Möchten Sie Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen klar und verständlich visualisieren? Visio bietet mit der Datenschnellansicht eine leistungsstarke Funktion, um Visio Flussdiagramm aus Excel erstellen zu können – und das automatisch und detailliert. Diese innovative Methode wandelt Ihre strukturierten Daten aus einer Excel-Tabelle direkt in professionelle Flussdiagramme um, was die Prozessdokumentation erheblich vereinfacht und beschleunigt. Egal, ob Sie komplexe Geschäftsprozesse, Projektzeitpläne oder organisatorische Abläufe darstellen möchten, die Datenschnellansicht in Visio Plan 2 ist Ihr Schlüssel zu effizienter Visualisierung und bidirektionaler Datensynchronisation.
Die Datenschnellansichtsvorlagen sind der Dreh- und Angelpunkt dieser Funktion. Jede Vorlage ist eng mit einer spezifischen Excel-Arbeitsmappe verknüpft, die als Grundlage für die Umwandlung Ihrer Prozessdaten in ein dynamisches Visio-Flussdiagramm dient. Sie haben sogar die Freiheit, Ihre eigenen benutzerdefinierten Excel-Vorlagen zu verwenden und Shapes im Assistenten für die Diagrammerstellung aus Daten den Excel-Informationen zuzuordnen. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Gestaltung, die den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts entspricht. Darüber hinaus können Sie in Excel zusätzliche Datenspalten definieren, die in Visio nahtlos in Shape-Daten umgewandelt werden und so detaillierte Informationen direkt in Ihre Diagramme integrieren. Wenn Sie mehr über die logische Verknüpfung von Daten in Excel erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel über Wenndann Excel.
Ein herausragendes Merkmal der Datenschnellansicht ist die bidirektionale Synchronisierung. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur Ihr Flussdiagramm durch Bearbeiten der Daten in Excel erstellen und anschließend in Visio aktualisieren können, sondern auch Änderungen direkt im Visio-Diagramm vornehmen und diese dann zurück in die Excel-Daten synchronisieren können. Dies gewährleistet eine stets aktuelle und konsistente Datenbasis.
Die Nutzung der Datenschnellansichtsvorlagen ist exklusiv für Visio Plan 2 Abonnenten verfügbar. Falls Sie unsicher sind, welche Visio-Version Sie verwenden, finden Sie diese Information unter Datei > Konto > Info. Für umfassende Details zur Abonnementversion von Visio besuchen Sie bitte die offizielle Seite zu Visio Plan 2.
Sollten die Datenschnellansichtsvorlagen bei Ihnen nicht angezeigt werden oder haben Sie weitere Fragen zu den ersten Schritten, empfehlen wir einen Blick in die Häufig gestellten Fragen zur Datenschnellansicht. Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung dieser Funktion ein Microsoft 365-Abonnement erforderlich ist. Als Microsoft 365-Abonnent stellen Sie sicher, dass Sie über die neueste Version von Office verfügen. IT-Experten, die den Microsoft 365-Aktualisierungsprozess verwalten, finden Informationen zu Updates auf den jeweiligen Kanälen auf der Seite für Kanalversionen.
Diagramme effizient mit der Datenschnellansicht erstellen
Die Erstellung eines aussagekräftigen Flussdiagramms mit der Datenschnellansicht ist ein strukturierter Prozess, der in mehreren Phasen abläuft. Um das Beste aus dieser Funktion herauszuholen, ist eine gute Vorbereitung entscheidend.
Vorbereitende Schritte: Ideenfindung und Workflow-Skizzen
Bevor Sie mit der digitalen Umsetzung beginnen, nehmen Sie sich Zeit, Ihre Ideen zu sammeln und Ihren Prozess zu skizzieren. Ein grober Entwurf auf Papier oder eine Freihandzeichnung kann Ihnen den Einstieg erheblich erleichtern und sicherstellen, dass die folgenden Schritte reibungsloser und zielgerichteter ablaufen. Die Visualisierung des Ablaufs hilft Ihnen, Engpässe und Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Für die Erstellung eines Datenschnellansichtsdiagramms arbeiten Sie idealerweise gleichzeitig in Excel und Visio. Um die Effizienz zu maximieren, empfiehlt sich die Arbeit in zwei Fenstern auf Ihrem Windows-Gerät oder in einer Multi-Monitor-Umgebung. Der direkte visuelle Vergleich zwischen Ihrer Excel-Tabelle und dem entstehenden Visio-Diagramm ermöglicht eine kontinuierliche Überprüfung und Bestätigung, dass Ihre Absichten präzise umgesetzt werden.
Empfehlung: Für eine anschauliche Demonstration der Microsoft Office-Funktionen sehen Sie sich dieses Video an: Datenschnellansicht: Demo. Es bietet einen praktischen Einblick in die Arbeitsweise.
Phase 1: Auswahl einer Datenschnellansichtsvorlage in Visio
Der erste Schritt zur Erstellung Ihres automatisierten Flussdiagramms ist die Auswahl der passenden Vorlage in Visio.
Öffnen Sie Visio. Wenn Sie bereits ein Diagramm bearbeiten, wählen Sie Datei > Neu.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich VORLAGEN aus.
Klicken Sie auf Flussdiagramm.
Wählen Sie eine der Datenschnellansichtsvorlagen: Grundlegendes Flussdiagramm – Datenschnellansicht, Funktionsübergreifendes Flussdiagramm – Datenschnellansicht oder Überwachungsdiagramm – Datenschnellansicht.
Eine Datenschnellansichtsvorlage ist durch ein Excel-Symbol in der oberen linken Ecke gekennzeichnet.
Für weitere Informationen zu verschiedenen Flussdiagrammtypen und deren Shapes, konsultieren Sie bitte die Artikel Erstellen eines Standardflussdiagramms und Erstellen eines funktionsübergreifenden Flussdiagramms.
Phase 2: Erstellung der Excel-Arbeitsmappe für Ihr Prozessdiagramm
Nachdem Sie eine Visio-Vorlage gewählt haben, ist der nächste Schritt die Vorbereitung Ihrer Daten in Excel.
Wählen Sie in der Vorlagenvorschau den Link Excel-Datenvorlage aus.
Hinweis: Die in diesem Artikel als Referenz verwendeten Excel-Beispielvorlagen können Sie über die entsprechenden Links herunterladen.
Speichern Sie die Excel-Datei: Wählen Sie Datei > Speichern, legen Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer, einem Netzwerkserver oder in einer SharePoint-Dokumentbibliothek fest, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.
Um ein neues Arbeitsblatt hinzuzufügen, wählen Sie unten in der Arbeitsmappe Neues Blatt aus.
Erstellen Sie eine Excel-Tabelle. Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Excel-Tabellen finden Sie in der Übersicht zu Excel-Tabellen, Erstellen oder Löschen einer Excel-Tabelle und Ändern der Größe einer Tabelle durch Hinzufügen oder Entfernen von Zeilen und Spalten.
Fügen Sie der Tabelle die notwendigen Spalten und Zeilen hinzu, die zur Erstellung des Visio-Diagramms verwendet werden sollen. Es gibt spezifische Anforderungen an die Spaltenüberschriften und Werte der Excel-Tabelle. Im Abschnitt Interaktion von Excel-Spalten mit Visio-Flussdiagrammkomponenten finden Sie eine visuelle Anleitung. Die korrekte Strukturierung ist hier entscheidend, um etwaige Wenn-Dann-Abfragen präzise im Diagramm abbilden zu können. Mehr dazu finden Sie auch in unserem Artikel excel tabelle wenn dann.
Phase 3: Ergänzen zusätzlicher Shape-Daten in der Excel-Tabelle (optional)
Für eine umfassendere Visualisierung Ihrer Prozesse können Sie jedem Shape zusätzliche Daten hinzufügen.
- Betrachten Sie die Registerkarte Prozessplan in der Excel-Vorlage. Die Spalten in der Excel-Tabelle sind zur besseren Unterscheidung blau und grün eingefärbt.
- Die blauen Spalten sind für die grundlegende Erstellung des Flussdiagramms im Visio-Diagramm verantwortlich. Alle diese Spalten werden zudem als Shape-Daten hinzugefügt.
- Um weitere Shape-Daten zu integrieren, fügen Sie Ihrer Excel-Tabelle einfach eine oder mehrere neue Spalten hinzu.
- Die grünen Spalten repräsentieren zusätzliche Shape-Daten, die Sie jedem Shape zuweisen können. Sie können beliebig viele solcher Spalten hinzufügen. Standardmäßig sind diese Daten im Diagramm nicht direkt sichtbar, es sei denn, Sie wenden Datengrafiken an. Um die Shape-Daten im Visio-Diagramm anzuzeigen, navigieren Sie zu Daten > Fenster “Shape-Daten”. Weitere Informationen zu Shape-Daten und Datengrafiken erhalten Sie unter Hinzufügen von Daten zu Shapes und Datengrafiken – eine Übersicht.
