Im täglichen Geschäftsbetrieb sind Fehler bei der Dateneingabe unvermeidlich. Obwohl SAP über zahlreiche Funktionen zur Vermeidung solcher Eingabefehler verfügt, kommt es vor, dass Buchungen fehlerhaft erfasst werden und eine Korrektur erforderlich ist. Selbst wenn ein Beleg in SAP bereits ausgeglichen wurde, gibt es Schritte, um den ursprünglichen Fehler rückgängig zu machen und zu beheben. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass aufgrund der engen Integration zwischen den verschiedenen Modulen die Stornierung von Standard-SAP-Transaktionen, insbesondere im Kontext von Fb08 Sap, oft mehrere Schritte erfordert.
Der hier beschriebene Prozess betrifft eine Zahlung und eine Rechnung. In diesem Fall wurde eine Zahlung für eine fehlerhafte Kreditorenrechnung geleistet. Ich werde zunächst demonstrieren, wie der Ausgleichsbeleg (die Zahlung) zurückgesetzt und storniert wird und anschließend die erforderlichen FI-Belege storniert werden, um die Kontosalden auf den Stand vor der fehlerhaften Buchung zurückzubringen.
Ausgleichsbeleg stornieren (Transaktion FBRA)
Es kommt vor, dass ein Ausgleichsbeleg nach der Buchung storniert werden muss. Diese Anleitung erklärt, wie Sie den Transaktionscode FBRA verwenden, um den Beleg zurückzusetzen und zu stornieren.
Kreditorensaldo prüfen (FK10N)
Bevor wir Änderungen vornehmen, ist es ratsam, den aktuellen Saldo des betroffenen Kreditorenkontos zu überprüfen. Verwenden Sie hierfür die Transaktion FK10N.
Kreditorensalden in SAP FK10N mit Lieferant, Buchungskreis und Geschäftsjahr
- Geben Sie die Lieferanten-/Kreditorennummer ein.
- Geben Sie den entsprechenden Buchungskreis an.
- Geben Sie das zu analysierende Geschäftsjahr ein.
Klicken Sie auf den “Ausführen”-Button, um fortzufahren.
Überblick über den Kreditorensaldo nach Perioden in SAP FK10N
Dieser einfache Überblick zeigt, dass Rechnungen im selben Zeitraum erfasst und bezahlt wurden. Doppelklicken Sie auf das grün hinterlegte Feld “Saldo”, um die Belegdetails einzusehen.
Belegdetails des Kreditorenkontos in SAP FK10N
Hier sehen Sie, dass jede Rechnung (Belegart KR in der Spalte „Art“) bezahlt wurde (Belegart ZP). Die Spalte “Beleg-Nr.” zeigt die ursprüngliche Rechnungs- oder Zahlungsbelegnummer an. Die Spalte “Ausgl.-Beleg” enthält die Ausgleichsbelegnummer, die in diesem Fall mit der Zahlungsbelegnummer identisch ist. Für diese Demonstration möchten wir die Zahlung von 6.000 EUR stornieren. Daher müssen wir den Ausgleichsbeleg 2000000008 zurücksetzen und stornieren.
Transaktionscodes FBRA und FB08 zum Stornieren von Belegen in SAP FI
Ausgleichsbeleg zurücksetzen und stornieren (FBRA)
Sie werden bemerken, dass es zwei verschiedene Transaktionscodes gibt. FB08 dient zum Stornieren eines normalen FI-Belegs, der nicht als Ausgleichsbeleg gilt, während FBRA verwendet wird, um “Ausgleichsbelege” wie Zahlungsbelege zurückzusetzen und zu stornieren.
Eingabemaske für FBRA zum Stornieren von Ausgleichsbelegen in SAP
- Geben Sie die Belegnummer des Ausgleichsbelegs ein.
- Geben Sie den Buchungskreis an.
- Geben Sie das Geschäftsjahr ein.
- Klicken Sie anschließend auf den “Sichern”-Button.
SAP Pop-up mit Optionen zum Zurücksetzen und Stornieren oder nur Zurücksetzen
- Wenn dieses Pop-up erscheint, wählen Sie fast immer “Zurücksetzen und Stornieren”. “Nur Zurücksetzen” wird selten gewählt.
Eingabe des Stornogrunds in SAP FBRA
- Sie wählen den Stornogrund “04” (Storno im aktuellen Buchungsperioden), da Sie nur im aktuellen Zeitraum buchen können, auch wenn der ursprüngliche Beleg in einer geschlossenen Periode gebucht wurde. Drücken Sie Enter, um fortzufahren. Zuerst erscheint ein Pop-up, das besagt, dass Beleg 2000000008 zurückgesetzt wurde, und dann erhalten Sie diesen neuen Beleg:
Bestätigung des neuen Stornobelegs in SAP
Stornobeleg anzeigen (FB03)
Gehen Sie nun zu FB03, um den Stornobeleg anzuzeigen.
Detailansicht des Stornobelegs in SAP FB03
So sieht der Stornobeleg für den Ausgleich aus. Wenn Sie auf den Header-Button klicken, wird ein Pop-up mit den Details des Belegkopfes angezeigt, wo ich den ursprünglichen Zahlungsbeleg hervorgehoben habe, der storniert wurde.
Kreditorensaldo nach FBRA prüfen (FK10N)
Gehen Sie nun zurück zu FK10N, um den Kreditorensaldo erneut zu prüfen.
Kreditorensaldo in FK10N mit offener Rechnung nach Stornierung des Ausgleichs
Doppelklicken Sie auf den grün hinterlegten Betrag, um die Einzelpostendetails anzuzeigen.
Einzelpostendetails in SAP FK10N, die eine offene Rechnung zeigen
Nun gibt es eine offene Rechnung, die auf die Zahlung wartet. Wenn die Rechnung das ursprüngliche Problem war, fahren Sie mit der Stornierung des Rechnungsbelegs fort. Da es sich um einen weiteren FI-Beleg handelt, können wir den Transaktionscode FB08 zum Stornieren verwenden, da es sich nicht um einen Ausgleichsbeleg handelt.
FI-Beleg stornieren (Transaktion FB08)
Jetzt möchten wir den ursprünglichen Rechnungsbeleg stornieren/annullieren. Dies ist der Teil, wo fb08 sap ins Spiel kommt.
Eingabemaske für FB08 zum Stornieren von FI-Belegen in SAP
- Geben Sie die Originalbelegnummer ein, die storniert werden soll.
- Geben Sie den Buchungskreis und das Geschäftsjahr ein.
- Geben Sie den Stornogrund “04” erneut ein und ein Buchungsdatum im aktuellen Monat.
- Klicken Sie anschließend auf den “Sichern”-Button, um den Beleg zu buchen.
Kreditorensaldo nach FB08 prüfen (FK10N)
Lassen Sie uns nun den Kreditorensaldo erneut mit FK10N überprüfen.
Finaler Kreditorensaldo in FK10N nach Stornierung von Ausgleich und Rechnung
Der Kreditorensaldo ist nun wieder auf Null, aber wir haben zwei neue Belege. Der “KA”-Beleg ist der Storno der ursprünglichen Rechnung, und der “ZP”-Beleg ist der Storno des Zahlungsbelegs. Dieser zweistufige Prozess ist notwendig, weil Sie Belege in verschiedenen Modulen (z.B. FI und gegebenenfalls MM für die Rechnung) stornieren.
Fazit: Die Integration von SAP
Dieser Prozess zeigt die hohe Integration von SAP. Es unterstreicht, dass SAP Werkzeuge zum Stornieren fehlerhafter Buchungen bereithält und dass es einen logischen Fluss für die Stornobelege gibt. Das Verständnis der korrekten Anwendung von Transaktionen wie FBRA und FB08 ist entscheidend, um die Konsistenz und Richtigkeit Ihrer Finanzdaten in SAP zu gewährleisten und Fehler effizient zu korrigieren. Durch die Einhaltung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Ihre Buchhaltungsdaten stets korrekt und nachvollziehbar sind.