Excel Formel: Mehrwertsteuer Berechnen – Der Leitfaden für Unternehmer

Der Schritt in die Selbstständigkeit und das Schreiben der ersten eigenen Rechnung kann ein aufregendes Gefühl sein. Doch neben dem Stolz auf die erbrachte Leistung stellt sich schnell die Frage: Wie berechne ich die Mehrwertsteuer korrekt? Insbesondere die Anwendung der richtigen Excel Formel, um Mehrwertsteuer zu berechnen, ist für jeden Unternehmer in Deutschland essenziell. Dieser Leitfaden nimmt Ihnen die Komplexität und zeigt Ihnen, wie Sie Brutto- und Nettopreise sowie die enthaltene Mehrwertsteuer mit einfachen Excel-Formeln sicher ermitteln. Es erfordert keine komplizierten mathematischen Kenntnisse, nur die Kenntnis der richtigen Schritte.

Mehrwertsteuer berechnen in Excel: Die wichtigsten Formeln

In Deutschland gelten primär zwei Mehrwertsteuersätze: der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Die korrekte Anwendung dieser Sätze in Ihren Berechnungen ist entscheidend. Hier sind die grundlegenden Excel-Formeln, die Sie dafür benötigen.

Brutto aus Netto berechnen (Mehrwertsteuer aufschlagen)

Oft kalkulieren Unternehmer ihre Preise zunächst auf Nettobasis. Wenn Sie Ihren Zielpreis ohne Mehrwertsteuer ermittelt haben und nun den Endpreis für den Kunden inklusive Mehrwertsteuer berechnen möchten, nutzen Sie diese Formeln:

• Für 19 % Mehrwertsteuer: Netto-Preis * 1,19 = Brutto-Preis
  • Beispiel: Wenn Ihr Nettopreis 100 Euro beträgt: =A1*1.19 (wenn A1 der Nettopreis ist) ergibt 119 Euro.
• Für 7 % Mehrwertsteuer: Netto-Preis * 1,07 = Brutto-Preis
  • Beispiel: Wenn Ihr Nettopreis 100 Euro beträgt: =A1*1.07 ergibt 107 Euro.

Manchmal hilft es, sich bei der Preisgestaltung auf alle möglichen Szenarien vorzubereiten. Eine einfache WENN-DANN-Formel in Excel kann Ihnen dabei helfen, automatisch den richtigen Steuersatz anzuwenden, basierend auf der Art des Produkts oder der Dienstleistung.

Netto aus Brutto berechnen (Mehrwertsteuer herausrechnen)

Wenn Sie einen Bruttopreis vorliegen haben (z.B. auf einer Eingangsrechnung) und den Nettobetrag sowie die darin enthaltene Mehrwertsteuer ermitteln möchten, verwenden Sie folgende Formeln:

• Für 19 % Mehrwertsteuer: Brutto-Preis / 1,19 = Netto-Preis
  • Beispiel: Wenn Ihr Bruttopreis 119 Euro beträgt: =A1/1.19 ergibt 100 Euro.
• Für 7 % Mehrwertsteuer: Brutto-Preis / 1,07 = Netto-Preis
  • Beispiel: Wenn Ihr Bruttopreis 107 Euro beträgt: =A1/1.07 ergibt 100 Euro.

Umsatzsteuer mit Excel berechnen

Enthaltene Mehrwertsteuer aus Brutto berechnen

Um direkt den reinen Mehrwertsteuerbetrag aus einem Bruttopreis zu erhalten, ohne den Nettopreis separat zu berechnen, nutzen Sie diese Formeln:

• Für 19 % Mehrwertsteuer: Brutto-Preis / 1,19 * 0,19 = Enthaltene MwSt.
  • Beispiel: Wenn Ihr Bruttopreis 119 Euro beträgt: =A1/1.19*0.19 ergibt 19 Euro.
• Für 7 % Mehrwertsteuer: Brutto-Preis / 1,07 * 0,07 = Enthaltene MwSt.
  • Beispiel: Wenn Ihr Bruttopreis 107 Euro beträgt: =A1/1.07*0.07 ergibt 7 Euro.

Neben der manuellen Eingabe der Formeln in Excel gibt es auch diverse Online-Mehrwertsteuerrechner. Für eine tiefere Kontrolle und Integration in Ihre Geschäftsabläufe bietet Excel jedoch unschlagbare Vorteile. Fundierte Excel-Grundkenntnisse erleichtern Ihnen die Finanzverwaltung erheblich.

Warum Unternehmer die Mehrwertsteuer korrekt berechnen müssen

Als Unternehmer agieren Sie in Bezug auf die Mehrwertsteuer als eine Art „Eintreiber“ für das Finanzamt. Das bedeutet, Sie schlagen die Mehrwertsteuer auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen auf und führen diese dann an das Finanzamt ab. Für Sie als Unternehmer ist die Umsatzsteuer bei betrieblichen Ausgaben ein durchlaufender Posten, den Sie vom Finanzamt über den sogenannten Vorsteuerabzug wieder zurückerhalten. Es ist also keine endgültige Ausgabe für Ihr Unternehmen. Die präzise Berechnung ist entscheidend, um sowohl die Anforderungen des Finanzamtes zu erfüllen als auch eine korrekte Preiskalkulation für Ihre Kunden zu gewährleisten.

