Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran und auch Steuerberaterkanzleien müssen sich diesen Herausforderungen stellen. DATEV hat die Kriterien für das begehrte Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” bekannt gegeben, die ab Mitte Januar 2025 vergeben werden. Dieser Artikel beleuchtet alle wichtigen Fakten, Voraussetzungen und Kennzahlen, die Sie für die erfolgreiche Beantragung des Labels benötigen. Ziel ist es, Kanzleien auf ihrem Weg zur digitalen Exzellenz zu begleiten und die Vorteile moderner Arbeitsweisen hervorzuheben.
Voraussetzungen für das Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025”
Um das Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” zu erhalten, ist die Installation des kostenfreien DATEV-Digitalisierungscockpits unerlässlich. Sollten Sie dieses Programm noch nicht installiert haben, wenden Sie sich bitte an Ihren DATEV-Ansprechpartner. Nach der Installation durchlaufen Sie das Cockpit, welches Ihre Daten an das DATEV-Rechenzentrum sendet. Die Ergebnisse werden Ihnen übersichtlich in einem Dashboard präsentiert. Ihr DATEV-Ansprechpartner wird Sie aktiv per E-Mail informieren, sobald Ihre Kanzlei die erforderlichen Kriterien erfüllt.
Die Kriterien für 2025 im Detail
Das DATEV-Digitalisierungscockpit umfasst eine Vielzahl von Einzelbereichen. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass alle Werte im grünen oder orangenen Bereich liegen, um das Label zu erhalten. Entscheidend sind vielmehr spezifische Kennzahlen in den Kernbereichen Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern und Kanzleimanagement.
Bereich Rechnungswesen
Digitalisierungsquote Primanotabuchungen: 75%
Diese Kennzahl bewertet, wie viele Buchungssätze automatisiert oder teilautomatisiert erfasst werden. Hilfreich sind hierbei Lerndateien, die Nutzung von DATEV Unternehmen Online, Automatisierungsservices für Rechnungen und Bankbuchungen, sowie die Anbindung externer Schnittstellen und die Übernahme von Lohnbuchungsbelegen und Abschreibungswerten aus ANLAG. Eine Quote von 80% bedeutet beispielsweise, dass 20% der Buchungssätze manuell und ohne technische Unterstützung erfasst werden.
Digitalisierungsquote Bank: 80%
Hier wird der prozentuale Anteil der elektronisch gebuchten Banktransaktionen ermittelt. In der Praxis sind Werte von bis zu 98% oder 99% erreichbar; 100% sind unwahrscheinlich, da kleinere Banken teils noch manuell abgewickelt werden. Unterstützend wirken das elektronische Bankbuchen (RZ Bankinfo), die Nutzung von Bank online über Unternehmen Online, der Import von MT940-Dateien sowie weitere Schnittstellen von Bankprogrammen. Der Automatisierungsservice Bank (ASB) kann hierbei erheblich Zeit sparen.
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen Belegen: 60% (für 2024: 50%)
Diese Quote misst den Prozentsatz aller aktiven Finanzbuchführungen, bei denen digitale Belege mit den Buchungssätzen verknüpft sind. Ausgewertet werden Mandanten, die in den letzten 365 Tagen bebucht wurden. Die Nutzung von Unternehmen Online (insbesondere der “Belege online”-Bestand), DATEV DMS oder der Dokumentenablage mit Verknüpfung zur Kanzlei-Rechnungswesen sind hierfür ausschlaggebend.
Bereich Personalwirtschaft
Digitalisierungsquote Bewegungsdaten: 25% (für 2024: 10%)
Diese Kennzahl erfasst den prozentualen Anteil digital bearbeiteter Bewegungsdaten im Verhältnis zu allen Bewegungsdaten. Unterstützt wird dies durch die Lohnvorerfassung in Excel oder über Unternehmen Online sowie die Nutzung von Schnittstellen, beispielsweise für die Zeiterfassung. Zukünftig sollen Bewegungsdaten auch über DATEV Lohndaten oder das DATEV Personal Add-on erfasst werden können. Eine genaue Analyse der Werte im DATEV-Digitalisierungscockpit gibt Aufschluss über den manuellen Aufwand.
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen Arbeitnehmerauswertungen: 15% (für 2024: 10%)
Hierbei wird ermittelt, wie viel Prozent aller Mandanten Arbeitnehmer Online nutzen oder über eine Partnerlösung die Lohnabrechnungen digital bereitstellen. Die Nutzung von Arbeitnehmer Online und, je nach eingesetzter Software beim Mandanten, die Schnittstelle Lohnauswertungsdatenservice sind hier entscheidend.
Bereich Steuern
Anteil Mandantinnen und Mandanten mit digitalen ESt-Belegen: 5%
Diese Kennzahl fokussiert auf den Nutzungsgrad von DATEV Meine Steuern sowie die digitale Belegverarbeitung (über DATEV DMS und die Dokumentenablage) in der Einkommensteuererklärung. Bewertet werden im Betrachtungszeitraum die übermittelten Einkommensteuererklärungen mit Belegverknüpfung im Verhältnis zu allen Erklärungen.
Bereich Kanzleimanagement
Digitalisierungsquote Rechnungsausgang: 60% (für 2024: 20%)
Die Kennzahl “Digitalisierungsquote Rechnungsausgang” setzt die digital bereitgestellten Ausgangsrechnungen im Programm DATEV Eigenorganisation in Relation zur Gesamtzahl versendeter Ausgangsrechnungen. Dies analysiert den Digitalisierungsgrad des Rechnungsschreibungsprozesses. Maßnahmen wie die verstärkte Bereitstellung von E-Rechnungen, die Nutzung von Seminar- und Beratungsangeboten online oder die Vereinheitlichung von Kanzleiprozessen durch DATEV ProCheck beeinflussen diesen Wert maßgeblich.
Zusätzliche Voraussetzungen und weiterführende Informationen
Für das Label “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” gibt es keine weiteren zusätzlichen Voraussetzungen. Für vertiefende Informationen und zur Vernetzung mit Experten wie Daniel Niemann, Kundenverantwortlicher im Außendienst und mit Lehrauftrag an der FH Aachen, stehen Ihnen diverse Ressourcen zur Verfügung. Mit Daniel Niemann bei LinkedIn vernetzen.
Die erfolgreiche Umstellung auf eine digitale Kanzleiorganisation ist nicht nur eine Anforderung der Zeit, sondern auch ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit. Nutzen Sie die Chance, sich als “Digitale DATEV-Kanzlei 2025” zertifizieren zu lassen und signalisieren Sie Ihren Mandanten Ihre Innovationskraft und Effizienz.