Tabellenkalkulationen sind ein unschätzbares Werkzeug für die Organisation und Analyse von Daten. Excel ist eine der beliebtesten Anwendungen in diesem Bereich und kann Ihre Produktivität erheblich steigern, sobald Sie die Funktionsweise verinnerlicht haben. Um das Maximum aus Excel herauszuholen, können Sie Funktionen nutzen, um zeitaufwändige Berechnungen zu automatisieren. Excel verfügt über ein ganzes Arsenal integrierter Funktionen, darunter auch einfache Formeln, die Sie schnell erlernen und anwenden können. Mit den folgenden zehn essenziellen Formeln meistern Sie Excel im Handumdrehen.
Die 10 wichtigsten Excel-Formeln für Ihre Datenanalyse
1. WENN
Die WENN-Funktion in Excel nimmt einen logischen Ausdruck entgegen, prüft, ob dieser Ausdruck wahr ist, und gibt dann benutzerdefinierte Ausgaben für beide Ergebnisse zurück. Die grundlegende Syntax lautet:
=WENN(Prüfung; Dann_Wert; Sonst_Wert)
Der logische Ausdruck für die Prüfung kann eine einfache Aussage wie 1>2 oder eine Bedingung wie B2=1 sein. Wenn der Ausdruck wahr ist, gibt WENN den Dann_Wert zurück. Andernfalls gibt es den Sonst_Wert zurück. WENN ist eine Schlüsselfunktion bei der Erstellung komplexer Formeln. Sie können beispielsweise mehrere WENN-Funktionen verschachteln, um mehrere Bedingungen zu berücksichtigen.
Beispiel: Die folgende Formel prüft, ob die Summe von B2 bis B11 größer als 100 ist. Wenn die Bedingung erfüllt ist, gibt die Formel “Ja” zurück, andernfalls “Nein”.
=WENN(SUMME(B2:B11)>100;"Ja";"Nein")
2. SUMMEWENNS
SUMMEWENNS ist eine der nützlichsten Funktionen in Excel, da sie Werte summiert, die bestimmte Kriterien erfüllen. Die Syntax sieht wie folgt aus:
=SUMMEWENNS(Summenbereich; Kriterienbereich1; Kriterien1; ...)
Excel bietet auch die Funktion SUMMEWENN, die dieselbe Aufgabe erfüllt, aber nur eine Bedingung prüfen kann, während SUMMEWENNS mehrere Bedingungen verarbeiten kann. Daher ist SUMMEWENN oft überflüssig. Die Funktion fragt nach dem Wertebereich, der summiert werden soll, und dann nach jedem zu prüfenden Bereich und den zugehörigen Kriterien. Sie können diese Funktion nutzen, um beispielsweise alle Umsätze eines bestimmten Produkts oder einer Region zu ermitteln.
Beispiel: Die folgende Formel summiert die Werte in Spalte C für den in Zelle E3 eingegebenen Bereich.
=SUMMEWENNS(C2:C11;B2:B11;E3)
3. ZÄHLENWENNS
Ähnlich wie SUMMEWENNS ist ZÄHLENWENNS eine weitere leistungsstarke Funktion für die Datenanalyse. Sie wendet Kriterien auf Zellen in mehreren Bereichen an und zählt, wie oft alle Kriterien gleichzeitig zutreffen. Die Syntax lautet:
=ZÄHLENWENNS(Kriterienbereich1; Kriterien1; ...)
Sie ist SUMMEWENNS sehr ähnlich, benötigt jedoch keinen Summenbereich. Mit ZÄHLENWENNS zählen Sie die Anzahl der Einträge, die bestimmte Kriterien erfüllen. Um die Funktion zu verwenden, müssen Sie zunächst den Bereich der Zellen angeben, die Sie zählen möchten, und dann die Kriterien für die zu zählenden Zellen definieren. Dies ist äußerst nützlich, um die Häufigkeit bestimmter Ereignisse oder Einträge in Ihren Daten zu ermitteln.
Beispiel: Die folgende Formel zählt die Anzahl der Personen mit dem in Zelle E3 eingegebenen Geschlecht, die ein Alter von mindestens 10 Jahren haben.
