DATEV Unternehmen online ist eine zentrale Plattform, die die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatern revolutioniert. Dieses leistungsstarke Programm bündelt verschiedene Anwendungen, die es Unternehmen ermöglichen, Belege digital hochzuladen, zu bearbeiten und Zahlungen mühelos anzustoßen. Ziel ist es, administrative Prozesse zu optimieren und eine reibungslose digitale Buchführung zu gewährleisten. Für Mandanten ist das Verständnis der wichtigsten Funktionen und ihrer Nutzung entscheidend, um das volle Potenzial dieser Lösung auszuschöpfen.
Sichere Anmeldung und Zugangswege
Der Zugang zu DATEV Unternehmen online ist durch verschiedene sichere Verfahren geschützt, die speziell auf die Bedürfnisse der Mandanten zugeschnitten sind. Es stehen zwei Hauptlösungen zur Verfügung, um einen gesicherten Zugang zu gewährleisten:
DATEV SmartLogin
Bei DATEV SmartLogin handelt es sich um eine benutzerfreundliche App, die auf Ihrem Smartphone oder Tablet installiert wird. Die Anmeldung erfolgt über das Scannen eines QR-Codes, was einen schnellen und dennoch hochsicheren Zugriff auf Ihre Anwendungen ermöglicht.
DATEV SmartCard und DATEV mIDentity
Die DATEV SmartCard ist eine physische Karte, die in Kombination mit einem Kartenlesegerät den gesicherten Zugang zu DATEV Unternehmen online und anderen Anwendungen ermöglicht. Das spezielle Kartenlesegerät liest die SmartCard aus und authentifiziert den Nutzer. DATEV mIDentity ist eine integrierte Lösung, die eine SmartCard direkt mit einem spezialisierten Kartenlesegerät kombiniert und so maximale Sicherheit und Komfort bietet.
Belege online: Die digitale Schaltzentrale für Ihre Dokumente
Belege online ist eine der Kernanwendungen innerhalb von DATEV Unternehmen online und fungiert als zentrales Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum. Dieses System ermöglicht eine effiziente gemeinsame Nutzung und Verwaltung digitaler Belege durch Kanzlei und Mandant. Als Mandant können Sie hier Ihre digitalen Belege strukturiert ablegen, indizieren und jederzeit einsehen. Ihr Steuerberater hat ebenfalls Zugriff auf diese Belege, was die Vorbereitung der Buchhaltung erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Digitalisierung und Übertragung von Belegen in die DATEV Cloud
Die Voraussetzung für die Nutzung von Belege online ist das Vorliegen digitaler Belege. Für die Digitalisierung physischer Dokumente oder die Übertragung bereits digitaler Unterlagen in die DATEV Cloud stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- DATEV Upload online: Diese Anwendung ermöglicht es Ihnen, sowohl Dokumente direkt zu scannen als auch bereits digital vorliegende Belege hochzuladen. Der Zugriff erfolgt bequem über einen Klick auf “Belege scannen/hochladen” auf der Startseite von Belege online. Zusätzlich sind Bearbeitungsfunktionen wie Heften, Entheften, Drehen und Vergrößern verfügbar, um Ihre Belege optimal vorzubereiten.
- DATEV Belegtransfer: Mit DATEV Belegtransfer können Sie digitalisierte oder digital eingegangene Belege automatisch oder zu fest definierten Zeiten nach Belege online übertragen. Diese Funktion ist bereits im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten und ideal für die regelmäßige Übermittlung großer Belegmengen.
- DATEV Scan-Modul: Das Scan-Modul ist eine Komponente von DATEV Belegtransfer und ermöglicht das lokale Scannen und Bearbeiten von Belegen direkt an Ihrem PC. Anschließend lassen sich die digitalisierten Dokumente nahtlos in Belege online übertragen.
- DATEV Upload mobil: Für die Digitalisierung unterwegs ist DATEV Upload mobil die perfekte Lösung. Mit dieser Anwendung können Sie Belege mithilfe Ihres mobilen Endgeräts (Smartphone oder Tablet) erfassen und direkt in das DATEV-Rechenzentrum hochladen, wo sie in DATEV Unternehmen online verfügbar sind.
