Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Dies bedeutet eine signifikante Umstellung für die Personalverwaltung: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern werden seither nicht mehr auf Papier ausgestellt, sondern digital an die Krankenkassen übermittelt. Doch die Krankenkassen stellen diese wichtigen Daten den lohnabrechnenden Stellen nicht automatisch zur Verfügung. Hier setzt Datev Personaldaten Online an, eine innovative Lösung, die es Mandanten ermöglicht, Krankmeldungen eigenständig abzurufen und so Steuerberatungskanzleien spürbar zu entlasten.
Die Einführung des eAU-Verfahrens hat weitreichende Konsequenzen. Arbeitgeber müssen nun die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter – einschließlich geringfügig Beschäftigter wie Rentner, Werkstudenten und kurzfristig Beschäftigte – elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Diese Umstellung ist auf Seiten der Steuerberatungskanzleien und Unternehmen mit erheblichen Prozessänderungen verbunden, die anfänglich auf Kritik stießen. Es bedarf neuer Arbeitsabläufe und einer Anpassung der internen Systeme, um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass sich für privat versicherte Arbeitnehmer das Vorgehen nicht geändert hat: Sie legen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin papierhaft bei ihrem Arbeitgeber beziehungsweise der lohnabrechnenden Stelle vor. Auch bestimmte Ausnahmefälle sind vom digitalen Verfahren ausgenommen, darunter Arbeitsausfälle aufgrund von Reha- oder Kuraufenthalten, die Beaufsichtigung kranker Kinder, stufenweise Wiedereingliederungen sowie Beschäftigungsverbote.
DATEV Personaldaten Online: Ihre Lösung für den eAU-Abruf
Um Steuerberatungskanzleien und Arbeitgebern den Prozess des eAU-Abrufs zu erleichtern, hat die DATEV die Lösung DATEV Personaldaten Online entwickelt. Als integraler Bestandteil von DATEV Unternehmen online und DATEV Personal Add-on ermöglicht diese Anwendung den Mandanten den eigenständigen und direkten Abruf der Krankmeldungen. Dies schafft eine Win-Win-Situation: Mandanten erhalten mehr Kontrolle und Flexibilität, während Kanzleien von einer deutlichen Entlastung profitieren und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Die Digitalisierung von Prozessen wie diesen ist ein entscheidender Schritt in der modernen Personalverwaltung und kann durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen wie effiziente Medienerstellung in anderen Bereichen ergänzt werden.
So funktioniert der eAU-Abruf Schritt für Schritt mit DATEV Personaldaten Online
Der Prozess des digitalen eAU-Abrufs mit DATEV Personaldaten Online ist klar strukturiert und benutzerfreundlich gestaltet:
- Meldung und ärztliche Bestätigung: Der Beschäftigte meldet sich zunächst – wie gewohnt – bei seinem Arbeitgeber krank und lässt die Arbeitsunfähigkeit durch seinen Arzt bestätigen.
- Digitale Übermittlung an die Krankenkasse: Der Arzt übermittelt das Attest anschließend digital an die zuständige Krankenkasse.
- Abrufbereitschaft: Einen Tag nach Überschreitung der Attestpflicht kann die lohnabrechnende Stelle oder der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch von der Krankenkasse abrufen.
Schematische Darstellung des eAU-Abrufprozesses mit DATEV Personaldaten Online
Der Abruf selbst erfolgt direkt in DATEV Unternehmen online, wo DATEV Personaldaten Online nahtlos integriert ist. Mit wenigen Klicks kann die eAU-Abfrage für den erkrankten Beschäftigten initiiert werden. Hierfür müssen lediglich der Beginn und die Art der Arbeitsunfähigkeit – beispielsweise Arbeitsunfall oder stationäre Krankenhausbehandlung – erfasst werden.
Innerhalb von in der Regel 14 Tagen meldet die Krankenkasse die eAU zurück, die dann automatisch in DATEV Personaldaten Online bereitgestellt wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass die eAU über das Rückmeldeverfahren außerdem direkt in den DATEV-Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS zur Verfügung steht. Dies eliminiert manuelle Übertragungen und reduziert Fehlerquellen erheblich. Um auch außerhalb der Personalverwaltung von modernen Lösungen zu profitieren, finden sich oft Möglichkeiten zur professionellen Bildgestaltung oder Kreativsoftware ohne Abonnement für die digitale Bürokommunikation.
Vorteile und Weiterentwicklung von DATEV Personaldaten Online
Die Auslagerung des eAU-Abrufs an die Mandanten durch DATEV Personaldaten Online bietet Steuerberatungskanzleien einen entscheidenden Vorteil: Sie sparen wertvolle Zeit, die sie stattdessen für ihre Kerntätigkeiten wie die Lohnabrechnung und die Mandantenberatung nutzen können. Dies trägt maßgeblich zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung bei.
DATEV Personaldaten Online hat einen erfolgreichen Start hingelegt und wird mithilfe von Kundenfeedback kontinuierlich weiterentwickelt. So wurden in den ersten Monaten nach der Freigabe unter anderem die Anzeige von Rückmeldungen zu eAU-Abrufen aus DATEV Lohn und Gehalt beziehungsweise DATEV LODAS realisiert, um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern und eine höhere Transparenz zu gewährleisten.
Darüber hinaus sind zur Abrundung der Funktionalität eine detaillierte Statusübersicht sowie eine praktische Benachrichtigungsfunktion geplant. Zukünftig werden die Anwender von DATEV Personaldaten Online direkt per E-Mail informiert, sobald die Krankenkasse eine eAU-Rückmeldung bereitgestellt hat. Dies gewährleistet eine zeitnahe Reaktion und minimiert den administrativen Aufwand noch weiter. Die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an die Bedürfnisse der Nutzer unterstreichen das Engagement der DATEV für moderne und effiziente Personalverwaltungslösungen. In einer zunehmend digitalisierten Welt sind solche Werkzeuge für die reibungslose Abwicklung von Geschäftsprozessen unerlässlich.
Fazit
DATEV Personaldaten Online ist eine unverzichtbare Lösung für Arbeitgeber und Steuerberatungskanzleien, die sich den Herausforderungen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellen müssen. Durch die Möglichkeit des eigenständigen Abrufs von Krankmeldungen durch Mandanten werden administrative Prozesse optimiert, Zeit gespart und die Effizienz in der Lohnabrechnung deutlich gesteigert. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und die geplante Integration neuer Funktionen wie Statusübersichten und Benachrichtigungen machen DATEV Personaldaten Online zu einem zukunftssicheren Werkzeug für die digitale Personalverwaltung in Deutschland. Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – mit DATEV Personaldaten Online.
Weitere Informationen
- Informationen für Ihre Mandanten: