Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind zwar keine Gesetze, aber für alle Unternehmen von größter Bedeutung. Sie regeln, wie geschäftliche Sachverhalte in elektronischer Form revisionssicher archiviert werden müssen. Insbesondere die revisionssichere Archivierung mit einer DATEV Dokumentenablage ist für viele Unternehmen ein zentrales Thema.
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GoBD-Konformität: Mehr als nur eine Verordnung
Die GoBD konkretisieren, wie Unternehmen ihre Buchführung und Archivierung von Dokumenten elektronisch gestalten müssen, um den Anforderungen des Finanzamts zu entsprechen. Fehler bei der Umsetzung können bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Nachzahlungen, Zinsen und Strafzahlungen führen. Regelmäßige Gespräche mit der Steuerberatungskanzlei sind daher unerlässlich.
Geschäftsvorfälle: Die Grundlage der GoBD
Die GoBD definieren Geschäftsvorfälle als alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens beeinflussen. Dies umfasst Veränderungen des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals. Alle relevanten Dokumente und Daten müssen GoBD-konform archiviert werden.
Zeitnahe Buchung: Ein Kernprinzip der GoBD
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Anforderungen an die zeitnahe Verbuchung von Geschäftsvorfällen verschärft. Bargeschäfte müssen täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in Grundbüchern festgehalten werden. Eine periodenweise Buchung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Die Verfahrensdokumentation spielt hierbei eine entscheidende Rolle.
Was bedeutet “zeitnah” konkret?
Für Unternehmen mit Barzahlungen, wie beispielsweise eine Eisdiele oder ein Kiosk, bedeutet “zeitnah” täglich. E-Kassen müssen alle Einzeldaten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar archivieren. Bei unbaren Geschäftsvorfällen reicht es, diese innerhalb von zehn Tagen zu erfassen.
Daten und Belege GoBD-konform archivieren
Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren, um eine GoBD-konforme Archivierung nachweisen zu können. Dies umfasst neben Papierdokumenten auch Daten, Datensätze und elektronische Dokumente. Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Jede Buchung muss mit einem Beleg zusammenhängen.
Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht
In Ausnahmefällen dürfen Unternehmen von der Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls abweichen, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht jedoch, wenn ein elektronisches System verwendet wird.
Maschinelle Auswertbarkeit: Ein Muss für die GoBD-Konformität
Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. Die bildliche Erfassung von Papierbelegen, beispielsweise per Smartphone, ist erlaubt. Die Aufbewahrung von “buchungsbegründenden Belegen” wie elektronisch eingegangenen Rechnungen muss maschinell auswertbar sein.
DATEV Dokumentenablage Revisionssicherheit: Die Lösung für GoBD-konforme Archivierung
Die Software Datev Dokumentenablage Revisionssicherheit unterstützt Unternehmen bei einer GoBD-konformen Arbeitsweise. Alle Bearbeitungsschritte werden durch Historisierung und Versionsverwaltung lückenlos nachvollzogen. So können Unternehmen auf jeden beliebigen Revisionsstand des Dokuments zugreifen.
Zeitgerechte Buchung: Die Aktualisierung der GoBD
Mit der GoBD-Aktualisierung 2020 hat das BMF die Vorgaben für zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung verschärft. Die Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen nun täglich festgehalten werden.
Hard- und Software: Die technischen Anforderungen der GoBD
Unternehmen müssen der im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzten Hard- und Software detaillierte Aufmerksamkeit widmen. Dies umfasst alles, was steuerrelevante Daten und Dokumente erfassen, erzeugen, empfangen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln kann.
Strukturinformationen: Die Voraussetzung für den Datenzugriff
Eine GoBD-konforme Archivierung setzt voraus, dass Unternehmen dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen können.
DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist die professionelle Buchführungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Vom Schreiben der Verkaufsbelege über die Buchführung und das Electronic Banking bis hin zur Ablage der Dokumente erfolgt alles in einem Prozess.
Historisierung: Die zeitliche Entwicklung der Daten
Die Stammdaten, beispielsweise für Debitoren und die Warenwirtschaft, müssen laufend historisiert werden. Auch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) müssen historisiert werden, damit die Archivierung GoBD-konform ist.
Die Aufzeichnung: Die Grundlage für die Archivierung
Eine Aufzeichnung umfasst alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion. Wenn Unternehmen Aufzeichnungen nach verschiedenen Vorschriften in einer einzigen Aufzeichnung zusammenfassen, muss diese den unterschiedlichen Zwecken genügen.
Die Verfahrensdokumentation: Der Schlüssel zur GoBD-Konformität
GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass diese nicht nur revisionssicher sein muss, sondern auch dank Verfahrensdokumentation für außenstehende Dritte leicht nachvollziehbar.
Fehlende Verfahrensdokumentation: Ein schwerwiegender Mangel
Die Verfahrensdokumentation dient dem Finanzamt dazu, sich in einer Betriebsprüfung leichter in den Aufzeichnungen des Unternehmers zurechtzufinden. Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann zu einer Verwerfung der Buchführung führen.
Verfahrensdokumentation: Ein unverzichtbarer Bestandteil der GoBD-konformen Archivierung
Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen
Das Fachbuch Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen, 4. Auflage, vermittelt kompakt den Einstieg in die rechtlichen Grundlagen der digitalen Buchführung, Archivierung und Betriebsprüfung und zeigt, wie sich die Digitalisierung konkret in kleinen und mittleren Unternehmen umsetzen lässt.
Die Anwenderdokumentation: Eine detaillierte Gebrauchsanweisung
Die Verfahrensdokumentation muss eine detaillierte Anwenderdokumentation enthalten, die alle Prozessschritte detailliert und verständlich erklärt. Sie muss die Art der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle über die Aufzeichnung der Daten bis zu deren revisionssicherer Archivierung beschreiben.
Dokumentation von Altsystemen: Eine wichtige Aufgabe
Unternehmen müssen für den Fall einer Betriebsprüfung auch Angaben zu Altsystemen über einen ausreichend langen Zeitraum hinweg enthalten. Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse eines für die Buchführung genutzten EDV-Verfahrens müssen sich vollständig und schlüssig aus der Verfahrensdokumentation ablesen lassen.
Anwenderdokumentation muss Unternehmensprozesse abbilden
Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im Unternehmen ab. Sie muss das betriebliche Umfeld, die Branche sowie relevante Kennzahlen aus technischer und organisatorischer Sicht umfassen. Der oder die Steuerpflichtige muss in der Verfahrensdokumentation zwingend genannt sein.
Fazit: GoBD-Konformität als kontinuierlicher Prozess
Die GoBD-konforme Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine sorgfältige Planung, Umsetzung und Dokumentation erfordert. Die DATEV Dokumentenablage revisionssicher kann Unternehmen dabei unterstützen, die komplexen Anforderungen der GoBD zu erfüllen und eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Regelmäßige Beratungen mit der Steuerberatungskanzlei sind unerlässlich, um stets auf dem aktuellen Stand der GoBD-Anforderungen zu sein.