Als Kleinunternehmer oder Freiberufler wissen Sie, wie wertvoll jeder potenzielle Kunde ist. Manchmal sammeln sich Hunderte von E-Mail-Adressen im Posteingang an – von Interessenten, die sich nach Ihren Dienstleistungen erkundigen, aber noch nicht zu festen Kunden geworden sind. Diese Leads manuell zu erfassen, ist eine zeitraubende Aufgabe, besonders wenn Sie ein älteres System wie outlöök 2007 verwenden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen eine effiziente Methode, wie Sie diese E-Mail-Adressen schnell in eine Excel-Tabelle übertragen können, um sie beispielsweise in Ihr E-Mail-Marketing-Programm zu importieren.
Die Herausforderung: E-Mail-Adressen aus dem Posteingang extrahieren
Stellen Sie sich vor, Sie haben in den letzten Monaten 250 E-Mails von potenziellen Kunden erhalten. Diese E-Mails liegen verstreut in Ihrem Outlook 2007 Posteingang oder wurden bereits in einem spezifischen Unterordner gesammelt. Die Absender dieser E-Mails wurden bisher nicht als offizielle Kontakte gespeichert, da Sie als vielbeschäftigter Kleinunternehmer schlichtweg keine Zeit hatten, dies kontinuierlich zu pflegen. Nun stehen Sie vor der Aufgabe, eine E-Mail-Kampagne zu starten, und benötigen dringend eine Liste all dieser Adressen. Die manuelle Übertragung jeder einzelnen Adresse durch Öffnen jeder E-Mail und Kopieren in eine Excel-Zelle ist bei dieser Menge undenkbar und würde Stunden in Anspruch nehmen. Die Verwendung eines alten MS Exchange Servers mit öffentlichen Ordnern erschwert die Situation zusätzlich, da die bestehenden Kontaktlisten oft geteilt werden und das Anlegen privater Listen kompliziert erscheint.
Lösungsweg: E-Mail-Adressen aus Outlook 2007 in Excel übertragen
Es gibt verschiedene Wege, E-Mail-Adressen aus Outlook zu exportieren. Während der integrierte Import/Export-Assistent von Outlook hervorragend für das Exportieren vorhandener Kontakte geeignet ist, stößt er bei der Extraktion von Adressen aus dem Posteingang oder spezifischen E-Mails schnell an seine Grenzen. Für unser Szenario, in dem es um “Nicht-Kontakt”-E-Mail-Adressen aus einem speziellen Ordner geht, ist eine automatisierte Lösung mit einem VBA-Makro (Visual Basic for Applications) die effizienteste und benutzerfreundlichste Methode.
Methode 1: Der Outlook-Import/Export-Assistent (Einschränkungen)
Der Standardweg über “Datei” > “Importieren/Exportieren” ermöglicht es Ihnen, Kontakte, Kalender oder Aufgaben in verschiedene Formate zu exportieren, wie zum Beispiel in eine CSV-Datei. Dieser Assistent ist jedoch primär darauf ausgelegt, bestehende Kontakte zu verwalten und nicht, E-Mail-Adressen aus dem Inhalt von E-Mails oder E-Mail-Ordnern zu extrahieren, die nicht als Kontakte gespeichert sind. Das manuelle Anlegen von 250 Kontakten nur zum Zweck des Exports ist ineffizient.
Methode 2: Manuelle Extraktion (zeitaufwendig)
Obwohl Evelyn diese Methode vermeiden möchte, ist es wichtig zu wissen, dass für eine sehr kleine Anzahl von E-Mails (z.B. unter 10) das manuelle Kopieren der Absenderadressen aus geöffneten E-Mails in eine excel für windows Tabelle noch denkbar wäre. Doch bei Hunderten von E-Mails ist dies keine praktikable Lösung für einen Kleinunternehmer.
Methode 3: Automatisierung mit einem VBA-Makro (Empfohlen)
Ein kleines VBA-Makro kann die Aufgabe des Extrahierens von E-Mail-Adressen aus einem ausgewählten Outlook-Ordner in Sekundenschnelle erledigen. Dies ist eine leistungsstarke Funktion, die in vielen Office-Anwendungen, einschließlich excel 2016 windows 7, verfügbar ist und Ihnen hilft, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Sie müssen kein Programmier-Experte sein, um dieses Makro zu nutzen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für das VBA-Makro
Befolgen Sie diese Schritte, um die E-Mail-Adressen aus Ihrem spezifischen Outlook-Ordner zu extrahieren:
Outlook öffnen und den Zielordner auswählen: Stellen Sie sicher, dass Sie den E-Mail-Ordner (z.B. einen Unterordner in Ihrem Posteingang), aus dem Sie die Adressen exportieren möchten, markiert haben.
Den VBA-Editor öffnen:
- Drücken Sie
Alt + F11auf Ihrer Tastatur, um den Microsoft Visual Basic for Applications-Editor zu öffnen.
- Drücken Sie
Ein neues Modul einfügen:
- Im VBA-Editor gehen Sie im Menü auf
Einfügen>Modul. Ein leeres Codefenster wird geöffnet.
- Im VBA-Editor gehen Sie im Menü auf
Den VBA-Code einfügen:
- Kopieren Sie den folgenden VBA-Code und fügen Sie ihn in das leere Modul-Fenster ein: