Die effiziente Erfassung und Verarbeitung von Finanztransaktionen ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Unternehmensführung. In SAP bildet die Transaktion F 02 Sap einen fundamentalen Baustein für die manuelle Hauptbuchbuchung. Sie ermöglicht es Anwendern, eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen präzise und systemkonform zu erfassen und ist damit unverzichtbar für die Finanzbuchhaltung. Dieser Artikel bietet Ihnen einen detaillierten Einblick in die Funktionalitäten, den Bildschirmablauf und die zugrundeliegenden Konzepte der Transaktion F-02, um Ihnen ein tiefgreifendes Verständnis und praktische Anwendungssicherheit zu vermitteln.
Funktionsübersicht der Transaktion F-02
Die Transaktion F-02 in SAP dient der Erstellung von Buchhaltungsbelegen. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein monetärer Geschäftsvorfall erfasst werden muss, der in den Büchern des Unternehmens zu verbuchen ist. Ähnlich einem physischen Beleg, den Sie im Büro erhalten würden, hat auch ein SAP-Beleg eine klar definierte Struktur, bestehend aus Kopfdaten und Positionsdaten.
Struktur eines SAP Buchhaltungsbelegs mit Kopf- und Positionsdaten für F 02 SAP
In den Kopfdaten werden die für alle nachfolgenden Positionen gemeinsamen Informationen erfasst, wie zum Beispiel Buchungskreis, Belegdatum, Buchungsdatum oder Währung. Die Positionsdaten hingegen enthalten die Details der einzelnen Buchungseinträge, wie zum Beispiel die zu verwendende Sachkontonummer, der Betrag und die Kostenstelleninformationen, die für die Kostenzuordnung relevant sind.
Neben dieser Kernfunktionalität bietet F-02 weitere wichtige Funktionen, von denen einige sogar automatisch ablaufen:
- Buchung ins Haupt- oder Nebenbuch: Je nach Kontenart werden Buchungen direkt ins Hauptbuch oder in spezifische Nebenbücher (z.B. für Debitoren oder Kreditoren) durchgeführt.
- Simulation des Buchungssatzes: Vor dem eigentlichen Buchen kann der Buchungssatz simuliert werden, um Fehler zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen.
- Automatische Steuerberechnung: Für steuerrelevante Vorgänge kann die Steuer automatisch berechnet und verbucht werden.
Für fortgeschrittene SAP-Anwender und diejenigen, die sich weiterbilden möchten, bieten Ressourcen wie sap zero und sap4school wertvolle zusätzliche Informationen und Lernmaterialien, die das Verständnis der SAP-Grundlagen, wie sie auch in der F-02 Transaktion Anwendung finden, vertiefen können.
Bildschirmablauf bei der Nutzung von F-02
Der Ablauf einer Buchung in f 02 sap folgt einer klaren und logischen Schrittfolge. Zuerst werden die Kopfdaten eingegeben, gefolgt von den Positionsdaten. Anschließend erfolgt eine Simulation, um die Korrektheit zu prüfen. Finden sich keine Fehler, wird der Beleg gebucht. Nach der Buchung kann der erstellte Buchhaltungsbeleg jederzeit angezeigt werden.
Detailansicht des Bildschirmablaufs
Lassen Sie uns die einzelnen Schritte im Detail betrachten.
Kopfdaten eingeben
Der erste Bildschirm dient der Eingabe der Kopfdaten. Die Bedeutung der Felder ist wie folgt (Beachten Sie, dass nicht alle Felder obligatorisch sind; die Einstellung ist abhängig von den individuellen Konfigurationen in Ihrer SAP-Umgebung):
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Belegdatum | Das Datum, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. |
| ② | Belegart | Ein Schlüssel zur Kategorisierung von Buchhaltungsbelegen gemäß Transaktionsmerkmalen (z.B. Anlagen, Gutschriften). |
| ③ | Buchungskreis | Der Buchungskreis, der die Geschäftsvorfälle erfasst. |
| ④ | Buchungsdatum | Das Datum, an dem der Buchhaltungsbeleg im System gebucht wird. Standardmäßig ist das Systemdatum voreingestellt. |
| ⑤ | Buchungsperiode | Die Buchungsperiode, in der der Beleg gebucht wird. Wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet. |
| ⑥ | Währung/Kurs | Die für den Buchhaltungsbeleg verwendete Währung. Bei einer Fremdwährung kann auch der Wechselkurs angegeben werden. |
| ⑦ | Belegnummer | Eine eindeutige Identifikationsnummer für den Buchhaltungsbeleg innerhalb derselben Buchungsperiode. Das System generiert diese automatisch nach dem Speichern. |
| ⑧ | Umrechnungsdatum | Das Datum zur Bestimmung des geeigneten Wechselkurses. Wird nur verwendet, wenn eine andere Währung als die Hauswährung gewählt ist. |
| ⑨ | Referenz | Referenzinformationen für den zu erstellenden Buchhaltungsbeleg. Oft wird hier die Nummer eines Vorgängerbelegs eingetragen. |
| ⑩ | Anzahl konzernübergreifender Buchungstransaktionen | Feld zur Angabe des zugehörigen Unternehmens bei konzernübergreifenden Buchungen. |
| ⑪ | Belegkopftext | Erläuternde Informationen zum Buchhaltungsbeleg. |
| ⑫ | Geschäftsbereich des Handelspartners | Feld zur Angabe des Geschäftsbereichs. Wird bei der Eliminierung von Intercompany-Transaktionen im Geschäftsbereich verwendet. |
Positionsdaten eingeben
Im unteren Teil des ersten Bildschirms befinden sich die Felder zur Eingabe der Positionen.
Eingabefelder für Positionsdaten in der SAP F-02 Transaktion mit Buchungsschlüssel und Sachkonto
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Buchungsschlüssel | Legt fest, ob die Position Soll oder Haben ist und welches Ledger bebucht wird. |
| ② | Sachkontonummer | Der Code zur Identifizierung des bei der Buchung verwendeten Kontos. |
| ③ | Son.-Hb-Kennz. (Sonder-Hauptbuch-Kennzeichen) | Feld für Sonderbuchungen (Anzahlungen, erhaltene Anzahlungen, Wechselschuld, etc.). |
| ④ | Vorgangsart Anlage | Feld, das bei Transaktionen für das Anlagevermögen verwendet wird. |
Die folgenden Buchungsschlüssel werden häufig verwendet und sind für Anwender, die mit f 02 sap arbeiten, essenziell:
| Nutzung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sachkonto | 40 | 50 |
| Debitor | 01 | 11 |
| Debitor (Sonder) | 09 | 19 |
| Kreditor | 21 | 31 |
| Kreditor (Sonder) | 29 | 39 |
| Anlagenkonto | 70 | 75 |
Wenn ein Debitor bebucht wird, wird der Buchhaltungsbeleg in das Debitorennebenbuch gebucht. Bei Kreditorenkonten erfolgt die Buchung in das Kreditorennebenbuch und bei Anlagenkonten in das Anlagennebenbuch.
Nachdem Buchungsschlüssel und Sachkontonummer eingegeben wurden, wechselt der Bildschirm zur Positionsdetailansicht für die erste Zeile. Hier geben Sie die detaillierten Informationen für die erste Position ein und anschließend den Buchungsschlüssel oder die Sachkontonummer für die nächste Position. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis alle Positionen erfasst sind.
Detailansicht der Positionseingabe in SAP F-02, inklusive Betrag, Steuerkennzeichen und Kostenstelle
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Betrag | Der Gesamtbetrag für die Position, einschließlich Steuer. |
| ② | Steuerkennzeichen | Ein Code zur Identifizierung der entsprechenden Besteuerung für die Position (z.B. 5 %, 10 %). |
| ③ | Steuer automatisch berechnen | Ein Indikator, ob eine automatische Steuerberechnung erforderlich ist. Wenn aktiviert, wird der Steuerbetrag automatisch berechnet und ein entsprechender Eintrag generiert. |
| ④ | Kostenstelle | Abteilungsbezogene Information zur Zuordnung von Kosten. |
| ⑤ | Menge | Menge, falls die Transaktion mit Anlagevermögen zusammenhängt. |
| ⑥ | Neuer Buchungskreis | Buchungskreis für die nächste Position. |
Wenn die gerade bearbeitete Zeile die letzte Position ist, können Sie im Betragsfeld einfach ein ‘*’ eingeben. Dies bedeutet, dass der Saldo automatisch für diese Position gebucht wird.
Simulieren
Nachdem alle Positionen eingegeben wurden, ist der nächste Schritt die Simulation des Buchungssatzes.
Ergebnis der Belegsimulation in SAP F-02, mit und ohne automatischer Steuerberechnung
Durch die Simulation werden die Buchungssätze aufgelistet und zur Anzeige gebracht. Sollten Sie Fehler finden, können Sie den Eintrag durch Doppelklick korrigieren. Das Ergebnis der Simulation variiert je nach Status des Indikators “Steuer automatisch berechnen”. Ist der Indikator aktiviert und der Saldo von Soll und Haben korrekt, wird der Steuerbetrag automatisch berechnet und eine zusätzliche Position hinzugefügt. Das obige Bildschirmfoto zeigt einen Vergleich mit und ohne aktivierten Steuerindikator.
Buchen & Anzeigen
Wenn die Simulationsergebnisse in Ordnung sind, können Sie den Eintrag buchen. Nach erfolgreicher Buchung wird ein Buchhaltungsbeleg generiert und die Belegnummer auf dem Bildschirm angezeigt. Über die Anzeigefunktion können Sie den erstellten Buchhaltungsbeleg einsehen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Einträge vor der Buchung bearbeiten können. Nach der Buchung ist dies jedoch nicht mehr möglich. Sollten Anpassungen erforderlich sein, müssen Sie den Beleg stornieren oder durch eine weitere Buchung korrigieren.
Erfolgreiche Buchung in SAP F-02 und Anzeige des erzeugten Buchhaltungsbelegs
Um einen bereits gebuchten Beleg anzuzeigen oder zu ändern, wird oft die Transaktion fb02 sap verwendet, die eine wichtige Ergänzung zur F-02 darstellt und das Management bereits existierender Buchhaltungsbelege ermöglicht.
Belegarten in SAP F-02
Die Belegart ist eine zentrale Information für Buchhaltungsbelege und wird auf Kopfdatenebene zugewiesen. Je nach den Merkmalen der finanzbuchhalterischen Behandlung wird die Belegart separat definiert. Die Verwendung von Belegarten ist entscheidend, um beispielsweise vergangene Finanztransaktionen zu filtern. Möchten Sie beispielsweise alle Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit dem Anlagevermögen extrahieren, können Sie die entsprechende Belegart verwenden, da Belegarten nach den Merkmalen der Finanztransaktion definiert werden.
Belegarten können an die Benutzeranforderungen angepasst werden, aber die SAP-Standardfunktionalität bietet häufig verwendete Belegarten. Die folgenden werden von der SAP-Standardfunktionalität bereitgestellt und oft genutzt:
| Belegart | Verwendung |
|---|---|
| AA | Für Anlagenbuchhaltung |
| DR | Für Kundenrechnungen |
| DZ | Für Kundenzahlungen |
| KR | Für Lieferantenrechnungen |
| ZP | Für Zahlungen an Lieferanten |
| SA | Für allgemeine Hauptbuchbuchungen |
Die Transaktion OBA7 führt Sie zum Bildschirm, auf dem Sie Belegarten anzeigen/anpassen können. Wenn Sie neue Belegarten definieren, müssen Sie die Nummernkreiszuordnung, die für die Belegart zulässigen Kontenarten und weitere Parameter angeben.
Auch in modernen SAP-Systemen wie s 4hana 2022 bleiben die Konzepte der Belegarten und ihre Bedeutung für die Finanzbuchhaltung zentral. Die korrekte Konfiguration ist entscheidend für eine effiziente und transparente Buchführung.
Buchungsschlüssel in SAP F-02
Der Buchungsschlüssel ist eine Schlüsselinformation, die auf Positionsebene im Buchhaltungsbeleg zugewiesen wird. Je nach Buchungsschlüssel wird bestimmt, wie die Positionen des Buchhaltungsbelegs gebucht werden.
Identifikation der Kontenart
Wenn ein Buchhaltungsbeleg in ein Nebenbuch gebucht werden muss, verwendet SAP Kunden- oder Kreditorennummern, um zu identifizieren, welches Nebenbuch das Zielnebenbuch ist. Im Buchhaltungsbeleg sind die verfügbaren Informationen die Sachkontonummer und der Buchungsschlüssel. Anhand des Buchungsschlüssels identifiziert SAP, ob die Sachkontonummer eine Kunden- oder Kreditorennummer ist, was als Kontenart bezeichnet wird. Die Kontenart ist eine Information, die angibt, zu welchem Nebenbuch (Debitor, Kreditor, Anlage, Material oder Sachkonto) eine Sachkontonummer gehört. Mit anderen Worten: Anhand des dem Buchhaltungsbeleg zugewiesenen Buchungsschlüssels bestimmt SAP die Kontenart für die Position und deren Sachkontonummer.
Soll/Haben-Identifikation
Wie bereits erwähnt, wird der Buchungsschlüssel auch verwendet, um zu bestimmen, ob eine Buchhaltungsbelegposition eine Soll- oder Habenposition ist.
Feldsteuerung
Eine Buchhaltungsbelegposition verfügt über viele Felder. Durch den Buchungsschlüssel werden einige davon gesteuert, um ausgeblendet oder auf dem Bildschirm angezeigt zu werden.
Die Transaktion OB41 führt Sie zum Bildschirm, auf dem Sie Buchungsschlüssel anzeigen/anpassen können. Hier können Sie Soll/Haben, Kontenart, den für die Stornierung verwendeten Buchungsschlüssel und Feldeinstellungen wie Unterdrücken (Ausblenden), Obligatorisch oder Optional definieren.
Hier sind die häufig verwendeten Buchungsschlüssel noch einmal aufgelistet:
| Nutzung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sachkonto | 40 | 50 |
| Debitor | 01 | 11 |
| Debitor (Sonder) | 09 | 19 |
| Kreditor | 21 | 31 |
| Kreditor (Sonder) | 29 | 39 |
| Anlagenkonto | 70 | 75 |
Buchungen in Fremdwährung mit F-02 SAP
Wenn Sie Transaktionen zwischen Fremdwährung und lokaler Währung buchen möchten, müssen Sie die Fremdwährung im ersten Bildschirm der allgemeinen Buchung (F-02) angeben.
Betrachten wir ein Beispiel: Angenommen, wir überweisen nun einen Betrag von einem Bankkonto in lokaler Währung auf ein Konto in Fremdwährung. Hier sei die lokale Währung JPY und die Fremdwährung USD.
Dies ist der erste Bildschirm. Die Währung ist auf USD als Fremdwährung eingestellt, und die Sachkontonummer für die erste Position des Buchungsschlüssels 40 ist als Sachkontonummer für USD festgelegt. Bei dieser Transaktion findet ein Umtausch von JPY in USD statt, und der Kurs kann auf drei Arten ausgewählt werden:
- Wechselkurs wird durch Buchungsdatum bestimmt: Dies ist der Fall des obigen Bildschirmfotos.
- Wechselkurs wird manuell vom Benutzer eingegeben.
- Umrechnungsdatum wird manuell vom Benutzer eingegeben: Basierend auf diesem Datum wird der Wechselkurs bestimmt.
Der Wechselkurs selbst wird im Voraus durch eine Kombination aus Von-/Nach-Währung und Zeitraum definiert. Wenn der Wechselkurs nicht manuell eingegeben wird, wird der auf die Transaktion anzuwendende Wechselkurs aus den vordefinierten Kursen ausgewählt.
Auf Positionsebene müssen Sie den Betrag angeben. Wenn Sie in diesem Fall den Betrag in USD eingeben, wird der Betrag in JPY automatisch berechnet. Geben Sie zuerst den Betrag in JPY ein, wird der Betrag in USD automatisch berechnet. Sie müssen also nicht beide Beträge eingeben.
Nachdem die Buchung erfolgt ist, wird, wie Sie in der Hauptbuchansicht des Buchhaltungsbelegs sehen können, das Bankkonto in lokaler Währung (JPY) auf die Fremdwährung (USD) umgebucht. Für die Erstellung und Analyse von Berichten über solche Transaktionen ist das Wissen über Tools wie sap sq01 nützlich, da es die Erstellung von kundenspezifischen Queries ermöglicht.
Fazit
Die Transaktion f 02 sap ist ein mächtiges Werkzeug in der SAP-Finanzbuchhaltung zur Erfassung von Buchhaltungsbelegen. Sie ist das Tor zur detaillierten Erfassung von Geschäftsvorfällen und stellt sicher, dass alle Transaktionen korrekt in das Haupt- und die Nebenbücher gelangen. Der Buchungsschlüssel steuert, ob eine Buchhaltungsbelegposition eine Soll- oder Habenposition ist und welche Kontenart betroffen ist. Basierend auf der Kontenart wird das Zielnebenbuch identifiziert, in das gebucht werden soll, und nach der Buchung wird derselbe Eintrag im Zielnebenbuch erfasst.
Ein tiefes Verständnis der F-02, ihrer Bildschirmabläufe, Belegarten und Buchungsschlüssel ist essenziell für jeden, der in der SAP-Finanzbuchhaltung tätig ist. Nutzen Sie diese Kenntnisse, um Ihre Buchungsprozesse zu optimieren und die Datenqualität in Ihrem System zu sichern. Entdecken Sie die Möglichkeiten von SAP und werden Sie zum Experten für effiziente Finanzprozesse!