Das Microsoft Dynamics 365 Business Central Excel Add-In ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Daten effizient verwalten und bearbeiten möchten. Es ermöglicht Benutzern, direkt aus Business Central heraus Daten in Excel zu öffnen, zu bearbeiten und die Änderungen nahtlos zurück ins ERP-System zu übertragen. Diese Funktion, bekannt als „In Excel bearbeiten“, geht über die einfache Option „In Excel öffnen“ hinaus, indem sie eine bidirektionale Datensynchronisation ermöglicht. Für Administratoren und Benutzer ist es entscheidend zu verstehen, wie dieses Add-In bereitgestellt, konfiguriert und bei Problemen behoben wird, um maximale Effizienz zu gewährleisten.
Überblick über das Business Central Excel Add-In
Das Add-In, offiziell als Microsoft Dynamics Office-Add-In bezeichnet, ist im Office Store (Marketplace) verfügbar und lässt sich problemlos installieren. Nach der Installation steht die Aktion „In Excel bearbeiten“ auf den meisten Listen- und Listenteilseiten über das Freigabe-Symbol zur Verfügung. Es ist wichtig zu beachten, dass das Add-In derzeit ausschließlich unter Windows funktioniert.
Bereitstellungsoptionen für Administratoren
Für die Bereitstellung des Business Central Excel Add-Ins in einer Online-Umgebung stehen Administratoren verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Individueller Erwerb: Benutzer installieren das Add-In selbstständig aus dem Office Store. Dies setzt voraus, dass sie Zugriff auf den Download von Dateien aus dem Store haben.
- Zentralisierte Bereitstellung: Administratoren konfigurieren die zentrale Bereitstellung im Microsoft 365 Admin Center. Hierbei wird das Add-In automatisch für die gesamte Organisation, für bestimmte Gruppen oder einzelne Benutzer installiert, auch wenn der Zugriff auf den Office Store eingeschränkt ist.
Die Benutzererfahrung unterscheidet sich je nach Bereitstellungsszenario:
- Individueller Erwerb: Beim ersten Aufruf der Aktion „In Excel bearbeiten“ öffnet sich der Bereich „Neues Office Add-in“ in Excel. Benutzer müssen dem Add-In vertrauen und sich anschließend mit ihren Business Central Anmeldedaten anmelden.
- Zentralisierte Bereitstellung: Das Add-In wird automatisch aus der zentralisierten Bereitstellung in Excel installiert. Benutzer müssen sich lediglich bei Business Central anmelden.
Bei beiden Methoden wird das Add-In automatisch für die Verbindung mit Business Central konfiguriert. Eine dritte Option ist die manuelle Installation direkt aus Excel, bei der Benutzer die Verbindung selbst konfigurieren müssen.
Wechsel zwischen Bereitstellungsoptionen
Ein Wechsel von der individuellen zur zentralisierten Bereitstellung oder umgekehrt kann Auswirkungen auf bestehende Excel-Dateien haben, die zuvor mit der „In Excel bearbeiten“-Funktion erstellt wurden. Benutzer können diese Dateien zwar weiterhin öffnen, jedoch keine Datenaktualisierungen aus Business Central abrufen oder Änderungen dorthin zurücksenden. Dies liegt daran, dass jede Excel-Datei eine Add-In-Kennung erhält, die bei einem Wechsel der Bereitstellung blockiert wird.
Vorbereitung für On-Premises-Installationen
Für Business Central On-Premises-Installationen ist es unerlässlich, dass die Umgebung korrekt für das Business Central Excel Add-In konfiguriert ist. Ist dies nicht der Fall, steht die Aktion „In Excel bearbeiten“ den Benutzern nicht zur Verfügung. Detaillierte Informationen zur Einrichtung finden Sie in der Dokumentation für Entwickler und IT-Experten.
Zentrale Bereitstellung des Add-Ins über das Microsoft 365 Admin Center
Die zentrale Bereitstellung ist eine Funktion im Microsoft 365 Admin Center, mit der Add-Ins automatisch in Office-Anwendungen wie Excel installiert werden können. Business Central unterstützt Sie dabei mit der assistierten Einrichtung “Excel-Add-In Zentrale Bereitstellung”.
