Die genaue Erfassung von Mitarbeiterzeiten ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein entscheidender Faktor für die betriebliche Effizienz. Insbesondere in beratenden Berufen wie Steuer- und Rechtsberatung sowie Wirtschaftsprüfung, wo Leistungen häufig stundenbasiert abgerechnet werden, ist die präzise Nachverfolgung wertvoller Arbeitszeit unerlässlich. Hierbei spielt die Datev Eigenorganisation Zeiterfassung eine zentrale Rolle, birgt jedoch auch Herausforderungen, die den Arbeitsalltag verlangsamen können. Die manuelle Zeiterfassung, wie sie das DATEV-System standardmäßig vorsieht, kann zeitaufwendig sein und potenziell zu Ungenauigkeiten führen, wenn sie nicht optimal gehandhabt wird.
Doch es gibt Lösungswege, wie Sie die DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung optimieren und den Prozess nicht nur schneller, sondern auch deutlich genauer gestalten können. Dieser Artikel beleuchtet zunächst die Grundlagen der manuellen Zeiterfassung mit DATEV und die damit verbundenen Schwierigkeiten. Anschließend stellen wir innovative Integrationsmöglichkeiten vor, die eine Automatisierung ermöglichen und somit Ihre Effizienz steigern. Am Ende dieses Beitrags werden Sie einen klaren Überblick über die verschiedenen Optionen haben, um Ihre DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung auf ein neues Level zu heben.
Inhalt:
- Die Grundlagen der DATEV Zeiterfassung
- Herausforderungen bei der manuellen DATEV Zeiterfassung
- Automatisierung der Zeiterfassung mit DATEV Eigenorganisation
- Weitere Integrationen für die DATEV Zeiterfassung
Die Grundlagen der DATEV Zeiterfassung
DATEV bietet ein umfassendes Ökosystem an Softwarelösungen, das eine Vielzahl von Unternehmen, von kleinen Kanzleien bis hin zu größeren Dienstleistern, unterstützt. Innerhalb dieses Systems sind verschiedene Produkte in der Lage, die Arbeitszeit zu erfassen. Dazu gehören unter anderem:
- DATEV LODAS
- DATEV Kostenrechnung classic
- DATEV Lohn und Gehalt
- DATEV Eigenorganisation
Im Gegensatz zu vielen anderen Zeiterfassungssystemen, die mit einer Stoppuhr oder einem Start/Stopp-Timer arbeiten, setzt DATEV auf eine manuelle, nachträgliche Erfassung. Dieser Ansatz hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Einerseits können laufende Timer ablenken und die Konzentration auf die eigentliche Aufgabe beeinträchtigen. Andererseits empfinden manche Nutzer eine kontinuierliche Zeiterfassung als praktischer, als sich am Abend an Notizen oder die eigene Erinnerung zu stützen.
DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung im Detail
Um die Funktionsweise der DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung besser zu verstehen, betrachten wir die Lösung DATEV EO Comfort (Eigenorganisation). Das Interface und der Prozess zur Zeiterfassung in diesem System sind beispielhaft für die manuelle Eingabe.
Benutzeroberfläche von DATEV EO Comfort mit Fokus auf Zeiterfassung
Die Zeiterfassung in DATEV erfolgt grundsätzlich manuell und nachträglich für jeden Auftrag oder jede erbrachte Leistung. Im Durchschnitt kann die Erstellung eines Zeiteintrags etwa 5 Minuten in Anspruch nehmen. Zuerst wird der relevante Mandant ausgewählt, gefolgt vom Untermenü “Aufträge”. Jeder Auftrag enthält Details wie das Start- und Enddatum der Tätigkeit sowie das Rechnungsdatum. Um einen neuen Zeiteintrag zu erstellen, öffnet man die entsprechende Ansicht.
Erstellen von Zeiteinträgen im DATEV Zeiterfassungstool
In einem neuen Fenster müssen Felder wie die Anzahl der Stunden, das Datum, der Name des Kunden, der Name des Mitarbeiters und die Auftragsgröße ausgefüllt werden. Neben den Pflichtfeldern steht ein Feld für Textkommentare zur Verfügung, das weitere Details zur erbrachten Leistung festhalten kann.