- DATEV Upload Mail: Per E-Mail eingegangene Dokumente können Sie unkompliziert mittels DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online weiterleiten. Auch diese praktische Anwendung ist Teil des Leistungsumfangs.
Zahlungen vorbereiten direkt aus Belege online
Belege online dient nicht nur der Ablage und Bearbeitung von Dokumenten, sondern ermöglicht auch die effiziente Vorbereitung von Zahlungen. Direkt aus Belege online können Sie einfach in die Anwendung Bank online wechseln, um die vorbereiteten Zahlungen sicher an Ihre Bank zu übermitteln.
Damit Zahlungsaufträge gesendet und Kontoumsätze von der Bank empfangen werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: Eine inländische Bankverbindung muss in Stammdaten online eingerichtet und ein passendes Banking-Verfahren hinterlegt sein. Zu den möglichen Verfahren gehören:
- PIN/TAN-Verfahren: Über eine Drittanbieter-Schnittstelle können Sie dieses gängige Verfahren nutzen.
- EBICS-Verfahren: Ein Standard für den elektronischen Bankdatenaustausch.
- Service-Rechenzentrumsverfahren (DATEV-Sammelverfahren): Für Zahlungsaufträge mit Begleitzettel oder für Kontoumsatzabfragen (RZ-Bankinfo).
Das eigentliche Buchen der Belege erfolgt durch Ihren Steuerberater, beispielsweise mithilfe der Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
Belege verwalten und suchen
Alle hochgeladenen Belege werden übersichtlich auf der “Startseite Belege” angezeigt. Um einen Beleg zu bearbeiten – etwa um ihn zu heften oder den Belegtyp zu ändern – wählen Sie in der Belegübersicht die entsprechende Aktion wie “Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen” oder “Belege | alle Bearbeiten”. Alternativ können Sie die Bearbeitung auch über “Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen” starten.
Die Startseite Belege bietet zudem umfassende Suchfunktionen. Neben einer flexiblen Freitext-Suche können Sie die Ergebnisse mit der erweiterten Suche gezielt eingrenzen. Wichtig ist hierbei: Die meisten Beleginformationen und Buchungsdaten sind erst nach der Indizierung der durch die OCR (Optische Zeichenerkennung) erkannten Werte durchsuchbar.
Bearbeitungsform ändern
Die Bearbeitungsform für Rechnungen kann ebenfalls über die Startseite Belege angepasst werden. Es gibt zwei Formen: “Standard” und “Erweitert”. Die erweiterte Bearbeitungsform bietet zusätzliche Möglichkeiten zur Erfassung und Bereitstellung von Beleginformationen sowie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen.
Um die Bearbeitungsform zu ändern, navigieren Sie von der Startseite Belege online zu “Einstellungen | Bearbeitungsform | Bearbeitungsform ändern”. Nach Auswahl der gewünschten Form muss noch das entsprechende Wirtschaftsjahr festgelegt werden. Beachten Sie: Die Wirtschaftsjahresdaten in DATEV Unternehmen online gelten übergreifend für die Programme Belege online, Kassenbuch online und Rechnungswesen Vorerfassung online.
Belegdaten prüfen und Zahlungen vorbereiten
Über die Buttons “Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen” und “Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen” können Sie Belege prüfen und Zahlungen erfassen. Ein Klick öffnet eine Übersicht aller Lieferanten- oder Kundenrechnungen mit dem Status “nicht vollständig bezahlt”. Markieren Sie die Belege, die Sie für eine Zahlung vorbereiten möchten. Nach einem Klick auf “Bearbeiten” können die Belegdetails erfasst bzw. geprüft werden.
Für die Vorbereitung der Zahlung gibt es zwei Optionen:
- Direkter Übergang: Wechseln Sie direkt nach der Erfassung der Belege zur Liste der Zahlungen zum Senden/Exportieren.
- Zeitpunktbezogene Auswahl: Wählen Sie zum Zahlungszeitpunkt “Startseite | Bank | Offene Zahlungen | Überweisungen ausführen”, um alle gewünschten Zahlungen auszuwählen.
In beiden Fällen schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “an Bank senden” ab.
