Die Digitalisierung hat sich in unserem modernen Leben etabliert und verändert grundlegend, wie Unternehmen agieren. Im Kern des HR-Managements spielt diese Transformation eine Schlüsselrolle, indem sie Unternehmen aktiv auf dem Weg in die digitale Zukunft begleitet. Die digitale Personalakte DATEV stellt hierbei eine herausragende Lösung dar, die HR-Abteilungen ermöglicht, ihre Prozesse zu optimieren und sich zukunftssicher aufzustellen. Tauchen Sie mit uns ein und entdecken Sie, warum die digitale Personalakte von DATEV die Antwort auf viele Herausforderungen im modernen Personalwesen ist.
Die Notwendigkeit der Digitalisierung im HR-Bereich
Die Personalabteilung agiert als zentraler Koordinator und Vermittler innerhalb eines Unternehmens. In dieser Funktion ist sie prädestiniert, eine Vorbildrolle bei der Einführung digitaler Lösungen einzunehmen. Von der HR-Abteilung wird erwartet, dass sie den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv vorantreibt – nicht nur für interne Prozesse, sondern für alle Unternehmensabläufe. HR-Mitarbeiter, als wichtige Ansprechpartner und Vertrauenspersonen, sind maßgeblich an diesem Vermittlungsprozess beteiligt.
Diese Rolle lässt sich jedoch nur unzureichend erfüllen, wenn die grundlegenden internen HR-Prozesse – von der Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen über Gehaltsabrechnungen bis hin zur Verwaltung von Krankmeldungen – noch nicht digitalisiert sind. Zahlreiche administrative Aufgaben wie Personalplanung, Recruiting und regelmäßige Berichterstattung erschweren den Arbeitsalltag erheblich. Hierbei fallen riesige Mengen an Daten an, die gesammelt und koordiniert werden müssen – zeitaufwendige und oft mühsame Tätigkeiten. Insbesondere Themen rund um neue Arbeitsmodelle, wie das durch die Pandemie stark an Bedeutung gewonnene Home-Office, haben die Relevanz der Digitalisierung im HR-Bereich erneut unterstrichen.
Der Generationswechsel in vielen Unternehmen und die Entwicklung moderner Führungsansätze haben die Bedeutung von HR-Abteilungen weiter gesteigert. Die jüngere Generation legt Wert auf Weiterbildung und Innovation, und HR-Verantwortliche möchten diesen Ansprüchen gerecht werden. Die Personalabteilung steht somit an vorderster Front, wenn es um die Implementierung digitaler Strategien geht. Genau hier setzt die digitale Personalakte DATEV an und bietet die notwendigen Werkzeuge für eine zukunftsweisende Personalverwaltung.
Digitale Personalakte DATEV
Die Funktionsweise der DATEV Digitalen Personalakte
Das Grundprinzip einer digitalen Personalakte, die mit DATEV kompatibel ist, ist denkbar einfach. Im Kern funktioniert sie nicht grundlegend anders als eine traditionelle Papierakte. Die digitale Personalakte DATEV ermöglicht es, Belege und Personalprozesse, einschließlich des Fristenmanagements, strukturiert und digital zu organisieren und rechtssicher zu archivieren. Diese Lösung ist speziell darauf ausgelegt, HR-Systeme nahtlos zu integrieren.
Datenimport aus DATEV und anderen HR-Systemen
Der Prozess des Datenimports ist flexibel gestaltet. Bestehende digitale Dokumente und Stammdaten aus Ihrer HR-Software, wie beispielsweise DATEV Lodas, können problemlos übernommen und zu organisierten digitalen Akten zusammengestellt werden. Ein automatisierter Import aus gängigen Systemen erleichtert die Einrichtung erheblich.
Darüber hinaus können Personaldokumente schnell und unkompliziert per Drag’n’Drop in die digitale Personalakte DATEV hochgeladen werden. Eine übersichtliche Aktendeckelstruktur unterstützt dabei eine intuitive Ablage. Für wiederkehrende Dokumente, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bietet eine integrierte App eine automatische Archivierung in der entsprechenden Akte. Dies macht die Einpflegung neuer Personaldokumente zu einem Kinderspiel und spart wertvolle Zeit.