Detailansicht der Eingabefelder in DATEV EO Comfort für die Zeiterfassung
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die manuelle DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung zwar prinzipiell funktioniert, jedoch bestimmte Schwachstellen aufweisen kann.
Herausforderungen bei der manuellen DATEV Zeiterfassung
Anwender von DATEV-Lösungen stoßen bei der manuellen, nachträglichen Zeiterfassung häufig auf zwei Hauptprobleme, die die Effizienz und Genauigkeit beeinträchtigen können.
1. Hoher Zeitaufwand durch manuelle Eingaben
Wie bereits erwähnt, kann die Erstellung eines einzelnen Zeiteintrags in DATEV rund 5 Minuten dauern. Bei Aufgaben, die nur einen einzigen Zeiteintrag pro Tag erfordern, mag dies noch tragbar sein. Problematisch wird es jedoch in Branchen wie der Rechts- oder Steuerberatung, wo täglich an zahlreichen Mandanten und Projekten gearbeitet wird. Jede einzelne Tätigkeit, die fakturierbar ist, erfordert einen separaten Zeiteintrag, der wertvolle Zeit bindet.
Studien zeigen, dass nach einer Unterbrechung bis zu 25 Minuten vergehen können, bis die volle Konzentration wiederhergestellt ist. Bei häufigen Wechseln zwischen verschiedenen Kunden und Aufgaben, wie sie in beratenden Berufen üblich sind, geht leicht der Fokus verloren. Viele Anwender verschieben die Zeiterfassung daher auf später, in der Hoffnung, dies gesammelt erledigen zu können.
Auch die Strategie, die Zeiterfassung am Ende des Tages oder der Woche in einem Rutsch zu erledigen, birgt Nachteile. Zwar erscheint es auf den ersten Blick effizienter, eine halbe Stunde vor Feierabend für die Zeiterfassung zu blocken, anstatt sich über den Tag hinweg immer wieder durch kurze Eingaben unterbrechen zu lassen. Doch auch diese Methode hat ihre Tücken, wie der nächste Punkt zeigt.
2. Geringe Datengenauigkeit durch verzögerte Erfassung
Wenn die Verantwortung für die Datengenauigkeit allein beim Anwender und seinem Gedächtnis liegt, leidet unweigerlich die Qualität der erfassten Zeiten. Je länger die Erfassung aufgeschoben wird, desto unschärfer wird die Erinnerung. Während die nachträgliche Erfassung eines ganzen Arbeitstages noch relativ gut gelingen kann, ist dies in Branchen, die nach Stunden abrechnen, kritisch.
Die genaue Erfassung von Arbeitsstunden ist entscheidend, um faire Rechnungen zu erstellen und weder dem Kunden noch dem eigenen Unternehmen zu schaden. Wenn Mitarbeiter die Stunden erst am Abend oder am Ende der Woche erfassen, erinnern sie sich oft nicht mehr präzise an die Dauer einzelner Tätigkeiten. Statt auf exakten Daten basieren die Einträge dann eher auf Erfahrungswerten und Schätzungen.
Solche Schätzungen liegen zwar selten komplett daneben, aber das Auf- oder Abrunden von Stunden kann dazu führen, dass tatsächliche Arbeitsleistungen unterschätzt und Kunden zu wenig berechnet werden. Dies kann für Kanzleien und Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, zu erheblichen Einnahmeverlusten führen, da viele kleine, erledigte Aufgaben schlichtweg vergessen werden.
Automatisierung der Zeiterfassung mit DATEV Eigenorganisation
Glücklicherweise gibt es Alternativen zur rein manuellen DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung. Die Automatisierung ist der Schlüssel, um sowohl das Problem der ungenauen Daten als auch den hohen Zeitaufwand zu lösen.
Diese Automatisierung lässt sich durch den Einsatz zusätzlicher externer Software umsetzen. Ein besonders einfacher und effektiver Weg ist die Verknüpfung mit einer auf Zeiterfassung spezialisierten App, die die Erstellung von Zeiteinträgen automatisiert. Ein Beispiel hierfür ist die Integration von Memtime mit DATEV EO Comfort.
Automatische Integration von Zeiterfassungssoftware in DATEV
Memtime ist eine Desktop-Anwendung, die auf demselben Windows-Gerät installiert wird, auf dem auch DATEV läuft. Das Besondere ist, dass Memtime nicht ständig geöffnet sein muss und nicht einmal separat gestartet werden muss. Nach der Installation läuft die Software still im Hintergrund und erfasst alle Arbeitsschritte, die Sie im Laufe des Tages ausführen.
Memtime organisiert Ihre Aktivitäten und die dafür aufgewendeten Zeiten chronologisch auf einer Zeitleiste. Diese Zeitleiste ermöglicht es Ihnen, Ihren Arbeitstag minutengenau nachzuvollziehen und zu rekonstruieren. Sie können die Detailgenauigkeit der Zeitleiste von einer Minute bis zu einer Stunde einstellen, je nachdem, wie präzise Ihre Stundenerfassung sein soll.
Effiziente Stundenerfassung mit Memtime für DATEV-Nutzer
Durch die Verknüpfung von Memtime und DATEV EO Comfort ersetzen Sie im Wesentlichen die standardmäßige DATEV Zeiterfassung durch die Funktionalität von Memtime. Sie müssen sich nicht mehr merken, wie lange Sie an welchen Aufgaben gearbeitet haben, da Memtime dies für Sie übernimmt. Bei Bedarf können Sie auf diese aufgezeichneten Daten zugreifen und daraus Zeiteinträge erstellen.
Die Integration bietet eine bidirektionale Synchronisation zwischen DATEV EO Comfort und Memtime. Das bedeutet, dass Ihre Kunden, Aufträge und früheren Zeiteinträge in Memtime importiert werden. Wenn Sie einen Zeiteintrag in Memtime erstellen – was nur wenige Sekunden dauert – und ihn einem DATEV-Auftrag zuweisen, erscheint er automatisch auch in DATEV EO Comfort. Die manuellen Eingabeschritte der DATEV Zeiterfassung entfallen somit.
Die Einrichtung der automatisierten Zeiterfassung mit DATEV EO Comfort erfolgt in wenigen Schritten:
- Installieren Sie Memtime für Windows.
- Verknüpfen Sie Memtime mit DATEV EO Comfort.
- Importieren Sie Ihre Kunden und Aufträge in Memtime.
- Lassen Sie Ihre Arbeitszeiten automatisch von Memtime erfassen.
- Überprüfen Sie die aufgezeichneten Daten.
- Erstellen Sie Zeiteinträge in Sekundenschnelle.
- Synchronisieren Sie die erstellten Zeiteinträge mit DATEV.
Memtime wird von zahlreichen Anwaltskanzleien, Steuer- und Finanzbüros und Beratern eingesetzt, die ihre Leistungen auf Basis von abrechenbaren Stunden in Rechnung stellen. Die Software gewährleistet Privatsphäre und Datenschutz, da alle Aktivitätsdaten offline auf Ihrem Computer gespeichert werden. Zudem wird sichergestellt, dass keine abrechenbare Minute verloren geht, was die Datengenauigkeit im Vergleich zum menschlichen Gedächtnis erheblich verbessert.
Mit der automatisierten Lösung für die DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung minimieren Sie den Zeitaufwand und erhöhen gleichzeitig die Datenqualität, da die Fehlerquelle menschlicher Ungenauigkeit umgangen wird. Sie können Memtime sofort herunterladen und 14 Tage lang kostenlos im Zusammenspiel mit DATEV EO Comfort testen, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist.