Bank online: Kontoumsätze im Blick
Auf der “Startseite Bank” erhalten Sie einen detaillierten Überblick über Ihre Kontoumsätze. Hier können Sie die Umsätze als geprüft markieren, Belegbilder den Kontobewegungen zuordnen oder Notizen erfassen. Das System bietet zudem Automatismen und Regeln, die Sie bei der Kontrolle Ihrer Kontoumsätze unterstützen. Alle hier erfassten Informationen stehen auch Ihrem Steuerberater für die Buchung der Bankkontoumsätze zur Verfügung, was die Abstimmung erheblich vereinfacht.
Auftragswesen online: Verkaufsbelege effizient erstellen
DATEV Auftragswesen online ist ein wertvolles Zusatzmodul von DATEV Unternehmen online, das Ihnen die Erstellung und Verwaltung von Verkaufsbelegen erleichtert. Hier können Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen erstellen. Diese Belege lassen sich nahtlos in Belege online bzw. Bank online übernehmen, wo bei Bedarf weitere Buchungsinformationen ergänzt werden können, bevor sie an den Steuerberater weitergegeben werden.
Die Startseite von DATEV Auftragswesen ist der zentrale Arbeitsbereich für die Erstellung, Bearbeitung und den Druck Ihrer Verkaufsbelege. Mithilfe von Belegvorlagen können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente individuell gestalten und für jede Belegart ein spezifisches Layout festlegen. Gemäß den GoBD-Richtlinien dürfen Belege ab dem Zeitpunkt des Versands an den Kunden nicht mehr geändert werden. Hierfür bietet das Programm die Funktion “Festschreiben”. Über “Abschließende Tätigkeiten” auf der Startseite können Rechnungen und Rechnungskorrekturen für DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten digital an den Steuerberater weiterzuleiten:
- Digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen: Ausgangsrechnungen werden als digitale Belegbilder inklusive Buchungsinformationen über Belege online, Bearbeitungsform “Erweitert”, bereitgestellt.
- Digitale Belegbilder ohne Buchungsinformation: Ausgangsrechnungen werden als digitale Belegbilder über den Posteingang von Belege online bereitgestellt.
Kassenbuch online: GoBD-konforme Kassenführung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist Kassenbuch online. Hier können Sie Ihre Kassenbelege erfassen. Das Programm unterstützt Sie dabei durch eine laufende Prüfung der Eingaben, um die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sicherzustellen.
In der Kassenübersicht werden alle angelegten Kassen des gewählten Wirtschaftsjahres in übersichtlichen Kacheln dargestellt. Über die Schaltfläche “Belege hochladen” können Sie Belege scannen oder bereits digital vorliegende Belege hochladen. Weitere Kassen für Ihr Unternehmen lassen sich einfach unter “Kasse anlegen” hinzufügen. Auf der Seite “Kassenbewegungen” werden alle erfassten Kassenbewegungen mit den wichtigsten Informationen (Betrag, Belegtext, Datum, Belegnummer und laufende Nummer) im gewählten Zeitraum angezeigt. Bei einem Kassensturz können Sie abschließend ein Kassenzählprotokoll erstellen und drucken, das überprüft, ob der tatsächliche Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt.
Fazit: Optimierte Prozesse für Ihren Unternehmenserfolg
DATEV Unternehmen online bietet Mandanten eine umfassende Suite von Anwendungen, die die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet. Von der sicheren Anmeldung über die digitale Belegverwaltung in Belege online, die effiziente Zahlungsabwicklung mit Bank online, die Erstellung von Verkaufsbelegen in Auftragswesen online bis hin zur GoBD-konformen Kassenführung mit Kassenbuch online – alle Module tragen dazu bei, Ihre administrativen Aufgaben zu optimieren. Durch die zentrale Bereitstellung aller relevanten Daten für Ihren Steuerberater können Sie wertvolle Zeit sparen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Ihre Buchführung stets aktuell und revisionssicher bleibt. Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten von DATEV Unternehmen online, um Ihre Unternehmensprozesse zukunftssicher zu gestalten.
Weitere Informationen
Für einen detaillierteren Überblick über die wichtigsten Funktionen von DATEV Unternehmen online speziell für Unternehmen, empfehlen wir die folgenden Anleitungs-Videos: