Alle drei Jahre das gleiche Spiel: Das Finanzamt meldet sich per E-Mail und erinnert Sie daran, dass Ihr ELSTER-Zertifikat bald abläuft. Ups, da war ja was! 🤯
Sitzen Sie auch gerade vor Ihrem Rechner und fragen sich: Wo habe ich dieses verdammte Ding nur gespeichert? Wo ist die PIN? Und wie beantrage ich eigentlich ein neues Zertifikat?
Selbst wenn Sie alle Fragen beantworten können, bedeutet das noch lange nicht, dass Sie das ELSTER-Zertifikat auch wieder in Lexware hinterlegt haben. 🙄
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr ELSTER-Zertifikat direkt aus Lexware heraus verlängern, es wieder im Programm hinterlegen und typische Stolperfallen vermeiden. Mit Elster Lexoffice wird die Verlängerung zum Kinderspiel.
Zusätzlich erhalten Sie von uns ein kleines, aber feines Extra, das Ihnen Ihren Büroalltag um einiges erleichtern wird. Aber dazu später mehr. Kümmern wir uns erst einmal um die Verlängerung Ihres ELSTER-Zertifikats.
Darum geht’s:
- Die Grundlagen
- Basis-Zertifikat verlängern – wie und wo
- ELSTER Online Portal
- Download und Speichern der *.pfx-Datei
- Konfiguration in Lexware
- Wichtiger Hinweis für Lohn & Gehalt
- Zusammenfassung
- 🍬 Extra-Tipp
Die Grundlagen
Was ist das ELSTER-Zertifikat?
Das ELSTER-Zertifikat ist Ihre elektronische Signatur. Damit kann das Finanzamt eingereichte Steuererklärungen eindeutig Ihrem Unternehmen oder Ihrer Person zuordnen.
Warum brauche ich ein ELSTER-Zertifikat?
Meldungen an das Finanzamt müssen elektronisch erfolgen. Daher benötigen Sie, gerade für viele Buchhaltungsprogramme wie elster lexoffice, ein ELSTER-Zertifikat. Wenn Sie Ihre Steuererklärungen direkt im ELSTER-Portal abgeben, brauchen Sie das Zertifikat, um sich dort einzuloggen. In Ihrem Account werden auch die Meldungen und Angaben der Vorjahre gespeichert.
Wie bekomme ich ein ELSTER-Zertifikat?
Wenn Sie noch kein Zertifikat besitzen, gerade erst ein Unternehmen gegründet oder die Buchhaltung vom Steuerberater übernommen haben, müssen Sie sich zunächst einmalig registrieren. Klicken Sie dazu auf der Seite www.elster.de auf “Benutzerkonto erstellen”. Ein Assistent führt Sie durch alle notwendigen Schritte.
Nach der Beantragung des ELSTER-Zertifikats erhalten Sie die Zugangsdaten für das Login: Per E-Mail erhalten Sie eine Aktivierungs-ID und per Post einen Aktivierungs-Code.
Dieser Prozess kann etwas dauern. Wenn Sie also am 10. zum ersten Mal eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben möchten, sollten Sie die Registrierung nicht erst einen Tag vorher durchführen. 😉
Sobald Ihnen Code und ID vorliegen, können Sie sich einloggen, Ihr ELSTER-Zertifikat aktivieren und herunterladen. Das Zertifikat muss alle drei Jahre verlängert werden, da die Gültigkeit abläuft – womit wir zum eigentlichen Problem kommen.
ELSTER-Zertifikat verlängern
Sie haben also die E-Mail mit der Mitteilung erhalten und fragen sich, wie Sie am besten vorgehen. Wenn Sie absolut Herr Ihrer PC-Organisation sind und aus dem Stegreif wissen, wo sich die *.pfx-Datei (Ihr Zertifikat) befindet – sprich: wo Sie diese vor drei Jahren gespeichert haben – dann klicken Sie auf den Link und starten Sie gleich bei ELSTER online und loggen Sie sich ein. Die PIN für das Login wissen Sie natürlich auch noch. 😉
Die meisten von uns werden aber nicht wissen, wo sich diese Datei befindet… Also beginnen Sie zunächst Ihr Lexware-Programm auf der Startseite. (Ich zeige Ihnen das anhand von buchhaltung pro – in der Version Standard und Plus kann die Ansicht abweichen, aber prinzipiell ist die Vorgehensweise dieselbe.)
Los geht’s
In der Menüleiste der Buchhaltung gehen Sie auf
EXTRAS > ELSTER konfigurieren
öffnen damit den Assistenten Lexware ELSTER Konfiguration und klicken auf den Reiter ELSTER Zertifikat. Sie sehen dort das Feld Verzeichnis. Hier können Sie ablesen, in welchem Dateiordner auf Ihrem PC das Zertifikat hinterlegt ist.
In meinem Beispiel liegt das Zertifikat auf Laufwerk (D:), im Ordner Lexware Daten und dort im Unterordner Elster – der Name des Zertifikats lautet Elster_HOLTZ_2020.pfx
Lexware Elster Konfiguration
ELSTER Online Portal
Merken Sie sich die Bezeichnung, den Pfad oder kopieren Sie die Datei aus dem Ordner vorläufig auf Ihren Desktop.
Klicken Sie dann den Button “Zertifikat beantragen oder registrieren” im Assistenten – Sie werden direkt zur ELSTER-Seite weitergeleitet. Für das Login gehen Sie nun auf “Durchsuchen” und wählen Sie Ihr Zertifikat aus. (Den Pfad haben Sie sich zuvor aus Lexware geholt.)
Ob Sie jetzt allerdings noch Ihr Passwort (= PIN) parat haben, ist aus meiner langjährigen Kundenerfahrung eine kniffelige Sache: Falls Sie es nicht mehr zur Hand haben, klicken Sie unten im Login-Fenster auf “Passwort vergessen”.
Elster Portal LoginNachdem Sie dazu aufgefordert werden, Ihr Login wieder zu ermöglichen, und die E-Mail entsprechend bestätigt haben, beantragen Sie auf diesem Weg ein völlig neues Zertifikat.
Sie erhalten einen Aktivierungscode per Post. Nach dem Login können Sie dann die PIN wieder ändern. Erst jetzt können Sie das neue Zertifikat herunterladen und mit der neuen PIN die weiteren Schritte in Lexware durchführen.
Elster Portal Login vergessen*.pfx-Datei speichern
Das aktualisierte Zertifikat wird Ihnen als Download zur Verfügung gestellt und hat in der Regel eine lange Zeichenfolge als Dateiname.
Sie können es, so wie wir das gemacht haben, umbenennen – aber bitte ändern Sie NIEMALS und unter gar keinen Umständen die Bezeichnung *.pfx. Sehen Sie in Ihrem Download-Ordner nach und speichern Sie die Datei in demselben Ordner ab, in dem Ihr bisheriges Zertifikat auch hinterlegt war.
Damit Sie sich nicht wundern, warum bei uns der Lexware Daten Ordner auf einem anderen Laufwerk liegt, stelle ich Ihnen kurz einen Workflow vor, wie er sich bei uns und unseren Kunden bewährt hat: Wir haben den Ordner „Lexware Daten” nicht auf Laufwerk (C:) liegen, auf dem das Programm installiert ist, sondern bei der Installation den Datenpfad auf einem anderen Laufwerk (bei uns eben (D:)) installiert. Unter „Lexware Daten“ haben wir einen Ordner ELSTER angelegt, mit einem „alt“-Unterordner. Das letzte Zertifikat wird dorthin verschoben, während im ELSTER-Ordner nur das aktuelle Zertifikat liegt. Dort haben wir unser Passwort auch als Text gespeichert.
Lexware konfigurieren
Sie haben das neue Zertifikat gespeichert und Ihre PIN zur Hand – jetzt konfigurieren wir Ihr Lexware, dass Sie wieder „meldefähig“ werden.
Es empfiehlt sich, das neue Zertifikat gleich einzuspielen, denn sobald Sie das Neue vorliegen haben, ist das bisherige Zertifikat ungültig und da wird nichts mehr mit Steuermeldungen gehen (aber da würde das Finanzamt wohl pingelig werden).
Gehen Sie wieder über Extras in der Menüleiste auf “ELSTER konfigurieren” und öffnen Sie den Assistenten.
Über den Button “Durchsuchen” kommen Sie in Ihr Datenverzeichnis und dort wählen Sie das neue Zertifikat aus. Sie müssen jetzt wieder die PIN (= Passwort) eingeben.
Wenn Sie den Haken bei PIN speichern setzen, müssen Sie nicht bei jeder Meldung Ihr Passwort eingeben und die Meldung wird gleich versendet. Wenn Sie alles gespeichert haben, sind Sie auch schon fertig.
Lexware Elster Pin Eingabe
Wichtiger Hinweis für Lohn & Gehalt
Bevor Sie das Zertifikat neu beantragen, müssen Sie zwingend eine Protokollabholung durchführen!
Sie haben zuvor mit Ihrem bisherigen Zertifikat die Lohnsteuermeldung durchgeführt – nur mit diesem Zertifikat können Sie die Rückmeldung dazu abholen. Denn nach der Verlängerung ist das bisherige Zertifikat bei der Finanzverwaltung deaktiviert.
Sollte das dennoch schief gelaufen sein, kann Ihnen die Technik Hotline von Lexware weiter helfen. Leider wird dann ein Eingriff in die Datenbank notwendig sein. Für Sie haben wir die Lexware Support Hotline Nummer in unserem Service Bereich hinterlegt (bitte beachten, dass Ihr Anruf unter Umständen kostenpflichtig sein kann).
In Lohn also zuerst Verarbeitungsprotokolle und ELSTAM Änderungslisten mit demselben Zertifikat abholen, mit dem Sie die Meldung versendet hatten. Dann erst können Sie das abgelaufene ELSTER-Zertifikat erneuern.
Ist dieser Punkt erledigt und das neue Zertifikat hinterlegt, müssen Sie bei der folgenden (ersten Meldung nach Verlängerung) Meldung “Wechsel des Datenübermittlers” berücksichtigen. Auch ein neues Zertifikat gilt in diesem Fall als Wechsel, allerdings müssen Sie nicht befürchten, dass die MA allesamt abgemeldet werden.
Zusammenfassung
Noch mal im Schnelldurchlauf:
✅ Datenpfad checken, wo Ihr bisheriges ELSTER-Zertifikat gespeichert ist
✅ Login (PIN zur Hand haben) auf elster.online
✅ Zertifikat verlängern und Download starten
✅ Neues Zertifikat unter dem bisherigen Datenpfad speichern
✅ Lexware “ELSTER konfigurieren” öffnen und das neue Zertifikat auswählen
✅ PIN eingeben und speichern
Fertig! 😅
Habe ich am Anfang zu viel versprochen? Es geht doch schneller und einfacher als gedacht, oder?
🍬 Extra-Tipp
Aber es fehlt ja noch was… Ich hatte Ihnen ja zu Beginn ein kleines Bonbon versprochen:
Wie handhaben Sie das bei Ihnen im Büro mit den Passwörtern? Oder mit wichtigen Dokumenten? Oder wo speichern Sie z.B. Ihr ELSTER-Zertifikat noch ab, ohne dass Sie auf Ihren Rechner zugreifen müssen? (Stichwort: Rechner-Crash!)
Sicherheit ist immer so ein Thema und wir haben immer mehr Dokumente in digitaler Form vorliegen und die Anzahl unserer Passwörter nehmen beruflich wie privat kein Ende.
Wir nutzen erfolgreich seit mehr als 10 Jahren „unseren“ Securesafe, ein Dokument- und Passwort-Manager. Kein Suchen mehr in diversen Ordnern, ortsunabhängiger Zugriff von jedem Gerät und das Ganze auch noch sicher.
Sie möchten mehr darüber wissen? Dann schauen Sie sich unsere Tipps zu Passwörtern an.
Ich freue mich, wenn Sie mir schreiben, ob Ihnen die Anleitung geholfen hat. Schreiben Sie mir auch, wenn es nicht geklappt hat oder Ihnen ein wichtiger Schritt im Ablauf fehlt.
Haben Sie Anregungen zu weiteren Themen rund um Lexware? Immer her damit! 😄
Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Tag,
Ihre LX Expertin
Katja