Die Verwaltung Ihres Geschäftsinventars, sei es Lagerbestand für den Verkauf an Kunden oder wichtige Betriebsmittel, ist von entscheidender Bedeutung. Excel erleichtert diese Aufgabe erheblich. Sie können eine kostenlose Vorlage herunterladen oder eine eigene erstellen, um Zeit zu sparen und den Überblick über Ihr Inventar zu behalten.
Was Sie lernen werden
- Wie Sie eine Inventarvorlage finden
- Wie Sie grundlegende Spaltenüberschriften einrichten
- Häufig verwendete Excel-Funktionen zur Inventarverfolgung
Was Sie benötigen
- Excel (Web- oder Desktop-Version)
- 10 Minuten Zeit
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Inventars in Excel beginnen, ist es eine gute Idee, sich einige der vorhandenen Vorlagen anzusehen, die Sie herunterladen und verwenden können. Diese Vorlagen können an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.
Inventarvorlagen in Excel finden und verwenden
- Öffnen Sie Excel oder wählen Sie im bereits geöffneten Excel Datei > Neu. (In Excel im Web wählen Sie Datei > Neu > Vorlagen durchsuchen.)
- Geben Sie in das Suchfeld “Inventar” oder etwas Ähnliches ein.
- Durchsuchen Sie die Ergebnisse. Wenn Sie auf eine der Optionen klicken, sehen Sie eine größere Vorschau und eine Beschreibung der Vorlage.
- Wenn Sie die gewünschte Vorlage gefunden haben, wählen Sie Erstellen.
- Die Vorlage wird in Excel geöffnet. Sie können sie sofort verwenden oder nach Bedarf aktualisieren.
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Wichtige Spaltenüberschriften für Ihre Inventarliste
Die Wahl der richtigen Spaltenüberschriften ist entscheidend für eine effektive Inventarliste. Obwohl Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen variieren können, empfehlen wir die Verwendung einiger gängiger Spaltenüberschriften. Hier ist eine Liste mit Beschreibungen:
- Inventar-ID: Verwenden Sie diese, um eine eindeutige Kennung für Ihre Artikel zu erstellen.
- Artikelname: Der Name des Artikels. Inventar-IDs helfen dabei, zwischen ähnlichen Artikeln oder Ersatzartikeln zu unterscheiden, wenn ein Artikel aus dem Sortiment genommen und durch eine neue Version ersetzt wird.
- Artikelkategorie: Die Kategorie des Artikels, z. B. “Zubehör”.
- Lagerbestand (Menge): Die aktuell verfügbare Menge dieses spezifischen Artikels.
- Kosten pro Artikel: Dies können Ihre Geschäftskosten pro Artikel sein oder der aktuelle Preis eines Artikels. Möglicherweise möchten Sie eine zusätzliche Spalte hinzufügen, um beides zu verfolgen, falls erforderlich.
- Gesamter Inventarwert: Lagerbestand multipliziert mit den Kosten pro Artikel. Es ist sinnvoll, eine einfache Multiplikationsformel zu verwenden, damit Excel dies automatisch berechnet, wenn sich Ihre Menge oder die Kosten pro Artikel ändern. Sie können hierfür Formeln und Funktionen in Excel nutzen.
- Nachbestellungsgrenze: Legen Sie hier eine Grenze fest, wann Sie einen Artikel nachbestellen sollten, bevor er ausverkauft ist.
- Datum der letzten Nachbestellung: Verfolgen Sie, wann Sie einen Artikel zuletzt nachbestellt haben, um den Lagerbestand aufzufüllen. Dies kann nützlich sein, insbesondere wenn Sie bestimmte Artikel häufig nachbestellen müssen, was zu einer Erhöhung Ihrer Nachbestellungsgrenze führen kann.
- Eingestellt: Es ist hilfreich zu verfolgen, wann Sie einen Artikel nicht mehr in Ihrem Inventar führen.
- Notizen: Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, die Sie verfolgen möchten oder die jemand wissen sollte, z. B. wenn die Nachbestellung bestimmter Artikel bei Lieferanten schwierig ist.
Nützliche Excel-Funktionen für die Inventarverwaltung
Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihre Arbeit verändern und Ihnen Zeit und Geld sparen kann. Es kann jedoch überwältigend sein, alle Funktionen zu verstehen, die Sie nutzen möchten. Hier sind einige Vorschläge, die nützlich sein können:
Um beispielsweise die Kosten pro Artikel zu berechnen oder den Gesamtwert des Inventars zu ermitteln, können Sie einfache mathematische Operatoren oder spezifische Excel-Funktionen verwenden. Die Kenntnis darüber, wie man Excel-Formeln übt, ist hierfür unerlässlich. Wenn Sie spezielle Anforderungen haben, wie z.B. die Berechnung von Arbeitszeiten im Zusammenhang mit Lagerbewegungen, gibt es auch dafür Lösungen, wie die Funktion zur Berechnung der Arbeitszeit mit Excel-Formeln. Für Unternehmen, die auf Server-Infrastrukturen angewiesen sind, ist die Kompatibilität mit Excel unter Windows Server ebenfalls ein wichtiger Aspekt.
Fazit
Die effektive Verwaltung Ihres Inventars mit Excel kann die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern. Durch die Nutzung von Vorlagen und das Verständnis grundlegender Funktionen können Sie sicherstellen, dass Sie stets den Überblick über Ihren Lagerbestand behalten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch, kostspielige Fehler zu vermeiden.