Die Digitalisierung ist für Steuerkanzleien längst keine Option mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Im Zuge dieser Entwicklung hat die DATEV die Kriterien für das begehrte Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” bekannt gegeben. Ab Mitte Januar 2025 startet die offizielle Vergabe dieses Gütesiegels, das nicht nur Effizienz und Modernität signalisiert, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil im deutschen Markt schafft. Das Ziel ist es, Kanzleien auf ihrem Weg zu einer vollständig smart datev gestützten und zukunftsorientierten Arbeitsweise zu begleiten. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die Voraussetzungen und spezifischen Kennzahlen, die Sie erfüllen müssen, um Ihre Kanzlei als “Digitale DATEV-Kanzlei” auszeichnen zu lassen.
Voraussetzungen für die Digitale DATEV-Kanzlei 2025
Um sich für das Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” zu qualifizieren, ist der erste und wichtigste Schritt die Installation und Nutzung des kostenfreien DATEV-Digitalisierungscockpits. Dieses Tool ist Ihr zentrales Instrument, um den aktuellen Digitalisierungsgrad Ihrer Kanzlei zu messen und zu steuern.
So gehen Sie vor:
- Installation des Digitalisierungscockpits: Falls noch nicht geschehen, kontaktieren Sie Ihren DATEV-Ansprechpartner, um das Programm zu installieren.
- Durchlauf des Cockpits: Lassen Sie das DATEV-Digitalisierungscockpit in regelmäßigen Abständen durchlaufen. Dabei werden die relevanten Daten gesammelt und zur Auswertung an das Rechenzentrum übermittelt.
- Analyse im Dashboard: Die Ergebnisse und Ihr aktueller Status sind in einem übersichtlichen Dashboard einsehbar. Dies ermöglicht Ihnen, den Fortschritt kontinuierlich zu verfolgen und gezielt Maßnahmen zur Optimierung einzuleiten.
- Benachrichtigung bei Erfüllung: Sobald Ihre Kanzlei die erforderlichen Kriterien erfüllt, werden Sie von Ihrem DATEV-Ansprechpartner proaktiv per E-Mail informiert.
Die Kriterien für 2025 im Detail
Das Digitalisierungscockpit umfasst eine Vielzahl von Indikatoren, doch nicht alle müssen im “grünen” Bereich liegen, um das Label zu erhalten. Entscheidend sind spezifische Kennzahlen in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern und Kanzleimanagement.
Bereich Rechnungswesen
Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das Rückgrat einer modernen Kanzlei und entscheidet maßgeblich über Effizienz und Mandantenzufriedenheit.
Digitalisierungsquote Primanotabuchungen: 75%
Diese Kennzahl misst den Anteil der Buchungssätze, die bereits automatisch oder zumindest teilautomatisiert verarbeitet werden. Eine hohe Quote zeugt von einem effizienten und weitgehend medienbruchfreien Buchungsprozess. Der Einsatz von Lösungen wie DATEV Rechnungswesen pro spielt hierbei eine zentrale Rolle.
Das hilft:
- Nutzung von Lerndateien: Automatisches Erkennen und Zuordnen wiederkehrender Buchungen.
- Unternehmen Online: Direkte Bereitstellung und Verarbeitung digitaler Belege von Mandanten.
- Automatisierungsservice Rechnungen: Eine intelligente Lösung für die automatische Rechnungserfassung.
- Anbindung externer Schnittstellen: Integration von Vorsystemen oder spezialisierten Lösungen, z.B. über eine sap datev schnittstelle zur nahtlosen Datenübernahme.
- Einspielen der Bankdaten (Automatisierungsservice Bank): Automatische Übernahme und Verarbeitung von Bankumsätzen.
- Übernahme von Lohnbuchungsbelegen und Abschreibungswerten: Integration aus DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV Anlagenbuchführung (ANLAG).
Beispiel: Eine Digitalisierungsquote von 80 % bei Primanotabuchungen bedeutet, dass nur 20 % der Buchungssätze manuell erfasst werden müssen, was eine enorme Zeitersparnis darstellt.