Vorbemerkungen
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Aktivierung der zentralen Bereitstellung ausschließlich Funktionen betrifft, die das Excel-Add-In nutzen, wie die Aktion „In Excel bearbeiten“. Sie hat keine Auswirkungen auf andere Excel-bezogene Funktionen oder Benutzerberechtigungen in Business Central.
Einrichtung der zentralen Bereitstellung
Die Konfiguration erfolgt in Business Central und im Microsoft 365 Admin Center:
- Wählen Sie in Business Central in der oberen rechten Ecke die Suchfunktion (Alt+Q) aus, geben Sie „Excel-Add-In Zentrale Bereitstellung“ ein und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
- Lesen Sie die Informationen auf der Seite „Business Central Excel-Add-In Einrichtung“ und wählen Sie „Weiter“.
- Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und navigieren Sie zu „Integrierte Apps“. Führen Sie folgende Schritte aus, um das Add-In für die Bereitstellung aus dem Office Store zu konfigurieren:
- Wählen Sie „Apps abrufen“, um den Office Store (Marketplace) zu öffnen.
- Suchen Sie nach „Microsoft Dynamics Office-Add-In“ und wählen Sie „Jetzt abrufen“.
- Geben Sie auf der Seite „Benutzer hinzufügen“ die Benutzer an, für die das Add-In bereitgestellt werden soll, und wählen Sie „Weiter“.
- Überprüfen Sie die „Berechtigungsanforderungen akzeptieren“ und wählen Sie „Weiter“ > „Bereitstellung abschließen“.
- Warten Sie, bis neben dem Add-In ein grünes Häkchen bei „Bereitgestellt“ erscheint, und wählen Sie dann „Fertig“.
- Das Add-In wird nun auf der Seite „Add-Ins“ angezeigt. Weitere Informationen zur Bereitstellung finden Sie in der Microsoft 365 Admin Center-Dokumentation.
- Kehren Sie zur assistierten Einrichtung „Excel-Add-In Zentrale Bereitstellung“ in Business Central zurück und wählen Sie „Weiter“.
- Aktivieren Sie die Option „Zentrale Bereitstellung verwenden“ und wählen Sie „Fertig stellen“. Wenn diese Option nicht aktiviert wird, bezieht Business Central das Add-In direkt aus dem Office Store.
Sie können die Bereitstellung im Microsoft 365 Admin Center jederzeit anpassen, beispielsweise um weitere Benutzer zuzuweisen. Bei mehreren Umgebungen muss die assistierte Einrichtung „Excel-Add-In Zentrale Bereitstellung“ in jeder Umgebung ausgeführt werden, in der die zentrale Bereitstellung genutzt werden soll. Die Konfiguration im Microsoft 365 Admin Center muss jedoch nicht wiederholt werden; es reicht, den Schalter „Zentrale Bereitstellung verwenden“ zu aktivieren. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis das Add-In bei den Benutzern in Excel automatisch bereitgestellt wird.
Individueller Erwerb: Manuelle Installation für den Eigengebrauch
In den meisten Fällen wird das Add-In automatisch installiert oder Sie werden zur Installation aufgefordert, wenn Sie Excel aus Business Central öffnen. Es kann jedoch Situationen geben, in denen eine manuelle Installation erforderlich ist.
- Öffnen Sie Excel und eine beliebige Excel-Arbeitsmappe.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ die Option „Add-Ins“ und dann „Weitere Add-Ins“.
- Navigieren Sie zu „Administratoren verwaltet“ und suchen Sie nach „Microsoft Dynamics Office Add-In“. Ist es verfügbar, wählen Sie es aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Falls nicht, wechseln Sie zum „Store“, suchen Sie nach „Microsoft Dynamics Office Add-In“ und folgen Sie den Anweisungen zur Installation.
Nach der Installation erscheint das Add-In als Bereich in Excel. Als Nächstes müssen Sie die Verbindung konfigurieren.
