Die Welt der Tabellenkalkulation entwickelt sich ständig weiter, und Microsoft bietet hierfür zwei Hauptwege: die einmalige Lizenz (im aktuellen Fall Excel 2021) und das Abonnementmodell (Excel in Office 365). Für Nutzer im deutschsprachigen Raum ist es entscheidend, die Unterschiede zu verstehen, um die für ihre Bedürfnisse am besten geeignete Version auszuwählen. Dieser Artikel beleuchtet die Kernunterschiede und die neuen Funktionen, die Excel 2021 und Excel für Office 365 gemeinsam haben, und hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Excel 365 im Vergleich zu Excel 2021: Cloud und Kollaboration im Fokus
Office 365 repräsentiert Microsofts abonnementbasiertes Office-Paket, während Office 2021 die neueste Version mit permanenter Lizenz darstellt. Der entscheidende Unterschied liegt in der Architektur und im Update-Modell. Office 365 ist primär cloud-basiert, bietet aber auch die neuesten Desktop-Anwendungen für Programme wie Word, Excel, PowerPoint und mehr. Diese können wie bei einer Dauerlizenz auf Ihren Desktop heruntergeladen werden.
Da Office 365 auf die Cloud setzt, sind seine Kollaborationsfähigkeiten denen der Dauerlizenzversionen weit überlegen. Dies ist besonders in Zeiten von Remote-Arbeit und hybriden Büromodellen von immenser Bedeutung. Die Möglichkeit, nahtlos mit Kollegen zusammenzuarbeiten, unabhängig vom Standort, ist ein klarer Vorteil.
Ein weiterer finanzieller Aspekt ist die Preisgestaltung. Office 365 hat niedrigere Anfangskosten. Beispielsweise kostet der Office 365 Personal Plan nur etwa 6,99 € pro Monat oder 69,99 € pro Jahr. Im Gegensatz dazu liegt Microsoft Office Home & Business 2021 bei etwa 249,99 €. Ein detaillierter Vergleich der Funktionen zeigt, dass Office 365 deutlich mehr bietet als Office 2021, was den fortlaufenden Wert für Abonnenten unterstreicht. Durch das Abonnementmodell erhalten Sie zudem kontinuierliche Updates, solange Ihr Abo aktiv ist. Bei einer Dauerlizenz sind kostenlose Updates auf die enthaltene Version beschränkt, bis eine neue Hauptversion veröffentlicht wird.
Neue Funktionen in Excel 2021 und Office 365: Ein Sprung nach vorn
Die jüngsten Weiterentwicklungen in Excel 2021 sind weitgehend auch in der Office 365-Version verfügbar. Dies bedeutet, dass Nutzer beider Varianten von leistungsstarken neuen Werkzeugen profitieren können. Schauen wir uns die wichtigsten Neuerungen an:
Co-Authoring: Gemeinsam an Tabellen arbeiten
Die Co-Authoring-Funktion ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig an derselben Tabellenkalkulation zu arbeiten, selbst wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden. Änderungen von Kollegen werden in Echtzeit sichtbar, was die Effizienz erheblich steigert und Missverständnisse vermeidet.
Verbesserte Zusammenarbeit mit Kommentaren und Notizen
Das System für Kommentare und Notizen wurde überarbeitet. Was früher als “Notizen” bekannt war, wird jetzt als “Kommentare” bezeichnet und unterstützt durchgängige Konversationen (Threads) unter Kollegen. Dies erleichtert die Diskussion und Abstimmung direkt in der Tabelle.
Die XLOOKUP-Funktion: Flexibler suchen als je zuvor
Nach den älteren VLOOKUP-, HLOOKUP- und LOOKUP-Funktionen bringt XLOOKUP eine neue Ära der Datenermittlung. Diese Funktion ist weitaus flexibler und kann Werte in Zeilen unabhängig von der Position der zurückgebenden Spalte finden. Sie vereinfacht komplexe Suchvorgänge erheblich.
LET-Funktion: Mehr Lesbarkeit und Effizienz für Formeln
Mit der LET-Funktion können Berechnungsergebnisse benannt und gespeichert werden. Die Funktion unterstützt bis zu 126 Variablen, was algebraische Konzepte in Excel bringt. Dies führt zu einer deutlich verbesserten Lesbarkeit komplexer Formeln und ermöglicht schnellere Berechnungen, da Zwischenergebnisse nur einmal berechnet werden müssen. Die LET-Funktion ist ein mächtiges Werkzeug, wenn Sie komplexe Berechnungen durchführen und Ihre Excel-Formeln optimieren möchten.
Dynamische Arrays: Ergebnisse, die sich “ausbreiten”
Dynamische Arrays revolutionieren die Art und Weise, wie Formelergebnisse dargestellt werden. Wenn eine Formel ein Array von Ergebnissen generiert (z. B. durch eine Sortierfunktion), werden diese Ergebnisse automatisch in die umliegenden Zellen “verschüttet” (gespillt). Dies eliminiert die Notwendigkeit, traditionelle Array-Formeln manuell einzugeben, und macht die Arbeit mit Datenmengen dynamischer.
XMATCH-Funktion: Die Ergänzung zu XLOOKUP
Ähnlich wie XLOOKUP erweitert XMATCH die Suchmöglichkeiten in Excel. Anstatt nur in einer einzelnen Spalte oder Zeile zu suchen, kann XMATCH ein Element innerhalb eines ganzen Zellbereichs (Array) finden und dessen relative Position angeben. Dies ist besonders nützlich in Kombination mit anderen dynamischen Array-Funktionen.
Blattansichten (Sheet Views): Persönliche Arbeitsbereiche
Blattansichten sind ein weiteres Kollaborationstool, das Ablenkungen minimiert. Wenn mehrere Personen an derselben Tabelle arbeiten, können Sie eine eigene Ansicht erstellen, die nur den Teil des Arbeitsblatts anzeigt, mit dem Sie gerade arbeiten. So werden Ihre Ansichten nicht durch die Filter- oder Sortieraktionen anderer beeinträchtigt.
Microsoft Search: Der intelligente Assistent
Microsoft Search ist eine leistungsstarke Suchfunktion, die über einfache Dateisuchen hinausgeht. Sie kann Ihnen helfen, Kollegen zu finden, Dokumente zu identifizieren oder sogar als integrierte Hilfe und Web-Suchmaschine zu fungieren. Geben Sie einfach ein Stichwort ein, und Microsoft Search liefert relevante Ergebnisse aus Ihren Dateien, aus dem Web oder aus der Office-Hilfe. Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Excel-Formel suchen, kann Microsoft Search Ihnen direkt die Dokumentation oder Beispiele liefern.
Automatisches Speichern auf OneDrive und SharePoint
Die Funktion “Automatisch speichern” wurde erheblich verbessert. Dateien können nun automatisch auf Ihrem lokalen Laufwerk sowie in Cloud-Speichern wie OneDrive oder SharePoint gesichert werden. Dies gilt auch für SharePoint-Versionen, die lokal oder in der Cloud gehostet werden, und bietet einen robusten Schutz vor Datenverlust.
Unterstützung für ODF 1.3
Die Unterstützung für das Open Document Format (ODF) 1.3 ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Interoperabilität. Dies stellt sicher, dass Ihre Excel-Dateien auch von Benutzern geöffnet und bearbeitet werden können, die andere Programme wie LibreOffice auf verschiedenen Betriebssystemen verwenden. Es fördert die Zusammenarbeit über verschiedene Software- und Plattformgrenzen hinweg.
Schnelle Zusammenfassung (Quick Summary)
Wenn eine Tabellenkalkulation sehr groß wird, kann man leicht den Überblick verlieren. Die Funktion “Schnelle Zusammenfassung” (oft aufrufbar über STRG+UMSCHALT+G) bietet eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Statistiken des Arbeitsblatts, wie z. B. die Anzahl der Zellen, die Anzahl der Formeln und die Datenbereiche. Dies ist nützlich für die Leistungsanalyse und das Verständnis der Struktur komplexer Arbeitsblätter.
Fazit: Flexibilität und Zukunftssicherheit mit Office 365
Excel in Office 365 bietet mehr als die ältere Version von Excel 2019 oder Excel 2021 mit Dauerlizenz. Es erleichtert die Zusammenarbeit erheblich und bietet kontinuierliche Updates mit den neuesten Funktionen. In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist die Flexibilität und die Zukunftssicherheit, die das Abonnementmodell bietet, für viele Unternehmen und Einzelpersonen von unschätzbarem Wert.
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