Microsoft Excel ist ein unverzichtbares Werkzeug für Datenmanagement und -analyse. Um das volle Potenzial von Excel auszuschöpfen und die Kompatibilität mit verschiedenen Anwendungen oder älteren Versionen zu gewährleisten, ist es entscheidend, die Vielfalt der unterstützten Dateiformate zu verstehen. Wenn Sie eine Excel-Datei speichern, beeinflusst das gewählte Format maßgeblich, welche Daten, Formatierungen und Funktionen erhalten bleiben. Dieser Leitfaden führt Sie detailliert durch die verschiedenen Excel-Dateiformate, ihre Eigenschaften und Anwendungsbereiche, damit Sie stets das optimale Format für Ihre Bedürfnisse wählen können.
Jedes Mal, wenn Sie in Excel auf Datei > Speichern unter klicken, stehen Ihnen verschiedene Dateiformate zur Auswahl. Diese variieren je nach dem aktiven Blatttyp, sei es ein Arbeitsblatt, ein Diagrammblatt oder ein anderer spezieller Blatttyp. Beachten Sie, dass beim Speichern in einem anderen Dateiformat bestimmte Formatierungen, Daten oder Funktionen Ihrer Arbeitsmappe möglicherweise nicht vollständig übertragen werden.
Beim Öffnen einer Datei, die in einer früheren Excel-Version oder einem anderen Programm erstellt wurde, klicken Sie auf Datei > Öffnen. Eine Excel 97-2003-Arbeitsmappe wird beispielsweise automatisch im Kompatibilitätsmodus geöffnet. Um die modernen Funktionen von Excel nutzen zu können, empfiehlt es sich, die Arbeitsmappe in einem aktuellen Format wie .xlsx, .xlsb oder .xlsm zu speichern. Alternativ können Sie im Kompatibilitätsmodus weiterarbeiten, um das ursprüngliche Dateiformat beizubehalten und die Abwärtskompatibilität zu sichern.
Die Standard-Excel-Dateiformate verstehen
Die Bandbreite der Excel-Dateiformate reicht von den modernen XML-basierten Formaten bis hin zu älteren binären Strukturen und speziellen Vorlagen. Jedes Format dient einem bestimmten Zweck und bietet unterschiedliche Möglichkeiten hinsichtlich Makros, Kompatibilität und Leistung.
XML-basierte Formate für moderne Excel-Arbeitsmappen und Vorlagen
Diese Formate sind der Standard für aktuelle Excel-Versionen und bieten eine verbesserte Dateigröße und Stabilität.
- Excel-Arbeitsmappe (.xlsx): Dies ist das standardmäßige XML-basierte Dateiformat für Excel 2010 und neuere Versionen. Es kann keine VBA-Makrocodes oder Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM) speichern. Ideal für allgemeine Arbeitsmappen ohne Makros.
- Excel Macro-Enabled Workbook (Code) (.xlsm): Dieses XML-basierte und makrofähige Format ist für Excel 2007 und neuere Versionen konzipiert. Es speichert VBA-Makrocode und Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM) und ist somit die Wahl für Projekte, die Automatisierungen und benutzerdefinierte Funktionen enthalten.
- Vorlage (.xltx): Das Standardformat für Excel-Vorlagen in Excel 2010 und neuer. Es speichert keine Makrocode- oder Excel 4.0-Makrovorlagen. Perfekt für die Erstellung wiederverwendbarer Layouts und Designs ohne aktive Makros.
- Vorlage (Code) (.xltm): Dies ist das makro-aktivierte Dateiformat für Excel-Vorlagen in Excel 2010 und neueren Versionen. Es speichert VBA-Makrocode sowie Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM) und ermöglicht die Verteilung von Vorlagen mit eingebetteten Automatisierungen.
Binäre Formate und Kompatibilität
Diese Formate dienen der Optimierung der Dateigröße oder der Sicherstellung der Kompatibilität mit älteren Excel-Versionen.
- Excel-Binärarbeitsmappe (.xlsb): Das binäre Dateiformat (BIFF12) für Excel 2010 und neuere Versionen. Dieses Format ist besonders effizient in Bezug auf Dateigröße und Öffnungsgeschwindigkeit, ideal für sehr große Arbeitsmappen.
- Excel 97 – Excel 2003-Arbeitsmappe (.xls): Das binäre Dateiformat (BIFF8) für Excel-Versionen von 97 bis 2003. Wenn Sie Dateien mit Benutzern älterer Excel-Versionen austauschen müssen, ist dieses Format für die Abwärtskompatibilität unerlässlich.
- Excel 97 – Excel 2003-Mustervorlage (.xlt): Das binäre Dateiformat (BIFF8) für eine Excel-Mustervorlage aus den Versionen 97 bis 2003.
Spezielle Excel-Formate und Add-Ins
Neben den Standardarbeitsmappen gibt es spezielle Formate für Add-Ins und ältere Anwendungen.
- Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe (.xls): Das binäre Dateiformat (BIFF5) für Excel 5.0/95.
- XML-Kalkulationstabelle 2003 (.xml): Ein spezielles XML-Kalkulationstabelle 2003-Dateiformat (XMLSS) für den Datenaustausch.
- XML-Daten (.xml): Ein allgemeines XML-Datenformat.
- Excel-Add-In (.xlam): Das XML-basierte Add-In-Format für Excel 2010 und neuere Versionen, das Makros enthält. Add-Ins sind ergänzende Programme zur Ausführung zusätzlichen Codes und unterstützen VBA-Projekte sowie Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM).
- Excel 97-2003-Add-In (.xla): Das Add-In-Format für Excel 97-2003, ebenfalls ein ergänzendes Programm zur Ausführung zusätzlichen Codes, das VBA-Projekte unterstützt.
- Excel 4.0-Arbeitsmappe (.xlw): Dieses Format kann Arbeitsblätter, Diagrammblätter und Makrovorlagen speichern. Sie können eine Arbeitsmappe in diesem Format in Excel 2010 öffnen, aber nicht in diesem Format speichern.
- Arbeitsblatt “Works 6.0-9.0” (.xlr): Ein in Microsoft Works 6.0-9.0 gespeichertes Arbeitsblatt.
Textbasierte und Austauschformate für Vielseitigkeit
Wenn Sie Daten zwischen verschiedenen Programmen austauschen oder in einem reinen Textformat speichern möchten, bieten Excel die folgenden Optionen. Beachten Sie, dass beim Speichern in einem Textformat die gesamte Formatierung verloren geht.
Trennzeichen-getrennte Textdateien
Diese Formate sind ideal für den einfachen Datenaustausch.
- Formatierter Text (durch Leerzeichen getrennt) (.prn): Ein Lotus-Format, das Leerzeichen als Trennzeichen verwendet. Speichert nur das aktive Blatt.
- Text (Tabulatoren-getrennt) (.txt): Speichert eine Arbeitsmappe als Tabulatoren-getrennte Textdatei. Es gibt spezielle Versionen für verschiedene Betriebssysteme (Microsoft Windows, Macintosh, MS-DOS) und Unicode Text (.txt), um sicherzustellen, dass Zeichen richtig interpretiert werden. Speichert immer nur das aktive Blatt.
- CSV (Trennzeichen-getrennt) (.csv): Speichert eine Arbeitsmappe als eine durch Listentrennzeichen getrennte Textdatei. Wie bei den Tabulatoren-getrennten Dateien gibt es Versionen für verschiedene Betriebssysteme (Windows, Macintosh, MS-DOS), um die korrekte Interpretation der Zeichen zu gewährleisten. Speichert ebenfalls nur das aktive Blatt.
Daten-Austauschformate
Spezialisierte Formate für den Austausch strukturierter Daten.
- DIF (.dif): Das Data Interchange Format. Speichert nur das aktive Blatt.
- SYLK (.slk): Symbolische Verbindung. Speichert nur das aktive Blatt.
Weitere Nützliche Formate & Externe Kompatibilität
Excel ermöglicht auch das Speichern in Formaten, die eine breitere Kompatibilität mit anderen Anwendungen oder eine spezielle Darstellung ermöglichen.
- DBF 3, DBF 4 (.dbf)