Microsoft Excel ist weit mehr als nur ein Tabellenkalkulationsprogramm – es ist ein mächtiges Werkzeug, das mit über 300 Funktionen selbst komplexe Aufgaben bewältigen kann. Doch keine Sorge: Um die Vorteile von Excel voll auszuschöpfen und deinen Arbeitsalltag erheblich zu erleichtern, musst du nicht jede einzelne davon kennen. Schon mit einigen Einfache Funktionen Excel kannst du beeindruckende Ergebnisse erzielen, sei es für die Budgetplanung, die Datenanalyse oder das Erstellen eines persönlichen Haushaltsbuchs. Dieser Leitfaden führt dich durch die 10 wichtigsten und einfachsten Excel-Funktionen, die du wirklich brauchst, um effizient und produktiv zu arbeiten. Entdecke, wie du mit wenig Aufwand große Wirkung erzielst und deine Daten optimal organisierst. Für einen umfassenden Start empfehlen wir dir, auch unsere Excel Grundkenntnisse zu vertiefen.
Der Unterschied zwischen Excel-Formeln und -Funktionen
Bevor wir in die Details der einzelnen Funktionen eintauchen, ist es wichtig, den grundlegenden Unterschied zwischen Excel-Formeln und -Funktionen zu verstehen. Eine Formel ist eine Gleichung, die du selbst in eine Zelle eingibst, um einen Wert zu berechnen. Sie beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Eine Funktion hingegen ist eine vordefinierte Formel, die Excel bereits mitbringt und die eine bestimmte Aufgabe erfüllt. Funktionen vereinfachen komplexe Berechnungen.
Jede Funktion in Excel wird durch ein spezifisches Wort gekennzeichnet, dem ein Gleichheitszeichen vorangestellt ist (=), gefolgt von Klammern, die die Argumente der Funktion enthalten. Zum Beispiel berechnet =SUMME(A3:A5) die Summe der Werte in den Zellen A3 bis A5. Wenn du mehrere Befehle hintereinander in einer logischen Kette anwendest, sprichst du von einer komplexeren Formel, die aus einer oder mehreren Funktionen besteht. Für alle, die tiefer in die Materie eintauchen wollen, bietet unser Kurs für Excel-Formeln wertvolle Einblicke.
1. Tabelle sortieren – Ordnung im Datenchaos
Umfangreiche Excel-Tabellen können schnell unübersichtlich werden. Eine der einfachen Funktionen Excel und gleichzeitig eine der effektivsten Möglichkeiten, Ordnung zu schaffen, ist das Sortieren deiner Daten. Du kannst deine Tabelle schnell und komfortabel nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Kostenfaktor oder Betrag sortieren.
Excel bietet dir die Möglichkeit, deine Liste in eine intelligente Tabelle umzuwandeln, die du mit praktischen Dropdown-Menüs versehen kannst. Markiere hierfür alle Felder, die sortiert werden sollen (zum Beispiel die Zeilen 3-13 und die Spalten C – F). Gehe dann oben im Menüband zum Reiter „Einfügen“. Auf der linken Seite findest du die Schaltfläche „Tabelle“. Bestätige deine Feldauswahl, und schon erscheinen oben in den Kopfzeilen Menüs, mit denen du deine Tabelle genau nach deinen Wünschen sortieren und filtern kannst. Dies ist eine fundamentale Fähigkeit für jeden, der regelmäßig mit Daten arbeitet und zur Kategorie der wichtige Excel-Funktionen zählt.
Tabelle in Excel sortieren nach Datum, Kostenfaktor und Betrag
2. SUMME – Der Klassiker für schnelle Additionen
Die SUMME-Funktion ist eine der grundlegendsten und meistgenutzten einfachen Funktionen Excel. Wie der Name schon sagt, addiert sie ausgewählte Werte. Moderne Excel-Versionen erkennen oft automatisch, wenn du mehrere Zellen markierst, und zeigen dir die Summe, den arithmetischen Mittelwert und die Anzahl der ausgewählten Felder bereits unten rechts im Statusfeld an.
Die SUMME-Funktion funktioniert sowohl mit einzelnen Zellen als auch mit ganzen Zellbereichen. Ob du =SUMME(A1;A2;A3) oder =SUMME(A1:A3) eingibst, das Ergebnis ist dasselbe.
