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DATEV Buchhaltung Online: Leitfaden zur Fehlerbehebung bei Datenübertragungsproblemen

Posted on by Wilhelm von Hohenberg
Dashboard zur Überprüfung des DATEV-Übertragungsstatus

Die effiziente Verwaltung der Finanzen ist für jedes Unternehmen in Deutschland von entscheidender Bedeutung. In diesem Kontext spielt die Datev Buchhaltung Online eine zentrale Rolle für die digitale Buchführung. Sie ermöglicht eine reibungslose Übermittlung von Geschäftsdaten an Steuerberater und das Finanzamt. Moderne Kassensysteme wie Lightspeed bieten eine integrierte Schnittstelle zu DATEV, um diesen Prozess zu vereinfachen. Doch was tun, wenn die Datenübertragung nicht wie erwartet funktioniert oder das Kassenarchiv leer bleibt? Dieser Leitfaden bietet eine detaillierte Fehlerbehebung für häufige Probleme bei der DATEV-Integration, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt und pünktlich übermittelt werden.

Ursachen für fehlende Daten im Kassenarchiv

Wenn die erwarteten Daten in Ihrem Kassenarchiv fehlen, können verschiedene Faktoren die Ursache sein. Die Problembehebung beginnt mit der Identifizierung, wie der Ordner „Kassenarchiv“ ursprünglich erstellt wurde.

1. Bei manueller Erstellung des Ordners Kassenarchiv

Eine häufige Fehlerquelle bei der DATEV Buchhaltung Online ist die manuelle Anlage des Kassenarchiv-Ordners. Wird dieser Ordner nicht automatisch im Rahmen der Integrationskonfiguration, sondern händisch erstellt, ist die Funktion „Manuelle Archivierung“ aktiv. Dies bedeutet, dass das System auf eine manuelle Dateneingabe wartet, anstatt die Daten automatisch von Lightspeed zu beziehen. Eine solche Konfiguration führt dazu, dass die Integration nicht korrekt verläuft und keine Daten von Ihrem Lightspeed Kassensystem an DATEV übertragen werden.

Lösungsschritte:

  1. Deaktivieren Sie den manuell erstellten Ordner „Kassenarchiv“. Navigieren Sie dazu zu Verwalten > Kassenordner deaktivieren.
  2. Nach der Deaktivierung informieren Sie bitte das Produktteam von Lightspeed. Es sind manuelle Schritte seitens Lightspeed erforderlich, um die Historie dieses Ordners zu korrigieren.
  3. Sobald das Produktteam die notwendigen Anpassungen vorgenommen hat und der alte Ordner vollständig deaktiviert ist, können Sie die DATEV-Integration in Ihrem Lightspeed Backoffice neu einrichten. Stellen Sie sicher, dass der Ordner anschließend automatisch generiert wird.
    Ein effizientes Systemmanagement ist nicht nur für die Buchhaltung entscheidend, sondern auch für andere betriebliche Abläufe. So kann die Kompatibilität verschiedener Softwarelösungen eine Rolle spielen, beispielsweise die Migration von Word zu OpenOffice oder die Nutzung spezifischer Design-Anwendungen wie Photoshop CC 2022.

2. Bei automatischer Erstellung des Ordners Kassenarchiv

Auch wenn der Kassenarchiv-Ordner automatisch angelegt wurde, kann es vorkommen, dass keine Daten verfügbar sind. Ein möglicher Grund hierfür ist, dass die Funktion „Manuelle Archivierung“ versehentlich für diesen automatisch erstellten Ordner aktiviert wurde. In diesem Fall wartet der Ordner ebenfalls auf manuelle Eingaben. Ist diese Funktion jedoch nicht aktiviert, deutet dies auf ein tieferliegendes Problem mit den Quelldaten (DsFinV-K) auf Seiten von Lightspeed hin, die für die Übertragung an die DATEV Buchhaltung Online unerlässlich sind.

Überprüfung des DATEV-Übertragungsstatus-Dashboards

Das Datadog-Dashboard „DATEV Übertragungsstatus“ ist ein mächtiges Werkzeug zur Diagnose von Problemen bei der Datenübermittlung. Es bietet wertvolle Einblicke in den Status Ihrer DATEV-Lizenz und kann auf Fehler bei der Länge von Feldern in der DSFinV-K hinweisen.

Dashboard zur Überprüfung des DATEV-ÜbertragungsstatusDashboard zur Überprüfung des DATEV-Übertragungsstatus

Hier sind die wichtigsten Meldungen und deren Bedeutung:

  • Zahlung erforderlich: Diese Meldung weist darauf hin, dass Ihre DATEV-Lizenzgebühren ausstehen. Die Datenübertragung wird erst fortgesetzt, sobald DATEV Ihre Zahlung bearbeitet hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lizenz aktiv ist, um eine kontinuierliche Datenübermittlung zu gewährleisten und Verzögerungen in der DATEV Buchhaltung Online zu vermeiden.

