Getränke Hoffmann, Deutschlands führende Kette von Getränkefachmärkten, stand vor der Herausforderung, ihre Unternehmensplanung flexibel an ein rasantes Wachstum anzupassen. Mit rund 600 Standorten und einer Expansion, die hauptsächlich durch Akquisitionen vorangetrieben wird, benötigte das Unternehmen eine hochgradig anpassungsfähige Lösung. Die Komplexität der Absatzprognosen – beeinflusst durch Saisonalität, Wetter, Wochentage und Großereignisse – machte eine präzise Filialplanung mit herkömmlichen Mitteln wie Excel zunehmend schwierig. Das Ziel war eine zukunftsfähige Software für Planung, Prognose und Reporting, die ein unternehmensweites Corporate Performance Management auf einer gemeinsamen Datenbank ermöglichte. Die Wahl fiel auf Jedox, das durch seine Flexibilität, die Excel-ähnliche Benutzeroberfläche und die einfache Integration in bestehende SAP- und andere Geschäftssysteme überzeugte. Besonders wichtig für Constanze Perlberg, die verantwortliche Controllerin, war die Möglichkeit, die Lösung eigenständig mit ihrem Team zu verwalten und schrittweise zu erweitern.
Die Herausforderung: Flexible Planung für ein wachsendes Unternehmen
Als Nummer 1 im deutschen Getränkefachhandel erlebte Getränke Hoffmann ein beeindruckendes Wachstum, das durch ständige Akquisitionen vorangetrieben wurde. Diese Dynamik stellte das Unternehmen vor erhebliche Planungsherausforderungen, da regelmäßig neue Filialen und drei juristische Einheiten in das System integriert werden mussten. Die Absatzprognose im Getränkehandel ist zudem von Natur aus volatil: Jahreszeiten, Wetterbedingungen, Wochentage und sogar große Sportereignisse können den Umsatz stark beeinflussen. Dies erforderte ein Planungssystem, das diese Schwankungen präzise abbilden und in die Filialplanung einbeziehen konnte.
Die bisherige Planung mit Excel stieß zunehmend an ihre Grenzen und konnte den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Gesucht wurde eine Software, die nicht nur hochgradig anpassbar war, sondern auch Planung, Prognose, Reporting und ein unternehmensweites Corporate Performance Management auf einer gemeinsamen Datenbasis abbilden konnte. Die Entscheidung für Jedox basierte auf dessen hoher Anpassungsfähigkeit, der Ähnlichkeit zur vertrauten Excel-Oberfläche und der unkomplizierten Integration in das bestehende SAP-System sowie andere Geschäftsanwendungen. Ein entscheidender Faktor war auch, dass Constanze Perlberg und ihr Team die Softwarelösung selbstständig verwalten und bedarfsgerecht erweitern konnten.
Die Lösung: Maßgeschneiderte Planung auf Basis bewährter Modelle
Mit Unterstützung des Jedox-Partners HICO-Group implementierte das Team von Getränke Hoffmann eine leistungsstarke BI-Architektur und etablierte ein integriertes Unternehmensplanungssystem. Die Hauptdatenquelle bildet das SAP-System des Unternehmens, das Kassendaten aus den Filialen sowie die Warenwirtschaft umfasst. In einem auf der Snowflake-Plattform basierenden Data Warehouse fließen die Daten aus verschiedenen SAP-Rechnungswesenbereichen zusammen und werden in hochperformanten Datenmodellen für Planung und Analyse bereitgestellt.
Bei der Modellierung der Daten bildete die HICO-Group die Unternehmensorganisation in Geschäftsbereichen, Kostenstellen, Filialen und Abteilungen ab. Dies ermöglicht eine breite Palette an Analysen, Aggregationen und Detailansichten aus betriebswirtschaftlicher Perspektive. Die Anwender greifen über Jedox Web oder das Jedox Excel Add-in auf die Daten zu; zukünftig ist auch der Einsatz von Microsoft Power BI als Frontend geplant.
Zur Implementierung der Lösung wurden Jedox-Finanzmodelle für GuV, Bilanz und Cashflow sowie das HR-Planungsmodell genutzt. Darauf aufbauend erstellten die HICO-Group Berater ein umfassendes, unternehmensspezifisches Planungsmodell. Im Projektverlauf wurde das bestehende Controlling deutlich erweitert und vertieft. So wurde beispielsweise die Filialstruktur auf 600 Kostenstellen ausgedehnt und die Kostenplanung weitaus präziser abgebildet.
Planung, Prognose und Reporting im Detail
Die GuV-Planung bildet das Herzstück der Jedox-Anwendung. Sie basiert auf einer detaillierten Absatzplanung mit täglichen Verkaufszahlen der Filialen sowie einer umfassenden HR-Planung, die Vollzeitäquivalente (FTEs), Zugänge und Abgänge, Kapazitäten sowie Filialeröffnungen und -schließungen berücksichtigt. Gemeinsam mit der Kostenstellenplanung sowie der Investitions- und Projektplanung wird die GuV aufgebaut, woraus wiederum die Bilanz, der Cashflow und eine komplexe Konzernkostenumlage mit mehrstufigen Deckungsbeiträgen sowie eine Filialerfolgsrechnung abgeleitet werden.
Zitat von Constanze Perlberg über die Flexibilität von Jedox bei Getränke Hoffmann
Neben der jährlichen Budgetplanung wurde eine rollierende 15-Monats-Prognose erstellt. Getränke Hoffmann nutzt zudem testweise das Jedox AIssisted™ Planning Modul, um die GuV-Entwicklung vorzuprognostizieren. Das KI-Modul generiert dabei Vorschlagswerte für Umsatz und Kosten, die zum Abgleich mit der manuellen Planung dienen. Aufgrund der zahlreichen branchenüblichen Ausreißer im Absatzgeschäft gestaltet sich die automatisierte Umsatzprognose schwierig, während die Fortschreibung der Kosten bereits genauere Ergebnisse liefert.
Das Controlling-Team hat nach Bedarf die Themen der Fachabteilungen, darunter Vertrieb, Marketing, IT und Einkauf, sukzessive in das Planungsmodell integriert. Jedox wird auch zur Erstellung des monatlichen Reportings für die Radeberger Gruppe, die Muttergesellschaft von Getränke Hoffmann, eingesetzt.
Das Ergebnis: Sofortige Plananpassungen und mehr Transparenz
Heute verfügt Getränke Hoffmann über ein anpassungsfähiges System, das mit dem Unternehmen mitwächst. Eine Vielzahl von Themen und spezifischen Anforderungen kann mit den On-Board-Tools der Software ohne Programmierung abgebildet werden. Neue Filialen werden heute problemlos in den Planungsprozess integriert und getrennt ausgewiesen, um die Entwicklung der Gruppe in aussagekräftigen Benchmarks darzustellen.
Mit der Einführung von Jedox wurde die bisherige Top-down-Planung in Excel auf eine Bottom-up-Planung umgestellt. Das automatisierte Umlageverfahren für Ist- und Planwerte, das Kosten und Ergebnisse nach hinterlegten Formeln auf alle Filialen verteilt, ist für das Management ebenfalls äußerst hilfreich.
Constanze Perlberg, Senior Controllerin bei Getränke Hoffmann GmbH, betont die spürbaren Vorteile, die Jedox für das Unternehmen gebracht hat:
- Der tägliche Import von SAP-Daten in Jedox ermöglicht schnellere und flexiblere Analysen.
- Die Akzeptanz der beteiligten Fachabteilungen ist hoch. Excel- und Kopierfehler werden vermieden, und die Drill-through-Funktion verschafft den Abteilungen eine wesentlich höhere Kostentransparenz.
- Anpassungen an Daten während der Planungsprozesse sind sofort sichtbar und für alle zugänglich.
- Die Reports weisen einen klaren Mehrwert hinsichtlich Optik und Flexibilität auf.
- Neue Anforderungen können schnell umgesetzt werden.
Die Implementierung von Jedox hat bei Getränke Hoffmann eine Transformation bewirkt, die nicht nur die Effizienz und Genauigkeit der Unternehmensplanung signifikant gesteigert, sondern auch die Transparenz und Flexibilität in einem dynamischen Marktumfeld nachhaltig verbessert hat. Diese Fallstudie zeigt beispielhaft, wie moderne CPM-Software Unternehmen dabei unterstützt, auch bei rasantem Wachstum und komplexen Anforderungen stets den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.