Verwendest du noch immer Excel für die Stundenabrechnung deiner Mitarbeiter? In der digitalen Welt von heute gibt es weitaus fortschrittlichere und effizientere Lösungen, um Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen, zu verwalten und anschließend abzurechnen. Trotzdem ist Excel als Zeiterfassungstool weiterhin beliebt. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf fünf Excel-Formeln, die du für die Zeiterfassung und Projektverwaltung nutzen kannst, und zeigen dir auf, welche leistungsstarken Alternativen es zu den herkömmlichen Tabellenkalkulationen gibt.
Projektverwaltung in Excel: 5 hilfreiche Formeln
Arbeitest du in einem projektbasierten Unternehmen, wie beispielsweise einer Unternehmensberatung? Hier stößt man als Laie bei der Verwaltung von abrechenbaren Arbeitsstunden in Excel schnell an seine Grenzen. Mit den folgenden fünf Formeln für die Projekt- und Arbeitszeiterfassung in Excel kannst du schnell und effizient Stunden erfassen, Zeiten addieren und Durchschnitte sowie Überstunden berechnen. Diese Funktionen sind essenziell, um einen grundlegenden Überblick zu bewahren.
1. Gesamtstunden in Excel ausrechnen
Das Erste, was du beim Erfassen von Projektzeiten wissen möchtest, ist die Gesamtzahl der geleisteten Stunden pro Periode und Projekt. Mit der SUMME-Funktion geht das ganz einfach. Mit dieser Excel-Formel für die Zeiterfassung kannst du alle Zeiten eines bestimmten Projekts oder eines bestimmten Zeitraums addieren.
Hier ein Beispiel: =SUMME(A2:A10)
„A2:A10“ steht für den Tabellen-Bereich, in dem die Arbeitsstunden eingegeben sind. Die Formel addiert alle Werte im Bereich zwischen den Zellen A2 bis A10. So kannst du mühelos die Gesamtzeit für jedes Projekt oder jeden Zeitraum ausrechnen und somit einen genauen Überblick über den Zeitaufwand und den Fortschritt deiner Projekte erhalten. Diese Formel kann auch verwendet werden, um Kosten zu addieren, was wiederum für deine Kostenübersicht in Excel praktisch ist.
2. Stunden aus Dauer-Format in Dezimalschreibweise umwandeln
Oft ist es praktischer, Stunden vom Dauer-Format (00:00:00) in Dezimalschreibweise umzuwandeln. Das ist vor allem bei der Abrechnung von Projekten der Fall, da die meisten Berechnungsgrundlagen auf Dezimalzahlen basieren.
Hier ein Beispiel: =04:30:00 * 24
In diesem Beispiel wird die Dauer von 4 Stunden und 30 Minuten in die Dezimalschreibweise (4,5 Stunden) umgewandelt, indem du den Wert einfach mit 24 multiplizierst. Diese einfache Excel-Formel ermöglicht es dir, Stunden schnell und genau in Dezimalwerte umzuwandeln, was die Weiterverarbeitung und Analyse erheblich vereinfacht.
3. Durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag berechnen
Die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag bietet dir wichtige Einblicke in die Produktivität über einen bestimmten Zeitraum. Um dies zu berechnen, kannst du die MITTELWERT-Funktion in Excel verwenden. Diese Excel-Formel für Zeiterfassung berechnet den Durchschnitt einer Reihe von Zahlen.
Hier ein Beispiel: =MITTELWERT(B2:B10)
Ähnlich wie bei der SUMME-Funktion steht B2:B10 für den Bereich, in dem die Arbeitszeiten pro Tag eingegeben sind. Excel berechnet den Durchschnitt der Werte in diesen Zellen, wodurch du einen Einblick in die durchschnittlichen geleisteten Stunden pro Tag bekommst. Durch diese Formel kannst du die Produktivität in deinem Unternehmen genau verfolgen, wodurch du auch dein Projektmanagement sowie die Budgetierung effizienter gestalten kannst.
4. Berechnung von Überstunden
Das Berechnen von Überstunden ist für Unternehmen sowohl für die Verwaltung von Arbeitskosten als auch für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes von entscheidender Bedeutung. Mit der WENN-Funktion in Excel kannst du Überstunden einfach basierend auf vordefinierten Schwellenwerten berechnen.
Hier ein Beispiel: =WENN(B2>40; B2-40; 0)
Angenommen, in der Zelle B2 steht die Anzahl der gearbeiteten Stunden für eine Woche. Mit dieser Excel-Formel überprüfst du, ob die Anzahl der gearbeiteten Wochenstunden (B2) größer ist als 40. Wenn dies der Fall ist, werden Überstunden berechnet, indem der Wert von B2 von 40 abgezogen wird. Ist der Wert in B2 kleiner als 40, werden keine Überstunden berechnet und es wird der Wert 0 wiedergegeben. Dies ermöglicht eine transparente und gesetzeskonforme Abrechnung.
5. Arbeitszeiten auf die nächste Viertelstunde runden
Das Runden der gearbeiteten Stunden auf die nächste Viertelstunde vereinfacht die Abrechnungsprozesse und ist in vielen Branchen gängige Praxis. Dazu verwendest du die VRUNDEN-Funktion.
Hier ein Beispiel: =VRUNDEN(C2; 0,25)
In der Zelle C2 befindet sich die Anzahl der gearbeiteten Stunden, die du auf die nächste Viertelstunde runden möchtest. Die VRUNDEN-Funktion in Excel rundet die Anzahl der gearbeiteten Stunden auf das nächste Vielfache von 0,25, was 15 Minuten entspricht. Diese Funktion trägt dazu bei, die Abrechnung zu standardisieren und manuelle Rundungsfehler zu vermeiden.
