Deutschland, ein Land bekannt für seine Präzision und Ordnung, stellt Unternehmen vor spezifische Anforderungen, insbesondere in der Buchhaltung und Steuerabwicklung. Für die erfolgreiche Implementierung eines Geschäftsprojekts in Deutschland ist ein tiefes Verständnis dieser nationalen Besonderheiten unerlässlich. Dabei spielen die Begriffe Datev Elster eine zentrale Rolle. Dieser Artikel beleuchtet die entscheidenden Aspekte der deutschen Buchführung und zeigt auf, wie moderne Softwarelösungen Unternehmen dabei unterstützen können, diese Herausforderungen zu meistern und die Compliance sicherzustellen.
I. Buchführung in Deutschland: Spezifische Anforderungen verstehen
Die deutsche Buchhaltung ist durch eine Reihe von Vorschriften und etablierten Praktiken geprägt, die sich von denen anderer Länder unterscheiden können. Ein fundiertes Wissen über diese Details ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
1. Kontenrahmen: SKR03 und SKR04
Deutsche Unternehmen haben die Wahl zwischen zwei primären Standardkontenrahmen: SKR03 (Industriekontenrahmen) und SKR04 (Gemeinschaftskontenrahmen). Während der SKR03 den Prozessgliederungsprinzipien folgt, ist der SKR04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Jedes Unternehmen kann seinen gewählten Kontenrahmen individuell anpassen, muss jedoch die grundlegende Struktur beibehalten. Eine sorgfältige Auswahl und Anpassung ist für eine effiziente Buchhaltung von großer Bedeutung.
2. Elektronische Steuererklärungen: Die Rolle von Elster
Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, ihre Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Die offizielle Plattform hierfür ist Elster (elektronische Steuererklärung), erreichbar über elster.de. Über diese Plattform werden verschiedene Steueranmeldungen, wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) oder die Einkommensteuererklärung, eingereicht. Die korrekte und fristgerechte Übermittlung ist essenziell, um Strafen zu vermeiden und die Compliance zu gewährleisten.
3. Der DATEV-Export: Standard in der deutschen Finanzverwaltung
DATEV Elster sind zwei Seiten derselben Medaille, wenn es um die elektronische Datenübermittlung in Deutschland geht. Während Elster die staatliche Plattform ist, hat sich DATEV über Jahrzehnte als de facto Standard für die Datenaufbereitung etabliert. Viele Jahre lang entwickelte das Unternehmen DATEV Softwarelösungen, die es Unternehmen ermöglichten, Rechnungen (PDF), Lieferantenrechnungen (PDF), Spesenbelege (PDF), Kundenlisten, Lieferantenlisten und Journalbuchungen elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln und direkt mit den Behörden zu kommunizieren. Aufgrund seiner Pionierrolle und umfassenden Akzeptanz hat DATEV in Deutschland eine monopolähnliche Stellung eingenommen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass die Nutzung von DATEV keine gesetzliche Pflicht, sondern eine weit verbreitete Praxis ist.
Es gibt signifikante Unterschiede in der Art und Weise, wie Journalbuchungen in DATEV und Systemen wie Odoo erstellt werden. In Odoo führt eine einzelne Rechnung zu mehreren Journalposten (für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Steuern), während DATEV diese oft in einer einzigen Zeile registriert. Dies erfordert bei der Integration spezielles Augenmerk auf die Datenkonvertierung und -zuordnung, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten. Weitere Informationen zu Softwarelösungen finden Sie auch unter lexware steuererklärung 2018.
4. Skonto: Ein gängiges Instrument zur Zahlungsbeschleunigung
In Deutschland ist Skonto ein weit verbreitetes Angebot an Kunden. Es handelt sich um einen Preisnachlass, den Kunden erhalten, wenn sie eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist begleichen. Dieses Instrument dient der Beschleunigung von Zahlungseingängen und sollte in der Buchhaltungssoftware korrekt abgebildet werden.
II. Checkliste für den Go-Live der Buchhaltung in Deutschland
Diese Checkliste konzentriert sich auf die deutschen Besonderheiten. Eine allgemeine Buchhaltungs-Checkliste ist darüber hinaus erforderlich.
1. Auswahl des Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04)
Entscheiden Sie sich für den passenden Kontenrahmen. Falls Odoo Konten mit inkorrekten Namen oder Nummern erstellt, sollten diese nicht gelöscht, sondern angepasst werden, da sie möglicherweise in Standardkonfigurationen verwendet werden.
2. Definition der Kontengröße und DATEV-Nummern
Die Kontengröße muss zwischen 4 und 8 Stellen liegen. Die DATEV-Nummern für Kunden und Lieferanten sind eng mit der Kontengröße verknüpft.
- Kunden-DATEV-Nummer: Die Startnummer muss zwischen 1 und 6 liegen (z.B. 1XXX, 2XXX oder 6XXX). Beachten Sie, dass diese in einigen Odoo-Versionen (z.B. V16) auf die 1 hartcodiert sein kann und die Verwendung von Systemparametern zur Definition obsolet ist.
- Lieferanten-DATEV-Nummer: Die Startnummer muss zwischen 7 und 9 liegen (z.B. 7XXX oder 9XXX). Auch hier kann die Startnummer in einigen Odoo-Versionen auf die 7 hartcodiert sein.
- Die letzte Ziffer der Kunden-/Lieferanten-DATEV-Nummer ist die ID des Datensatzes.
Falls Sie eigene Startnummern für Kunden/Lieferanten definieren möchten, müssen Sie diese manuell bei allen Kontakten oder per Import festlegen. Dies verhindert die automatische Generierung durch Odoo. Es ist wichtig, dass die von Odoo automatisch generierten Nummern niemals mit bestehenden Nummern aus Ihrer früheren Software übereinstimmen, um Verwechslungen bei DATEV zu vermeiden. Im Falle von Überschneidungen ist die manuelle Zuweisung oder ein Import die einzige Lösung, bis Odoo keine passenden Nummern mehr generiert. Wenn Sie nur manuell oder per Import Kontakte mit bereits vorhandenen DATEV-Nummern in der Datenbank erstellen, wird eine blockierende Warnung angezeigt.
3. Überprüfung der automatisch erstellten Steuern
Überprüfen Sie die von Odoo automatisch erstellten Steuern auf Korrektheit:
- Steuerberechnung
- Bezeichnung auf der Rechnung
- Steuerrasternummer
- Nationale und internationale Steuern
- Steuern für den Verkauf physischer Produkte, Dienstleistungen etc.
4. Überprüfung des BU-Schlüssels
Stellen Sie sicher, dass der BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel) der erstellten Steuern korrekt ist.
5. Registrierung der DATEV-Daten
Registrieren Sie die “Beraternummer” des Steuerberaters und die “Kundennummer” für den DATEV-Export.
6. Registrierung der Elster-Exportinformationen (Steuernummer)
Wie bereits erwähnt, ist Elster die vom deutschen Staat bereitgestellte Software zur digitalen Übermittlung von Steuererklärungen. Jedes Unternehmen MUSS seine Steuererklärung über Elster einreichen. Odoo generiert eine XML-Datei, die nach Anmeldung mit den entsprechenden Zugangsdaten in Elster importiert werden kann.
Es gibt zwei Arten von Steuernummern: eine, die auf offiziellen Dokumenten erscheint, und eine interne, die für die Kommunikation zwischen Softwaresystemen verwendet wird. Die zweite ist eine Modifikation der ersten. In Odoo müssen Sie Ihre erste, offizielle Steuernummer registrieren, da Odoo diese beim Export der XML-Datei automatisch in die zweite Form umwandelt. Sollte die von Odoo generierte XML-Datei nicht korrekt sein und Sie einen Steuerberater nutzen, der DATEV verwendet, können Sie alle Hauptbuchinformationen aus Odoo exportieren. In DATEV ist eine automatisierte Verbindung zu Elster vorhanden, die dies dann übernehmen kann.
7. Registrierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Diese Nummer erscheint im Footer des PDFs als “VAT:…”.
8. Registrierung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)
Eine weitere wichtige Identifikationsnummer für Unternehmen in Deutschland.
9. Registrierung der Unternehmens-ID (HRB-Nummer)
Diese erscheint im Footer des PDFs als “HRB Nr:…”.
10. Import bestehender Kontakte
In DATEV wird zwischen Kunden und Lieferanten durch spezifische Nummern unterschieden. Diese Unterscheidung muss auch in Odoo im Kontaktformular vorgenommen werden. Beim Import von Kontakten aus einer früheren Software müssen diese DATEV-Kunden- und/oder Lieferantennummern in Odoo importiert werden.
- Holen Sie die DATEV-Kunden- und/oder Lieferantennummern aus Ihrer vorherigen Software und importieren Sie diese in Odoo.
