In der modernen Unternehmenswelt ist ein reibungsloser und präziser Datenaustausch zwischen Lohnbuchhaltung und Personalmanagement entscheidend. Der DATEV Lohnergebnisdatenservice bietet hierfür eine innovative Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, die Prozesse rund um die Lohnbescheinigung und Gehaltsabrechnung zu optimieren. Für Unternehmen, die HR WORKS nutzen, stellt diese Integration einen signifikanten Vorteil dar, indem sie Medienbrüche reduziert und die Datenqualität erheblich verbessert. Dieser Artikel beleuchtet umfassend, wie Sie den DATEV Lohnergebnisdatenservice erfolgreich einrichten und nutzen können, um Ihre Personalprozesse zu revolutionieren.
Die unschätzbaren Vorteile des DATEV Lohnergebnisdatenservice
Der DATEV Lohnergebnisdatenservice ist eine zentrale Schnittstelle, die den Import von Ergebnissen aus dem DATEV-Abrechnungsprozess (wie Stamm- und Lohndaten) direkt in HR WORKS ermöglicht. Dies transformiert den Datenaustausch zwischen Steuerberatungskanzleien und Mandanten fundamental.
Konkrete Vorteile im Überblick:
- Reduzierung von Prozesskosten und Medienbrüchen: Manuelle Dateneingaben und der Austausch über verschiedene Medien werden minimiert, was Fehlerquellen reduziert und Zeit spart.
- Verbesserte Datenqualität: Durch den direkten Import der Daten aus DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt wird die Konsistenz und Richtigkeit der Informationen sichergestellt. Dies ist essenziell für die Erstellung korrekter Lohnbescheinigungen und Jahresabrechnungen.
- Unterstützung der Entscheidungsfindung: Auf Basis präziser und aktueller Lohndaten können fundierte Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden, beispielsweise in der Personalplanung oder bei Budgetierungen.
- Optimierung von Auswertungsdaten: Der Service unterstützt den effizienten Austausch von Brutto-/Netto-Abrechnungen, Lohnkonten und Lohnjournalen.
Voraussetzungen für die reibungslose Nutzung
Bevor Sie den DATEV Lohnergebnisdatenservice in HR WORKS implementieren können, müssen einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sein. Eine sorgfältige Vorbereitung gewährleistet eine nahtlose Integration und Nutzung.
Kommunikation mit Ihrer Steuerberatung
Der erste und wichtigste Schritt ist die Kontaktaufnahme mit Ihrer Steuerberatung. Informieren Sie sie über Ihre Absicht, den DATEV Lohnergebnisdatenservice zu nutzen. Ihre Steuerberatung ist für die Bestellung und Freischaltung der Schnittstelle bei DATEV zuständig. Beachten Sie, dass durch die Aktivierung dieses Zusatzservices zusätzliche Kosten seitens DATEV entstehen können.
DATEV-Anmeldemedium und Administratorrechte
Als Administrator benötigen Sie ein gültiges DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Berechtigungen, um die DATEV-Integration in HR WORKS zu aktivieren. Die Bereitstellung des Anmeldemediums erfolgt ebenfalls durch Ihre Steuerberatung. Die Inbetriebnahme muss stets über Ihre Steuerberatung erfolgen.
Umfassende Informationen zur Freischaltung und Einrichtung des DATEV Lohnergebnisdatenservice finden Sie auch im offiziellen DATEV-Artikel. Für Steuerberatungskanzleien und Mandanten mit eigenem DATEV-Lohn-Programm (DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt) steht das Team vom DATEV-Partner-Onboarding unter www.datev.de/partner-onboarding zur Verfügung. Dort sind Terminbuchungen und weitere Informationen zu den Datenservices Personalwirtschaft ersichtlich.
Ein weiteres hilfreiches Video von DATEV zeigt den initialen Bestellprozess der Datenservices und erklärt die allgemeine Rechtevergabe, exemplarisch anhand des Lohnaustauschdatenservice.
Administratorrollen in HR WORKS zuweisen
Um die Schnittstellenkonfiguration in HR WORKS vornehmen zu können, müssen die zuständigen Personen über die entsprechenden Administratorrollen verfügen.
Als Master-Administrator navigieren Sie im Admin-Menü zu “Personen/Personen“. Wählen Sie die gewünschte Person per Doppelklick aus und wechseln Sie in das Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen“. Setzen Sie hier unter „Grundlagen“ den Haken bei „Exportformat-Administrator“.
Zusätzlich sind folgende Rollen relevant:
- Für den Import von Stammdaten per API und die Zuweisung von Usern: „Master-Administrator“.
- Für den Abruf und die Zuweisung von Lohn- und Gehaltsdaten: „Gehalts-Administrator“.
Schließen Sie den Vorgang stets mit dem „Speichern“ Button ab.
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Schritt-für-Schritt-Einrichtung des DATEV Lohnergebnisdatenservice
Die Konfiguration der Schnittstelle in HR WORKS ist ein mehrstufiger Prozess, der Sorgfalt erfordert, um eine fehlerfreie Datenübertragung zu gewährleisten.
Grundlagen: Mandantendaten und Service-Aktivierung
Öffnen Sie im Admin-Menü “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices“. Im Reiter “Grundlagen” werden die essenziellen Mandantendaten verwaltet. Hier müssen Sie die Beraternummer und Mandantennummer eingeben und den Mandanten den zugehörigen Organisationseinheiten zuordnen.
Aktivieren Sie die Checkbox “Import von Lohnergebnisdaten“, um die Schnittstelle für diesen Service freizuschalten. Falls Sie bereits andere DATEV-Services (Lohnimportdatenservice oder Lohnauswertungsdatenservice) nutzen, ergänzen Sie einfach diese Checkbox bei den bestehenden Mandanten.
Konfiguration des DATEV Lohnergebnisdatenservice in HR WORKS
Autorisierung gegenüber DATEV
Die Autorisierung ist ein kritischer Schritt, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Daten abrufen können und die Sicherheit Ihrer sensiblen Lohn- und Gehaltsdaten gewahrt bleibt. Halten Sie hierfür Ihr DATEV-Anmeldemedium bereit.
Wichtiger Hinweis: Die Autorisierung muss individuell durch jeden Administrator und für jeden Mandanten erfolgen. Dabei kann der Lohnergebnisdatenservice separat oder in Kombination mit anderen DATEV-Integrationen autorisiert werden. Die Einstellungen in den Reitern “Grundlagen” und “Datenkonfiguration” müssen mit den Berechtigungen in DATEV übereinstimmen.
Klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten“. Es öffnet sich eine neue Registerkarte zur DATEV Login-Seite. Melden Sie sich mit Ihrem Anmeldemedium an und stimmen Sie den erforderlichen Berechtigungen zu. Nach erfolgreicher Autorisierung erhalten Sie eine Bestätigung, und der Status Ihres Mandanten wechselt zu “aktiv“. Sie können den Status jederzeit einsehen und die Autorisierung bei Bedarf widerrufen. Ein aktiver Status ermöglicht die Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten an das DATEV-Rechenzentrum. Beachten Sie, dass bei Änderungen an den selektierten Datenservices die Autorisierung stets erneut durchgeführt werden muss.
Erfolgreiche DATEV Autorisierung in HR WORKS für den Mandantenstatus
Datenkonfiguration: Auswahl der Importdaten
Im Reiter “Datenkonfiguration” legen Sie fest, welche Lohneregbnisdaten importiert werden sollen. Wählen Sie unter “Auswahl Datenservice” die Option “Import Lohnergebnisdaten“.
Import von Lohn- und Gehaltsdaten
Durch die Selektion der Checkbox “Lohn- und Gehaltsdaten importieren” werden pro DATEV-User sämtliche lohnrelevanten Abrechnungsdaten importiert. Dies umfasst essenzielle Informationen für jede Lohnbescheinigung:
- Brutto-Bezüge
- Steuerrechtliche Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
- SV-rechtliche Abzüge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge für KV, AV, PV, RV)
- Netto-Verdienst, Nettobezüge, Nettoabzüge, Auszahlungsbetrag
- Umlagen (U1, U2, U3)
- Pauschalsteuern (Pauschale Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
Import von Stammdaten
Zusätzlich können diverse Stammdaten selektiert werden, um ein vollständiges Bild des Mitarbeiters zu erhalten. Diese Daten tragen zur Vollständigkeit der Personalakten und zur korrekten Zuordnung der Lohnbescheinigungen bei:
| DATEV-Personalnummer | Sozialversicherungsnummer | Nachname |
|---|---|---|
| Vorname | Geburtsdatum | Geschlecht |
| Staatsangehörigkeit | Eintrittsdatum | Eintrittsdatum für den aktuellen Beschäftigungszeitraum |
| Austrittsdatum | Position | Höchster Bildungsgrad |
| Höchste berufliche Qualifikation | Vertragsform | Kostenstellenbezeichnung |
| Steuerklasse | Konfession AN | Titel |
| Ausgeübte Tätigkeit | Adresse – Land | Adresse – Straße |
| Adresse – Ort | Adresse – Hausnummer | Adresse – PLZ |
| Adresse – Zusatz | Beitragsgruppenschlüssel Krankenversicherung | Beitragsgruppenschlüssel Rentenversicherung |
| Beitragsgruppenschlüssel Arbeitslosenversicherung | Beitragsgruppenschlüssel Pflegeversicherung |
Durchführung des Datenimports und Weiterverarbeitung
Nachdem der DATEV-Mandant erfolgreich eingerichtet und autorisiert wurde, können Sie den Datenimport starten.
Navigieren Sie hierzu im Admin-Menü zu “DATEV-Datenservices/Lohnergebnisdatenservice“. Detaillierte Informationen zum Datenimport und den vielfältigen Möglichkeiten der Weiterverarbeitung in HR WORKS finden Sie in der verlinkten Dokumentation (zugänglich über Admin-Menü/Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices).
Zugriff auf Lohnergebnisdaten: Rückwirkende Fristen
Beachten Sie die spezifischen Fristen für den rückwirkenden Zugriff auf Lohnergebnisdaten, die für eine vollständige Datenhistorie relevant sind:
- DATEV LODAS: Sie können rückwirkend bis zum Januar des Vorjahres der Freischaltung auf die Lohnergebnisdaten zugreifen.
- DATEV Lohn und Gehalt: Hier ist ein rückwirkender Zugriff bis zum 01/2023 möglich.
Fazit: Optimierte Lohnprozesse mit DATEV und HR WORKS
Der DATEV Lohnergebnisdatenservice ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungsprozesse modernisieren und effizienter gestalten möchten. Durch die nahtlose Integration in HR WORKS werden nicht nur die Erstellung von Lohnbescheinigungen vereinfacht, sondern auch die Datenqualität gesichert und manuelle Fehlerquellen minimiert. Die Investition in diesen Service zahlt sich durch reduzierte Prozesskosten und eine verbesserte Datenbasis für strategische Entscheidungen aus. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Personalwirtschaft und heben Sie Ihre Lohnprozesse auf ein neues Niveau der Präzision und Effizienz.
Referenzen
- DATEV Hilfe-Center: Einrichtung DATEV Datenservice Personalwirtschaft
- DATEV Partner-Onboarding
- DATEV Video: Datenservices Personalwirtschaft bestellen und einrichten
- HR WORKS: Integration zu DATEV LODAS
- HR WORKS: Integration zu DATEV Lohn und Gehalt