Zusätzlich findest du unter dem Menüpunkt „Start“ oben rechts die praktische „AutoSumme“-Funktion. Wenn du beispielsweise eine Spalte mit Zahlenwerten hast und die leere Zelle direkt darunter auswählst, berechnet Excel automatisch die Summe der darüberstehenden Werte. Ein Klick, und schon hast du das Ergebnis – einfacher geht es kaum!
Excel SUMME-Funktion in der Zelle und als Autosumme
3. WENN – Logik in deinen Berechnungen
Die WENN-Funktion ist eine der vielseitigsten einfachen Funktionen Excel und ermöglicht es dir, Logik in deine Berechnungen einzubauen. Mit ihr kannst du Rechenaufgaben nur dann anwenden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zuerst prüft Excel, ob für einen Wert in deiner Tabelle die definierten Anforderungen zutreffen, und führt die Aufgabe nur dann aus, wenn dies der Fall ist.
Stell dir vor, du möchtest berechnen, wie viel Rabatt auf Rechnungsbeträge gewährt wird, wobei nur auf Bestellungen von 100 Euro oder mehr ein Rabatt von 10 % anfällt.
Angenommen, im Feld A1 steht “Rabatt” und im Feld A2 der Rechnungsbetrag, und deine Tabelle geht von D3 bis D13. Der Excel-Befehl wäre: =WENN(A2>=100;A2*10%;0). Übersetzt bedeutet das: „WENN der Wert in Zelle A2 größer oder gleich 100 ist, DANN berechne 10 % von A2, ANDERNFALLS (wenn die Bedingung nicht erfüllt ist) gib 0 aus.“ Diese Funktion ist unglaublich nützlich, um dynamische Berechnungen basierend auf spezifischen Kriterien durchzuführen.
4. SUMMEWENN – Bedingte Summen ganz einfach
Wenn du in einer Kostenaufstellung verschiedene Kostenfaktoren hast und die Summe eines spezifischen Kostenfaktors automatisch berechnen lassen möchtest, ist SUMMEWENN die ideale Funktion. Du kannst in einer Spalte den Kostenfaktor definieren (z. B. “Miete”, “Lebensmittel”) und in einer anderen Spalte die entsprechenden Kosten. Der Vorteil hier ist, dass du selektiv addieren kannst; der Nachteil ist, dass du immer nur einen Faktor auf einmal summieren kannst.
Wähle zuerst die Zelle aus, in der du den errechneten Wert anzeigen lassen möchtest – zum Beispiel A2. Definiere deinen gesuchten Kostenfaktor in A1. Gib dann in der Formelleiste (fx) den Befehl =SUMMEWENN ein, gefolgt von den relevanten Bereichen deiner Tabelle.
Ein Beispiel: Wenn deine Kostenfaktoren in Spalte C (C3:C13) und die zugehörigen Beträge in Spalte D (D3:D13) stehen, könnte der Befehl lauten: =SUMMEWENN(C3:C13;A1;D3:D13). Hierbei sucht Excel im Bereich C3:C13 nach dem Wert, der in Zelle A1 steht, und summiert dann die entsprechenden Werte aus dem Bereich D3:D13. Du kannst den Bezug auf A1 auch direkt durch den Kostenfaktor ersetzen, zum Beispiel =SUMMEWENN(C3:C13;"Lebensmittel";D3:D13). Denke dabei an die Anführungszeichen für Textwerte.
Anwendung der Excel SUMMEWENN-Funktion für einen spezifischen Kostenfaktor
5. ZÄHLENWENN – Häufigkeiten ermitteln
Die ZÄHLENWENN-Funktion ist eng verwandt mit SUMMEWENN, aber statt eine Summe zu berechnen, zeigt sie dir an, wie oft ein bestimmter Begriff oder Wert in einem definierten Bereich einer Tabelle vorkommt. Wenn du also =ZÄHLENWENN eingibst, erhältst du die Häufigkeit eines Kriteriums – nicht dessen Summe. Diese ist eine weitere der einfachen Funktionen Excel, die oft unterschätzt wird.