Digitalisierungsquote Bank: 80%
Hier wird der prozentuale Anteil der elektronisch verbuchten Banktransaktionen an der Gesamtzahl aller Bankbuchungen geprüft. Werte von 98 % oder 99 % sind in der Praxis erreichbar, da die vollständige Automatisierung kleinerer oder spezifischer Banken oft eine manuelle Bearbeitung erfordert.
Das hilft:
- Elektronisches Bankbuchen (RZ-Bankinfo): Direkter Abruf von Kontoumsätzen aus dem DATEV-Rechenzentrum.
- Bank online (über Unternehmen Online): Mandanten können ihre Bankbewegungen direkt digital bereitstellen.
- Import von MT940-Dateien: Standardisiertes Format für den Import von Bankdaten.
- Weitere Schnittstellen von Bankprogrammen: Integration spezifischer Banklösungen, beispielsweise die holvi datev Integration für moderne Geschäftskonten. Der Einsatz des Automatisierungsservice Bank (ASB) ist hier besonders hervorzuheben, da er durch intelligente Vorbelegungen und Zuordnungen die manuelle Nachbearbeitung minimiert.
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen Belegen: 60% (für 2024: 50%)
Diese Kennzahl erfasst den Prozentsatz aller aktiven Finanzbuchführungen, bei denen digitale Belege mit den Buchungssätzen verknüpft sind. Als Basis dienen alle Mandanten, die in den letzten 365 Tagen gebucht wurden.
Das hilft:
- Unternehmen Online (Bestand “Belege online” ausreichend): Ermöglicht Mandanten die digitale Erfassung und Bereitstellung ihrer Belege, die direkt in der Buchführung verknüpft werden.
- DATEV DMS oder Dokumentenablage: Strukturierte Ablage digitaler Dokumente mit direkter Verknüpfung in Kanzlei-Rechnungswesen. Dies optimiert nicht nur den Buchungsprozess, sondern auch die Revisionssicherheit und den Zugriff auf Informationen.
Bereich Personalwirtschaft
Die Digitalisierung der Personalwirtschaft vereinfacht komplexe Prozesse und steigert die Zufriedenheit von Mandanten und deren Mitarbeitern.
Digitalisierungsquote Bewegungsdaten: 25% (für 2024: 10%)
Diese Quote misst den Anteil der digital bearbeiteten Bewegungsdaten im Verhältnis zu allen Bewegungsdaten. Sie ist ein Indikator für die Effizienz in der Erfassung und Verarbeitung von Lohnstammdaten und variablen Lohndaten.
Das hilft:
- Lohnvorerfassung in Excel oder über Unternehmen Online: Mandanten können Bewegungsdaten strukturiert vorerfassen und digital an die Kanzlei übermitteln.
- Nutzung von Schnittstellen (z.B. für Zeiterfassung): Direkte Übernahme von Daten aus externen Systemen minimiert manuelle Eingaben und Fehlerquellen.
- Zukünftige Erfassung über DATEV Lohndaten oder DATEV Personal Add-on: Diese Programme werden die digitale Erfassung weiter standardisieren und vereinfachen.
Tipp: Prüfen Sie im DATEV-Digitalisierungscockpit detailliert die Werte für Bewegungsdaten, um ein Gefühl für den manuellen Erfassungsaufwand zu bekommen.
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen Arbeitnehmerauswertungen: 15% (für 2024: 10%)
Diese Kennzahl bewertet, welcher Prozentsatz der Mandantenlöhne digital an die Mitarbeiter übermittelt wird, z.B. durch den Einsatz von Arbeitnehmer Online oder Partnerlösungen.
Das hilft:
- Nutzung von Arbeitnehmer Online: Ermöglicht den sicheren und digitalen Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und weitere Dokumente.
- Schnittstelle Lohnauswertungsdatenservice: Für Mandanten, die spezifische Softwarelösungen einsetzen, bietet diese Schnittstelle eine automatisierte Übertragung von Lohnauswertungen.