  • Wert zu lang: Die DATEV-Schnittstelle hat strenge Vorgaben für die maximale Feldlänge, die in der Regel 40 Zeichen beträgt. Überschreitungen dieser Werte können zu Synchronisierungsproblemen führen. Um die genaue Ursache zu ermitteln, tippen Sie auf die entsprechende Fehlerzeile im Datadog-Dashboard. Dies öffnet eine Detailansicht des Datenübertragungsfeldes.

    DATEV-Übertragungsfehlerliste mit DetailsDATEV-Übertragungsfehlerliste mit Details

    Auf diesem Bildschirm können Sie den spezifischen Eintrag auswählen, den Sie überprüfen möchten. Bei mehreren Fehlern in einem Zeitraum kann es sinnvoll sein, mehrere Einträge zu analysieren.

    Betroffene Felder und FehlermeldungenBetroffene Felder und Fehlermeldungen

    Im Beispiel weist der Fehler cashRegister.address.street auf ein Problem mit der Adressangabe hin. Dies kann durch Herunterladen des DSFinV-K-Exports für den betreffenden Tag und Überprüfung des Adresswertes in den CSV-Dateien (z.B. in location.csv) bestätigt werden. Die korrekte Pflege von Stammdaten ist hierbei essenziell.

Überprüfen der Transaktionsdaten am betroffenen Geschäftsstandort

Nach der Diagnose über das Dashboard ist es wichtig, die eigentlichen Transaktionsdaten im Backoffice Ihres Kassensystems zu überprüfen.

  1. Bericht zum entsprechenden Zeitraum: Prüfen Sie im Backoffice den entsprechenden Zeitraumbericht. Wenn dieser nicht verfügbar ist, deutet dies darauf hin, dass Ihre Schicht nicht ordnungsgemäß geschlossen wurde. Daten können erst nach dem Schichtende an DATEV übermittelt werden. Achten Sie auf korrekte Schichtabschlüsse, um eine lückenlose Erfassung für die DATEV Buchhaltung Online zu gewährleisten.

  2. DSFinV-K-Export überprüfen: Nachdem die Schicht geschlossen ist, müssen Sie prüfen, ob der DSFinV-K-Export erfolgreich erstellt wurde. Navigieren Sie im Navigationsmenü zu Berichte > Alle Berichte. Suchen Sie nach „Deutsche Steuerprüfung“ und laden Sie den DSFinV-K-Export herunter.

    • Transaktionsdaten im Export: Wenn Sie den Bericht herunterladen können, öffnen Sie insbesondere die Datei „lines.csv“. Sie sollte mehr als nur die Kopfzeile enthalten. Wenn Sie hier die Daten des aktuellen Tages sehen, wurden diese an DATEV übermittelt.
    • Fehlende Daten bei leerer Schicht: Falls keine Daten des aktuellen Tages angezeigt werden, ist für diesen Tag möglicherweise keine Restaurantschicht oder andere relevante Transaktionen vorhanden gewesen. In diesem Fall wird zwar eine DSFinV-K-Datei erstellt, diese enthält jedoch keine relevanten Transaktionsdaten und wird daher nicht an DATEV gesendet. Dies ist kein Fehler der Integration, sondern eine logische Konsequenz.
    • Fehler bei der Berichtserstellung: Wenn der Export für den relevanten Zeitraum nicht heruntergeladen werden kann, ist möglicherweise ein Fehler bei der Berichtserstellung aufgetreten. Im Datadog-Dashboard für den Übertragungsstatus können kritische Fehler sichtbar werden, wenn Sie nach dem betreffenden Geschäftsstandort und Tag filtern. Beachten Sie, dass der Bericht zum Zeitpunkt des Zeitraumwechsels erstellt wird. Wenn Sie also nach dem 25. Februar filtern, werden Fehler angezeigt, die den 24. Februar betreffen. Die präzise Handhabung digitaler Dokumente und Software ist entscheidend. Tools wie LibreOffice 2021 oder selbst spezielle Anwendungen wie AutoCAD 2003 müssen korrekt verwaltet werden, um Datenintegrität sicherzustellen. Und für die Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen gibt es beispielsweise Lösungen wie PowerPoint für Linux.

Fazit

Die Integration Ihrer Kassendaten in die DATEV Buchhaltung Online ist ein fundamentaler Bestandteil einer rechtskonformen und effizienten Finanzverwaltung. Probleme bei der Datenübertragung können jedoch zu erheblichen Komplikationen führen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen konkrete Schritte zur Fehlerbehebung, von der Überprüfung der Ordnerkonfiguration bis hin zur Analyse des Übertragungsstatus und der Quelldaten. Eine sorgfältige Beachtung der genannten Punkte, regelmäßige Kontrolle des Dashboards und die Sicherstellung ordnungsgemäßer Schichtabschlüsse sind der Schlüssel zu einer reibungslosen DATEV-Integration. Sollten Sie trotz dieser Schritte weiterhin Probleme haben, zögern Sie nicht, den Support Ihres Kassensystemanbieters oder Ihren Steuerberater zu kontaktieren. Eine korrekte und vollständige Datenübermittlung sichert nicht nur die Compliance, sondern auch die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen.