Die effiziente Verwaltung der Hotelbuchhaltung ist eine zentrale Säule für den Erfolg jedes Beherbergungsbetriebs. In einer zunehmend digitalisierten Welt verlassen sich Hotels auf Property Management Systeme (PMS) wie MEWS, um ihre Abläufe zu optimieren. Gleichzeitig ist DATEV in Deutschland der Goldstandard für professionelle Finanzbuchhaltung. Eine reibungslose MEWS DATEV Integration ist daher unerlässlich, um manuelle Aufwände zu minimieren, Fehler zu vermeiden und die Compliance zu gewährleisten. Diese Integration, die Daten von MEWS über Exportdateien an DATEV übermittelt, stellt sicher, dass Ihre Buchhaltungsdaten präzise und zeitnah verarbeitet werden. Für Betriebe, die ihre Buchhaltungsprozesse modernisieren möchten, ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner wie Omniboost, der sich auf effiziente datev smartexperts Lösungen konzentriert, von entscheidender Bedeutung.
Teil 1: Der allgemeine Einrichtungsprozess der MEWS-DATEV-Integration
Der Prozess der Einrichtung der MEWS-DATEV-Buchhaltungsintegration von Anfang bis Ende gliedert sich in folgende Schritte:
1.1 Integration im MEWS Marketplace anfordern
Nachdem Sie die DATEV-Integration im MEWS Marketplace angefordert haben, erhält Omniboost automatisch Ihre Anfrage und wird sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.
1.2 Bevorzugten Buchungsfluss festlegen
Im nächsten Schritt teilen Sie Omniboost bitte Ihren bevorzugten Buchungsfluss mit. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in Teil 2 dieses Artikels.
1.3 MEWS (Buchhaltungs-)Einrichtung abschließen
Bevor die Integration getestet werden kann, ist es notwendig, Ihre MEWS (Buchhaltungs-)Einrichtung vollständig abzuschließen. Die hierfür relevanten Schritte sind in Teil 3 dieses Artikels beschrieben.
1.4 Notwendige (Buchhaltungs-)Informationen bereitstellen
Um eine korrekte Übertragung der Daten zu gewährleisten, müssen Sie Omniboost die erforderlichen buchhalterischen Informationen zur Verfügung stellen. Eine Übersicht dieser Angaben finden Sie in Teil 4.
1.5 Omniboost richtet die Buchhaltungsintegration ein
Sobald Omniboost alle notwendigen Informationen und den gewünschten Buchungsfluss erhalten hat, kann die Buchhaltungsintegration innerhalb weniger Werktage von Ihrem Ansprechpartner bei Omniboost eingerichtet werden.
1.6 Test-Exportdateien prüfen
Stehen Buchhaltungsdaten im MEWS Buchhaltungsbericht zur Verfügung, können Test-Exportdateien generiert werden. Diese werden Ihnen per E-Mail zugesandt und können von Ihrer Buchhaltungsabteilung überprüft werden. Das Dateiformat ist dabei optimal für den Import in DATEV geeignet.
1.7 Integration aktivieren
Nachdem Ihre Buchhaltungsabteilung die Test-Exportdateien verifiziert und deren Korrektheit bestätigt hat, kann Ihr Omniboost-Ansprechpartner die Integration aktivieren. Ab diesem Zeitpunkt generiert und versendet die Integration die Exportdateien vollautomatisch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adressliste.
Teil 2: Den bevorzugten Buchungsfluss bestimmen: „Closed Flow“ oder „Consumed Flow“
Bevor Omniboost die MEWS DATEV Integration einrichten kann, müssen Sie Ihren bevorzugten Buchungsfluss festlegen. Informationen zu den unterstützten Buchungsflüssen (“Closed Flow” oder “Consumed Flow”) finden Sie in Teil 2 dieses Artikels: Unterstützte Buchungsflüsse. Bitte teilen Sie uns mit, welchen Buchungsfluss Sie bevorzugen.
Teil 3: Ihre MEWS (Buchhaltungs-)Einrichtung abschließen
Um die MEWS-DATEV-Buchhaltungsintegration testen zu können, müssen Sie Ihre MEWS (Buchhaltungs-)Einrichtung abschließen. Die genauen Schritte hierfür finden Sie in Teil 1 des Artikels MEWS Accounting Setup. Eine präzise zeiterfassung datev der relevanten Daten innerhalb von MEWS ist hierfür die Grundlage.
Teil 4: Notwendige (Buchhaltungs-)Informationen für die Integration
Für eine korrekte Übertragung der Buchhaltungsdaten von MEWS zu DATEV sind verschiedene buchhalterische Informationen erforderlich. Bitte finden Sie diese Punkte unten aufgeführt und stellen Sie sie Ihrem Ansprechpartner bei Omniboost zur Verfügung.
4.1 „Closed Flow“ oder „Consumed Flow“?
Wie bereits in Teil 2 dieses Artikels erwähnt, ist die Wahl des Buchungsflusses entscheidend.
4.2 Sachkonto für Gastkonten (Guest Ledger)
Bitte geben Sie uns ein Sachkonto für Gastkonten (Guest Ledger Account Code) an. Eine detaillierte Erklärung zum Gastkonten-Sachkonto finden Sie in diesem Artikel: Understanding the Guest Ledger Account. Beachten Sie, dass dieses Sachkonto nicht in MEWS erstellt werden sollte, sondern der Code direkt in die Integration eingetragen wird.
4.3 Fallback-Sachkonto für Einnahmen
Bitte stellen Sie ein Fallback-Sachkonto für Einnahmen zur Verfügung. Eine ausführliche Erklärung zu Fallback-Sachkonten finden Sie hier: Fallback Ledger Accounts for Revenues and Payments.
4.4 Fallback-Sachkonto für Zahlungen
Ebenso ist ein Fallback-Sachkonto für Zahlungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie im oben genannten Artikel zu Fallback-Sachkonten.
4.5 Länge der Debitorennummern
Wir können die Integration so konfigurieren, dass die Länge der Debitorennummern festgelegt wird, z.B. 7- oder 8-stellig. Die Mindestlänge der Debitorennummer sollte dabei der Länge der zuletzt in MEWS erstellten Firmenprofile entsprechen. Diese finden Sie unter: MEWS Menü > Profile > Firmen.
4.6 Präfix für Debitorennummern
Die Integration kann ein festes Präfix für Debitorennummern vergeben. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass jede Debitorennummer mit “20” beginnt, geben wir dies als Präfix in der Buchhaltungsintegration ein. Ein Präfix ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Beispiel einer Debitorennummer:
Angenommen:
- Die Firmennummer des Debitors in MEWS ist 28520
- Die Länge des Debitorencodes (in der Integration eingestellt) beträgt 7 Ziffern
- Das Präfix des Debitorencodes (in der Integration eingestellt) ist 20
- Die generierte Debitorennummer wäre in diesem Fall: 2028520
Ein weiteres Beispiel:
- Die Firmennummer des Debitors in MEWS ist 2852
- Die Länge des Debitorencodes (in der Integration eingestellt) beträgt 7 Ziffern
- Das Präfix des Debitorencodes (in der Integration eingestellt) ist 20
- Die generierte Debitorennummer wäre in diesem Fall: 2002852
- Da die Firmenprofilnummer in MEWS 4 Ziffern hat, fügt die Integration eine zusätzliche Null hinzu, um eine 7-stellige Debitorennummer zu generieren.
4.7 DATEV Beraternummer
Bitte geben Sie Ihre DATEV Beraternummer an.
4.8 DATEV Mandantennummer
Bitte geben Sie Ihre DATEV Mandantennummer an.
4.9 Häufigkeit der Exportdateien
Teilen Sie uns mit, ob Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Exportdateien bevorzugen.
4.10 Empfänger-E-Mail-Adressen
Bitte geben Sie die E-Mail-Adressen an, an die die Exportdateien gesendet werden sollen. Es können beliebig viele Adressen angegeben werden.
Die untenstehende Tabelle fasst die oben beschriebenen erforderlichen Buchhaltungsinformationen zusammen.
Eine effiziente datev schnittstelle wie diese minimiert den Aufwand und erhöht die Datenqualität.
| Buchungsfluss: „Closed“ oder „Consumed“? |
|---|
| Gastkonten-Sachkonto |
| Fallback-Sachkonto für Einnahmen |
| Fallback-Sachkonto für Zahlungen |
| Länge der Debitorennummer |
| Präfix für Debitorennummer |
| DATEV Beraternummer |
| DATEV Mandantennummer |
| Tägliche, wöchentliche oder monatliche Exportdateien |
| E-Mail-Adresse(n) |
Möglicherweise ist Ihnen aufgefallen, dass wir bei der MEWS DATEV Integration keine Umsatzsteuercodes oder Umsatzsteuer-Sachkonten abfragen. Dies liegt daran, dass die Umsatzsteuer beim Import der Exportdateien in DATEV berechnet und gebucht wird. Wir empfehlen Ihnen, MEWS so einzurichten, dass alle Buchungspositionen unter einer Buchhaltungskategorie denselben Umsatzsteuersatz haben. Andernfalls könnte es vorkommen, dass DATEV Schwierigkeiten bei der Berechnung der korrekten Umsatzsteuerbeträge hat.
Teil 5: Abgleich der Exportdateien mit MEWS PMS-Daten
Der Abgleich der Buchhaltungsdaten aus MEWS mit den von der Omniboost Buchhaltungsintegration generierten Exportdateien erfolgt über den MEWS Buchhaltungsbericht.
Bitte beachten Sie, dass die Buchhaltungsintegration standardmäßig Daten aus dem Buchhaltungsbericht auf einer 12:00 Uhr bis 12:00 Uhr-Basis extrahiert. In diesem Fall betrachten wir 12:00 Uhr als Tagesende für Ihr Hotel. Falls Sie ein anderes Tagesende bevorzugen (z.B. 02:00 Uhr, was bedeutet, dass die Daten von 02:00 Uhr bis 02:00 Uhr extrahiert werden), wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Omniboost.
Bei Verwendung eines „Closed Accounting Flow“ sollten Sie den Buchhaltungsbericht wie folgt ausführen:
(Hier würde ein Screenshot der MEWS-Konfiguration für den Closed Flow stehen, falls vorhanden.)
Bei Verwendung eines „Consumed Accounting Flow“ sollten Sie den Buchhaltungsbericht wie folgt ausführen:
(Hier würde ein Screenshot der MEWS-Konfiguration für den Consumed Flow stehen, falls vorhanden.)
Beachten Sie, dass der Inhalt und die Spalten der Exportdateien mit den DATEV-Datenimportanforderungen kompatibel sind.
Abgleich der Buchungssatz-Datei (EXTF-Datei)
Im Folgenden finden Sie eine Erklärung (einiger) der Spalten in der Buchungssatz-Exportdatei. Wenn Sie sich über den Inhalt einer der Spalten in der Exportdatei unsicher sind, wenden Sie sich bitte an support@omniboost.io. Eine nahtlose datev einzelplatzlizenz kann von diesen Exporten profitieren.
| Spaltenname | Inhalt der Spalte |
|---|---|
| Umsatz | Der Umsatz- oder Zahlungsbetrag (oder Anzahlungsbetrag) wie im Buchhaltungsbericht ausgewiesen |
| Soll/Haben | Ob der Betrag auf der Soll- oder Habenseite gebucht wird |
| Konto | Das Sachkonto, auf das der Betrag gebucht wird |
| Gegenkonto | Das Gegenkonto (d.h. Gastkonten-Sachkonto) |
| Belegdatum | Das Datum des Eintrags |
| Belegfeld 1 | Dies ist in der Regel die Rechnungsnummer aus dem Bericht „Rechnungen & Gutschriften“ in MEWS. |
| Buchungstext | Dies ist die Beschreibung. Für Einnahmen verwenden wir in der Regel den Namen der Buchhaltungskategorie (aus MEWS) als Beschreibung. Für Zahlungen und Anzahlungen verwenden wir in der Regel den Kunden- oder Firmennamen als Beschreibung. |
| KOST1 Kostenstelle | Dies sind Kostenstellencodes. Wenn Sie Werte in der Spalte „Kostenstellencode“ in der Übersicht der Buchhaltungskategorien in MEWS eingegeben haben, wird die Buchhaltungsintegration diese Werte in die Spalte Kostenstelle aufnehmen. |
Abgleich der Debitoren-Datei (C-Datei)
Die Debitoren-Datei wird generiert, wenn in MEWS Rechnungen ausgestellt wurden. Sie können dies überprüfen, indem Sie den Bericht Rechnungen & Gutschriften einsehen.
Im Folgenden finden Sie eine Erklärung (einiger) der Spalten in der Debitoren-Exportdatei. Wenn Sie sich über den Inhalt einer der Spalten in der Exportdatei unsicher sind, wenden Sie sich bitte an support@omniboost.io.
| Spaltenname | Inhalt der Spalte |
|---|---|
| Konto | Dies ist die Debitorennummer. Beachten Sie, dass die Debitorennummer aus dem Präfix der Debitorennummer, der Firmennummer in MEWS* und der Länge der Debitorennummer besteht. Beispiele hierfür finden Sie weiter oben in diesem Artikel. |
| Name (Adressatentyp Unternehmen) | Der Name des Debitors (in der Regel der Firmenname) |
| Straße | Die Straße der Debitorenadresse |
| Postleitzahl | Die Postleitzahl der Debitorenadresse |
| Ort | Die Stadt der Debitorenadresse |
| Land | Das Land, aus dem der Debitor stammt |
*Die Firmennummer in MEWS finden Sie unter: MEWS Menü > Profile > Firmen.
Teil 6: Weitere Funktionen und konfigurierbare Elemente der Buchhaltungsintegration
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über konfigurierbare Elemente und Funktionen, die die MEWS DATEV Integration unterstützen kann. Wenn Sie eine dieser Funktionen nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner oder generell an support@omniboost.io.
Konfigurierbare Variablen
1. Tägliche, wöchentliche oder monatliche Exportdateien
Wie bereits erwähnt, kann die Integration tägliche, wöchentliche oder monatliche Exportdateien generieren und versenden. Wenn Sie diese Frequenz ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.
2. Der Name der Buchungssatz-Datei
Standardmäßig lautet der Dateiname der Buchungssatz-Datei „EXTF_(Hotelname)“. Wenn ein Hotel beispielsweise „Hotel XYZ“ heißt, lautet der Dateiname der Buchungssatz-Datei „EXTF_Hotel_XYZ“. Wenn Sie den Dateinamen ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.
3. Der Name der Debitoren-Datei
Standardmäßig lautet der Dateiname der Debitoren-Datei „C_(Hotelname)“. Wenn ein Hotel beispielsweise „Hotel XYZ“ heißt, lautet der Dateiname der Debitoren-Datei „C_Hotel_XYZ“. Wenn Sie den Dateinamen ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.
Zusätzliche Funktionen
1. Separate Übermittlung von Kreditkartenprovisionen
Kreditkartenanbieter (z.B. Visa, Mastercard) erheben in der Regel geringe prozentuale Gebühren auf die von ihnen bearbeiteten Kreditkartentransaktionen. Kreditkartenzahlungen im MEWS Buchhaltungsbericht, auf die diese Gebühren zutreffen, können daher als Bruttozahlungsbeträge betrachtet werden. Der tatsächliche Betrag, den Sie auf Ihrem Bankkonto erhalten, ist etwas geringer als dieser Bruttozahlungsbetrag.
Bruttozahlungsbetrag = Nettozahlungsbetrag (auf Ihrem Bankkonto erhalten) + Kreditkartengebühren
Die Omniboost Buchhaltungsintegration kann die Kreditkartengebühren von den Bruttozahlungsbeträgen aufteilen und diese auf ein von Ihnen angegebenes Sachkonto buchen. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner und geben Sie uns das Sachkonto an, auf das die Integration die Kreditkartengebühren buchen soll. Beachten Sie, dass die von der Omniboost Buchhaltungsintegration übermittelten Kreditkartengebühren Schätzwerte der tatsächlichen Provisionsgebühren sind. Daher können die endgültigen Provisionsgebühren leicht von den geschätzten Kreditkartenprovisionen abweichen.
2. Auslassen bestimmter Einnahmen oder Zahlungen
Wenn bestimmte Einnahmen oder Zahlungspositionen nicht in die Exportdatei aufgenommen werden sollen, teilen Sie Ihrem Omniboost-Ansprechpartner bitte mit, um welche Posten es sich handelt. Wir können Einnahmen und/oder Zahlungspositionen basierend auf dem Sachkontocode, der einer Buchhaltungskategorie in MEWS zugeordnet ist, überspringen. Mit anderen Worten, wir können Einnahmen und/oder Zahlungen auf Ebene der Buchhaltungskategorie überspringen.
3. Detailliertere (oder weniger detaillierte) Übermittlung von Einnahmen
Standardmäßig aggregiert die Buchhaltungsintegration Einnahmen, die derselben Buchhaltungskategorie angehören, zu einer (1) Zeile in der Exportdatei. Wenn Sie die Einnahmen detaillierter erfassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.
4. Weniger (oder detailliertere) Übermittlung von Zahlungen
Standardmäßig enthält die Buchhaltungsintegration jede Zahlung aus dem Buchhaltungsbericht als einzelne individuelle Zeile in der Exportdatei. Wenn Sie die Zahlungen weniger detailliert erfassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner. Die Integration kann sogar die datev shopify Transaktionen effizient abbilden.
Zusammenfassend bietet die MEWS DATEV Integration durch Omniboost eine leistungsstarke und flexible Lösung für die Automatisierung Ihrer Hotelbuchhaltung. Von der präzisen Datenübertragung bis hin zu konfigurierbaren Berichten und erweiterten Funktionen sorgt diese Schnittstelle für eine erhebliche Entlastung Ihrer Finanzprozesse. Durch die Nutzung dieser Integration können Hoteliers die Genauigkeit ihrer Buchhaltung steigern, wertvolle Zeit einsparen und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren: herausragende Gastfreundschaft. Zögern Sie nicht, Omniboost zu kontaktieren, um zu erfahren, wie diese Lösung auch Ihrem Betrieb zu mehr Effizienz verhelfen kann.