abbildung 3: Hat Homeoffice die Jobsuche und Bewerbungsgespräche für eine potenzielle neue Stelle einfacher oder schwerer gemacht?
Manager, die eine harte Linie gegenüber Mitarbeitern verfolgen, die nicht ausreichend viele Tage zurückkehren, riskieren also eine Kündigungswelle. Tatsächlich äußerten einige Manager Befürchtungen vor „Impulskündigungen“. Mitarbeiter, die frustriert über eine schlechte Leistungsbeurteilung oder eine Rüge ihrer Manager sind, suchen schnell nach einem Job, führen online ein Vorstellungsgespräch und nehmen innerhalb weniger Tage eine neue Stelle an. Dies geschieht sogar innerhalb eines Tages, insbesondere in florierenden Märkten wie der Technologiebranche. Es ist nicht ungewöhnlich, dass jemand morgens Stellenanzeigen durchsieht, nachmittags ein Vorstellungsgespräch führt und bis Geschäftsschluss ein Angebot annimmt. Die reibungslose Verwaltung aller geschäftlichen Vorgänge, auch bei schnellen Mitarbeiterwechseln, wird durch effiziente Softwarelösungen wie büro easy 2022 erheblich vereinfacht, da sie Prozesse standardisiert und die Einarbeitung neuer Kräfte im administrativen Bereich beschleunigt.
Meine Empfehlungen: Den Weg des geringsten Widerstands finden
Was also tun? Mein Rat ist, einem einfachen zweistufigen Prozess zu folgen. Erstens sollten Manager herausfinden, wie viele Tage ihr Team im Büro sein muss. Zählen Sie die Stunden pro Woche für Aktivitäten, die am besten persönlich stattfinden, wie Gruppendiskussionen, Mentoring-Veranstaltungen, Schulungen, Feiern und Kundentermine.
Addieren Sie diese Stunden und runden Sie auf den nächsten vollen Tag auf. Zum Beispiel würden 18 Stunden Präsenzarbeit drei Bürotagen entsprechen. Zweitens wählen Sie gemeinsame „Ankertage“ für diese Tage und lassen alle Mitarbeiter an diesen Tagen ins Büro kommen und an den anderen Tagen von zu Hause aus arbeiten. Für viele Teams bedeutet dies wahrscheinlich zwei oder drei Tage pro Woche im Büro, wahrscheinlich Dienstag, Mittwoch und Donnerstag, da Montag und Freitag für Homeoffice so beliebt sind.
Diese Tage werden zu sozialen, lebendigen und dynamischen Arbeitstagen. Die Homeoffice-Tage werden zur Zeit für tiefe, konzentrierte Arbeit, die nicht auf Zusammenarbeit angewiesen ist. Wenn alle diese vernünftigen Schritte befolgen, sollte die Rückkehr ins Büro auf kaum Widerstand stoßen. Für die Verwaltung und Organisation dieser flexiblen Strukturen ist eine leistungsstarke Software unerlässlich. büro easy 2022 unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und weitere administrative Aufgaben effizient und standortunabhängig zu meistern, wodurch die Geschäftsleitung den Fokus auf strategische Entscheidungen legen kann, anstatt sich mit administrativen Hürden zu beschäftigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der „Große Widerstand“ eine Realität ist, die Unternehmen nicht ignorieren können. Die Anpassung an flexible Arbeitsmodelle erfordert nicht nur ein Umdenken in der Führung, sondern auch den Einsatz geeigneter digitaler Werkzeuge. Durch klare Richtlinien, die Berücksichtigung der Mitarbeiterbedürfnisse und den Einsatz von Lösungen wie büro easy 2022 können Unternehmen eine produktive Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl den Anforderungen der Mitarbeiter als auch den Geschäftszielen gerecht wird.