Wer regelmäßig mit der integrierten Office-Suite Google Docs in Google Drive arbeitet, kennt sicherlich die Vorteile von Vorlagen. Sie sparen Zeit, sorgen für Konsistenz und erleichtern die Erstellung professioneller Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Seit dem Frühjahr 2017 hat Google die Art und Weise, wie wir auf diese hilfreichen Ressourcen zugreifen, grundlegend erneuert. Die zuvor eigenständige Vorlagengalerie wurde durch eine modernisierte Version ersetzt, die direkt in die Startbildschirme von Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare integriert ist. Diese Neuerung zielt darauf ab, den Workflow zu optimieren und den Zugang zu Standarddokumenten zu vereinfachen – sowohl für private Nutzer als auch für Unternehmen, die die G Suite (heute Google Workspace) verwenden.
Abschied von der alten Vorlagengalerie: Was sich geändert hat
Die Umstellung auf die neue Google Docs Vorlagengalerie war ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Integration. Die alte Galerie wurde im Frühjahr 2017 eingestellt und durch ein systemnäheres Modell ersetzt. Anfänglich waren die von Google bereitgestellten Vorlagen vorwiegend in englischer Sprache verfügbar, und die Galerie erschien nur, wenn das Google-Konto auf Englisch eingestellt war. Diese anfängliche Einschränkung wurde jedoch aufgehoben, und heute steht eine breite Palette an Vorlagen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, die unabhängig von der Sprachkonfiguration des Kontos zugänglich ist.
Ein wesentlicher Unterschied für Privatanwender bleibt jedoch bestehen: Im Gegensatz zur früheren Version können private Nutzer über die neue Vorlagengalerie keine eigenen Vorlagen mehr öffentlich zur Verfügung stellen. Dies unterstreicht Googles Fokus auf unternehmensspezifische Lösungen und die Kuratierung der öffentlichen Vorlagenauswahl.
Zugriff auf die neue Google Docs Vorlagengalerie: Drei Wege zum Erfolg
Der Zugriff auf die verbesserte Google Docs Vorlagengalerie ist intuitiver gestaltet und auf verschiedene Arten möglich, um sich an unterschiedliche Arbeitsweisen anzupassen.
Direkter Aufruf über die Startbildschirme
Der einfachste Weg zur neuen Vorlagengalerie führt über die Startbildschirme der jeweiligen Anwendungen. Rufen Sie beispielsweise den Startbildschirm für Google Präsentationen unter http://slides.google.com auf, so sehen Sie im oberen Bereich des Bildschirms bereits eine Auswahl an Vorlagen. Ein Klick auf den Link „VORLAGENGALERIE“ (oft auch „TEMPLATE GALLERY“) öffnet die vollständige Übersicht aller verfügbaren Vorlagen. Diese Methode gilt analog für Google Docs (docs.google.com), Google Tabellen (sheets.google.com) und Google Formulare (forms.google.com).
google docs vorlagen – neue aus Vorlage
Über das Menü in geöffneten Dokumenten
Auch aus einem bereits geöffneten Google-Dokument heraus können Sie die Vorlagengalerie erreichen. Navigieren Sie hierfür zum Menüpunkt Datei -> Neu -> Aus Vorlage. Diese Option führt Sie direkt zur neuen Vorlagengalerie, wo Sie eine passende Vorlage auswählen können, um ein neues Dokument basierend darauf zu erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie während der Arbeit an einem Projekt feststellen, dass Sie für eine weitere Aufgabe eine bestimmte Vorlage benötigen.
Integration in Google Drive
Da viele Nutzer neue Dokumente direkt aus Google Drive erstellen, hat Google die Vorlagengalerie auch hier nahtlos integriert. Über den NEU-Button auf der Startseite von Google Drive (drive.google.com) finden Sie jetzt in den Untermenüs für Docs, Tabellen und Präsentationen die Option, ein neues Dokument basierend auf einer Vorlage zu erstellen. Wählen Sie diese Option, gelangen Sie umgehend zur Vorlagengalerie und können die gewünschte Vorlage für Ihr neues Dokument wählen. Diese Funktion ist inzwischen vollständig implementiert und für alle Nutzer von Google Drive verfügbar, was den Erstellungsprozess erheblich vereinfacht.
Aus Google Drive direkt Google Docs aus der neuen Vorlagengalerie verwenden
Google Docs Vorlagen in Unternehmen: G Suite als mächtiges Tool
Für Unternehmen, die Google Workspace (ehemals G Suite) nutzen, bietet die neue Vorlagengalerie erweiterte Funktionen. Es ist weiterhin möglich, unternehmensspezifische Vorlagen zu veröffentlichen und diese dem gesamten Team zur Verfügung zu stellen. Dies ist ein entscheidender Vorteil, um Markenkonsistenz zu gewährleisten, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung interner Richtlinien zu fördern.
Verwaltung und Veröffentlichung von Unternehmensvorlagen
Damit die Vorlagengalerie mit kundeneigenen Vorlagen in Ihrem Unternehmen funktioniert, muss dies in der Google Workspace Administration aktiviert werden. Navigieren Sie hierzu zu „Apps > Google Workspace > Drive und Docs > Vorlagen“. An dieser Stelle können Administratoren festlegen, wer in der Organisation Vorlagen veröffentlichen darf und bei Bedarf einen Genehmigungsschritt für die Veröffentlichung neuer Dokumentvorlagen aktivieren. Dies stellt sicher, dass nur freigegebene und qualitätsgesicherte Vorlagen für alle Mitarbeiter zugänglich sind.
Alle unternehmensspezifischen Vorlagen sind über einen separaten Menüpunkt in der Vorlagengalerie zugänglich, der den in der Google Workspace Administration hinterlegten Firmennamen trägt. Über den entsprechenden Button „VORLAGE EINREICHEN“ (oft auch „SUBMIT TEMPLATE“) können neue Google Docs Vorlagen einfach innerhalb Ihres Unternehmens veröffentlicht werden. Dies ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Verteilung wichtiger Unternehmensdokumente wie Berichte, Präsentationen oder Formulare.
unternehmensspezifische google docs vorlagen – neue vorlagengalerie
Vorteile der Nutzung von Dokumentvorlagen in Google Docs
Die Verwendung der Google Docs Vorlagengalerie bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl privaten Nutzern als auch Unternehmen zugutekommen:
- Zeitersparnis: Vorlagen eliminieren die Notwendigkeit, Dokumente immer wieder von Grund auf neu zu erstellen. Standardisierte Strukturen und Formate sind bereits vorgegeben.
- Konsistenz und Professionalität: Insbesondere in Unternehmen gewährleisten Vorlagen ein einheitliches Erscheinungsbild und eine konsistente Markenkommunikation über alle Dokumente hinweg.
- Fehlerreduktion: Durch vorgegebene Felder und Strukturen werden typische Fehler bei der Dokumentenerstellung minimiert.
- Einfache Zusammenarbeit: Bei Teamprojekten stellen Vorlagen sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Basis arbeiten und die Ergebnisse leichter zusammengeführt werden können.
Best Practices für die Erstellung eigener Vorlagen (für Google Workspace Nutzer)
Um den vollen Nutzen aus der Google Docs Vorlagengalerie zu ziehen, sollten Unternehmen bei der Erstellung eigener Vorlagen einige Best Practices beachten:
- Klare Struktur und Anweisungen: Gestalten Sie Vorlagen übersichtlich und fügen Sie gegebenenfalls kurze Anweisungen oder Platzhaltertexte ein, die Nutzern die korrekte Verwendung erleichtern.
- Markenkonsistenz: Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmensvorlagen das offizielle Branding (Logos, Schriftarten, Farben) korrekt wiedergeben.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Überprüfen Sie Ihre Unternehmensvorlagen regelmäßig auf Relevanz und Genauigkeit und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.
- Zugänglichmachung und Schulung: Machen Sie Ihre Vorlagen im Unternehmen bekannt und bieten Sie gegebenenfalls kurze Schulungen an, um die Akzeptanz und korrekte Nutzung zu fördern.
Fazit
Die erneuerte Google Docs Vorlagengalerie ist ein mächtiges Werkzeug, das die Dokumentenerstellung für Millionen von Nutzern vereinfacht und effizienter macht. Durch die direkte Integration in die Google Workspace Anwendungen und die erweiterten Funktionen für Unternehmen bietet sie eine unkomplizierte Möglichkeit, professionelle und konsistente Dokumente zu erstellen. Nutzen Sie die Vielfalt der angebotenen Vorlagen und die Möglichkeiten zur Erstellung eigener Unternehmensstandards, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihren Arbeitsalltag zu optimieren. Beginnen Sie noch heute damit, die Vorteile der Google Docs Vorlagengalerie voll auszuschöpfen!