Bereich Steuern
Auch im Bereich Steuern bietet die Digitalisierung erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und zur Verbesserung des Mandantenservices.
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen ESt-Belegen: 5%
Hier wird der Nutzungsgrad von DATEV Meine Steuern und der digitalen Belegbearbeitung (via DATEV DMS oder Dokumentenablage) im Rahmen der Einkommensteuererklärung bewertet. Der Betrachtungszeitraum umfasst die letzten 365 Tage und analysiert, wie viele Einkommensteuererklärungen mit Belegverknüpfung übermittelt wurden.
Das hilft:
- Einsatz von DATEV Meine Steuern: Mandanten können Belege für die Einkommensteuererklärung digital einreichen und direkt mit den entsprechenden Positionen verknüpfen.
- Verknüpfung digitaler Belege aus DATEV DMS oder der Dokumentenablage: Eine strukturierte Ablage und Verknüpfung der Belege erleichtert die Bearbeitung der Einkommensteuererklärung erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess.
Bereich Kanzleimanagement
Die Digitalisierung des Kanzleimanagements ist entscheidend für reibungslose interne Abläufe und eine professionelle Außendarstellung.
Digitalisierungsquote Rechnungsausgang: 60% (für 2024: 20%)
Diese Kennzahl misst den Digitalisierungsgrad des Rechnungsschreibungsprozesses in der Kanzlei. Sie setzt die im Programm DATEV Eigenorganisation digital bereitgestellten Ausgangsrechnungen in Relation zur Gesamtzahl der versendeten Rechnungen.
Das hilft:
- Verstärkte Bereitstellung von Ausgangsrechnungen als E-Rechnung: Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur effizienter, sondern in vielen Bereichen auch gesetzlich vorgeschrieben oder bevorzugt.
- Nutzung von Unterstützungsmöglichkeiten: Online-Seminare und Beratungen zur Einrichtung digitaler Rechnungsformulare helfen bei der Implementierung.
- Vereinheitlichung der Kanzleiprozesse: Die Einführung und Nutzung von DATEV ProCheck standardisiert die Rechnungsstellung und sorgt für konsistente, digitale Abläufe.
Welche zusätzlichen Voraussetzungen gibt es?
Neben den genannten Kennzahlen gibt es keine weiteren spezifischen Voraussetzungen, die Sie für das Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” erfüllen müssen. Die Fokussierung liegt klar auf der messbaren Digitalisierung Ihrer Kernprozesse.
Fazit und Ihr Weg zur Digitalen Kanzlei
Die Auszeichnung als “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” ist mehr als nur ein Label; sie ist ein klares Statement für Zukunftsfähigkeit, Effizienz und Mandantennähe. Die detaillierten Kriterien bieten Ihnen eine klare Roadmap für die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei. Durch die konsequente Nutzung der DATEV-Lösungen und die stetige Optimierung Ihrer Prozesse können Sie nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch erhebliche Wettbewerbsvorteile erzielen. Eine digitalisierte Kanzlei arbeitet schneller, präziser und kann sich intensiver der Beratung ihrer Mandanten widmen.
Nutzen Sie die im Digitalisierungscockpit bereitgestellten Informationen, um Ihren aktuellen Stand zu bewerten und gezielte Maßnahmen einzuleiten. Bei Fragen oder für individuelle Unterstützung steht Ihnen Ihr DATEV-Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung. Starten Sie jetzt Ihren Weg zur “Digitalen DATEV-Kanzlei 2025” und sichern Sie sich Ihren Platz an der Spitze der digitalen Transformation.
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Zum Autor
Portrait von Daniel Niemann, Kundenverantwortlicher bei DATEV
Daniel Niemann ist als Kundenverantwortlicher im Außendienst tätig und betreut Steuerberatungskanzleien in der Region Köln. Zusätzlich hatte er einen Lehrauftrag an der FH Aachen.