Die Digitalisierung ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern eine entscheidende Realität für moderne Unternehmen. Während viele noch an der vertrauten Papierablage festhalten – ein System, das sich über Jahre bewährt hat –, wachsen die Anforderungen an Schnelligkeit, Zugänglichkeit und Rechtssicherheit stetig. Die Vorteile digitaler Prozesse liegen auf der Hand: Unabhängigkeit von physischen Standorten, jederzeitiger Zugriff und eine enorme Zeitersparnis. Doch Skepsis bleibt: Sind Computersysteme wirklich zuverlässig genug, um Datenverlust zu verhindern? Und vor allem: Akzeptiert die Finanzverwaltung elektronische Belege uneingeschränkt?
Die klare Antwort lautet: Ja, absolut. Vorausgesetzt, die strengen Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden beachtet. Um hier auf der sicheren Seite zu sein und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen, ist die Lösung denkbar einfach: Belege und Dokumente mit DATEV Unternehmen online digitalisieren. Diese bewährte Plattform bietet eine umfassende Infrastruktur, die nicht nur den Belegaustausch vereinfacht, sondern auch alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Für detaillierte Informationen können Sie sich über Mandanteninformationen zu DATEV Unternehmen online informieren.
Der Effizienzschub durch digitale Belegverarbeitung
Der Pendelordner war über Jahrzehnte das Herzstück der Buchhaltung und diktierte den Arbeitsablauf in vielen Betrieben. Er verursachte einen erheblichen Aufwand: Belege kopieren, mühsam einsortieren, zum Steuerberater transportieren, wieder abholen und letztendlich in eigene Büroordner einsortieren. Besonders in Zeiten von Homeoffice erhöht dies den Koordinationsaufwand immens. Monat für Monat summieren sich diese Tätigkeiten zu stundenlanger, unnötiger Arbeit.
Mit DATEV Unternehmen online gehört dieser immense Aufwand der Vergangenheit an. Sie übermitteln Ihre digitalisierten Belege bequem und sicher in die DATEV-Cloud. Belege, die Sie bereits digital erhalten, laden Sie einfach hoch oder lassen diese automatisch aus qualifizierten Vorsystemen übertragen. Das Ergebnis: Alle Belege sind revisionssicher archiviert. Benötigen Sie einen Beleg, ist er mit nur einem Klick am PC verfügbar. Die aufwendige Recherche in unzähligen Papierordnern entfällt vollständig. Dieser Effizienzgewinn gilt nicht nur für die Finanzbuchführung, sondern auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, wo der analoge Austausch von Personalfragebögen, Krankmeldungen oder Immatrikulationsbescheinigungen ebenfalls sehr zeitaufwendig ist. DATEV Unternehmen online rationalisiert die Zusammenarbeit und senkt gleichzeitig die DATEV Unternehmen online Kosten durch die enorme Zeitersparnis.
Fahrten zur Kanzlei Ihres Steuerberaters erübrigen sich komplett. Sämtliche Originalbelege und Dokumente verbleiben in Ihrem Unternehmen. Dies ist ein einfacher und doch revolutionärer Schritt in die digitale Transformation, dessen positive Auswirkungen Sie sofort spüren werden.
Optimierte Rechnungsprüfung mit der Belegfreigabe online
Die digitale Transformation erreicht auch die Rechnungsprüfung. Mit der innovativen Funktion “Belegfreigabe online” können digitalisierte Rechnungen direkt an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet werden. Dies geschieht entweder automatisiert auf Basis festgelegter Regeln oder manuell, je nach Bedarf Ihres Unternehmens. Der große Vorteil: Jeder Mitarbeiter sieht nur die für ihn relevanten Belege. Dies steigert die Effizienz im Freigabeprozess erheblich und stellt sicher, dass Skontofristen zuverlässig eingehalten werden. Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung automatisch dem nächsten Prozessschritt zugeführt – der Zahlung und Buchung.
Weitere Informationen zur DATEV Belegfreigabe online finden Sie auf der offiziellen DATEV-Webseite.
Zahlungsverkehr meistern: Überweisungen und Lastschriften mühelos erledigen
Besonders zeitintensiv wird es für Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte von Rechnungen verwalten müssen. Für jede Überweisung einen Zahlungsträger auszufüllen, ist mühsam. Selbst bei der Nutzung eines Banking-Programms sind noch zahlreiche manuelle Eingaben erforderlich, wie die Rechnungs- oder Auftragsnummer im Verwendungszweck und der genaue Rechnungsbetrag. DATEV Unternehmen online bietet hier eine spürbare Entlastung. Überweisungen sind schnell und mit minimalem Aufwand erledigt: Nach der Digitalisierung der Lieferantenrechnung identifiziert die integrierte OCR-Erkennung von DATEV Unternehmen online alle notwendigen Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und Betrag. Der Zahlungsträger wird automatisch befüllt. Ein weiterer Klick, und die Überweisung ist bei der Bank. Da der Zahlungsträger direkt mit der Rechnung verknüpft wird, erhalten Sie eine optimale Übersicht über alle Zahlungsvorgänge.
Ebenso schnell und unkompliziert lassen sich Lastschriften bei der Bank einreichen: Sie erstellen die Rechnung für Ihren Kunden und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Dank der OCR-Erkennung werden Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und Betrag auf dem Beleg identifiziert und automatisch auf dem Zahlungsträger eingetragen. Mit wenigen Klicks ist die Lastschrift bei der Bank. Auch hier werden Zahlung und Rechnung automatisch verknüpft, was für maximale Transparenz sorgt.
Pünktliche Lohnzahlungen leicht gemacht
Die korrekte Erstellung der Lohnabrechnung ist eine Sache, die pünktliche Überweisung der Löhne und Gehälter eine andere. Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn Sie mit gedruckten Überweisungsträgern oder Begleitschreiben zur Bank müssen, um die Lohnzahlungen freizugeben. Nicht selten erheben Banken hierfür auch noch Gebühren. Mit DATEV Unternehmen online kann Ihr steuerlicher Berater die Zahlungen direkt und automatisch mit der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen. Sie können den Lohn-Zahlungsvorschlag dann direkt online prüfen, freigeben und an die Bank senden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch unnötige Kosten und gewährleistet die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter durch pünktliche Gehaltszahlungen.
GoBD-konforme Kassenbuchführung für sichere Prüfungen
Ist Ihre Kassenführung GoBD-konform und somit prüfungssicher? Die Finanzverwaltung schreibt vor, Kassenbewegungen täglich aufzuzeichnen und diese in maschinell auswertbarer Form über einen Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Werden bei einer Kassen-Nachschau Mängel oder Ungereimtheiten in der Kassenführung entdeckt, kann dies zu empfindlichen Hinzuschätzungen führen. Die einfache und sichere Lösung hierfür ist eine GoBD-konforme Kassenführung mit Unternehmen online. Mit der DATEV-Lösung sind Sie bei der Kassen-Nachschau auf der sicheren Seite, denn Unternehmen online prüft laufend automatisch auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit. Die Kassenbewegungen können dabei direkt vom digitalen Belegbild erfasst werden. Diese digitalen Belege werden anschließend revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert und sind untrennbar mit der jeweiligen Kassenbewegung verknüpft. So können Sie ganz einfach ein GoBD-konformes Kassenbuch kaufen, ohne physische Produkte erwerben zu müssen.
Elektronische Rechnungen sicher verwalten und archivieren
Für elektronische Rechnungen gelten klare Regeln: Bei einer Betriebsprüfung kann die Herausgabe der Originalrechnung – in diesem Fall der elektronischen Rechnung – eingefordert werden. Ein einfacher Papierausdruck genügt dabei nicht. Wurde die E-Mail mit der Rechnung beispielsweise nicht über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren archiviert und zwischenzeitlich gelöscht, geraten Sie in eine unangenehme Situation. Mit DATEV Unternehmen online sind Sie auch in diesem Punkt automatisch auf der sicheren Seite.
Die Archivierung elektronischer Rechnungen mit der DATEV-Lösung ist nicht nur zuverlässig und sicher, sondern auch denkbar einfach. Sie können für jede Rechnung einen sprechenden Dateinamen vergeben und Schlagworte hinzufügen, um so Ihr eigenes, hochflexibles Belegarchiv aufzubauen. Das überzeugende Ergebnis: Sie finden die Originalrechnung jederzeit im Nu wieder – selbst nach zehn Jahren. Dies trägt erheblich zur Senkung der Kosten für DATEV für Unternehmen bei, da Suchzeiten minimiert und Compliance-Risiken reduziert werden.
Aktuelle Unternehmenszahlen immer im Blick
Dank Unternehmen online hat Ihr Steuerberater Zugriff auf Ihre digitalen Belege und Kontoumsätze. Dies ermöglicht es ihm, Ihre Buchführung stets aktuell zu halten und Ihnen topaktuelle betriebs- und personalwirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung zu stellen, beispielsweise detaillierte Offene-Posten-Listen oder präzise Liquiditätsübersichten. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind jederzeit auskunftsfähig.
Viele Unternehmer richten ihre geschäftlichen Aktivitäten nach ihrem aktuellen Kontostand aus. Umso wichtiger ist es, jederzeit zu wissen, wie liquide das Unternehmen ist – und das nicht erst am Kontoauszugsdrucker der Bank. Mit DATEV Unternehmen online verfügen Sie praktisch über ein eigenes Bankkonto-Cockpit. Sie haben damit stets volle Transparenz über Ihre aktuellen finanziellen Kennzahlen. Auch wenn dieser Artikel sich primär an Unternehmen richtet, sei erwähnt, dass DATEV auch für DATEV für Privatpersonen Lösungen anbietet, um administrative Prozesse zu erleichtern.
Sichere Prozesse durch zertifizierte DATEV-Cloud
Der Austausch von Belegen, Dokumenten und Auswertungen erfolgt über die DATEV-Cloud, die in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten DATEV-Rechenzentrum betrieben wird – bestens geschützt vor unbefugtem Zugriff. Ihre Belege und Dokumente sind somit automatisch revisionssicher und GoBD-gerecht im DATEV-Rechenzentrum archiviert, was höchste Sicherheit und Compliance garantiert.
Fazit: DATEV Unternehmen online als digitale Lebensader für Ihr Geschäft
DATEV Unternehmen online ist weit mehr als nur eine Software – es ist die digitale Standleitung zu Ihrer Steuerberatungskanzlei. Durch die nahtlose Digitalisierung von Belegen und den blitzschnellen Austausch mit Ihrem Berater bleibt Ihre Buchführung stets auf dem neuesten Stand. Die regelmäßigen, aktuellen Auswertungen sind ein unverzichtbares Werkzeug für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Profitieren Sie von gesteigerter Effizienz, umfassender GoBD-Konformität und maximaler Datensicherheit. Machen Sie den Schritt in eine digitalisierte Zukunft und optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse nachhaltig. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Möglichkeiten, die DATEV Unternehmen online für Ihr Geschäft bietet.