Excel-Funktionen: Nahtlose Datenintegration mit Banana Buchhaltung

Die effektive Nutzung von Daten ist für jedes Unternehmen entscheidend. Viele Prozesse, die einst mühsam manuell durchgeführt werden mussten, lassen sich heute durch intelligente Softwarelösungen automatisieren und vereinfachen. Im Bereich der Buchhaltung und Datenanalyse sind Excel-Funktionen ein mächtiges Werkzeug, das in Kombination mit spezialisierter Buchhaltungssoftware wie Banana Buchhaltung ungeahnte Möglichkeiten eröffnet. Diese benutzerdefinierten Excel-Funktionen ermöglichen die direkte und Echtzeit-Übernahme von Werten aus Banana Buchhaltung in Ihre Tabellen. Dies bedeutet, dass jede Aktualisierung Ihrer Buchhaltungsdaten sofort in Ihrer Excel-Datei reflektiert wird – ein Quantensprung in Bezug auf Effizienz und Genauigkeit.

Während die Integration auf dem Mac derzeit nicht direkt unterstützt wird, bietet die Anbindung für Windows-Nutzer erhebliche Vorteile. Die aktuellsten technischen Informationen zu dieser innovativen Lösung finden Sie auf der Seite in englischer Sprache.

Beispiel: Kostenaufteilung pro Kunde mit Excel-Funktionen

Ein überzeugendes Beispiel für die Leistungsfähigkeit dieser Integration ist die Kostenaufteilung pro Kunde. Mit Hilfe spezifischer Excel-Funktionen, wie der Funktion ExcelSync, werden Formeln implementiert, die aktualisierte Salden direkt aus Banana Buchhaltung beziehen.

Kostenaufteilung pro Kunde mit Excel-Funktionen

Das Ergebnis ist eine Excel-Tabelle, die sich dynamisch an die neuesten Eingaben in Ihrer Buchhaltung anpasst. Sie arbeiten stets mit den aktuellsten Zahlen, was die Grundlage für fundierte Entscheidungen bildet.

Was sind benutzerdefinierte Excel-Funktionen?

Benutzerdefinierte Funktionen, oft als UDF (User-Defined Functions) bezeichnet, sind im Grunde kleine Programme, die in Visual Basic geschrieben sind. Sie erweitern die Funktionalität von Excel und ermöglichen es Ihnen, eigene Formeln zu erstellen, die spezifische Aufgaben ausführen. Im Kontext der Verbindung mit Banana Buchhaltung erlauben diese UDFs, Daten direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware zu beziehen, ohne den umständlichen Weg über Datenexport, Import, Kopieren und Einfügen gehen zu müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Keine manuelle Datenübertragung mehr: Sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden Sie Fehler, die bei der manuellen Datenübertragung entstehen können.
• Echtzeit-Aktualisierungen: Sobald Ihre Buchhaltungsdaten in Banana aktualisiert werden, spiegelt sich diese Änderung sofort in Ihrem Excel-Spreadsheet wider.
• Benutzerfreundliche Analyse: Erstellen Sie leistungsstarke Tabellen für Auswertungen, Präsentationen und Diagramme. Berechnen Sie Werte pro Periode oder analysieren Sie Ihre finanzielle Performance mit Leichtigkeit.

So starten Sie mit einem Beispiel

Um die Möglichkeiten der Excel-Funktionen und der Integration mit Banana Buchhaltung selbst zu erleben, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Excel-Spreadsheet mit Beispieldateien herunterladen: Laden Sie die bereitgestellten Beispieldateien von hier herunter.
2. Inhalt entpacken: Entpacken Sie die heruntergeladenen Dateien an einem geeigneten Ort.
3. Banana Buchhaltung starten: Öffnen Sie Ihre Banana Buchhaltungssoftware.
4. Webserver aktivieren: Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, aktivieren Sie den Webserver über das Menü Werkzeuge → Basiseinstellungen und aktivieren Sie die Option Webserver starten.
5. Banana-Dateien öffnen: Öffnen Sie die Beispiel-Buchhaltungsdateien company_2014.ac2 und company_2015.ac2.
6. BananaSync.xlsm öffnen und Makro aktivieren: Öffnen Sie die Datei BananaSync.xlsm. Möglicherweise müssen Sie Makros aktivieren, da Excel diese aus Sicherheitsgründen standardmäßig deaktivieren kann. Falls erforderlich, ändern Sie Ihre Makro-Sicherheitseinstellungen oder folgen Sie den Anweisungen, um die Registerkarte Entwicklertools im Menüband anzuzeigen.
7. Excel-Blatt neu berechnen: Drücken Sie Strg+R oder verwenden Sie die Schaltfläche “Recalculate”, um das Excel-Blatt mit den aktuellen Daten zu aktualisieren.

Ihr eigenes Arbeitsblatt erstellen

Nachdem Sie die Beispieldateien kennengelernt haben, können Sie mit der Erstellung Ihres eigenen, maßgeschneiderten Arbeitsblatts beginnen:

• Speichern Sie die Vorlage: Speichern Sie die Datei BananaSync.xlsm unter einem neuen Namen, um Ihre eigene Version zu erstellen.
• Öffnen Sie Ihre Banana-Dateien: Stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Banana Buchhaltungsdateien geöffnet sind.
• Anpassen des Dateinamens: Ersetzen Sie in der Excel-Datei den Platzhalter für den Dateinamen (in der Regel in gelben Zellen markiert) durch den Namen Ihrer Buchhaltungsdatei.
• Gestalten Sie Ihr Arbeitsblatt: Passen Sie das Layout und die Struktur Ihres Arbeitsblatts nach Ihren spezifischen Anforderungen an.
• Daten neu berechnen: Verwenden Sie die Schaltfläche “Recalculate” oder die Tastenkombination Ctrl+R, um die Daten nach jeder Änderung neu zu berechnen.

Die wichtigsten Funktionen im Detail

Die benutzerdefinierten Excel-Funktionen bieten eine breite Palette an Möglichkeiten zur Datenabfrage. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen und ihre Parameter:

Parameter Dateiname

Die meisten Funktionen benötigen einen Dateinamen als Parameter. Wenn Banana Buchhaltung oder der dazugehörige Webserver nicht ausgeführt wird, kann die Antwortzeit von Excel verzögert werden. Um dieses Problem zu umgehen, können Sie:

• Den Parameter Dateiname leer lassen. In diesem Fall werden keine HTTP-Requests an den Webserver gesendet.
• Einen Verweis auf eine Zelle verwenden, die die Formel =BFileName("myfile.ac2") enthält. Wenn Banana nicht geöffnet ist, liefert BFileName einen leeren String, und es werden keine weiteren Abfragen gestartet.

Parameter Periode

Viele Funktionen akzeptieren einen optionalen Parameter Periode, der zur Spezifizierung eines Zeitraums dient. Mögliche Werte sind:

• Leerstring: Es werden das Anfangs- und Enddatum Ihrer Buchführung verwendet.
• Datumspaar (yyyy-mm-dd/yyyy-mm-dd): Geben Sie einen Start- und Enddatum an, z.B. “2015-01-01/2015-01-31”.
• Abkürzung: Verwenden Sie Abkürzungen wie M1 (Monat 1), M2, Q1 (Quartal 1), Q2, Y1 (Jahr 1), um den Monat, das Quartal oder das Jahr der Buchführung anzugeben.

Um einen benutzerdefinierten Zeitraum basierend auf zwei Excel-Datumzellen zu erstellen, können Sie die Funktion BCreatePeriod verwenden.

Beschreibung der Funktionen

Hier ist eine Übersicht über einige der zentralen Funktionen:

• BAccountDescription(account[, column]): Ruft die Beschreibung eines angegebenen Kontos oder einer Kontengruppe ab. Mit dem Parameter column können Sie auch andere Spalten als die “Beschreibung” abrufen (z.B. ‘Gr1’, ‘FiscalNumber’).

  • Beispiele: =BAccountDescription('1000'), =BAccountDescription('1000', 'Gr1'), =BAccountDescription('Summ.in=10')

• BAmount(fileName, account[, period]): Ermittelt den Betrag eines Kontos, normalisiert nach der BKlasse.

  • Beispiele: =BAmount(FName, “1000”)

• BBalance(fileName, account[, period]): Gibt den Saldo eines Kontos zum Ende der angegebenen Periode zurück. Dies ist besonders nützlich für die Übernahme von buchhalterischen Daten für Bilanzkonten (Aktiva, Passiva). Das Konto kann eine einzelne Kontonummer, eine durch “|” getrennte Liste von Konten, Platzhalter (*), oder Summ.in= gefolgt von einer Buchhaltungsgruppe sein.

  • Beispiele: "1000", "1000|1001", "10*|20*", "Summ.in=10"

• BBalanceGet(fileName, account, cmd, valueName[, period]): Bietet einfachen Zugriff auf eine Vielzahl von Daten, die über die REST API verfügbar sind, wie z.B. ‘Saldo’ und ‘Budget’. Sie können verschiedene valueName-Parameter wie ‘currencyamount’, ‘count’, ‘debit’ oder ‘budget’ verwenden.

  • Beispiele: =BAmount( FName, “1000”, “balance”, “currencyamount” )

• BBudgetAmount(fileName, account[, period]): Ähnlich wie BAmount, verwendet jedoch Budgetdaten anstelle von Buchhaltungsdaten.

• BBudgetBalance(fileName, account[, period]): Ähnlich wie BBalance, verwendet jedoch Budgetdaten.

• BBudgetInterest(filename, account, interestRate[, period]): Ähnlich wie BInterest, verwendet jedoch Budgetdaten.

• BBudgetOpening(fileName, account[, period]): Ähnlich wie BOpening, verwendet jedoch Budgetdaten.

• BBudgetTotal(fileName, account[, period]): Ähnlich wie BTotal, verwendet jedoch Budgetdaten.

• BCellValue(fileName, table, rowColumn, column): Holt den Inhalt einer spezifischen Zelle aus einer Tabelle in Ihrer Buchhaltung.

  • Beispiele: =BCellValue(FName, “Accounts”, 2, “Description”)

• BCreatePeriod(startDate, endDate): Erstellt einen Periodenstring aus zwei Datumsangaben aus Excel-Zellen.

  • Beispiel: =BCreatePeriod(D4, D5)

• BDate(isoDate): Konvertiert ISO-Daten in ein für Excel lesbares Format.

• BFileName(fileName[, disable connection]): Liefert den Dateinamen oder einen leeren String, wenn keine Verbindung zum Webserver besteht oder die Datei ungültig ist. Wenn der Parameter disableConnection nicht gesetzt ist, wird ein leerer String zurückgegeben.

• BFunctionsVersion(): Gibt die Version der Excel-Funktionen im Datumsformat zurück.

• BInfo(fileName, sectionXml, idXml): Ruft Informationen über die Dateieigenschaften ab, wie z.B. den Speicherort der Buchhaltung (HeaderLeft), das Datum der letzten Speicherung (DateLastSaved) oder die Eröffnungsdatum (OpeningDate).

• BInterest(filename, account, interestRate[, period]): Berechnet die Zinsen für ein bestimmtes Konto über einen definierten Zeitraum. interestRate wird als Prozentsatz angegeben: positive Werte berechnen Zinsen auf Sollbeträge, negative Werte auf Habenbeträge.

• BOpening(filename, account[, period]): Ruft den Anfangssaldo für ein bestimmtes Konto am Beginn einer Periode ab.

• BQuery(fileName, query): Gibt das Ergebnis einer frei definierten Abfrage zurück.

  • Beispiele: =BQuery(FName;"startperiod?M1”); =BQuery(FName;"startperiod?M1”)

• BTotal(filename, account[, period]): Holt die Bewegungen für eine Periode. Diese Funktion eignet sich besonders für Gewinn- und Verlustrechnungskonten (Aufwand und Ertrag).

• BVatBalance(filename, vatCode, vatValue[, period]): Ruft einen Wert in Bezug auf einen definierten Mehrwertsteuer-Code (vatCode) ab. vatValue kann 'taxable', 'amount', 'notdeductible' oder 'posted' sein.

  • Beispiele: =BVatBalance( FName, “V10”, “taxable” )

Neuberechnung von Daten

Es ist wichtig zu verstehen, dass die automatische Neuberechnung in Excel die Daten aus der Buchhaltungsdatei nicht direkt aktualisiert. Um stets die aktuellsten Daten zu erhalten, sollten Sie das Makro RecalculateAll() verwenden, welches die Application.CalculateFullRebuild-Methode aufruft. In den Beispieldateien finden Sie eine Schaltfläche “Recalculate”, die genau dieses Makro ausführt.

Hostname und Anschluss von Banana

Die Daten vom Webserver werden standardmäßig von localhost:8081 abgerufen. Falls Sie einen anderen Hostnamen verwenden möchten, können Sie diesen einfach in die Zelle mit dem Namen BananaHostName eingeben.

Funktionen anpassen oder eigene hinzufügen

Das Herzstück dieser Integration ist das Visual Basic Modul ‘Banana’. Sie haben die Möglichkeit, dieses Modul zu aktualisieren und eigene, spezifische Funktionen hinzuzufügen, um Ihre Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren. Eigene Funktionen sollten vorzugsweise in einem separaten Modul angelegt werden.

Damit Sie die Excel-Funktionen nutzen und bearbeiten können, ist es notwendig, Makros zu aktivieren. Um das Visual Basic Editor zu öffnen und die Funktionen einzusehen oder zu bearbeiten, müssen Sie die Registerkarte Entwicklertools im Menüband anzeigen.

Historie der Versionen

• 2014-07-24: Erste Veröffentlichung
• 2015-02-28: Aktualisierung mit neuen Funktionen
• 2015-05-12: Webserver-Aufruf erfordert v1
• 2015-05-12: Entwicklung auf GitHub verlagert
• 2015-05-25: BAmount-Funktion angepasst für die Verwendung von BClass
• 2015-10-04: BDate-Funktion hinzugefügt

Durch die intelligente Nutzung dieser Excel-Funktionen können Sie Ihre Datenanalyse auf ein neues Niveau heben und wertvolle Zeit bei Ihren buchhalterischen Prozessen sparen. Entdecken Sie noch heute das volle Potenzial der Integration von Banana Buchhaltung mit Excel!