=ZÄHLENWENNS(B2:B11;E3;C2:C11;">=10")
4. MITTELWERT
Die Funktion MITTELWERT berechnet den Durchschnitt einer Gruppe von Zahlen. Sie können die Zahlen direkt eingeben oder auf Zellen und Bereiche verweisen, die diese enthalten. Die Syntax ist:
=MITTELWERT(Wert1; Wert2; ...)
MITTELWERT arbeitet ausschließlich mit Zahlen. Textzellen werden ignoriert, wenn Sie einen Bereich eingeben, der sowohl Zahlen als auch Text enthält. Dies ist besonders nützlich, um Durchschnittswerte von Messreihen, Testergebnissen oder finanziellen Kennzahlen zu ermitteln.
Beispiel: Die folgende Formel gibt den Durchschnittswert der Zellen C2 bis C11 aus.
=MITTELWERT(C2:C11)
5. MIN/MAX
MIN und MAX sind einfache, aber essenzielle Funktionen, die dazu dienen, den kleinsten oder größten Wert in einer Zahlenreihe zu ermitteln. Obwohl sie nur einem Zweck dienen, sind sie in vielen Szenarien äußerst nützlich. Die Syntaxen lauten:
=MIN(Wert1; Wert2; ...)=MAX(Wert1; Wert2; ...)
Sie können sich auf Zellen und Bereiche beziehen oder die Werte direkt eingeben. Sowohl MIN als auch MAX arbeiten nur mit Zahlen und ignorieren Zellen, die Text enthalten. Sie eignen sich hervorragend, um beispielsweise die niedrigsten und höchsten Verkaufszahlen, Temperaturen oder Punktzahlen zu identifizieren.
Beispiel: Die folgende Formel gibt den kleinsten Wert in C2 bis C11 zurück.
=MIN(C2:C11)
Beispiel: Die folgende Formel gibt den größten Wert in C2 bis C11 zurück.
=MAX(C2:C11)
Darüber hinaus können MIN und MAX kombiniert werden, um die Spanne (Differenz) zwischen dem größten und dem kleinsten Wert in einem Bereich zu berechnen:
=MAX(C2:C11)-MIN(C2:C11)
6. WECHSELN
Mit der Funktion WECHSELN von Excel können Sie eine bestimmte Zeichenfolge in Zellen suchen und durch eine andere ersetzen. Die Syntax ist:
=WECHSELN(Text; Alter_Text; Neuer_Text; [ntes_Auftreten])
In dieser Syntax ist Text die Zielzelle, Alter_Text der Teil, der ersetzt werden soll, und Neuer_Text die Ersetzung. Das letzte Argument, ntes_Auftreten, ist optional. Wenn Sie es leer lassen, ersetzt WECHSELN alle Instanzen von Alter_Text durch Neuer_Text. Wenn Sie beispielsweise 2 für ntes_Auftreten eingeben, ersetzt WECHSELN nur die zweite Instanz von Alter_Text durch Neuer_Text. Diese Formel funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch mit Textzeichenfolgen und ist ideal zur Bereinigung von Daten oder zur Standardisierung von Einträgen.
Beispiel: Die folgende Formel ersetzt das Zeichen + in der Zelle B2 durch “und”. Da das letzte Argument leer gelassen wird, werden alle Instanzen ersetzt.
=WECHSELN(B2;"+";"und")
7. VERKETTEN
Die Funktion VERKETTEN fasst die Werte aus mehreren Zellen zu einem einzigen Textstring zusammen. Die Syntax lautet:
=VERKETTEN(Text1; Text2; ...)
Dies ist äußerst nützlich, um verschiedene Textteile wie den Vor- und Nachnamen einer Person, eine Adresse, eine Referenznummer, einen Dateipfad oder eine URL zusammenzufügen. Es erspart Ihnen das manuelle Kopieren und Einfügen und reduziert das Fehlerrisiko.
Beispiel: Die folgende Formel kombiniert den Vornamen und den Nachnamen zu einem vollständigen Namen. Für das Argument Text2 wird ein Leerzeichen eingegeben, um die beiden Namen zu trennen.
