Die effiziente Verwaltung von Personal- und Gehaltsdaten ist für jedes Unternehmen in Deutschland von entscheidender Bedeutung. Im digitalen Zeitalter bieten Softwarelösungen wie DATEV und Factorial eine enorme Entlastung, doch ihr volles Potenzial entfalten sie erst durch eine nahtlose Integration. Dieser umfassende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Verbindung Ihrer Factorial-Plattform mit DATEV. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Integration einrichten, Ihre Daten synchronisieren und dabei auch den Datev Smartlogin Download und dessen Anwendung für eine sichere Anmeldung berücksichtigen, um Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse zu optimieren und manuelle Fehler zu minimieren.
Integration der DATEV-Schnittstelle in Factorial: Die ersten Schritte
Die Einrichtung der DATEV-Integration in Factorial ist ein geradliniger Prozess, der jedoch sorgfältige Aufmerksamkeit bei jedem Schritt erfordert. Beginnen Sie im Factorial Integration Marketplace, um die passende Schnittstelle zu finden.
1. Integration im Marketplace installieren
Navigieren Sie im Factorial Integration Marketplace zur DATEV-Software, die Ihr Unternehmen nutzt:
- DATEV Lodas – Gehaltsabrechnungs-Connector
- DATEV Lohn und Gehalt – Gehaltsabrechnungs-Connector
Klicken Sie anschließend auf Installieren.
2. Einstellungen speichern (Platzhalter)
Nach dem Klick auf “Integration installieren” wird die Einstellungsseite angezeigt. Scrollen Sie einfach nach unten und speichern Sie die leere Konfiguration. Wir werden zu dieser Seite zurückkehren, nachdem Sie Ihr DATEV-Konto erfolgreich verbunden haben.
Leere Einstellungen für die DATEV-Integration speichern
3. Zu den Gehaltsabrechnungs-Einstellungen navigieren
Scrollen Sie in Factorial nach unten zu den “Gehaltsabrechnungs-Integrationen” und klicken Sie auf DATEV API-Integrations-Einstellungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bei DATEV anmelden“, woraufhin sich das Setup-Fenster von Kombo öffnet.
Zugriff auf DATEV API Integrations-Einstellungen in Factorial
4. Berater- und Mandantennummer eingeben
Der Mandant muss die angeforderten Berechtigungen akzeptieren und die Beraternummer sowie die Mandantennummer eingeben, die er von seinem Steuerberater erhalten hat. Diese Nummern sind entscheidend für die korrekte Zuordnung Ihrer Daten. Die Verwendung von sicheren Anmeldemethoden wie dem DATEV SmartLogin Download wird hierbei empfohlen, um die Authentifizierung zu gewährleisten und den Zugriff auf sensible Daten zu schützen.
5. Mit DATEV anmelden
Sobald die Nummern eingegeben wurden, muss der Mandant sein DATEV-Konto verbinden, indem er sich anmeldet und die angeforderten Berechtigungen erteilt. Dieser Schritt ist oft der Punkt, an dem der DATEV SmartLogin Download zum Einsatz kommt, um eine sichere und zertifizierte Verbindung herzustellen. Alternativ könnte auch die datev meine steuer Anwendung genutzt werden, um auf relevante Daten zuzugreifen und diese zu verwalten.
DATEV-Anmeldung zur Verbindung des Kontos
Berechtigungen für die DATEV-Integration erteilen
6. Lohnart-Nummer eintragen
Hier kann der Mandant die Lohnart (Gehalt) hinzufügen. Die Gehaltskarte wird dann mit diesem Code synchronisiert. Eine korrekte Definition der Lohnart ist entscheidend für eine präzise Gehaltsabrechnung.
7. Zurück zum Marketplace und Einstellungen öffnen
Nachdem der Mandant sein DATEV-Konto verbunden hat, kann er zum Marketplace zurückkehren, die DATEV-Integration suchen und die Einstellungsseite öffnen.
Öffnen der DATEV-Integrationseinstellungen im Marketplace
8. Integration konfigurieren
Auf der Einstellungsseite kann der Mandant Folgendes konfigurieren:
- Nächste Mitarbeiternummer in DATEV: Dies ist die Mitarbeiternummer, die für den nächsten neuen Mitarbeiter verwendet werden soll, wenn dieser zu DATEV hinzugefügt wird. Wenn Sie keinen Code eingeben, weist DATEV dem neuen Mitarbeiter automatisch die erste verfügbare Mitarbeiternummer zu.
- Zuordnung von Zuschlägen: Hier müssen die Zuschlagscodes von DATEV, die sich auf jeden in Factorial erstellten Zuschlag beziehen, hinzugefügt werden, damit die Synchronisierung erfolgreich ist.
- Zuordnung von Abwesenheiten: Für jede in Factorial erstellte Abwesenheit muss der entsprechende Abwesenheitstyp in DATEV ausgewählt werden, damit die Synchronisierung erfolgreich ist. Das Dropdown-Menü zeigt die in Ihrem DATEV-Konto verfügbaren Abwesenheitstypen an.
Speichern Sie die Konfiguration sorgfältig ab.
9. Bestehende Mitarbeiter konfigurieren und synchronisieren
Um bereits in DATEV und Factorial vorhandene Mitarbeiter zu synchronisieren, müssen wir diese anhand der DATEV-Mitarbeiternummer abgleichen. Wir empfehlen, eine Datei mit den Namen, IDs und Mitarbeiternummern der Mitarbeiter aus DATEV zu exportieren und diese dann wieder in Factorial zu importieren:
- Navigieren Sie zur Mitarbeitertabelle > Klicken Sie auf die drei Punkte > Wählen Sie „Mitarbeiter bearbeiten“.
- Laden Sie die Vorlage herunter > Öffnen Sie die Tabelle und geben Sie für jeden bestehenden Mitarbeiter die DATEV-Mitarbeiternummer in die Spalte „DATEV employee code“ ein.
- Importieren Sie die ausgefüllte Datei wieder in Factorial.
Nach dem Import der ausgefüllten Datei haben bestehende Mitarbeiter ihre DATEV-Mitarbeiternummer bereits im Abschnitt „Persönlich“ hinterlegt. Dieser Code stellt sicher, dass das System den Mitarbeiter in Factorial korrekt als den entsprechenden Mitarbeiter in DATEV identifiziert.
Export von Mitarbeiterdaten aus Factorial für DATEV-Abgleich
Import der aktualisierten Mitarbeiterdaten in Factorial
10. Integration erfolgreich abgeschlossen
Nachdem Sie alle genannten Schritte befolgt haben, ist die Integration zwischen Factorial und DATEV erfolgreich installiert. Ihre Personal- und Gehaltsdaten werden nun nahtlos synchronisiert, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Zeitersparnis in Ihrer HR- und Lohnbuchhaltungsabteilung führt.
Fazit: Optimierte Prozesse durch DATEV-Integration
Die erfolgreiche Integration von Factorial und DATEV ist ein Meilenstein für die digitale Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen. Durch die genaue Befolgung dieser Anleitung können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Daten – von Mitarbeitercodes über Lohnarten bis hin zu Abwesenheiten – korrekt zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Dies minimiert nicht nur Fehler, sondern schafft auch Transparenz und spart wertvolle Arbeitszeit, die Sie in strategisch wichtigere Aufgaben investieren können. Die sichere Anmeldung, beispielsweise durch den DATEV SmartLogin Download, trägt zusätzlich zur Datenintegrität bei. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Prozesse und erleben Sie die Vorteile einer vollständig integrierten HR- und Gehaltsabrechnungslandschaft.