- Importieren Sie die Nominalwerte der Kontakte, falls die Standardwerte nicht korrekt sind. Um dies zu tun, müssen Sie zuerst den Debug-Modus aktivieren, in den technischen Einstellungen einen neuen Parameter
l10n_de.force_datev_idmit dem Wert1hinzufügen. Dies stellt sicher, dass die DATEV-Nummer korrekt berechnet wird.
11. Import des Anfangsbestands der Buchhaltung
Wie bei jedem Go-Live müssen Sie den Anfangsbestand Ihrer Buchhaltung importieren. Beachten Sie, dass beim ersten DATEV-Export aus Odoo Informationen fehlen werden, da die früheren Rechnungen nicht in Odoo vorhanden sind.
Schritte für den ersten DATEV-Export:
- Exportieren Sie Ihre DATEV-Zip-Datei aus dem Hauptbuch in Odoo.
- Exportieren Sie Ihre DATEV-Datei aus Ihrer vorherigen Software für denselben Zeitraum.
- Entfernen Sie manuell die Zeilen im Odoo-Excel-Export, die vom Anfangsbestandsimport stammen.
- Kopieren Sie die Zeilen aus dem Excel-Export Ihrer vorherigen Software und fügen Sie diese in das aus Odoo exportierte Excel ein.
- Ihre DATEV-Datei kann nun in die DATEV-Plattform importiert werden.
12. Umgang mit Skonto (Ab V16)
Skonto ist ein Anreiz für Kunden, Rechnungen vor Fälligkeit zu bezahlen. Der Verkäufer gewährt einen Rabatt, wenn der Kunde die Rechnung frühzeitig begleicht.
- In den Einstellungen der Buchhaltungs-App unter “Cash Discount Tax Reduction” wählen Sie “Never” (Ab 16.2 unter “Zahlungsbedingungen”). Dies bedeutet, dass die Steuer immer fällig ist (z.B. Deutschland, Niederlande).
- In der Buchhaltungs-App unter “Zahlungsbedingungen” finden Sie ein Beispiel für 30 Tage, 2% Skonto bei frühzeitiger Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Die Spalte “Discount %” gibt den angebotenen Prozentsatz an, “Discount Days” die Anzahl der Tage, um den Rabatt zu erhalten.
- In den Buchhaltungseinstellungen unter “Standardkonten” wählen Sie das gewünschte Standardkonto für den Skontoabzug.
Konfiguration der Standardkonten für Skonto in Odoo, wie im Screenshot gezeigt
13. DATEV- und Elster-Berichte abrufen
Um Ihre Steuererklärung über DATEV Elster zu übermitteln, müssen Sie die entsprechenden Berichte aus Ihrer Software exportieren.
- Elster-Berichte: Laden Sie eine XML-Datei aus dem Steuerbericht in Odoo herunter, um diese in Elster hochzuladen.
- DATEV-Export:
- Exportieren Sie die Journalbuchungen.
- Exportieren Sie die PDFs der Rechnungen. Beim Exportieren der DATEV + Atch (ZIP) Datei exportiert Odoo alle Anhänge der Rechnungen. Daher ist es wichtig, die Liste der Anhänge vor dem Export zu bereinigen.
- Holen Sie die Kunden- und Lieferantenlisten.
- Der Export von Spesenanhängen ist derzeit nicht direkt möglich (interne Aufgabe bei Odoo).
14. EU-Versandhandel (OSS)
Beim Verkauf (E-Commerce, andere elektronische Dienstleistungen) über Ländergrenzen hinweg innerhalb Europas für mehr als 10.000 EUR (netto) an Privatpersonen (B2C) ist die Umsatzsteuer im Land der Lieferung oder des Verbrauchs fällig. Statt sich bei jedem einzelnen Land anzumelden, ermöglicht der One-Stop-Shop (OSS), die Steuern an eine zentrale Stelle zu melden und zu zahlen. Das Mischen beider Methoden (individuelle Anmeldung und OSS) ist nicht erlaubt. In Deutschland können Sie Ihre OSS-Meldung direkt auf Elster.de veröffentlichen.
15. Kassenlösungen (POS)
In Deutschland müssen Informationen über Verkäufe aus Kassensystemen direkt an die Regierung gesendet werden, um Steuerhinterziehung zu verhindern. Odoo verbindet sich hierfür mit der deutschen Regierung über eine Software namens Fiskaly. Wichtig: Eine Verbindung mit Fiskaly ist nur einmalig mit den Unternehmensdaten möglich. Verwenden Sie daher keine Testumgebung, da dies eine spätere Nutzung in der Produktionsumgebung verhindert.
16. Storno (Gutschrift)
Storno ist ein spezifischer deutscher und österreichischer Mechanismus zur Stornierung von Rechnungen. Anstatt eine Gutschrift durch Umkehrbuchungen mit positiven Beträgen zu erstellen, wird beim Storno der ursprüngliche Rechnungsbetrag mit einem negativen Betrag ausgeglichen. Dies führt zu einer anderen Darstellung in den Journalbuchungen.
17. XRechnung (Elektronische Rechnung)
Die XRechnung ist ein von der deutschen Regierung definierter Standard zur Vereinheitlichung von Geschäftsbelegen (Rechnungen, Gutschriften etc.) über Software hinweg. Es handelt sich um eine XML-Datei, die bei der Erstellung der Rechnung generiert wird. In Odoo finden Sie diese Funktion unter Buchhaltung => Journale (Rechnung) => Reiter Erweiterte Einstellungen => Electronic Data Interchange. Sobald die Option für die XRechnung aktiviert ist, wird bei jeder Bestätigung einer Rechnung die XML-Datei erstellt und ist in den Anhängen der Rechnung zu finden. Beim Versenden der Rechnung über Odoo wird automatisch die PDF- und die XML-Datei gesendet.
III. PDF-Layout und Rechnungsdetails
Auch bei der Gestaltung von Dokumenten wie Rechnungen gibt es deutsche Besonderheiten, die beachtet werden müssen.
1. DIN5008: Standard für Geschäftsdokumente
In Deutschland ist das Layout von Geschäftsdokumenten durch die DIN5008 normiert, um die Kommunikation zu erleichtern. Ein Hauptunterschied zu anderen Ländern ist beispielsweise, dass die Kundenadresse auf der linken Seite des Dokuments platziert ist, da deutsche Briefumschläge das Sichtfenster links haben. Odoo installiert standardmäßig das DIN-Layout, wenn die deutsche Buchhaltung installiert wird. Sie können die Vorlage unter “Einstellungen” => “Dokumentenlayout” => “Dokumentenlayout konfigurieren” auswählen. Beachten Sie, dass bestimmte Informationen im PDF fest verankert sind und ohne Codeänderung nicht angepasst werden können. Eine weitere Ressource für Ihre Geschäftsverwaltung könnte lexware büro easy start sein.
2. Leistungsdatum auf der Rechnung
Das Leistungs- oder Lieferdatum muss auf der Rechnung ausgewiesen werden. Hierbei gibt es je nach Art der Leistung gewisse Flexibilität, solange der Kunde eindeutig die Verknüpfung zur Lieferung herstellen kann.
a) Erbringung der Dienstleistung vor oder zum Zeitpunkt der Rechnungstellung
- Wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum identisch sind, kann ein Standardtext wie “Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum” hinzugefügt werden.
- Es genügt, den Monat des Leistungsdatums anzugeben, eine tagesgenaue Angabe ist nicht immer zwingend.
b) Erbringung der Dienstleistung nach dem Zeitpunkt der Rechnungstellung
Da die Dienstleistung zum Zeitpunkt der Rechnungstellung noch nicht erbracht wurde, muss das Leistungsdatum nicht auf der Rechnung aufgeführt werden.
c) Teilweise Rechnungsstellung der Dienstleistung (Anzahlung)
Bei einer Anzahlung vor Erbringung der Dienstleistung ist das Leistungsdatum ebenfalls nicht erforderlich.
d) Lieferung physischer Produkte vor oder zum Zeitpunkt der Rechnungstellung
- Erwähnen Sie klar die Referenznummer des Lieferscheins, auf dem das Lieferdatum eindeutig vermerkt ist: “Das Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum”.
- Wenn Rechnungs- und Lieferdatum identisch sind, kann ein Standardtext wie “Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum” hinzugefügt werden.
- Es genügt, den Monat des Lieferdatums anzugeben.
In Odoo V17 ist das Lieferdatum direkt auf der Rechnung (im Reiter “Weitere Informationen”) verfügbar.
Lieferdatum-Feld auf der Odoo-Rechnungsformularansicht in Version 17
Der Nachteil dieser Lösung ist, dass nur ein einziges Lieferdatum angezeigt wird, selbst bei mehreren Lieferungen für dieselbe Rechnung. Ein manueller Workaround besteht darin, ein Many-to-Many-Feld zu den Lagerbewegungen (stock.picking) zu erstellen, um manuell die Lieferungen auszuwählen, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Ein dynamischer Domain-Filter kann hier helfen, nur Lieferungen des gleichen Verkaufsauftrags anzuzeigen.
e) Lieferung physischer Produkte nach dem Zeitpunkt der Rechnungstellung
Da das Produkt zum Zeitpunkt der Rechnungstellung noch nicht geliefert wurde, muss das Lieferdatum nicht auf der Rechnung aufgeführt werden.
f) Teilweise Rechnungsstellung der Lieferung (Anzahlung)
Bei einer Anzahlung vor Lieferung des Produkts ist das Lieferdatum ebenfalls nicht erforderlich.
IV. Übersetzungen in Odoo für den deutschen Markt
Odoo ist in Englisch programmiert und Übersetzungen in andere Sprachen sind standardmäßig verfügbar. Jedoch müssen Übersetzungen mit neuen Versionen manchmal angepasst werden, oder Kunden wünschen spezifische Begriffe, die besser zu ihrer Branche passen.
In Odoo V16 können einige Begriffe im oberen Bereich des PDFs nicht übersetzt werden, da sie hartcodiert sind (berechnete Felder). Dies erfordert Entwicklung und ist oft nur über Odoo.sh zu realisieren. (In V17 sollte dies geändert werden.)
Funktionsweise der Übersetzungen in Odoo (V16):
- Transifex: Transifex ist eine Plattform zur Verwaltung von Standardübersetzungen für alle Odoo-Datenbanken. Jeder kann zur Übersetzung beitragen. Neue Übersetzungen werden wöchentlich in die Datenbanken übernommen (nach Sprachaktualisierung in der eigenen DB).
- PO-Datei: Für spezifische Übersetzungsänderungen in Ihrer DB können Sie die PO-Datei exportieren/importieren. Software wie Poedit kann hierbei helfen, diese Dateien zu bearbeiten.
- Feldbezeichnungen: Übersetzungen von Feldbezeichnungen können direkt in Odoo angepasst werden.
- Ansichten: Übersetzungen von Ansichten können ebenfalls in Odoo vorgenommen werden.
- Feldwerte: Produktnamen oder andere Feldwerte können für verschiedene Sprachen übersetzt werden.
V. GoBD-Zertifizierung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein wichtiger Standard für die digitale Buchführung in Deutschland. Odoo ist bestrebt, die GoBD-Zertifizierung zu erhalten (für V16 in Audit).
VI. Website-Anforderungen: DSGVO und Google Fonts
Deutschland hat die Anwendung der DSGVO-Compliance streng ausgelegt. Dies bedeutet, dass Google Fonts auf Websites nur ohne die Verbindung zu US-Servern verwendet werden dürfen, um die Übermittlung von Informationen in die USA zu verhindern. Odoo bietet Konfigurationsmöglichkeiten, um dies zu gewährleisten. Websites wie der Google Fonts Scanner von e-recht24.de können zur Überprüfung der Compliance genutzt werden.
VII. Newsletter-Registrierungsbestätigung (Double-Opt-In)
Viele deutsche Kunden verlangen eine Bestätigung des Empfängers eines Newsletters, dass er tatsächlich in die Mailingliste aufgenommen werden möchte (Double-Opt-In). Odoo bietet hierfür verschiedene Optionen zur Implementierung. Zukünftig soll hierfür eine Marketing-Automatisierungsaktion standardmäßig integriert werden.
Fazit: Erfolg durch Compliance und Anpassung
Die erfolgreiche Implementierung eines Unternehmens in Deutschland erfordert ein tiefes Verständnis der lokalen Besonderheiten, insbesondere im Bereich Buchhaltung und Steuern. Die Einhaltung der Vorschriften rund um DATEV Elster ist dabei von größter Bedeutung. Von der Auswahl des Kontenrahmens bis hin zu spezifischen Anforderungen bei Rechnungsstellung, Skonto und der GoBD-Zertifizierung – jedes Detail zählt.
Moderne ERP-Systeme wie Odoo bieten umfassende Funktionen, die speziell an die deutschen Anforderungen angepasst sind oder angepasst werden können. Durch eine sorgfältige Konfiguration und das Bewusstsein für die hier vorgestellten Spezifika können Unternehmen nicht nur Compliance gewährleisten, sondern auch ihre Effizienz steigern. Nehmen Sie diese Herausforderungen als Chance wahr, um Ihre Geschäftsprozesse in Deutschland optimal zu gestalten und sich erfolgreich im Markt zu etablieren. Planen Sie Ihre Implementierung sorgfältig, konsultieren Sie Fachexperten und stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme den hohen deutschen Standards gerecht werden.