=VERKETTEN(A2;" ";B2)
8. LINKS/RECHTS
Die Funktionen LINKS und RECHTS bewirken das Gegenteil von VERKETTEN. Sie extrahieren eine bestimmte Anzahl von Zeichen vom Anfang (LINKS) oder Ende (RECHTS) eines Textes. Die Syntaxen sind:
=LINKS(Text; Anzahl)=RECHTS(Text; Anzahl)
Diese Formeln können verwendet werden, um Teile einer Adresse, einer URL oder einer Referenz für eine weitere Analyse zu extrahieren. Sowohl LINKS als auch RECHTS benötigen die Angabe des Textes und die Anzahl der zu extrahierenden Zeichen. Dies ist nützlich, um beispielsweise Produktcodes, Postleitzahlen oder bestimmte Daten aus längeren Zeichenfolgen zu isolieren.
Beispiel: In Spalte A sind Tage aufgeführt, die mithilfe von LINKS auf die ersten beiden Buchstaben abgekürzt werden.
=LINKS(A2;2)
9. SVERWEIS
Die SVERWEIS-Funktion (Suche in Vertikalen) ist eine der am häufigsten verwendeten und bekanntesten Funktionen in Excel. Sie sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Tabelle und gibt einen Wert aus derselben Zeile, aber einer anderen Spalte zurück. Die Syntax lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium; Bereich; Spaltenindex; [Wahrheitswert])
Die Formel eignet sich hervorragend zum Kombinieren von Daten aus verschiedenen Listen in einer einzigen Liste oder zum Vergleichen zweier Listen auf übereinstimmende oder fehlende Elemente. Sie ist ein wichtiges Werkzeug in der Excel-Datenanalyse. Es werden vier Informationen abgefragt: Der Wert, nach dem Sie suchen möchten (Suchkriterium), in welcher Tabelle (Bereich) gesucht werden soll, welche Spalte (Spaltenindex) die Informationen enthält, die Sie zurückgeben möchten, und die Art der Suche (Wahrheitswert – WAHR für eine ungefähre Übereinstimmung, FALSCH für eine exakte Übereinstimmung). Weitere Informationen zur SVERWEIS-Funktion finden Sie in diesem Artikel. Weitere Infos zum SVERWEIS finden Sie in diesem Artikel.
Beispiel: Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit dem Alter von Personen und eine weitere Tabelle mit zusätzlichen Informationen zu diesen Personen. Mit SVERWEIS können Sie die Informationen aus der zweiten Tabelle (z. B. die ausgewählten Farben) in die Tabelle mit den Altersangaben integrieren.
=SVERWEIS(A2;G2:H11;2;FALSCH)
10. WERT
Häufig sind die Daten, die Sie analysieren müssen, aus externen Quellen kopiert und eingefügt worden. Dies kann dazu führen, dass Daten im falschen Format vorliegen, z. B. wenn eine Zahl als Text gespeichert wurde. Sie erkennen dies daran, dass solche “Zahlen” in der Zelle linksbündig statt rechtsbündig ausgerichtet sind. In diesem Fall können Sie keine Datenanalyseaufgaben wie SUMME durchführen, da Excel sie nicht als Zahl erkennt.
Glücklicherweise gibt es die Funktion WERT, die Ihnen dabei hilft. Ihre Aufgabe ist es, als Text gespeicherte Zahlen in tatsächliche Zahlenwerte zu konvertieren. Die Syntax ist einfach:
=WERT(Text)
Die Funktion fordert Sie auf, den zu konvertierenden Text (die Zelle mit der als Text gespeicherten Zahl) einzugeben.
Beispiel: Die folgende Formel wandelt die in Spalte B als Text gespeicherten Altersangaben in eine Zahl um, sodass Sie damit rechnen können.
=WERT(B2)
Die Anwendung dieser zehn grundlegenden, aber mächtigen Excel-Funktionen kann Ihre Effizienz bei der Datenverarbeitung und -analyse erheblich steigern. Indem Sie diese Werkzeuge beherrschen, verwandeln Sie Excel von einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm in ein leistungsstarkes Analyse- und Automatisierungstool. Beginnen Sie noch heute damit, diese Formeln in Ihren Projekten anzuwenden, um Ihre Produktivität zu maximieren.