Einschränkungen der Stundenabrechnung in Excel
Excel ist ein mächtiges und beliebtes Werkzeug, doch für die Verwaltung von Arbeitszeiten ist es in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung nicht mehr die ideale Lösung. Bei der Stundenabrechnung über Excel haben Manager als auch Mitarbeiter mit zahlreichen Einschränkungen zu kämpfen, die die Effizienz und Genauigkeit erheblich beeinträchtigen können:
- Hohe Fehlerquote & Zeitaufwand: Durch die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten in eine oft überladene Excel-Tabelle steigt das Risiko für Fehler exponentiell. Noch dazu müssen deine Mitarbeiter unverhältnismäßig viel Zeit in die tägliche Stundenerfassung investieren. Diese wertvolle Arbeitszeit könnte auch für Wichtigeres genutzt werden.
- Fehlende Übersicht & komplizierte Formeln: Entweder begnügt man sich in Excel mit simplen Protokollen ohne große Aussagekraft oder man muss manuell komplizierte Formeln anwenden, um eine aussagekräftige Übersicht zur Arbeitsproduktivität von Mitarbeitern zu bekommen. Diese Formeln können durch Tippfehler leicht brechen oder falsche Ergebnisse liefern, und der Fehler fällt oft erst zu spät auf. Eine effiziente und zuverlässige Datenerfassung sieht anders aus.
- Eingeschränkter Zugriff & fehlende Automatisierung: Bei der Stundenerfassung in Excel gibt es keine Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt von stationären Zeiterfassungssystemen wie Stempeluhren zu importieren. Auch sind die Tabellen nicht auf mobile Stundenerfassung ausgelegt, und die direkte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durch fehlende Verknüpfungen nicht effizient möglich. Dies führt zu Insellösungen und erhöht den manuellen Aufwand.
Cloudbasierte & automatisierte Lösungen als effiziente Alternative
Doch wie sieht eine wirklich effiziente Lösung zur Stundenabrechnung aus? Statt sich weiterhin mit den Limitierungen von Excel-Tabellen zu plagen, solltest du bei der Wahl eines geeigneten Tools auf zwei Schlüsselworte setzen: cloudbasiert und automatisiert. Ein intelligentes Zeiterfassungstool kann zahlreiche Verwaltungsprozesse automatisieren und bringt somit viele Vorteile für dein Unternehmen:
- Mehr Zeit für Wesentliches: Die Zeiten langwieriger, manueller Eingaben sind endgültig vorbei. Benutzerfreundliche Tools ermöglichen eine automatische Zeiterfassung über Browser-Aktivitäten oder das Erstellen einfacher Stundennachweise innerhalb weniger Klicks. So sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch unnötige Kosten.
- Verlässliche Daten immer und überall: Anstatt Daten mühsam aus mehreren Excel-Tabellen zusammenzutragen, kannst du deine digitalen Zeiterfassungssysteme einfach miteinander verknüpfen und die Arbeitszeiten von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten stets im Blick behalten. Egal ob im Home-Office, in der Werkstatt oder auf der Baustelle – alle Daten sind zentral verfügbar.
- Durchgängig verknüpfte Prozesse: Die Automatisierung verbessert nicht nur die Effizienz deiner Stundenabrechnung. Durch nahtlose Verknüpfungen mit Projektmanagement- und Rechnungsprogrammen kannst du erfasste Arbeitszeiten je nach Projekt, Mitarbeiter oder Kunde automatisch abrechnen. Die Synchronisierung von Daten geschieht in Echtzeit, wodurch aufwendiges Projektcontrolling oder falsche Rechnungen der Vergangenheit angehören.
- Optimaler Überblick: Alle erfassten Daten können in übersichtlichen Berichten anschaulich visualisiert werden. Flexible Filter ermöglichen detaillierte Einsichten in die Arbeitsleistung und Stundenabrechnung je Mitarbeiter, Projekt oder Kunde, wodurch du Ressourcenfresser schneller erkennst und fundierte Anpassungen vornehmen kannst.
Einfache Stundenabrechnung mit TimeChimp
Verabschiede dich von unübersichtlicher, fehleranfälliger und aufwendiger Stundenabrechnung in Excel und vereinfache deine Zeiterfassung mit modernen Lösungen wie TimeChimp. Ein intelligentes Tool vereint deine projektbezogenen Prozesse von der Stundenerfassung bis zur Rechnungsstellung und ermöglicht einen vollständig automatisierten Verwaltungsprozess:
- Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten und Ausgaben im Handumdrehen und weisen die Eingaben einem Projekt oder Kunden zu.
- Kunden, Teamleiter oder Projektmanager kontrollieren und genehmigen die Eingaben unkompliziert.
- Mit den integrierten Funktionen für Rechnungsverwaltung wandelst du deine Zeiterfassung sowie alle Ausgaben direkt in Rechnungen um, die über verknüpfte Drittanwendungen automatisch mit deiner Buchhaltung synchronisiert werden.
Alle Daten zu deiner Stundenabrechnung werden in einer zentralen Plattform gespeichert und sind über die mobile App oder in der Browser-Anwendung jederzeit und von überall abrufbar. Starte noch heute dein kostenloses Probeabo und teste TimeChimp unverbindlich 14 Tage lang, um die Vorteile einer modernen Zeiterfassung selbst zu erleben.
Easy does it.