Als Steuerberater, Buchhalter oder Unternehmer in Deutschland ist Ihnen DATEV zweifellos ein Begriff und wahrscheinlich bereits ein fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. DATEV ist die führende Softwarelösung für die Verwaltung von Buchhaltung, Steuern, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Finanzen. Um den Datenaustausch mit diesem wichtigen System zu vereinfachen, bietet Zoho Books eine praktische DATEV Export-Funktion. Mit dieser können Sie all Ihre Transaktionen präzise ins DATEV-Format konvertieren und anschließend direkt auf Ihr Gerät herunterladen, was den Prozess der Finanzdatenerfassung erheblich streamlined.
Dieser Artikel führt Sie detailliert durch die Konfiguration und Nutzung der DATEV Export-Funktion in Zoho Books, damit Sie Ihre Buchhaltungsdaten effizient und fehlerfrei für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitstellen können. Eine reibungslose schnittstelle DATEV ist entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und die Einhaltung deutscher Steuervorschriften.
DATEV Export-Einstellungen in Zoho Books konfigurieren
Bevor Sie Ihre Daten aus Zoho Books exportieren, müssen Sie die Präferenzen für Ihren DATEV Export festlegen. Dies gewährleistet, dass die exportierten Dateien den Anforderungen Ihres DATEV-Systems und Ihres Steuerberaters entsprechen. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf Daten exportieren.
- Geben Sie die erforderlichen Details im angezeigten Pop-up-Fenster ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mandantennummer | Geben Sie die Mandantennummer ein, die Ihnen bei der Einrichtung Ihres Kontos in DATEV zugewiesen wurde. Diese Nummer hilft dem DATEV-System, verschiedene Mandanten zu unterscheiden. |
| Beraternummer | Geben Sie die eindeutige Kennung Ihres Steuerberaters oder Beraters ein. Diese Nummer dient der Identifizierung des Beraters, der mit einem bestimmten Mandanten verbunden ist. |
| Buchungsgrund | Wählen Sie den Buchungsgrund aus dem Dropdown-Menü (Optionen umfassen Steuer- oder Handelsrecht, IFRS, Kalkulation, reserviert oder nicht spezifiziert). |
| Empfänger auswählen | Wählen Sie einen Benutzer aus, an den die Exportdatei gesendet werden soll. Der ausgewählte Benutzer und die Organisationsadministratoren erhalten eine E-Mail mit dem Download-Link für die exportierte Datei. Sie können nur einen Benutzer auswählen. |
| Kontenlänge | Wählen Sie die Länge des Kontos. Diese kann 4 bis 8 Zeichen lang sein. |
| Datensperrung | Markieren Sie die Option “Exportierte Daten in DATEV nicht ändern”, wenn Sie Änderungen an den exportierten Daten verhindern möchten. |
| Wiederkehrende Transaktionen | Markieren Sie die Option “Wiederkehrende Rechnungen und wiederkehrende Belege in die Exportdatei aufnehmen”, wenn Sie diese in den Export einschließen möchten. |
| Benennungspräferenz für wiederkehrende Transaktionen | Wählen Sie eine Benennungsoption aus dem Dropdown-Menü für Transaktionen, die aus wiederkehrenden Profilen erstellt wurden. |
| Steuer in Exportdatei | Markieren Sie die Option “Steuern und Posten in derselben Zeile exportieren”, um die Steuer und den Gesamtbetrag in derselben Zeile anzuzeigen. |
- Klicken Sie auf Speichern und Weiter.
Nachdem Ihre Exportpräferenzen konfiguriert wurden, können Sie Dateien über DATEV exportieren. Beachten Sie, dass Sie Ihre Präferenzen jederzeit über Buchhalter > DATEV Export > Zahnrad-Symbol > Allgemeine Einstellungen neu konfigurieren können. Eine korrekte Einrichtung dieser Parameter ist besonders wichtig, um die Kompatibilität mit Lösungen wie einer bmd DATEV Schnittstelle zu gewährleisten.
Daten exportieren
Sobald Sie die Präferenzen für Ihren DATEV Export eingerichtet haben, können Sie Ihre Transaktionen aus Zoho Books im DATEV-Format exportieren. Dieser Prozess ist unkompliziert und ermöglicht Ihnen, die benötigten Daten schnell und effizient zu übermitteln. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf Daten exportieren.
- Im Pop-up-Fenster “Ihre Daten für DATEV exportieren” füllen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Export-Startdatum | Wählen Sie das Startdatum für den Export der Transaktionen. |
| Export-Enddatum | Wählen Sie das Enddatum für den Export der Transaktionen. Sie können Transaktionen nur innerhalb eines maximalen Datumsbereichs von 6 Monaten für den Export auswählen. |
| Anhänge und PDF | Aktivieren Sie “Anhänge und PDF von Transaktionen einschließen”, um PDF-Kopien von Rechnungen und Gutschriften sowie Anhänge von Belegen und Lastschriften für einen Monat zu exportieren. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie Daten und Anhänge nur für einen Monat, nicht für sechs Monate, exportieren. |
| Steuer in Exportdatei | Aktivieren Sie “Steuern und Posten in derselben Zeile exportieren”, wenn Sie Steuern in den Export einschließen möchten. |
Anschließend können Sie die exportierten Dateien im Bereich Exportverlauf auf der Seite DATEV Export einsehen und herunterladen. Beachten Sie, dass Sie Ihre Daten bis zu 15 Mal pro Tag exportieren können. Zoho Books exportiert Ihre Buchhaltungsdaten im Direktbuchungsformat an DATEV, wobei der Teilbetrag jeder Transaktion als separate Zeile erscheint. Ein wichtiger Hinweis: Die Umsatzsteuer wird als separate Zeile unter Verwendung der “Ausgesetzte Umsatzsteuerberechnung”-Methode exportiert, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Dies ist entscheidend für eine korrekte Finanzberichterstattung und die Vermeidung von Problemen mit dem Finanzamt. Auch bei komplexen Integrationen wie einer sap DATEV Schnittstelle sind solche Details von großer Bedeutung.
Exportvorgänge planen
Um den Export von Daten noch effizienter zu gestalten und manuelle Schritte zu reduzieren, können Sie einen Zeitplan einrichten. Dies ermöglicht einen automatischen Datenexport über DATEV, wodurch der Bedarf an manuellen Exporten entfällt.
So planen Sie Datenexporte über DATEV:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Symbol Export planen in der oberen rechten Ecke.
- Im erscheinenden Pop-up-Fenster geben Sie die folgenden Felder ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Häufigkeit | Wählen Sie aus, wie oft Sie die Daten exportieren möchten, entweder monatlich oder vierteljährlich. Wenn Sie monatlich auswählen, werden Ihre Dateien einmal im Monat am von Ihnen gewählten Export-Startdatum exportiert. Jeder monatliche Export enthält nur Dateien des Vormonats, unabhängig vom Datum des Exports. Wenn Sie vierteljährlich auswählen, werden Ihre Dateien einmal alle drei Monate am von Ihnen gewählten Export-Startdatum exportiert. Jeder vierteljährliche Export enthält nur Dateien des vorherigen Quartals, unabhängig vom Datum des Exports. |
| Export-Startdatum | Wählen Sie das Datum, an dem der monatliche geplante Export beginnen soll. |
| Diesen Exportplan aktivieren | Aktivieren Sie diese Option, um den Zeitplan zu aktivieren. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie den Zeitplan eingerichtet haben, exportiert DATEV die Daten automatisch basierend auf Ihrer Konfiguration. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko bei wiederkehrenden Aufgaben und ist ein zentraler Vorteil moderner zeiterfassungssysteme DATEV-Anbindungen.
DATEV-Transaktionen und -Anhänge herunterladen
Nachdem Sie die Dateien erfolgreich exportiert haben, können Sie die DATEV-Transaktionen und -Anhänge herunterladen. Dies ist der letzte Schritt, um Ihre Daten für die weitere Verarbeitung in DATEV verfügbar zu machen.
Warnung: Beachten Sie, dass Zoho Books beim Herunterladen Ihrer Buchhaltungsdaten alle Transaktionswerte auf zwei Dezimalstellen rundet, da DATEV nur zwei Dezimalstellen unterstützt. Sollte diese Rundung Ihre Werte beeinflussen, müssen Sie diese manuell anpassen, um Diskrepanzen zu korrigieren.
So laden Sie die exportierten Dateien herunter:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Fahren Sie unter Exportverlauf mit der Maus über den Export, für den Sie DATEV-Transaktionen und -Anhänge herunterladen möchten, und klicken Sie auf das Download-Symbol.
Die Transaktionen und Anhänge werden nun als ZIP-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen. Je nach Anzahl der Anhänge können diese entweder als einzelne ZIP-Datei oder als mehrere Dateien heruntergeladen werden. Dies bietet Flexibilität und gewährleistet, dass alle relevanten Dokumente verfügbar sind, auch bei Integrationen wie hubspot DATEV.
Zusätzliche Spalten zuordnen
Ihre DATEV Exportdatei enthält oft zusätzliche Spalten, die leer bleiben, es sei denn, sie werden Feldern in Ihrer Zoho Books Organisation zugeordnet. Sie können relevante Felder diesen Spalten zuordnen, um sicherzustellen, dass deren Werte in der Exportdatei enthalten sind.
So ordnen Sie zusätzliche Spalten zu:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf + Felder zuordnen.
- Im folgenden Pop-up-Fenster wählen Sie das Modul aus, für das Sie die zusätzlichen Spalten in der Exportdatei zuordnen möchten.
- Ordnen Sie die Zusätzlichen Felder in der Exportdatei den Feldern in Zoho Books zu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Nach der Zuordnung erscheint der Feldname in der Spalte “Zusatzinformation – Art n”, während der entsprechende Wert in der Spalte “Zusatzinformation – Inhalt n” angezeigt wird.
Zugeordnete Felder bearbeiten
Um zugeordnete Felder zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf das Weitere-Symbol neben dem Modul, für das Sie die zugeordneten Felder bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü.
- Im Pop-up-Fenster “Felder zusätzlichen Spalten zuordnen” nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
- Klicken Sie auf Aktualisieren.
Die zugeordneten Felder werden entsprechend aktualisiert.
Zugeordnete Felder löschen
Um zugeordnete Felder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Buchhalter und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf das Weitere-Symbol neben dem Modul, für das Sie die zugeordneten Felder löschen möchten, und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Das Modul zusammen mit seinen zugeordneten Feldern wird gelöscht.
Fazit
Die DATEV Export-Funktion in Zoho Books ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen und Steuerberater, die in Deutschland tätig sind. Sie ermöglicht einen reibungslosen und effizienten Datenaustausch mit dem DATEV-System, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit der Finanzdaten erhöht wird. Durch die präzise Konfiguration der Exporteinstellungen, die Möglichkeit zur Planung wiederkehrender Exporte und die flexible Zuordnung zusätzlicher Spalten wird sichergestellt, dass Ihre Buchhaltungsdaten stets optimal für die weitere Verarbeitung in DATEV aufbereitet sind.
Nutzen Sie diese leistungsstarke Integration, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater zu vereinfachen. Eine effektive Datenübertragung ist der Schlüssel zu einer modernen und effizienten Buchhaltung. Entdecken Sie die Möglichkeiten von Zoho Books und revolutionieren Sie Ihren DATEV Export noch heute!