Deutschland, ein Land voller Möglichkeiten – auch wenn es um Ihre Steuererklärung geht. Viele Arbeitnehmer in Deutschland wissen nicht, welche Ausgaben sie als sogenannte Werbungskosten geltend machen können, um ihre Steuerlast zu senken. Werbungskosten sind im steuerlichen Sinne alle Aufwendungen, die durch Ihr Arbeitsverhältnis veranlasst sind. Ihr Finanzamt berücksichtigt diese Kosten jedoch nur, soweit sie höher sind als steuerfreie oder pauschal besteuerte Ersatzleistungen Ihres Arbeitgebers. Wichtig ist: Die Kosten Ihrer allgemeinen Lebensführung gehören nicht zu den Werbungskosten, selbst wenn sie Ihrer beruflichen Tätigkeit zugutekommen.
Ein zentraler Posten, der oft für Verwirrung sorgt, aber erhebliches Sparpotenzial bietet, ist die Entfernungspauschale, umgangssprachlich auch als Pendlerpauschale bekannt. Bevor wir ins Detail gehen, sollten Sie wissen, dass das Finanzamt für Werbungskosten grundsätzlich einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € pro Jahr berücksichtigt. Bei Versorgungsbezügen liegt dieser Betrag jährlich bei 102 €. Dieser Artikel beleuchtet umfassend die Regelungen zur Entfernungspauschale und gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie Ihre Fahrten zur Arbeit optimal steuerlich geltend machen können.
Die Entfernungspauschale: Grundlagen und Berechnung
Unabhängig davon, wie Sie zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte gelangen – sei es mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder sogar dem Fahrrad – erhalten Sie für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eine Entfernungspauschale. Diese Pauschale beträgt aktuell 0,30 € für jeden vollen Entfernungskilometer der ersten 20 km. Für jeden weiteren vollen Entfernungskilometer erhöht sich dieser Betrag auf 0,38 €.
Der kürzeste Weg zählt – meistens
Für die Berechnung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte berücksichtigt Ihr Finanzamt grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung. Es spielt keine Rolle, welchen Weg Sie tatsächlich gefahren sind. Nutzen Sie jedoch ein Kraftfahrzeug, können Sie statt der kürzesten Strecke eine andere Straßenverbindung angeben, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und von Ihnen regelmäßig benutzt wurde.
Höchstgrenzen und Ausnahmen
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr begrenzt. Eine höhere Berücksichtigung durch das Finanzamt ist nur dann möglich, wenn Sie Ihr eigenes oder zur Nutzung überlassenes Kraftfahrzeug (z. B. einen Firmenwagen) tatsächlich nutzen.
Sie können die Entfernungspauschale für die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitstag nur einmal beantragen, selbst wenn Sie den Weg mehrmals täglich zurücklegen. Tage, an denen Sie die erste Tätigkeitsstätte nicht aufgesucht haben (z. B. wegen Krankheit, Urlaub, Auswärtstätigkeit, Dienstreise, Homeoffice oder Kurzarbeit), dürfen bei der Ermittlung der Entfernungspauschale nicht mit berücksichtigt werden.
Die „Erste Tätigkeitsstätte“ im Fokus
Die Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“ ist entscheidend für die Geltendmachung der Entfernungspauschale. Sie ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der Sie von Ihrem Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet sind.
Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch ein großflächiges und entsprechend infrastrukturell erschlossenes Gebiet (z. B. Werksanlage, Betriebsgelände, Bahnhof, Flughafen) oder eine Bildungseinrichtung sein, die außerhalb eines Dienstverhältnisses aufgrund eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.
Die dauerhafte Zuordnung wird durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen des Arbeitgebers bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere dann auszugehen, wenn Sie unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate an einer bestimmten betrieblichen Einrichtung tätig werden sollen.
Fehlt die dauerhafte Zuordnung oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Sie:
- typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen,
- je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage tätig werden sollen, oder
- mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden sollen.
Pro Dienstverhältnis kann höchstens eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen.
Sonderfälle der Wegstrecken
Neben der klassischen Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es besondere Konstellationen, für die gesonderte Regelungen gelten.
Sammelpunkt
Wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt und Ihr Arbeitgeber bestimmt, dass Sie sich dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort einfinden sollen (z. B. Busdepot, Betrieb des Arbeitgebers), um von dort die berufliche Tätigkeit aufzunehmen oder die Einsatzorte aufzusuchen, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Die Entfernungspauschale kommt hier entsprechend zur Anwendung.
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet
Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn Sie Ihre vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ausüben sollen. Wenn Sie beispielsweise als Forstarbeiterin oder Forstarbeiter Ihre berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, werden die Fahrten von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang des weiträumigen Tätigkeitsgebiets wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten, dürfen Sie die Entfernungspauschale bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang anwenden.
Aufwendungen für Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für zusätzliche Kilometer bei Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können Sie in der Steuererklärung gesondert eintragen. Anstelle der tatsächlich entstandenen Aufwendungen können Sie pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge als Werbungskosten geltend machen:
- Für Pkw: 30 Cent
- Für andere motorbetriebene Fahrzeuge (z. B. Motorrad, Motorroller): 20 Cent
Einfache Hin- und Rückwege
Für Arbeitstage, an denen Sie aufgrund einer Auswärtstätigkeit nur jeweils einen einfachen Hin- oder Rückweg zur oder von der ersten Tätigkeitsstätte zurückgelegt haben (z. B. bei fliegendem Personal), können Sie nur die halbe Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Entsprechendes gilt, wenn Hin- und Rückfahrt zur oder von der ersten Tätigkeitsstätte an unterschiedlichen Wohnungen beginnen oder enden. In diesen Fällen tragen Sie bitte nur die halbe Anzahl der Arbeitstage in die entsprechenden Zeilen Ihrer Steuererklärung ein.
Verkehrsmittel und besondere Situationen
Die Wahl Ihres Transportmittels und spezielle Lebensumstände beeinflussen ebenfalls, wie Sie Ihre Fahrten steuerlich absetzen können.
Fahrten mit dem Pkw
Wenn Sie Ihren Pkw nutzen, tragen Sie bitte Ihre erste Tätigkeitsstätte, den Sammelpunkt oder das weiträumige Tätigkeitsgebiet in die dafür vorgesehene Zeile Ihrer Steuererklärung ein. Geben Sie die Anzahl der Arbeitstage und die gesamten Entfernungskilometer an. Bei mehreren Dienstverhältnissen oder einem Arbeitsplatzwechsel im laufenden Jahr machen Sie bitte die entsprechenden Angaben gesondert.
Mit der Entfernungspauschale sind sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten (z. B. Garagenmiete, Parkgebühren, Reparaturkosten und Mautgebühren). Unfallkosten, die Sie selbst tragen mussten, werden jedoch zusätzlich berücksichtigt, wenn sich der Unfall auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, dem Sammelpunkt oder dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ereignet hat. Unfallkosten sind jedoch keine Werbungskosten, wenn der Unfall von Ihnen absichtlich oder unter Alkoholeinfluss verursacht worden ist.
Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel benutzen, können Ihre tatsächlichen Kosten höher sein als die Entfernungspauschale oder der Höchstbetrag von 4.500 €. Dies gilt auch, wenn Sie eine Zeitfahrkarte zur regelmäßigen Benutzung für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte erworben haben, diese aber nicht im geplanten Umfang nutzen konnten (z. B. durch Tätigkeit im Homeoffice).
In diesem Fall tragen Sie bitte zusätzlich zu Ihren Angaben zur Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ohne Fähr- und Flugkosten) ein. Ihr Finanzamt berücksichtigt dann den höheren Betrag.
Kombination aus Pkw und öffentlichen Verkehrsmitteln
Haben Sie den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, dem Sammelpunkt oder dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet teilweise mit dem Pkw und teilweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt, tragen Sie bitte die mit dem Pkw zurückgelegten Kilometer sowie die restlichen Entfernungskilometer für öffentliche Verkehrsmittel in die entsprechenden Zeilen ein. Das Finanzamt kann dann prüfen, welche Kombination für Sie vorteilhafter ist.
Fähr- und Flugkosten
Tatsächliche Fähr- und Flugkosten tragen Sie bitte in die vorgesehenen Zeilen der Steuererklärung ein. Für die An- und Abfahrten zu und von Fähr- und Flughäfen gilt die Entfernungspauschale.
Fahrgemeinschaften
Wenn Sie Teil einer Fahrgemeinschaft waren, ist die Entfernungspauschale grundsätzlich auf den Höchstbetrag von 4.500 € begrenzt. Diese Begrenzung gilt jedoch nicht für die Tage, an denen Sie Ihren eigenen Pkw benutzt haben.
Die Entfernung ermittelt sich wie folgt: Alle Personen einer Fahrgemeinschaft tragen als Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, dem Sammelpunkt oder dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet die kürzeste benutzbare Straßenverbindung ein; Umwege zum Abholen der jeweiligen Personen werden nicht berücksichtigt. Bei Ehegatten oder verpartnerten Personen, die gemeinsam zur Arbeit fahren, steht die Entfernungspauschale jeder Person einzeln zu, selbst wenn sie beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind.
Bei den Eintragungen unterscheiden Sie bitte nach Tagen, an denen Sie selbst mit Ihrem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw gefahren sind, oder ganz oder teilweise mit einer anderen Person mitgefahren sind. Tragen Sie bitte die jeweilige Anzahl der Tage und die entsprechenden Kilometerangaben separat ein.
Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie unentgeltlich oder verbilligt zur ersten Tätigkeitsstätte, zum Sammelpunkt oder zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet befördert (Sammelbeförderung), können Sie für die Strecke der Sammelbeförderung keine Entfernungspauschale geltend machen. Haben Sie jedoch für die Sammelbeförderung ein Entgelt an den Arbeitgeber entrichtet, tragen Sie diese Aufwendungen bitte in die entsprechenden Zeilen Ihrer Steuererklärung ein.
Menschen mit Behinderungen
Für Menschen mit Behinderungen gelten besondere Regelungen. Wenn bei Ihnen der Grad der Behinderung mindestens 70 beträgt oder bei einem Grad der Behinderung von mindestens 50 gleichzeitig eine erhebliche Gehbehinderung besteht, erkennt Ihr Finanzamt die tatsächlichen Kosten für die Hin- und Rückfahrt an, auch wenn Sie Ihren eigenen Pkw benutzt haben. Die Kosten brauchen Sie nur nachzuweisen, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten werden 60 Cent je Entfernungskilometer (30 Cent je gefahrenen Kilometer) anerkannt.
Aufwendungen für Fahrten, die durch die An- und Abfahrt eines Dritten (z. B. des Ehegatten) zur ersten Tätigkeitsstätte, zum Sammelpunkt oder zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet entstehen (sogenannte Leerfahrten), können ebenfalls von Ihrem Finanzamt mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden. Achten Sie bitte darauf, dass in der Bescheinigung über den Grad Ihrer Behinderung gegebenenfalls eine Aussage über die Gehbehinderung enthalten ist. In diesen Fällen machen Sie bitte die entsprechenden Angaben in den dafür vorgesehenen Zeilen oder tragen bei Einzelnachweis die tatsächlichen Kosten ein. Wenn bei Menschen mit Behinderungen der besondere Kilometersatz von 60 Cent anerkannt wurde, kann Ihr Finanzamt zusätzlich Gebühren für einen Parkplatz an der ersten Tätigkeitsstätte, am Sammelpunkt oder im Zusammenhang mit Fahrten zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet als Werbungskosten berücksichtigen.
Fazit: Bleiben Sie informiert und sparen Sie Steuern
Die korrekte Geltendmachung von Werbungskosten, insbesondere der Entfernungspauschale, kann Ihre jährliche Steuerlast erheblich mindern. Es ist ein wichtiger Baustein im deutschen Steuersystem, der Arbeitnehmern zugutekommt. Die Regeln sind vielfältig und berücksichtigen unterschiedliche Lebens- und Arbeitssituationen. Von der einfachen Fahrt mit dem Pkw bis hin zu komplexeren Fällen wie Fahrgemeinschaften oder besonderen Bedürfnissen von Menschen mit Behinderungen – für nahezu jede Konstellation gibt es eine steuerliche Lösung.
Wir hoffen, dieser detaillierte Leitfaden hilft Ihnen dabei, sich im Dschungel der deutschen Steuergesetzgebung zurechtzufinden und keine potenziellen Steuerersparnisse zu verschenken. Bleiben Sie stets über aktuelle Änderungen im Steuerrecht informiert, um Ihre Möglichkeiten optimal zu nutzen. Bei Unsicherheiten oder komplexen individuellen Fällen ist es immer ratsam, professionelle Hilfe von einem Steuerberater in Anspruch zu nehmen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Steuererklärung fehlerfrei und zu Ihrem größten Vorteil eingereicht wird.