Für wen sind diese Berechnungsformeln relevant?

Diese Formeln sind für alle Unternehmer in Deutschland unerlässlich, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Das sind in der Regel alle, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

• Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer: Wenn Sie regelmäßig Produkte verkaufen oder Dienstleistungen erbringen und Ihre Umsätze eine bestimmte Grenze überschreiten (aktuell 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 Euro im laufenden Jahr), sind Sie umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall müssen Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Preise aufschlagen, auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Die korrekte Anwendung dieser Formeln ist hierbei von höchster Bedeutung. Eine Online-Weiterbildung in Excel kann besonders hilfreich sein, um solche Berechnungen effizient in den Geschäftsalltag zu integrieren.
• Kleinunternehmer: Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer. Diese nehmen keine Umsatzsteuer ein und dürfen im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Kleinunternehmerregelung soll Neugründern und Kleinstbetrieben den bürokratischen Aufwand erleichtern. Für sie sind diese speziellen Formeln zur Mehrwertsteuerberechnung nicht direkt relevant, es sei denn, sie möchten die Mehrwertsteuer für interne Kalkulationen verstehen.

Gelegentliche Verkäufe auf dem Flohmarkt fallen nicht unter die unternehmerische Tätigkeit im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und erfordern keine solche Kalkulation.

Die aktuellen Mehrwertsteuersätze in Deutschland

Das deutsche Steuerrecht kennt zwei primäre Mehrwertsteuersätze, deren korrekte Anwendung von der Art der Ware oder Dienstleistung abhängt:

• Der Regelsteuersatz von 19 %: Dieser Satz wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet. Beispiele hierfür sind Elektronikartikel, Kleidung, Handwerkerleistungen, aber auch die meisten Dienstleistungen wie Beratungen oder Softwareentwicklung.
• Der ermäßigte Steuersatz von 7 %: Dieser Satz kommt bei bestimmten, vom Gesetzgeber als besonders förderungswürdig erachteten Gütern und Dienstleistungen zum Einsatz. Dazu gehören beispielsweise Grundnahrungsmittel (mit Ausnahmen wie Hummer oder Kaviar), Bücher, Zeitschriften, Kunstwerke und bestimmte kulturelle Angebote.

Ein interessantes Beispiel ist die Besteuerung von Speisen im Restaurant:

• Essen im Restaurant: Wenn Sie Ihre Mahlzeit in einem Restaurant zu sich nehmen, fällt der Regelsteuersatz von 19 % an. Hierbei steht die Dienstleistung (Service, Ambiente) im Vordergrund.
• Essen zum Mitnehmen: Bestellen Sie die gleiche Mahlzeit jedoch zum Mitnehmen und verzehren sie außerhalb des Restaurants, wird der ermäßigte Steuersatz von 7 % angewendet. Hier wird der Verkauf der Speise als reine Lieferung betrachtet.

Für den Endverbraucher ändert sich am Preis in der Regel nichts, da Restaurants oft Einheitspreise anbieten. Für das Restaurant selbst hat die Unterscheidung jedoch direkte Auswirkungen auf den Gewinn, da bei 7 % ein größerer Anteil des Verkaufspreises als Nettoerlös verbleibt. Dies erklärt auch die oft gestellte Frage in Fast-Food-Restaurants, ob Sie vor Ort essen oder die Bestellung mitnehmen möchten – es geht nicht nur um die Verpackung, sondern um die korrekte steuerliche Behandlung des Umsatzes. Egal, welches Spreadsheet-Programm Sie nutzen, ob OnlyOffice Excel oder Microsoft Excel, die zugrunde liegenden Formeln bleiben die gleichen.

Steuersätze für Dienstleistungen und Produkte

Wichtige Pflichtangaben auf Rechnungen

Neben der korrekten Mehrwertsteuerberechnung ist es von größter Bedeutung, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies gewährleistet nicht nur die Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen, sondern auch den korrekten Vorsteuerabzug für Ihre Kunden, die ebenfalls Unternehmer sind. Folgende Informationen müssen auf einer ordnungsgemäßen Rechnung in Deutschland enthalten sein:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder der Zeitraum)
• Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag)
• Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (Mehrwertsteuerbetrag)
• Der Bruttobetrag (Entgelt zuzüglich Mehrwertsteuer)

Die Einhaltung dieser Punkte ist essenziell. Andernfalls kann das Finanzamt die Anerkennung der Rechnung verweigern, was zu Problemen beim Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger führen kann. Bei speziellen Fällen wie dem Reverse-Charge-Verfahren sind zudem weitere Angaben zu beachten. Die Verwaltung solcher Daten, ob lokal oder über einen Excel Windows Server, erfordert stets Sorgfalt.

Zusammenfassung

Die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer und die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen sind fundamentale Aspekte Ihrer unternehmerischen Tätigkeit. Fehler können schnell zu unnötigen Kosten oder Ärger mit dem Finanzamt führen. Mit den hier vorgestellten Excel-Formeln verfügen Sie über ein mächtiges Werkzeug, um Netto- und Bruttopreise sowie die enthaltene Mehrwertsteuer präzise zu kalkulieren. Nutzen Sie diese Formeln in Verbindung mit sorgfältig geführten Excel-Tabellen oder Vorlagen, um Ihre Finanzverwaltung effizient und fehlerfrei zu gestalten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen von Anfang an korrekt sind und Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Geschäft.