Excel mag trotz seiner Kritikpunkte unbestreitbare Vorteile bieten, insbesondere seine Zugänglichkeit und Vertrautheit für die meisten Nutzer. Die Möglichkeit, Analysen und Erkenntnisse einfach per E-Mail oder über SharePoint zu teilen, macht Excel zu einem portablen Werkzeug, das auch ohne Internetverbindung funktioniert. Zudem entstehen bei der Erstellung von Dashboards in Excel keine zusätzlichen Kosten, da die meisten Anwender bereits über eine Lizenz verfügen. Dies erleichtert auch die Zusammenarbeit im Team.
Diese Vorteile – Zugänglichkeit, Vertrautheit, Portabilität, geringe Kosten und einfache Kollaboration – machen Excel zu einer attraktiven Option für die Bereitstellung von Dashboard-Lösungen. Doch rechtfertigen diese Vorteile die Beibehaltung von Excel, wenn es um die Implementierung eines echten “Dashboard”-Konzepts geht?
Was genau ist ein Dashboard?
Bevor wir uns den Grenzen von Excel zuwenden, sollten wir definieren, was ein Dashboard eigentlich ausmacht. Gartner definiert ein Dashboard als einen „Berichtsmechanismus, der Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) aggregiert und anzeigt, sodass sie von allen Benutzern auf einen Blick untersucht werden können, bevor sie über zusätzliche Business-Analytics-Tools weiter erforscht werden.“
Eine alternative, breitere Definition könnte lauten: Ein Dashboard ist eine Sammlung von Visualisierungen mit einem gewissen Grad an Interaktivität, die in einem einzigen, typischerweise mehrschichtigen visuellen Raum verfügbar ist. Der Begriff „mehrschichtig“ bezieht sich hierbei auf Elemente wie Dropdown-Menüs, Blätter oder Reiter. Zwar ist Interaktivität nicht zwingend erforderlich, doch die Möglichkeit für den Benutzer, die angezeigten Daten zu steuern – etwa durch Tooltips oder Hover-Effekte – unterscheidet ein Dashboard grundlegend von einer statischen Präsentation wie einer PowerPoint-Folie.
Unter dieser weit gefassten Definition kann Excel durchaus eine leichte, portable und einfach einzurichtende Dashboard-Lösung für die kommerzielle Nutzung bieten.
Die Grenzen von Excel für Dashboards
Die Einschränkungen von Excel-Dashboards lassen sich meiner Erfahrung nach in zwei Hauptbereiche unterteilen:
Die Grenzen der Visualisierungsfähigkeiten und -optionen: Excel bietet nur die Standard-Diagrammtypen, die Microsoft zur Verfügung stellt. Während gängige Darstellungen wie Balken- oder Liniendiagramme problemlos erstellt werden können, sind speziellere Visualisierungen wie Netzwerkdiagramme, facettierte Balkendiagramme, Sankey-Diagramme oder Wortwolken praktisch unmöglich zu realisieren.
Die Grenzen der Datenanalysefähigkeiten: Excel ist nicht primär für komplexere Analysen konzipiert. Das Gruppieren großer Datenmengen (selbst über 10.000 Datensätze), das Ausführen von fortgeschritteneren Regressions-/Klassifikationsmodellen oder Textmining-Aufgaben wie die Analyse von N-Grammen stößt hier schnell an seine Grenzen. Dies bedeutet, dass die Daten in einem Excel-Dashboard oft eine zusammengefasste Ausgabe eines separaten Programms (wie R, SAS oder SPSS) sein müssen. Dies erfordert einen zusätzlichen Schritt zwischen Analyse und Visualisierung. Bei der Erstellung vieler Dashboards kann dieser zusätzliche Schritt zu Skalierbarkeitsproblemen führen: Wie werden die Analysen aus einem separaten Programm zuverlässig und schnell in Excel überführt? Das klingt nach einem Albtraum. 😨
Eine überzeugende Alternative: flexdashboard
Die Fähigkeit, sowohl Analyse als auch Visualisierung in einer einzigen Umgebung durchzuführen, ist einer der größten Vorteile von Tools wie Shiny. Da Shiny auf R basiert, sind die Möglichkeiten bei den verfügbaren Charting-Bibliotheken nahezu unbegrenzt.
