Planen Sie einen beruflich befristeten Aufenthalt in den USA? Eine der wichtigsten Fragen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist dabei die soziale Absicherung. Dank des Deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommens können Sie bei einer Entsendung in die USA weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben und eine doppelte Beitragszahlung vermeiden. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alle wichtigen Voraussetzungen und wie Sie den notwendigen Nachweis, die Bescheinigung D/USA 101, beantragen.
Was ist eine Entsendung im Sinne der Sozialversicherung?
Damit Ihr Arbeitseinsatz in den USA als Entsendung gilt und die deutschen Sozialversicherungsvorschriften weiterhin Anwendung finden, müssen mehrere allgemeine Voraussetzungen erfüllt sein. Eine solche Entsendung liegt vor, wenn eine Person, die normalerweise in Deutschland arbeitet, von ihrem Arbeitgeber für eine im Voraus zeitlich begrenzte Aufgabe in die Vereinigten Staaten geschickt wird.
Die entscheidenden Merkmale sind:
- Bestehendes deutsches Beschäftigungsverhältnis: Sie müssen weiterhin bei einem Unternehmen in Deutschland angestellt sein.
- Zeitliche Begrenzung: Der Einsatz in den USA muss von vornherein auf eine bestimmte Dauer befristet sein.
- Weisungsgebundenheit: Sie arbeiten weiterhin im Auftrag und für Rechnung Ihres deutschen Arbeitgebers und unterliegen dessen Direktionsrecht.
Für die Beurteilung, ob die deutschen Rechtsvorschriften gelten, werden die Regelungen des Sozialversicherungsabkommens sowie die innerstaatlichen Vorschriften (§ 4 Absatz 1 SGB IV) herangezogen.
Die magische Grenze: Maximal fünf Jahre
Ein zentraler Punkt des Abkommens ist die maximale Dauer der Entsendung. Die deutschen Rechtsvorschriften gelten für maximal fünf Jahre. Ist der Einsatz von Anfang an auf einen längeren Zeitraum als 60 Monate angelegt, handelt es sich nicht um eine Entsendung im Sinne des Abkommens. In diesem Fall würden von Beginn an die US-amerikanischen Vorschriften gelten.
Sonderfall: Entsendung auf eigene Initiative oder im Home-Office
Was passiert, wenn der Anstoß für den Auslandseinsatz vom Arbeitnehmer selbst kommt? Solange die oben genannten Rahmenbedingungen erfüllt sind, schließt die Eigeninitiative eine Entsendung nicht aus. Entscheidend ist, dass der deutsche Arbeitgeber mit der befristeten Auslandstätigkeit einverstanden ist, die Arbeitsleistung entgegennimmt und das Gehalt weiterzahlt. Auch Tätigkeiten im Home-Office oder im Rahmen mobiler Arbeit aus den USA für den deutschen Arbeitgeber können unter diesen Bedingungen als Entsendung gewertet werden.
Unterbrechung und erneuter Einsatz in den USA
Wenn Sie nach einem Einsatz in den USA erneut dorthin entsandt werden, gelten besondere Regeln. Ein neuer, eigenständiger Entsendezeitraum von bis zu fünf Jahren beginnt nur dann, wenn zwischen den beiden Einsätzen eine Unterbrechung von mindestens zwölf Monaten liegt.
Bei kürzeren Unterbrechungen werden die Zeiträume zusammengerechnet. Das bedeutet, der erste Einsatzzeitraum und die Unterbrechungszeit werden auf die maximale Gesamtdauer von 60 Kalendermonaten angerechnet.
Der offizielle Nachweis: Die Bescheinigung D/USA 101 beantragen
Um gegenüber den amerikanischen Behörden nachzuweisen, dass Sie weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen, benötigen Sie die Bescheinigung D/USA 101. Diese ist der Schlüssel, um eine doppelte Beitragspflicht in den USA zu vermeiden.
Wer stellt die Bescheinigung aus?
Der Antrag ist an eine der folgenden Stellen zu richten:
- Ihre gesetzliche Krankenkasse: Wenn Sie dort versichert sind und die Beiträge zur Rentenversicherung abgeführt werden.
- Der GKV-Spitzenverband, DVKA: Wenn keine Beiträge an eine deutsche gesetzliche Krankenkasse gezahlt werden (z. B. bei privat Versicherten).
Eine Ausnahme gilt für Beschäftigte in der Landwirtschaft, Forsten und im Landschaftsbau. Hier ist die SVLFG zuständig und der Antrag muss über einen speziellen Fragebogen gestellt werden.
Das elektronische Antragsverfahren
Für die meisten Arbeitnehmer muss der Antrag auf die Bescheinigung D/USA 101 ausschließlich auf elektronischem Weg durch den Arbeitgeber erfolgen. Dies vereinfacht und beschleunigt den Prozess erheblich. Alle notwendigen Informationen und Zugänge zum Verfahren stellen die zuständigen Stellen online zur Verfügung.
Fazit: Gut geplant ist halb gesichert
Eine Entsendung in die USA bietet große Chancen, erfordert aber eine sorgfältige Vorbereitung in Sachen Sozialversicherung. Das Deutsch-amerikanische Abkommen schützt Sie vor doppelten Abgaben, sofern die Kriterien der zeitlich befristeten Entsendung erfüllt sind. Der wichtigste Schritt ist die rechtzeitige Beantragung der Bescheinigung D/USA 101. Klären Sie alle Details frühzeitig mit Ihrem Arbeitgeber, um Ihren Aufenthalt in den USA sorgenfrei zu gestalten und Ihre soziale Absicherung in Deutschland lückenlos aufrechtzuerhalten.