Phase 4: Erstellung des Visio-Diagramms mit dem Assistenten
Sobald Ihre Excel-Daten vorbereitet sind, können Sie mit dem Assistenten Ihr Visio-Diagramm generieren.
- Wechseln Sie zurück zu Visio, wählen Sie in der Vorlagenvorschau Ihre Maßeinheit aus und klicken Sie dann auf Erstellen.
- Gehen Sie auf der ersten Seite des Assistenten Diagramm aus Daten erstellen wie folgt vor:
- Wählen Sie unter Welches Diagramm möchten Sie aus Daten erstellen eine Vorlage aus: Grundlegendes Flussdiagramm, Funktionsübergreifendes Flussdiagramm (horizontal) oder Funktionsübergreifendes Flussdiagramm (vertikal).
- Wählen Sie unter Excel-Arbeitsmappe auswählen eine Arbeitsmappe aus der Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen aus, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die in Phase 2 erstellte Arbeitsmappe zu finden.
- Wählen Sie unter Eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich auswählen in der Arbeitsmappe die Tabelle aus, die Ihre Excel-Prozessdaten enthält.
- Klicken Sie auf Fertig stellen. Dadurch werden alle Standardwerte akzeptiert, die Visio auf den anderen Seiten des Assistenten vorschlägt.
Das Diagramm wird nun automatisch in einem Container erstellt. Je nach Komplexität und Umfang des Flussdiagramms werden gegebenenfalls zusätzliche Visio-Zeichenblätter hinzugefügt.
Phase 5: Speichern des Visio-Diagramms
Das Speichern Ihres Diagramms ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Arbeit zu sichern.
- Wählen Sie Datei > Speichern, navigieren Sie zu einem geeigneten Speicherort, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.
Es wird dringend empfohlen, die Excel- und Visio-Dateien am selben Speicherort abzulegen, da sie eng miteinander verknüpft sind und Hand in Hand arbeiten, um eine reibungslose Synchronisierung zu gewährleisten.
Phase 6: Synchronisierung von Daten und Diagramm – Bidirektionalität nutzen
Nachdem Sie ein Diagramm mit der Datenschnellansicht erstellt haben, können Sie es jederzeit anpassen. Visio unterstützt die bidirektionale Synchronisierung zwischen den Quelldaten (Excel) und dem Diagramm, was eine flexible und effiziente Prozessverwaltung ermöglicht.
Tipp: Wenn Sie die Excel-Daten ändern, aktualisieren Sie anschließend das Diagramm. Ändern Sie umgekehrt den Inhalt des Diagramms, aktualisieren Sie danach die Excel-Daten.
Daten in Excel ändern und das Diagramm aktualisieren
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Quelldaten in Ihrer Excel-Tabelle vor. Sie können Zeilen hinzufügen, bestehende Werte aktualisieren oder nicht mehr benötigte Zeilen löschen.
- Speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe.
- Klicken Sie in Visio in den Diagrammcontainer, um die Registerkarte Datentools | Entwurf im Menüband zu aktivieren, und wählen Sie dann Diagramm aktualisieren aus.
Als Ergebnis werden die von Ihnen in der Excel-Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen umgehend im Visio-Diagramm angezeigt. Beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Wenn Sie bereits Änderungen am Diagramm vorgenommen haben, die nach dem Aktualisieren möglicherweise verloren gehen könnten, zeigt Visio ein Dialogfeld mit einem Diagrammaktualisierungskonflikt an.
- Eine Aktualisierung betrifft ausschließlich Änderungen an den Shapes und Verbindungen innerhalb des Containers.
- Alle Formatänderungen, die Sie an Shapes oder Verbindern innerhalb des Containers vorgenommen haben, bleiben erhalten.
- Halten Sie alle Diagramm-Shapes und Verbinderlinien innerhalb des Containers. Andere Objekte außerhalb des Containers auf der Seite bleiben hiervon unberührt. Weitere Informationen zu Containern finden Sie unter Verdeutlichen der Diagrammstruktur mithilfe von Containern und Listen.
Inhalt des Diagramms ändern und die Daten in Excel aktualisieren
- Nehmen Sie Änderungen direkt im Visio-Diagramm vor. Sie können Shapes und Verbinder hinzufügen, aktualisieren oder löschen.
- Stellen Sie sicher, dass die Excel-