Einleitung
In der heutigen vernetzten Arbeitswelt ist effiziente Kommunikation unerlässlich. Microsoft Teams bietet hierfür fortschrittliche Funktionen, darunter die Möglichkeit, eingehende Anrufe zu teilen und von Kollegen annehmen zu lassen, falls man selbst nicht verfügbar ist. Diese Funktion, bekannt als Anruffreigabe und Gruppenanrufannahme, optimiert die Erreichbarkeit und stellt sicher, dass wichtige Anrufe nie verloren gehen. Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie diese leistungsstarken Werkzeuge in Ihrem Unternehmen implementieren und nutzen können, um die Teamkommunikation auf ein neues Level zu heben.
Die Vorteile der Gruppenanrufannahme
Die Gruppenanrufannahme in Microsoft Teams bietet eine flexible und nutzerfreundliche Methode, um Anrufe im Team zu verteilen. Im Gegensatz zu anderen Anrufweiterleitungsmethoden können Benutzer selbst konfigurieren, wie und wann sie über einen freigegebenen Anruf informiert werden möchten. Dies minimiert Störungen und gibt den Mitarbeitern die Kontrolle darüber, ob und wann sie einen Anruf annehmen. Ob die Benachrichtigung aller Mitglieder gleichzeitig oder sequenziell erfolgt – mit bis zu fünf Mitgliedern – lässt sich individuell einstellen. Die Möglichkeit, Anrufe flexibel zu verteilen, ist ein Kernbestandteil der Produktivitätssteigerung durch moderne Kollaborationsplattformen wie Teams. Für Organisationen, die ihre interne Kommunikation verbessern wollen, ist eine solche Funktionalität Gold wert. Entdecken Sie die Vorteile von Teams für die Zusammenarbeit.
Voraussetzungen für die Nutzung
Bevor Sie die Anruffreigabe und Gruppenanrufannahme einrichten können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Bereitstellungsmodus: Sowohl der Anrufgruppenbesitzer als auch alle Mitglieder der Gruppe müssen sich im Bereitstellungsmodus “Nur für Teams” befinden. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Bereitstellungsmodi finden Sie in der Dokumentation zu Koexistenz und Interoperabilität von Microsoft Teams und Skype for Business.
- Lizenzierung: Für die Konfiguration und Nutzung dieser Funktionen ist eine Microsoft Teams Telefon-Lizenz erforderlich. Detaillierte Informationen zu den Lizenzoptionen finden Sie unter Was Sie mit Teams Telefon erhalten.
Einschränkungen und Konfigurationen
Es gibt einige wichtige Einschränkungen zu beachten:
- Ein Benutzer kann nur Inhaber einer Anrufgruppe sein.
- Eine Anrufgruppe kann bis zu 25 Mitglieder umfassen.
- Ein einzelner Benutzer kann Mitglied von bis zu 25 verschiedenen Anrufgruppen sein.
- Werden mehr als fünf Mitglieder zu einer Anrufgruppe hinzugefügt, wechselt die Anrufannahme automatisch in den Modus “Jeder gleichzeitig”.
Für mobile Geräte gilt: Benachrichtigungen werden nur angezeigt, wenn die Einstellungen auf “Banner” und “Klingeln” konfiguriert sind. SIP-Geräte unterstützen lediglich die Benachrichtigungsmodi “Klingeln” und “Stummschalten”, da das SIP-Gateway keine reinen Banner-Benachrichtigungen verarbeiten kann.
Aktivierung der Gruppenanrufannahme
Die Aktivierung von Anrufgruppen erfolgt durch die Konfiguration der Einstellung TeamsCallPolicy AllowCallGroups für die entsprechenden Benutzer. Dies kann entweder über das Teams Admin Center oder über PowerShell erfolgen. Sobald die Einstellung aktiviert ist, können die Benutzer ihre Anrufgruppen direkt im Teams-Client verwalten.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Anrufgruppen für Benutzer deaktivieren, ist es unerlässlich, die bestehenden Anrufgruppenbeziehungen im Teams Admin Center zu bereinigen, um unerwünschte Anrufweiterleitungen zu vermeiden.
Konfiguration über das Teams Admin Center
- Navigieren Sie im Teams Admin Center zu Benutzer > Benutzer verwalten.
- Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
- Auf der Detailseite des Benutzers wechseln Sie zur Registerkarte Stimme.
- Unter Anrufbeantwortungsregeln können Sie wählen, ob die Gruppenanrufannahme An die Geräte des Benutzers (zusätzlich zu oder stattdessen) oder Sofort weitergeleitet werden soll. Wählen Sie hierfür Gruppenanrufabnahme.
- Klicken Sie auf Anrufgruppe verwalten und dann auf Personen hinzufügen, um die gewünschten Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
- Legen Sie für jedes Mitglied der Anrufgruppe den Benachrichtigungstyp fest (Standard ist “Klingeln”).
- Wählen Sie die gewünschte Reihenfolge für die Anrufgruppenannahme aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Konfiguration über PowerShell
Mit den folgenden Befehlen des Teams PowerShell-Moduls können Sie Anrufgruppen für Benutzer konfigurieren:
Beispiel 1: Erstellen einer Anrufgruppe und Festlegen der Weiterleitung