Getränke Hoffmann, Deutschlands führende Kette von Getränefachmärkten mit rund 600 Filialen, erlebt ein dynamisches Wachstum, das maßgeblich durch Akquisitionen vorangetrieben wird. Diese Expansion bringt eine hohe Komplexität für das Planungssystem mit sich, da drei Rechtseinheiten und regelmäßig neue Filialen integriert werden müssen. Die Herausforderungen werden durch signifikante Schwankungen im Getränkeabsatz, beeinflusst durch Saisonalität, Wetter, Wochentage und Sportereignisse, weiter verschärft, was präzise Prognosen für die Filialplanung erschwert. Da die bisherigen Excel-basierten Lösungen den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht wurden, suchte das Unternehmen nach einer hochgradig flexiblen Softwarelösung für Planung, Forecasting, Reporting und unternehmensweites Corporate Performance Management auf einer gemeinsamen Datenbank. Die Wahl fiel auf Jedox, überzeugend durch seine Anpassungsfähigkeit, die Ähnlichkeit zu Excel sowie die einfache Integration mit SAP und anderen Geschäftssystemen. Ein entscheidendes Kriterium für Constanze Perlberg, die verantwortliche Controllerin, war die Möglichkeit, die Softwarelösung eigenständig mit ihrem Team zu verwalten und schrittweise zu erweitern.
Die Lösung: Integrierte Unternehmensplanung mit Jedox
Mit Unterstützung des Jedox-Partners HICO-Group wurde eine leistungsfähige BI-Architektur implementiert und ein integriertes System für die Unternehmensplanung etabliert. Als primäre Datenquelle dient das SAP-System von Getränke Hoffmann, welches Kassendaten der Filialen und die Warenwirtschaft umfasst. In einem auf Snowflake basierenden Data Warehouse laufen die Daten aus verschiedenen SAP-Buchhaltungsbereichen zusammen und werden in performanten Datenmodellen für Planung und Analyse bereitgestellt.
Die HICO-Group bildete bei der Modellierung der Daten die Unternehmensstruktur in Geschäftsbereiche, Kostenstellen, Filialen und Abteilungen ab. Dies ermöglicht vielfältige Analysen, Aggregationen und Detailansichten aus geschäftlicher Perspektive. Die Nutzer greifen über Jedox Web oder das Jedox Excel Add-in auf die Daten zu, zukünftig ist auch die Nutzung von Microsoft Power BI als Frontend geplant.
Die Jedox-Finanzmodelle für GuV, Bilanz und Cashflow sowie das HR-Planungsmodell dienten als Basis für die Lösungsfindung. Darauf aufbauend entwickelte die HICO-Group ein umfassendes, unternehmensspezifisches Planungsmodell, das die bestehenden Controlling-Prozesse signifikant erweiterte und vertiefte. So wurde beispielsweise die Filialstruktur um 600 Kostenstellen erweitert und die Kostenplanung präziser abgebildet.
Planung, Forecasting und Reporting im Fokus
Im Zentrum der Jedox-Anwendung steht die GuV-Planung, die auf detaillierter Umsatzplanung mit täglichen Verkaufszahlen der Filialen sowie der Personalplanung von FTEs, Zugängen und Abgängen, Kapazitäten und Filialeröffnungen und -schließungen basiert. Zusammen mit der Kostenstellenplanung und der Investitions- und Projektplanung wird die GuV aufgebaut, aus der sich Bilanz, Cashflow und eine komplexe Konzernkostenverrechnung mit mehrstufigen Deckungsbeiträgen und Gewinn- und Verlustrechnungen über alle Filialen hinweg ableiten.
Getränke Hoffmann Zitatkarte Website
Neben der jährlichen Budgetplanung wurde ein rollierender 15-Monats-Forecast erstellt. Getränke Hoffmann testet zudem das Jedox AIssisted™ Planning Modul zur Prognose der GuV-Entwicklung. Das KI-Modul generiert Standardwerte für Umsatz und Kosten, die mit der manuellen Planung verglichen werden. Aufgrund der branchenüblichen zahlreichen Ausreißer im Handelsgeschäft ist die automatisierte Umsatzprognose schwierig, während die Extrapolation der Kosten präzisere Ergebnisse liefert. Die Controlling-Abteilung hat sukzessive die Themen der Fachabteilungen wie Vertrieb, Marketing, IT und Einkauf nach Bedarf in das Planungsmodell integriert. Jedox wird zudem zur Erstellung des monatlichen Reportings für die Radeberger Gruppe als Muttergesellschaft von Getränke Hoffmann genutzt.
Das Ergebnis: Sofortige Plananpassungen und verbesserte Transparenz
Getränke Hoffmann verfügt nun über ein anpassungsfähiges System, das mit dem Unternehmen wächst. Eine Vielzahl von Themen und spezifischen Anforderungen lassen sich ohne Programmierung mit den Bordmitteln der Software abbilden. Neue Filialen werden problemlos in den Planungsprozess integriert und gesondert ausgewiesen, um die Konzernentwicklung in aussagekräftigen Benchmarks darzustellen. Mit der Einführung von Jedox wurde die bisherige Top-Down-Planung in Excel auf eine Bottom-Up-Planung umgestellt. Hilfreich für das Management ist zudem das automatisierte Allokationsverfahren für Ist- und Planwerte, das Kosten und Ergebnisse nach hinterlegten Formeln auf alle Filialen verteilt.
„Wir haben uns für Jedox entschieden, weil uns die Ähnlichkeit zu Excel und die Flexibilität des Systems überzeugt haben. Da Controlling und interne Prozesse bei Getränke Hoffmann stetig wachsen, war dies definitiv die richtige Entscheidung, und wir schätzen die Flexibilität des Systems sehr. Die Arbeit am Projekt ist wegen der vielen Gestaltungsmöglichkeiten sehr spannend.“
Constanze Perlberg, Senior Controller, Getränke Hoffmann GmbH
Senior Controllerin Constanze Perlberg hebt die greifbaren Vorteile hervor: Der tägliche Import von SAP-Daten in Jedox ermöglicht schnellere und flexiblere Analysen. Die Akzeptanz der beteiligten Abteilungen ist hoch, Excel- und Kopierfehler werden vermieden, und die Drill-through-Funktion gibt den Abteilungen eine wesentlich größere Transparenz über ihre Kosten. Anpassungen von Daten während der Planungsprozesse sind sofort für alle sichtbar und zugänglich. Die Reports weisen einen klaren Mehrwert hinsichtlich Optik und Flexibilität auf, und neue Anforderungen können schnell umgesetzt werden.