10 weitere Integrationen für die DATEV Zeiterfassung
Memtime ist nicht die einzige Lösung zur Optimierung der DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung. Angesichts der Vielfalt an DATEV-Produkten auf dem Markt gibt es zahlreiche weitere Integrationsmöglichkeiten. Hier ist ein Überblick über verschiedene Optionen und ihre Kompatibilität:
| Integration | DATEV Kostenrechnung classic | DATEV LODAS | DATEV Lohn und Gehalt |
|---|---|---|---|
| ATOSS Time Control | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| ISGUS ZEUS® | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| tisoware.ZEIT | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| timeCard Zeiterfassung | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| Crewmeister | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| GeoCapture | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| ZMI – Time | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| GFOS.Workforce Management | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| AIDA | ➖ | ✔️ | ✔️ |
| clockin | ➖ | ✔️ | ✔️ |
1. ATOSS Time Control – für die Projektzeiterfassung
ATOSS bietet als Personalmanagement-Tool Lösungen für Zeiterfassung, Einsatzplanung und Ressourcenplanung. Das Zeitmodul ist kompatibel mit DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV Kostenrechnung classic. Mit ATOSS Time Control können Zielwerte mit tatsächlicher Arbeitszeit verglichen, Überstunden verwaltet, Urlaubs- und Krankheitszeiten erfasst und die Rentabilität von Projekten evaluiert werden. Es richtet sich an Manager, die die Personalführung unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen optimieren möchten.
2. ISGUS ZEUS® – für das Anwesenheitsmanagement über Terminals
ZEUS® von ISGUS ist eine Software für Zeit- und Anwesenheitsmanagement, die ebenfalls mit DATEV Kostenrechnung classic, LODAS und Lohn und Gehalt integrierbar ist. In Verbindung mit ISGUS-Terminals erfasst sie Zeiten und betriebliche Daten in verschiedenen Branchen. Unternehmen können damit flexible Arbeitszeiten verwalten und gesetzliche Regelungen einhalten. Erfasst werden können Ein-/Ausstempelungen, Abwesenheiten in Echtzeit, Start- und Endzeiten für Aufträge sowie Mengen und Betriebszugehörigkeiten.
3. tisoware.ZEIT – für die Personaleinsatzplanung
tisoware.ZEIT bietet sowohl Anwesenheits- als auch Projektzeiterfassung für ein effizientes Controlling. Unternehmen können damit Abwesenheitszeiten, Überstunden und andere arbeitszeitbezogene Aspekte gesetzeskonform verwalten. Die Software hilft, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und die Ressourcennutzung zu überwachen, mit Fortschrittsberichten basierend auf erfassten Zeiten. Vorteile der Integration mit DATEV sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Personaleinsatzplanung, Reisekostenmanagement und die Erfassung von Projektzeiten.
4. timeCard Zeiterfassung – für mobile Zeiterfassung
timeCard Zeiterfassung eignet sich besonders für KMU, die eine optimierte Lösung für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Projektzeit-Controlling suchen. Die Software bietet einen monatlichen und jährlichen Überblick sowie mitarbeiterspezifische Auswertungen. Mit der timeCard-App für Android und iOS ist eine mobile Zeiterfassung von überall möglich. Funktionen umfassen erweiterte Lohn- und Gehaltsabrechnungen, flexible Arbeits- und Projektzeiterfassung, Schicht- und Abwesenheitsplaner sowie Berichte mit Mehrmandantenfähigkeit.
5. Crewmeister – für Terminals und mobile Lösungen
Crewmeister stellt Tools zur Verfügung, mit denen Mitarbeiter ihre Zeiten digital über mobile Apps, den PC oder Crewmeister-Terminals erfassen können. Manager erhalten diese Daten in Echtzeit, was die Lohn- und Gehaltsabrechnung in DATEV optimiert. Funktionen umfassen Offline-Zeiterfassung, GPS-Ortstracking, automatische Überstundenberechnung und verschiedene Pausenmodelle. Crewmeister ist für kleinere Unternehmen konzipiert und bietet eine kostenlose Testphase.