Konfiguration der Business Central-Verbindung
Sollte ein Benutzer keine automatische Verbindung herstellen können, helfen folgende Schritte:
- Wählen Sie im Bereich „Microsoft Dynamics“ des Add-Ins in Excel die Option „Serverinformationen hinzufügen“. Ist diese Option nicht verfügbar, klicken Sie auf das Symbol oben, um das Optionen-Dialogfeld zu öffnen.
- Für Business Central Online setzen Sie die „Server-URL“ auf
https://exceladdinprovider.smb.dynamics.com. Für Business Central On-Premises verwenden Sie die URL des Webclients, z.B.https://meinBCserver/240. - Wählen Sie „OK“ und bestätigen Sie das Neuladen der App.
- Melden Sie sich bei Aufforderung mit Ihrem Business Central Benutzernamen und Passwort an.
- Wählen Sie optional die Umgebung und das Unternehmen aus, mit dem Sie sich verbinden möchten.
Das Add-In ist nun mit Business Central verbunden, und Sie können Daten bearbeiten und Änderungen an Business Central veröffentlichen.
Vorbereitung von Geräten und Netzwerk für das Excel-Add-In
Netzwerkdienste wie Proxys oder Firewalls müssen die Weiterleitung zwischen jedem Client-Gerät, auf dem das Add-In installiert ist, und verschiedenen Dienstendpunkten zulassen. Eine Liste der erforderlichen Endpunkte finden Sie in der Dokumentation „Vorbereiten Ihres Netzwerks für das Excel-Add-In“.
Fehlerbehebung bei Problemen mit dem Excel-Add-In
Gelegentlich können Benutzer auf Probleme mit dem Excel-Add-In stoßen. Dieser Abschnitt bietet Tipps zur Fehlerbehebung in bestimmten Situationen.
| Problem | Lösung oder Umgehung | Kommentare |
|---|---|---|
| Das Add-In startet nicht. Zum Beispiel erhält der Benutzer die Meldung “Add-In-Warnung: Dieses Add-In ist nicht mehr verfügbar”, wenn er versucht, das Add-In zu verwenden. Dieses spezielle Problem kann auftreten, wenn die zentrale Bereitstellung korrekt konfiguriert ist, der Benutzer jedoch keinen Zugriff zugewiesen wurde. | Überprüfen Sie, ob das Add-In zentral bereitgestellt ist. Oder überprüfen Sie, ob dem Benutzer die lokale Installation blockiert wurde. | Der Administrator kann Office so konfigurieren, dass Benutzer keine Add-Ins erwerben können. In diesem Fall muss der Administrator das Add-In zentral bereitstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Bereitstellen von Add-Ins im Admin Center. |
| Daten werden nicht in Excel geladen. | Testen Sie die Verbindung, indem Sie eine andere Liste in Excel aus Business Central öffnen. Oder öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel in einem Browser. | Wenn der Benutzer einen Firmennamen mit Sonderzeichen angegeben hat, kann das Add-In keine Verbindung herstellen. |
| Daten können nicht zurück nach Business Central veröffentlicht werden. | Testen Sie die Verbindung, indem Sie die Arbeitsmappe in Excel in einem Browser öffnen. | Manchmal kann eine Erweiterung den Veröffentlichungsprozess blockieren. Wenn die Seite erweitert oder angepasst wurde, entfernen Sie die Erweiterungen und versuchen Sie es erneut. |
| Die Daten sind falsch. | Excel zeigt möglicherweise Uhrzeiten und Daten in einem anderen Format an als Business Central. Dieser Zustand macht sie nicht falsch, und die Daten in Business Central werden nicht durcheinander gebracht. | |
| Für einige Listenseiten führt das Bearbeiten mehrerer Zeilen in Excel konsequent zu Fehlern. Dieser Zustand kann auftreten, wenn OData-Aufrufe FlowFields und Felder außerhalb des Repeater-Steuerelements enthalten. | Wählen Sie auf der Seite Webdienste die Kontrollkästchen Nicht bearbeitbare FlowFields ausschließen und Felder außerhalb des Repeaters ausschließen für die veröffentlichte Seite aus. Das Auswählen dieser Kontrollkästchen schließt nicht bearbeitbare FlowFields und Felder aus der eTag-Berechnung aus. | Diese Kontrollkästchen sind standardmäßig ausgeblendet. Um sie auf der Seite Webdienste anzuzeigen, verwenden Sie die Personalisierung. |
| Benutzer können sich nicht mehr beim Add-In anmelden. Wenn sie versuchen, sich anzumelden, wird der Vorgang ohne Abschluss beendet. | Dieses Problem kann aufgrund eines Updates auftreten, das wir am Add-In vorgenommen haben. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration des Excel-Add-Ins zur Unterstützung des Juli 2022-Updates ändern. | Gilt nur für Business Central On-Premises. |
| Das Add-In kommuniziert über die API v2.0 für Dynamics 365 Business Central, und alle Einschränkungen dieser API werden automatisch übernommen. Ein Beispiel für eine Einschränkung ist, wenn Sie versuchen, eine Liste zu bearbeiten und die zugrunde liegende Karte ein Bestätigungsdialogfeld in ihrer AL-Logik verwendet, z.B. als Validierungslogik. | Manchmal gibt es nichts zu tun, da es eine Designentscheidung ist, dass der Benutzer die Änderung explizit bestätigen muss. Wenn die Bestätigung bei Verwendung von „In Excel bearbeiten“ vernachlässigbar ist, können Sie den Aufruf des Bestätigungsdialogfelds in eine If-Bedingung einschließen, die überprüft, ob der Clienttyp von ODataV4 abweicht, z.B. if SESSION.CurrentClientType() <> ClientType::ODataV4 then. | Es kann andere Clients geben, bei denen Sie das Bestätigungsdialogfeld entfernen möchten, z.B. OData und SOAP. |
| Wenn Sie In Excel bearbeiten auswählen, wird die folgende Meldung angezeigt: „Bestimmte auf der Seite angewendete Filter sind in Office nicht verfügbar, daher werden mehr Zeilen angezeigt als in Business Central. Entfernte Filter: …“. | Wenn der entfernte Filter für ein Feld gilt, das Sie über eine AL-Erweiterung hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass der Seitenfeldname und der zugrunde liegende Tabellenfeldname identisch sind. Zum Beispiel muss für das Seitenfeld field("Customer Name", Rec."Customer Name") der Tabellenfeldname “Customer Name” field(1; "Customer Name"; Text) sein. Wenn der entfernte Filter sich auf ein Feld bezieht, das Microsoft oder einem Nicht-Microsoft-Anbieter gehört, kann der Filter, obwohl er in Business Central entfernt wurde, immer noch auf der Registerkarte „Filter“ des Office Add-Ins verfügbar sein. Der Nachteil hierbei ist, dass er jedes Mal manuell angewendet werden müsste. Um Felder dauerhaft zu korrigieren, über die Sie keine Kontrolle haben, wenden Sie sich an den Eigentümer der Erweiterung. |
Bekannte Einschränkungen in der Geschäftslogik
| Seite | Einschränkung | Kommentare |
|---|---|---|
| Verkaufsaufträge | Fehlermeldung: „Microsoft Dynamics 365 Business Central Data Services versuchte, einen Client-Rückruf zum Ausführen der Seite 301 Lieferadresse Liste als modal auszugeben.“ Client-Rückrufe werden auf Microsoft Dynamics 365 Business Central Data Services nicht unterstützt. | Der Liefercode auf der Seite Verkaufsauftrag ist nur mit bestimmten Lieferoptionen bearbeitbar. Das Setzen von Alternativer Lieferadresse auf Lieferung an öffnet das modale Dialogfeld Lieferadresse Liste, das nicht mit „In Excel bearbeiten“ kompatibel ist. |
| Projekt Journal | Die Aktualisierung des Feldes Einzelpreis löst keine Aktualisierung des Feldes Zeilenbetrag aus. Stattdessen wird der Zeilenrabatt aktualisiert. | Im Webclient können Sie Felder in beliebiger Reihenfolge aktualisieren – Preis, Betrag, Zeilenrabatt. Andere Felder werden automatisch aktualisiert. Um kaskadierende Updates zu vermeiden, verfügen die Felder über eine erweiterte Logik, die auf xRec basiert, das bei Aufrufen über APIs ein anderes Verhalten zeigt. |
Bekannte Einschränkungen bei der Metadaten-Generierung
Bei der Verwendung von „In Excel bearbeiten“ in Business Central, sei es durch Auswahl der Aktion auf einer Seite oder wenn das Excel-Add-In nach dem Öffnen einer Excel-Arbeitsmappe geladen wird, kann es zu folgendem Fehler kommen: „Metadaten konnten für die Entität nicht abgerufen werden, da sie nicht gefunden wurde.“
Dieser Fehler tritt auf, wenn die Seite, die Sie ändern möchten, für die effektive Verarbeitung durch „In Excel bearbeiten“ zu komplex wird. Die Hauptursache ist die Installation mehrerer Erweiterungen, die Felder mit identischen Feldnamen zur selben übergeordneten Seite hinzufügen, was zu Konflikten führt. Es ist auch möglich, dass eine einzelne Erweiterung die Metadaten-Generierung blockiert.
