Elektronisches Bankbuchen DATEV: Maximale Zeitersparnis durch Automatisierung

In der modernen Finanzbuchhaltung ist die effiziente Verarbeitung von Banktransaktionen entscheidend. Der DATEV Kontoauszugsmanager stellt hierbei ein revolutionäres Werkzeug für das Elektronisches Bankbuchen Datev dar, das die Automatisierung erheblich vorantreibt. Angesichts der Tatsache, dass Zahlungen einen Großteil der Buchungssätze in der DATEV Buchhaltung ausmachen – oft bis zu 50 % – bietet die intelligente Verbuchung von Kontoumsätzen ein enormes Potenzial zur Zeitersparnis. Stellen Sie sich vor, Sie müssten diese Transaktionen nicht mehr manuell eingeben, sondern könnten sie weitestgehend automatisiert in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verarbeiten. Dies ist nicht nur eine Vision, sondern bereits Realität, die mit minimalem Aufwand realisiert werden kann.

Der einfache Weg zum automatisierten Bankbuchen mit DATEV

Der Einstieg in das elektronische Bankbuchen DATEV ist denkbar unkompliziert und kann Ihre Buchhaltungsprozesse revolutionieren.

Schritt 1: Die Freischaltung über RZ-Bankinfo

Um die Vorteile des DATEV Kontoauszugsmanagers nutzen zu können, ist lediglich eine einmalige Freischaltung notwendig. Dies geschieht durch die Unterzeichnung eines Formulars zur Freischaltung der RZ-Bankinfo. Dieses Formular reichen Sie bei Ihrer Bank ein, die dann die Weiterleitung Ihrer Kontoumsätze an das hochsichere DATEV Rechenzentrum aktiviert. Dieser Schritt ist die Grundlage für die nahtlose digitale Übertragung Ihrer Finanzdaten.

DATEV RZ-Bankinfo Formular für die Freischaltung des elektronischen Bankbuchens

Schritt 2: Kontoumsätze abrufen und importieren

Sobald die Freischaltung erfolgt ist, können Sie die Kontoumsätze regelmäßig über die Funktion “Mandant ergänzen” direkt in DATEV Rechnungswesen abrufen. Die importierten Banktransaktionen werden übersichtlich unter dem Punkt “Bankkontoumsätze” in den Auswertungen abgelegt und stehen dort jederzeit zur Einsicht und weiteren Verarbeitung bereit. Dies schafft eine zentrale Datenquelle für alle Bankbewegungen und minimiert manuelle Fehlerquellen.

Anleitung zum Abrufen und Importieren von Kontoumsätzen in DATEV Rechnungswesen

Kontoumsätze effizient verarbeiten: Buchungsvorschläge und das Ampel-System

Nach dem Import erfolgt die eigentliche automatisierte Verarbeitung in der DATEV Buchhaltung. Dies geschieht über “Belege buchen” und die Funktion “Buchungsvorschläge bearbeiten”, die Sie am unteren Rand der Buchungszeile finden. Bei jeder Verarbeitung generiert DATEV ein detailliertes Protokoll, das Ihnen Aufschluss über den Grad der Automatisierung Ihrer Bankbewegungen gibt.

Die Kontoumsätze werden als sogenannte Buchungsvorschläge verarbeitet. Diese Vorschläge sind oft unvollständige Buchungssätze, da ihnen beispielsweise das passende Gegenkonto fehlt oder eine manuelle Kontrolle erforderlich ist. Der erste Buchungsvorschlag kann einfach durch Drücken der Plus-Taste auf Ihrem Ziffernblock in die Buchungszeile geholt werden. Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Buchungssatz durch erneutes Drücken der Plus-Taste ab. Dies ermöglicht eine schnelle und intuitive Bearbeitung.

Das Ampel-System in DATEV Rechnungswesen verstehen

Um die Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu erleichtern und den Prüfungsaufwand zu minimieren, nutzt DATEV ein bewährtes Ampel-System.

Das Ampel-System des DATEV Kontoauszugsmanagers zur Kennzeichnung von Buchungsvorschlägen

• Grüne Ampel: Ein grüner Buchungsvorschlag ist in der Regel vollständig und kann ohne Bedenken direkt verbucht werden. DATEV Rechnungswesen erkennt diese, wenn im Verwendungszweck oder den Kontoumsatzdetails eindeutige Kriterien (z.B. Rechnungsbetrag in Verbindung mit Rechnungsnummer, Kundennummer, Name des Auftraggebers oder IBAN) zur Zuordnung zu einer Rechnung gefunden werden. Auch Vorschläge, die über eine Lerndatei erstellt wurden, werden grün gekennzeichnet, da sie als zuverlässig gelten.

• Gelbe Ampel: Diese Farbe signalisiert, dass ein Kontoumsatz geprüft werden muss. Dies tritt beispielsweise auf, wenn ein Geschäftspartner zwar erkannt wird, die Zahlung jedoch keinem offenen Posten zugeordnet werden kann. Auch Zahlungen unter Abzug von Skonto werden gelb markiert. Obwohl der Skonto-Betrag von DATEV bis zu 3 % automatisch erkannt und verbucht wird, erfordert der Buchungsvorschlag in diesem Fall immer eine Bestätigung durch den Anwender.

Beispiel eines gelb markierten Buchungsvorschlags mit Skonto im DATEV Kontoauszugsmanager

• Rote Ampel: Ein roter Buchungsvorschlag ist unvollständig, meist weil ein passendes Gegenkonto fehlt oder keine Zuordnung zu einem offenen Posten möglich ist. Doch auch hier besteht Automatisierungspotenzial: Wiederkehrende rote Buchungsvorschläge können über die Anlage von Lerndateien ebenfalls automatisch verbucht werden.

Maximale Automatisierung durch DATEV Lerndateien

Lerndateien, oft auch als Buchungsregeln bezeichnet, sind ein Kernstück der Automatisierungsstrategie im elektronisches Bankbuchen DATEV. Sie ermöglichen es Ihnen, nach einem vorgegebenen Schema Kontoumsätze zu verbuchen, die das System nicht automatisch grün kennzeichnen konnte.

Was sind Lerndateien und wie funktionieren sie?

Lerndateien sind individuell definierbare Regeln, die DATEV beibringen, wie bestimmte Kontoumsätze zu verbuchen sind. Sie legen fest, welcher Buchungssatz erzeugt werden soll – zum Beispiel, dass eine Überweisung der Miete auf das Mietkonto ohne Vorsteuerabzug zu buchen ist.

Anlage eines Buchungssatzes in einer DATEV Lerndatei zur Automatisierung

Lerndateien anlegen: Ein praktischer Leitfaden

Im nächsten Schritt definieren Sie die notwendigen Kriterien des Kontoumsatzes, die die Buchung auslösen sollen. Hier können Sie auf alle verfügbaren Angaben wie Verwendungszweck, Auftraggebername, Betrag oder Buchungscode zurückgreifen.

• Beispiel 1: Wiederkehrende Mietzahlungen

  • Für Mietzahlungen können Sie die Bezeichnung “Miete” im Verwendungszweck und gegebenenfalls die Adresse des Mietobjekts als Kriterium hinterlegen. Findet die Lerndatei diese Angaben im Kontoumsatz, wird der vorher festgelegte Buchungsvorschlag automatisch erzeugt. Damit sind alle Mietzahlungen für dieses Objekt ab sofort automatisiert.

  DATEV Lerndatei für Mietzahlungen basierend auf der Verwendungszweck-Bezeichnung

• Beispiel 2: Versicherungsbeiträge eindeutig zuordnen

  • Bei der Abbuchung von Versicherungsbeiträgen erweist sich die Versicherungs- oder Vertragsnummer im Verwendungszweck als äußerst hilfreich für eine eindeutige Zuordnung und Automatisierung.

  Einrichtung einer Lerndatei für Versicherungszahlungen über die Vertragsnummer in DATEV

• Beispiel 3: Steuervorauszahlungen (mit Herausforderungen)

  • Die Zahlung von Steuervorauszahlungen lässt sich gut über den Steuersachverhalt und die Steuernummer zuordnen. Eine kleine Herausforderung besteht jedoch darin, dass Finanzämter oft mehrere Steuerarten mit einer Abbuchung verrechnen, was die Funktionsweise von Lerndateien in diesen Fällen manchmal erschwert.

• Beispiel 4: Bankgebühren clever automatisieren

  • Die Abrechnung der Bankgebühren Ihrer Hausbank kann, insbesondere wenn im Verwendungszweck keine eindeutigen Angaben vorhanden sind, sehr gut über den Buchungscode erkannt und automatisiert werden.

  Komplexe Lerndatei-Konfiguration für Bankgebühren mittels Buchungscode in DATEV

Kontinuierliche Optimierung: Das Automatisierungsprotokoll

Das von DATEV bei jeder Verarbeitung erstellte Protokoll ist ein wertvolles Werkzeug zur Überwachung und weiteren Optimierung Ihrer Buchhaltung. Es zeigt Ihnen genau an, wie viele Bankbewegungen bereits automatisiert verarbeitet werden konnten und wo möglicherweise noch Anpassungen an den Lerndateien oder Regeln sinnvoll wären, um die Automatisierungsquote weiter zu steigern. Nutzen Sie diese Rückmeldung, um die Effizienz Ihrer Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Automatisierungsprotokoll des DATEV Kontoauszugsmanagers mit Effizienzquote

Fazit: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital und automatisiert

Das elektronisches Bankbuchen DATEV mit dem Kontoauszugsmanager bietet eine beispiellose Möglichkeit, die Effizienz Ihrer Finanzbuchhaltung drastisch zu steigern. Durch die Automatisierung von bis zu 50 % der Buchungssätze können Sie wertvolle Zeit einsparen, Fehler minimieren und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Von der einfachen Freischaltung über die intelligente Verarbeitung von Buchungsvorschlägen mit dem Ampel-System bis hin zur maßgeschneiderten Automatisierung durch Lerndateien – DATEV stellt Ihnen leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung.

Nutzen Sie diese Potenziale voll aus, indem Sie Ihre Lerndateien kontinuierlich pflegen und das Automatisierungsprotokoll zur Optimierung heranziehen. Machen Sie den Schritt in eine moderne, digitale und effizientere Buchhaltung. Starten Sie jetzt mit dem elektronisches Bankbuchen DATEV und erleben Sie, wie Ihre Buchführung einfacher, schneller und präziser wird!