6. geoCapture – für GPS-Fahrzeugtracking
geoCapture ist eine spezialisierte Lösung für Unternehmen mit Fahrzeugflotten. Sie ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten von Fahrern und Bedienern unterwegs oder auf Baustellen mittels GPS-Technik. Strecken und Arbeitszeiten können für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an DATEV übertragen werden. geoCapture unterstützt zudem bei der Routenplanung, dem Diebstahlschutz und der Führerscheinprüfung, was es besonders für die Logistikbranche attraktiv macht.
7. ZMI – Time – für die Zeiterfassung über mehrere Geräte
ZMI – Time ermöglicht die Zeiterfassung von jedem Ort aus über physische Terminals, Webbrowser und mobile Apps. Neben der Anwesenheit können Projekt- und Auftragszeiten erfasst werden, um die Ressourcenplanung zu optimieren. Funktionen beinhalten Employee Self Service, digitale Personalakten, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Zugangskontrolle. Der modulare Aufbau ermöglicht eine kundenspezifische Einrichtung, und ZMI – Time kann auch in der Cloud gehostet werden.
8. GFOS.Workforce Management – für Personalkennzahlen und Evaluationen
GFOS.Workforce Management ist eine umfassende Personalmanagement-Lösung, die die Zeiterfassung vereinfacht und zusätzliche Personalkennzahlen für Mitarbeitermotivation und Transparenz liefert. Ähnlich wie ZMI – Time ist GFOS modular aufgebaut, um individuelle Lösungen zu ermöglichen. Die Zeiterfassung ist über Terminals, Web und mobil möglich und umfasst Funktionen wie bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung und Dashboards mit Personalkennzahlen.
9. AIDA – für papierlose und virtuelle Personalabteilungen
AIDA bietet Software und Hardware für das virtuelle Zeitmanagement, um personalbezogene Abläufe zu optimieren und Remote-Teams zu verwalten. Mitarbeiter können über ein Web-Portal auf Anträge und Genehmigungen zugreifen. AIDA-Apps für Mobilgeräte und Web ermöglichen effizientes Personalmanagement über mehrere Standorte hinweg. Funktionen für das Arbeitszeitmanagement umfassen die Zuordnung von Tarifmodellen, eine virtuelle Personalabteilung und ein Administrator-Tool.
10. clockin – für einfachen Personaleinsatz in KMU
clockin ist eine einfach zu implementierende Zeitmanagementlösung für kleinere Unternehmen. Die Lernkurve ist gering, was sie ideal für technisch weniger versierte Mitarbeiter macht. Die Zeiterfassung kann über mobile oder stationäre Lösungen erfolgen. Zu den Funktionen bei der Integration mit DATEV gehören Projektzeiterfassung für einzelne Aktivitäten, flexible Arbeitszeitmodelle und die automatische, sichere Übertragung zu DATEV. clockin bietet zudem umfassende Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Fazit
Die DATEV Eigenorganisation Zeiterfassung ist eine grundlegende Funktion, um sowohl rechtlichen Vorgaben nachzukommen als auch komplexe Zeiterfassung für Kunden und Projekte zu ermöglichen. Neben der standardmäßigen manuellen Variante existieren zahlreiche Lösungen, die die Zeiterfassung optimieren können.
In diesem Artikel haben wir die manuelle Methode sowie automatisierte Ansätze beleuchtet. Alle vorgestellten externen Integrationen können Unternehmen dabei unterstützen, ihre täglichen Betriebsabläufe effizienter zu gestalten. Der nächste Schritt besteht darin, die Integration zu identifizieren, die Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht und sowohl Ihnen als Manager als auch Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert.
Die obige Liste dient als Ausgangspunkt für Ihre Recherche und Entscheidungsfindung. Wenn Sie bereits mit DATEV EO Comfort arbeiten und Ihre Zeiterfassung optimieren möchten, ist Memtime definitiv einen Blick wert. Sie können das Programm 14 Tage lang kostenlos testen und es direkt mit DATEV verbinden, um sich von den Vorteilen zu überzeugen – ganz ohne Risiko.