Datenimport in die Digitale Personalakte für DATEV
Die überzeugenden Vorteile der DATEV Digitalen Personalakte
Die Implementierung einer digitalen Personalakte bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, die sich direkt auf die Effizienz und Effektivität des HR-Managements auswirken. Zahlreiche Unternehmen bestätigen bereits die positiven Effekte:
„Uns hilft die digitale Personalakte in der Geschwindigkeit der Bearbeitung von Vorgängen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und unsere Mitarbeiter haben nur eine kurze Einweisung benötigt, um sich im System gut zurechtzufinden. Alles in allem sind wir sehr gut zufrieden. Die Zusammenarbeit mit der ecm:one funktioniert sehr gut! Die Einführung hat nur wenige Tage in Anspruch genommen.“
Kundenrezension d.velop Store, 27. Januar 2022
1. Platz- und Zeitersparnis durch Effizienzsteigerung
Die digitale Personalakte DATEV führt zu einer erheblichen Platzeinsparung. Langfristig wird weniger Bürofläche benötigt, da meterlange Aktenschränke mit sämtlichen Mitarbeiterdaten der Vergangenheit angehören. Die mühsame Suche nach einzelnen Dokumenten entfällt. Diese elektronische Akte, die nahtlos in DATEV integriert werden kann, bietet eine spürbare Entlastung durch automatische Abläufe, einfachen Zugriff und Transparenz für alle HR-Verantwortlichen. Unnötige Laufwege zur Beschaffung von Unterlagen werden durch schlanke, digitalisierte HR-Prozesse abgelöst.
2. Standortunabhängiger Zugriff auf Personaldokumente
Ob aus dem Auto, dem Home-Office oder unterwegs – mit einem Smartphone, Tablet oder Laptop kann jederzeit und von überall bequem auf Personaldokumente zugegriffen werden, die zentral und rechtssicher in der digitalen Akte abgelegt sind. Durch ein durchdachtes Rechtemanagement können auch Fachverantwortliche schnell und einfach auf Unterlagen zugreifen, die sie beispielsweise für Personalgespräche benötigen. Diese Flexibilität ist ein entscheidender Vorteil im modernen Arbeitsumfeld.
3. Langfristige Kostensenkung
Viele deutsche Unternehmen investieren nach wie vor erhebliche Summen in Papier, Büroartikel und Druckmaterialien. Die digitale Personalakte DATEV spart nicht nur langfristig Kosten ein, sondern leistet damit auch einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz. Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist ein sichtbarer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.
4. Umfassender Schutz personenbezogener Daten
Das HR-Management verarbeitet hochsensible Daten, die einen besonderen Schutz erfordern. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten streng geschützt werden. Die elektronische Personalakte für DATEV gewährleistet diesen Schutz durch Verschlüsselung und eine umfangreiche Berechtigungsstruktur. Zudem erfolgt die Archivierung der Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, was Compliance sicherstellt.
5. Schnelles Ablegen von Personaldokumenten
Einzelne Dokumente und Unterlagen, wie beispielsweise AU-Bescheinigungen, können einfach per Drag’n’Drop der entsprechenden Kategorie in der elektronischen Akte hinzugefügt werden. Dieser intuitive Prozess vereinfacht die tägliche Dokumentenverwaltung erheblich.
6. Zentraler Überblick und vereinfachtes Management
Die digitale Personalakte DATEV bietet durch den übersichtlichen Aktendeckel und aussagekräftige Grafiken einen vollständigen Überblick über Stammdaten. Dies vereinfacht die Vollständigkeitskontrolle und das Fristenmanagement erheblich. Mit einem Blick sind alle relevanten Informationen verfügbar, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.
Vorteile der digitalen Personalakte DATEV
Trotz der zahlreichen Vorteile zögern noch immer viele Unternehmen, den Schritt zur vollständigen Digitalisierung zu wagen. Gründe hierfür können vielfältig sein: von unbegründeten Ängsten vor unkontrolliertem Datenzugriff bis hin zu Respekt vor dem anfänglichen Aufwand der Dokumentendigitalisierung. Doch die Umstellung kann einfacher sein, als man zunächst denkt, insbesondere mit Lösungen wie der digitalen Personalakte für DATEV von der ecm:one GmbH.
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Der Prozess der Umstellung und Nutzung
Die Umstellung auf die digitale Personalakte DATEV erfordert eine sorgfältige Planung. Nach dem Datenimport aus DATEV wird ein unternehmensspezifischer Aktendeckel gestaltet. Vorkonfigurierte Akten und Belegkategorien, basierend auf einem Best-Practice-Aktenplan, erleichtern den Einstieg und lassen sich individuell an jede Unternehmensform anpassen. Typische Kategorien umfassen:
- Amtliche Dokumente
- AU-Bescheinigungen
- Bewerbungsunterlagen
- Entgeltunterlagen
- Laufende Verträge
- Lohnsteuerbescheinigungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Urlaubsanträge
Im Rahmen dieses Prozesses können gezielt Berechtigungen vergeben und eine Dokumentenablage eingerichtet werden. Anschließend kann die Arbeit mit der elektronischen Personalakte aufgenommen werden, indem Dokumente schnell und einfach per Drag’n’Drop hinzugefügt und automatisiert abgelegt werden.
Prozessablauf für die Verarbeitung von Personaldokumenten
Die digitale Personalakte DATEV ist mehr als nur eine digitale Ablage; sie ist ein entscheidendes Werkzeug, um das HR-Management zu modernisieren, die Effizienz zu steigern und die Grundlage für ein zukunftsfähiges Unternehmen zu schaffen. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung, um Ihr Personalwesen auf das nächste Level zu heben.