Als engagierter InDesign-Nutzer greife ich täglich Dutzende Male auf die Notizen-Funktion zurück. Ich fülle meine InDesign-Dokumente mit Anmerkungen für meine Kunden, fordere Informationen oder Fotos an oder kläre spezifische Probleme. Diese Notizen sind meine primäre Methode, um mit meinen Kunden zu kommunizieren und meine Fragen oder Kommentare direkt im Kontext der PDF-Entwürfe zu platzieren, die ich ihnen sende. Doch wie lassen sich InDesign Notizen in PDF-Notizen umwandeln? Es gibt zwei gängige Wege, dies zu bewerkstelligen.
Option 1: Die Nutzung von InCopy
Eine Möglichkeit zur Umwandlung von InDesign Notizen in PDF-Kommentare ist die Verwendung von Adobe InCopy. Bob Levine hat hierzu bereits einen hervorragenden Artikel verfasst, der die Details erläutert. Es mag erstaunlich erscheinen, aber InDesign selbst verfügt nicht über diese essentielle Funktion, die InCopy bietet. Es ist eine häufige Frustration unter Anwendern, dass eine so grundlegende Kommunikationsfunktion nicht direkt in der Hauptanwendung integriert ist.
Option 2: Das PDFStickies Plug-in – Die smarte Lösung
Die zweite und oft bevorzugte Option, um InDesign Notizen in PDF-Haftnotizen zu konvertieren, ist das herausragende Plug-in namens PDFStickies. Dieses Plug-in erweitert InDesign um die Fähigkeit, Ihre Notizen direkt als PDF-Haftnotizen zu exportieren. Es ist eine ebenso einfache wie geniale Lösung, die meiner Meinung nach von Anfang an in InDesign hätte integriert sein müssen. PDFStickies erspart Anwendern unzählige Stunden manueller Arbeit und vereinfacht den Workflow erheblich.
Ein Bild, das die Begeisterung für InDesign Notizen zeigt
Eine wahre Geschichte: Der mühsame Weg vor PDFStickies
Vor Jahren, lange bevor es PDFStickies gab, war mir die kontextbezogene Platzierung meiner PDF-Haftnotizen so wichtig, dass ich sie mühsam manuell in Acrobat hinzufügte. Ich erstellte Dutzende dieser Notizen in einem leeren PDF-Dokument, während ich das jeweilige InDesign-Dokument vorbereitete. Nachdem InDesign mein Dokument exportiert hatte, schnitt ich jede Haftnotiz manuell aus und fügte sie auf der korrekten Seitenzahl ein, wie oben auf jeder Notiz angegeben. Zum Glück gehört dieser umständliche Prozess der Vergangenheit an, dank PDFStickies.
Ein Screenshot des Kontextmenüs für InDesign Notizen mit einer benutzerdefinierten Tastenkombination für "In Notiz umwandeln"
Zurück zu InCopy: Warum es nicht die ultimative Antwort ist
Obwohl die Möglichkeit, Notizen als PDF-Haftnotizen zu exportieren, bereits in InCopy existiert, nutze ich diese Anwendung nicht. Der Hauptgrund liegt darin, dass InCopy keine InDesign-Bücher öffnen kann. Meine technischen Handbücher bestehen aus etwa 50 verschiedenen Dokumenten, die alle in einer InDesign-Buchdatei (INDB) zusammengefasst sind. Ich muss in der Lage sein, das gesamte Buch zu öffnen und ein einzelnes PDF zu exportieren. Daher verwende ich InDesign. Zudem würde es mir ziemlich unsinnig erscheinen, das Programm wechseln zu müssen, nur um auf eine einzige Funktion eines weniger robusten Bearbeitungsprogramms zuzugreifen.
Die klare Forderung: Notizen-Export gehört fest in InDesign!
Kürzlich hatte ich bei der CreativePro Week die Gelegenheit, mit einigen InDesign-Ingenieuren zu sprechen. Ich schilderte ihnen mein Dilemma und erklärte, warum ich so vehement der Meinung bin, dass InDesign die Fähigkeit zum Export von Notizen als PDF-Haftnotizen direkt integrieren sollte. Interessanterweise vertreten einige die Ansicht, dass Notizen eine redaktionelle Funktion sind und daher nur in das redaktionelle Gegenstück von InDesign, also InCopy, gehören. Das ist die Idee eines InDesign-InCopy-Workflows, nicht wahr? Redakteure schreiben Texte, und Grafikdesigner gestalten das Layout und kontrollieren die Bilder.