Die Vorgehensweise ist fast identisch mit SUMMEWENN. Eine Funktion in Zelle A2 könnte beispielsweise lauten: =ZÄHLENWENN(C3:C13;"Hallo"). Jetzt wird dir in Zelle A2 angezeigt, wie oft der definierte Wert „Hallo“ im Bereich von C3 bis C13 vorkommt. Diese Funktion ist äußerst nützlich, um beispielsweise die Anzahl bestimmter Artikel, die Häufigkeit von Fehlern oder das Vorkommen von Stichwörtern in einer langen Liste schnell zu ermitteln, ohne manuell zählen zu müssen.
Beispiel für die Excel ZÄHLENWENN-Funktion, die die Häufigkeit eines Begriffs zählt
6. MITTELWERT – Der Durchschnitt auf einen Blick
Der arithmetische Mittelwert ist ein grundlegender Wert in der Statistik und gibt dir den Durchschnitt einer Reihe von Zahlen an. Er wird berechnet, indem die Summe aller Werte durch die Anzahl der Werte dividiert wird. Glücklicherweise gibt es in Excel eine spezielle Funktion dafür: =MITTELWERT.
Wie bei den Funktionen SUMME, SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN wählst du die Zelle aus, in der du den Mittelwert anzeigen lassen möchtest, und anschließend die Zellen, aus denen Excel den Mittelwert berechnen soll. Wenn sich beispielsweise die Kosten für Lebensmittel in den Zellen D5, D7, D9 und D13 befinden, lautet die Formel: =MITTELWERT(D5;D7;D9;D13). Du kannst natürlich auch einen Zellbereich angeben, z. B. =MITTELWERT(D5:D13). Diese einfache Funktionen Excel hilft dir schnell, Trends oder durchschnittliche Ausgaben zu erkennen und ist ein unverzichtbares Werkzeug für Analysen.
Berechnung des arithmetischen MITTELWERTs in Excel für ausgewählte Zellen
7. RUNDEN – Zahlen präzise darstellen
Die RUNDEN-Funktion ist ein einfacher, aber äußerst nützlicher Befehl, besonders wenn es in einer Tabelle um Geld oder andere präzise Zahlen geht. Mit dieser Funktion kannst du Excel mitteilen, dass Zahlen kaufmännisch auf eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen gerundet werden sollen. Du kannst natürlich auch beliebig viele andere Nachkommastellen anzeigen lassen, je nach Bedarf.
Mit der Funktion =RUNDEN(D3:D13;2) kannst du alle Beträge in den Zellen D3 bis D13 auf zwei Nachkommastellen runden. Die Ziffer ‘2’ gibt dabei an, auf wie viele Nachkommastellen gerundet werden soll. Möchtest du beispielsweise immer auf 5 Cent runden, kannst du dem Befehl auch dieses Argument hinzufügen, was etwas komplexer wird und oft eine Kombination mit anderen Funktionen erfordert. Für das einfache kaufmännische Runden ist die RUNDEN-Funktion jedoch perfekt geeignet und gehört zu den einfachen Funktionen Excel, die dir helfen, saubere und übersichtliche Tabellen zu erstellen.
8. Kalenderfunktionen – Daten clever managen
Excel rechnet nicht direkt mit dem Kalendersystem, wie wir es kennen. Stattdessen verwendet das Programm eine fortlaufende Zahl, die die Tage seit dem 1. Januar 1900 repräsentiert, um die Anzahl der Tage zwischen zwei oder mehr Daten zu berechnen. Dies ermöglicht präzise Datumsberechnungen. Es gibt eine Reihe einfache Funktionen Excel, die dir helfen, mit Daten umzugehen:
- Der Befehl
=HEUTE()zeigt das aktuelle Datum an. - Der Befehl
=MONAT(HEUTE())erzeugt eine Zahl für den aktuellen Monat – zum Beispiel „11“ für November. - Die Zahl, mit der Excel intern rechnet, kannst du auch anzeigen lassen, indem du den Befehl
=DATWERT("19.11.2019")ausführst – Excel würde hier beispielsweise mit dem Wert 43788 rechnen. - Du kannst auch die Kalenderwoche für ein bestimmtes Datum anzeigen lassen. In Europa beginnt die erste Kalenderwoche des Jahres in der Woche mit dem ersten Donnerstag im Januar (ISO 8601-Norm). Excel weist du an, mit diesem System zu rechnen, indem du den Wert
21hinter dem Zellbezug im Befehl eingibst.
Zum Beispiel liegt der 19.11.2019 in der Kalenderwoche 47 (nach ISO 8601). Die entsprechende Woche kannst du mit=KALENDERWOCHE(E3;21)anzeigen lassen. Um den Befehl auf mehrere Tage anzuwenden, wendest du die Funktion auf ein Datum an, markierst das Ergebnis und ziehst den kleinen quadratischen Anfasser (Füllkästchen) in der unteren rechten Ecke der Zelle über die Felder, in denen du die Kalenderwoche sehen möchtest. Dies ist besonders nützlich für die Zeiterfassung mit Excel.
Excel Kalenderwochenfunktion mit dem Wert 21 für europäisches System
9. Diagramme erstellen – Daten visualisieren
Daten in einer Excel-Liste sind wertvoll, aber oft sind Diagramme der beste Weg, um Muster und Trends schnell zu erkennen und zu kommunizieren. Das Erstellen von Diagrammen ist mit wenigen Schritten erledigt und gehört zu den einfache Funktionen Excel, die einen großen visuellen Mehrwert bieten.
Um zum Beispiel ein Kreisdiagramm zu erstellen, wähle den Reiter „Einfügen“ im Menüband aus. Im Bereich „Diagramme“ findest du den kleinen Button „Kreisdiagramm“. Wähle den gewünschten Diagrammtyp. Excel erstellt dann eine Fläche, auf der das Diagramm erscheinen wird. Mit einem Rechtsklick auf diese Fläche und der Option „Daten auswählen“ kannst du die Daten für dein Diagramm festlegen. In dem sich öffnenden Fenster kannst du oben die entsprechenden Felder deinem Diagrammdatenbereich hinzufügen.
Den Namen des Diagramms änderst du, indem du den Diagrammtitel markierst und einen aussagekräftigen Titel deiner Wahl eingibst. Die Visualisierung von Daten ist ein Schlüsselelement, um aus reinen Zahlen Erkenntnisse zu gewinnen und sie verständlich darzustellen.
Erstellung eines Kreisdiagramms in Excel über das Einfügen-Menü
10. Transponieren – Datenstruktur im Handumdrehen ändern
Es passiert schnell: Du hast deine Daten in eine Liste eingetragen und stellst fest, dass du die Daten, die jetzt in Spalten stehen, eigentlich in Zeilen benötigst – und umgekehrt. Keine Sorge, du musst nicht wieder von vorne beginnen. Die Transponieren-Funktion ist eine unglaublich einfache Funktion Excel, die dir hier hilft.
Markiere einfach die Daten, die du umstrukturieren möchtest, und kopiere sie (STRG+C). Gehe dann zu der Stelle im Arbeitsblatt, wo du die transponierten Daten einfügen möchtest. Aber anstatt nur „Einfügen“ (STRG+V) zu drücken, machst du einen Rechtsklick auf die Zielzelle. Im Kontextmenü wählst du unter den Einfügeoptionen die Funktion „Transponieren“ aus – Fertig! Deine Spalten werden zu Zeilen und deine Zeilen zu Spalten umgewandelt. Eine wahre Zeitersparnis für jeden, der mit Datenlayouts experimentiert oder sie an neue Anforderungen anpassen muss. Für weitere nützliche Funktionen und Tipps rund um Excel kannst du hier mehr erfahren.
Fazit: Mit einfachen Funktionen zum Excel-Profi
Wie du gesehen hast, musst du kein Excel-Guru sein, um das Programm effektiv zu nutzen. Schon mit diesen 10 einfache Funktionen Excel kannst du deine Daten effizienter verwalten, analysieren und präsentieren. Von grundlegenden Berechnungen mit SUMME und MITTELWERT über logische Entscheidungen mit WENN bis hin zur visuellen Aufbereitung mit Diagrammen – diese Funktionen legen den Grundstein für einen produktiveren Umgang mit Excel.
Nutze diese Tipps als Ausgangspunkt, um deine Fähigkeiten stetig zu erweitern. Je mehr du übst und die Funktionen in deinen Alltag integrierst, desto sicherer wirst du im Umgang mit Excel. Beginne noch heute, diese Funktionen anzuwenden und erlebe, wie viel Zeit und Mühe du dir sparen kannst. Dein Weg zum Excel-Profi beginnt mit den Grundlagen – und diese sind einfacher zu erlernen, als du denkst!