Allerdings ist Shiny nicht immer die beste Alternative zu Excel, insbesondere wenn es um Zugänglichkeit und Portabilität geht. Die Bereitstellung einer Shiny-App erfordert typischerweise Hosting über einen Shiny Server oder eine Plattform wie shinyapps.io. Dies setzt eine Internetverbindung voraus. Das Hosting auf shinyapps.io kann zudem Kosten verursachen, im Gegensatz zu Excel, dessen Dateien kostenlos verschlüsselt werden können. Webanwendungen werden von Kunden oft als weniger zuverlässig wahrgenommen, da sie von der Server- und Internetverbindung abhängen.
Meine bevorzugte Alternative ist daher flexdashboard. Ein entscheidender Unterschied zu Shiny ist, dass flexdashboard als eigenständige, statische HTML-Datei ausgeführt werden kann, die keine Verbindung zu einem Backend-Server benötigt.
Dies bedeutet, dass Sie eine einzelne HTML-Datei erhalten, die interaktive Funktionen bietet (wenn auch nicht ganz so interaktiv wie Shiny), in einem Browser geöffnet werden kann und einfach per E-Mail versendet oder sicher auf SharePoint gehostet werden kann. Sie haben weiterhin Zugriff auf alle in R verfügbaren Charting-Bibliotheken, solange diese ohne Serverkommunikation laufen. Auf der html widgets gallery von RStudio finden sich zahlreiche Beispiele. Die Erstellung erfolgt über ein RMarkdown-Dokument, das flexdashboard-Paket in Kombination mit knitr nutzt, um die statische HTML-Dashboard-Datei zu generieren.
Wie Jonathan Ng anmerkte, ermöglicht die Verwendung des DT-Pakets innerhalb von flexdashboard das Hinzufügen interaktiver Schaltflächen, mit denen Benutzer Daten als Excel-, CSV- oder PDF-Dateien herunterladen können – eine bemerkenswerte interaktive Funktion innerhalb einer statischen HTML-Datei!
Ich habe auf meiner Website auch ein Demo-Dashboard mit flexdashboard erstellt, um einige Beispiele für die Möglichkeiten statischer HTML-Dashboards zu demonstrieren. Schauen Sie es sich an! Ich plane, dieses kontinuierlich zu aktualisieren, sobald ich weitere HTML-Widgets entdecke.
Fazit
Betrachten wir noch einmal die Stärken von Excel-Dashboards und prüfen, inwieweit flexdashboard diese abdeckt:
- Zugänglich / Vertrautheit: JA – Es ist davon auszugehen, dass die meisten Computer über einen Internetbrowser verfügen, in dem ein HTML-Dashboard korrekt geladen wird. Die Vertrautheit hängt zwar vom UX-Design des Dashboards ab, aber ein flexdashboard ist in der Regel intuitiv zu bedienen.
- Portabel: JA – Eine Internetverbindung ist nicht erforderlich, und statische HTML-Dateien lassen sich problemlos per E-Mail versenden.
- Nahezu kostenlos: JA – Da kein Hosting benötigt wird und R selbst kostenlos ist.
- Einfachere Kollaboration: Ich würde sagen JA, vorausgesetzt, Ihr Team ist auch mit R vertraut. Da flexdashboards als Code geschrieben sind, ist es für zwei oder mehr Personen einfacher, gleichzeitig an demselben Dashboard zu arbeiten als an einer Excel-Datei. Bei richtiger Umsetzung ist R-Code zudem besser lesbar als Excel-Zellbezüge.
Somit ist flexdashboard zweifellos meine bevorzugte Alternative für Excel-Dashboards!