Meine Erfahrung zeigt jedoch, dass dies selten der Fall ist. Viele InDesign-Nutzer sind sowohl Autoren und Redakteure als auch Designer. Wir kommunizieren unsere Informationen nicht nur mit Objekten und Grafiken, sondern auch mit Worten und Geschichten. Wir sind oft für den redaktionellen und technischen Inhalt der von uns gestalteten Dokumente verantwortlich. Oder anders ausgedrückt: Als Redakteure sind wir auch für das Layout und die Grafiken der von uns verfassten Dokumente verantwortlich.
Ich bin mit dem InCopy-Workflow vertraut und verstehe das Konzept, dass ein „Redakteur“ (InCopy-Benutzer) eine Story auschecken kann und der Designer (InDesign-Benutzer) den Text währenddessen nicht bearbeiten kann. Dies ermöglicht mehreren Personen, gleichzeitig an verschiedenen Teilen des Dokuments zu arbeiten. Doch wie die meisten InDesign-Nutzer bin ich nicht in einem InCopy-Workflow tätig. Aus praktischer Sicht besitze ich alles im Dokument: alle Grafiken, alle Texte, alle Inhalte. Ich bin der Redakteur und sollte Zugang zu allen redaktionellen Funktionen in dem Programm haben, in dem ich meine Bearbeitungen vornehme. Ich sollte meine Notizen direkt aus InDesign als PDF-Haftnotizen exportieren können.
Ein Beispiel für PDF-Haftnotizen, die früher manuell hinzugefügt wurden
Warum nutzen so wenige InDesign-Nutzer Notizen?
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage bei InDesignSecrets stellte die Frage: „Welche dieser InDesign-Werkzeuge nutzen Sie tatsächlich?“ Das Notizen-Werkzeug erhielt die wenigsten Stimmen. David und Anne-Marie diskutierten dies in einem aktuellen InDesignSecrets-Podcast. Die Umfragefrage lautete „Welche dieser InDesign-Funktionen nutzen Sie tatsächlich in der realen Arbeit?“, aber die Optionen waren allesamt Werkzeuge. Zugegebenermaßen habe ich das InDesign Notizen-Werkzeug nie benutzt – es ist völlig sinnlos. Aber ich nutze die Notizen-Funktion jeden Tag. Und persönlich denke ich, dass sie mehr Aufmerksamkeit verdient.
Ein trauriges Gesicht-Symbol, das die Ergebnisse einer InDesign-Umfrage zu wenig genutzten Werkzeugen darstellt
Warum werden InDesign-Notizen nicht verbessert?
Ein Adobe-Ingenieur teilte mir kürzlich mit, dass nicht viele Leute die InDesign-Notizen nutzen. Nun, warum sollten sie auch? Sie sind einfach nicht besonders gut. Ihre Fähigkeiten scheinen hauptsächlich auf Benutzer von InDesign-InCopy-Workflows ausgerichtet zu sein; und ich vermute, dass dies proportional kein großer Teil der InDesign-Nutzer ist.
Selbst wenn man das Fehlen der Funktionalität des Notizen-Werkzeugs (in der Werkzeugleiste) außer Acht lässt, lassen InDesign-Notizen viel zu wünschen übrig. Sie können nur als Inline-Textobjekte hinzugefügt werden, nicht zu Grafiken, und die Notizen sind nur für andere InDesign- oder InCopy-Benutzer sichtbar, die das Dokument betrachten. Nur wegen meines geliebten PDFStickies haben InDesign-Notizen für mich überhaupt einen Wert.
Trotz der offensichtlichen Vernachlässigung der Notizen-Funktion bin ich optimistisch, dass sie eines Tages verbessert wird. Ich habe sogar die Benutzeroberfläche für ein neues und verbessertes Notizen-Panel entworfen, zusammen mit einer gründlichen Erklärung, wie es funktionieren sollte. Dies finden Sie hier. Ich habe auch einen begleitenden Artikel darüber, wie Notizen über die gesamte Adobe Suite hinweg zusammenarbeiten sollten.
Nutzen Sie InDesign-Notizen? Wenn ja, wie? Und wenn nicht, warum nicht? Hinterlassen Sie einen Kommentar und teilen Sie Ihre Erfahrungen!
Wenn Sie möchten, dass Adobe die Notizen-Funktion in InDesign verbessert, besuchen Sie bitte das Adobe Wunschformular und reichen Sie einen Feature-Request ein.
Ein Screenshot der Adobe InDesign Oberfläche