Einzelne Erweiterung blockiert die Metadaten-Erstellung
Betrachten Sie das folgende Szenario mit Erweiterung A, die die Seiten-Erweiterung CustomerCardExtA und die Seite WebViewerA mit PageType = CardPart enthält. Wenn Metadaten für die Seite Kundenkarte generiert werden, bewertet der Algorithmus jedes einzelne Feld, einschließlich der von Erweiterungen hinzugefügten Felder. Wenn jedoch Erweiterung A installiert ist, schlägt dieser Prozess fehl, da WebViewerA nicht dieselbe Quelltabelle wie die Seite Kundenkarte verwendet.
Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie der Seite WebViewerA eine SourceTable-Eigenschaft für Customer hinzufügen. Ein Beispiel für diese Änderung kann in den Code-Snippets mit CustomerCardExtB und WebViewerB beobachtet werden.
In einigen Fällen müssen Sie das CardPart möglicherweise auf mehreren Seiten einbetten, ohne auf eine bestimmte Quelltabelle zu verweisen. Für solche Szenarien empfiehlt es sich, für jede Seite, auf der Sie auch Metadaten generieren müssen, ein separates CardPart zu erstellen und die gemeinsame Logik in einer Codeunit zu refaktorisieren.
Mehrere Erweiterungen verursachen Kollisionen
Um dieses Problem zu lösen, gibt es zwei potenzielle Ansätze:
- Erweiterungen deaktivieren: Um festzustellen, welche Erweiterung den Konflikt verursacht, können Sie Erweiterungen, die die Seite beeinflussen, nacheinander deaktivieren. Dieser Ansatz ist jedoch möglicherweise nicht ideal, wenn die fraglichen Erweiterungen für Ihre Geschäftsprozesse notwendig sind.
- Erweiterungscode ändern: Diese Lösung beinhaltet die Analyse der Ursache des Problems und die Behebung durch Änderung des Codes der kollidierenden Erweiterungen.
Um dieses Problem besser zu verstehen, betrachten Sie das folgende Beispiel mit der Seite Kundenkarte (ID 21). Wenn Sie sich auf der Seite Kundenliste (ID 22) befinden und In Excel bearbeiten auswählen, wird im Hintergrund ein Webdienst generiert, der die Felder der Seite Kundenkarte verfügbar macht. Dieser Webdienst enthält alle auf der Seite Kundenkarte definierten Seitenfelder, während Tabellenfelder nur verfügbar gemacht werden, wenn sie einem Seitenfeld entsprechen oder Teil des Primärschlüssels sind.
Wenn eine Erweiterung installiert wird, die die Seite Kundenkarte erweitert, werden die von der Erweiterung hinzugefügten Felder ebenfalls im Webdienst verfügbar gemacht. Während Erweiterungen keine Seitenfelder mit denselben Namen wie bereits auf der Seite Kundenkarte vorhandene Felder erstellen können, können dennoch Konflikte entstehen, wenn mehrere Erweiterungen Felder mit identischen Namen hinzufügen.
Angenommen, die folgende Erweiterung, bezeichnet als A, ist installiert: