Excel bietet leistungsstarke Werkzeuge zur Datenanalyse und -verwaltung. Unter diesen stechen die Nachschlagefunktionen hervor, die es Ihnen ermöglichen, Informationen aus großen Datensätzen effizient zu extrahieren. Dieser Artikel beleuchtet die Funktionen SVERWEIS, WVERWEIS, INDEX und VERGLEICH, erklärt ihre Anwendung und zeigt anhand von Beispielen, wie Sie diese effektiv nutzen können, um Ihre Arbeit mit Tabellenkalkulationen zu optimieren.
Die Fähigkeit, Daten zu suchen und abzurufen, ist in der heutigen datengesteuerten Welt unerlässlich. Ob Sie Bürostandortnummern einer Liste von Mitarbeitern zuordnen oder komplexe Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen aufdecken möchten, Excel bietet Ihnen die notwendigen Werkzeuge. Insbesondere die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS sind für viele Anwender unverzichtbar geworden. Ergänzt werden diese durch die Kombination von INDEX und VERGLEICH, die eine noch größere Flexibilität und Leistungsfähigkeit bietet.
Obwohl der Nachschlage-Assistent in neueren Excel-Versionen nicht mehr verfügbar ist, können Sie mit den hier vorgestellten Funktionen vergleichbare Ergebnisse erzielen.
Die Funktion SVERWEIS: Vertikale Suche
Die SVERWEIS-Funktion (engl. VLOOKUP) ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in Excel. Sie ermöglicht es Ihnen, einen Wert in der ersten Spalte einer Tabelle zu suchen und dann den Wert in derselben Zeile aus einer angegebenen Spalte zurückzugeben.
Ein typisches Anwendungsbeispiel ist die Suche nach Mitarbeiterinformationen anhand einer Personalnummer. Angenommen, Sie haben eine große Tabelle mit Mitarbeiterdaten und möchten für eine bestimmte Personalnummer schnell den Namen, die Abteilung oder das Gehalt herausfinden.
Die grundlegende Syntax lautet: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereichsverweis])
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte der Matrix suchen möchten. Dies kann ein Zellbezug oder ein fester Wert sein.
- Matrix: Der Zellbereich, der die zu durchsuchenden Daten enthält. Die erste Spalte dieser Matrix muss die Werte enthalten, nach denen gesucht wird.
- Spaltenindex: Die Nummer der Spalte in der Matrix, aus der der Wert zurückgegeben werden soll. Die erste Spalte hat den Index 1.
- Bereichsverweis (optional): Ein logischer Wert, der angibt, ob eine genaue oder eine ungefähre Übereinstimmung gesucht werden soll.
FALSCH(oder 0) steht für eine genaue Übereinstimmung,WAHR(oder 1 oder leer gelassen) für eine ungefähre Übereinstimmung.
Beispiel: =SVERWEIS(B2;C2:E7;3;WAHR)
In diesem Beispiel sucht Excel nach dem Wert in Zelle B2 innerhalb der ersten Spalte des Bereichs C2:E7. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, gibt die Funktion den Wert aus der dritten Spalte dieses Bereichs zurück. Da das vierte Argument WAHR ist, wird die nächstgelegene ungefähre Übereinstimmung gesucht. Dies ist nützlich, wenn die erste Spalte numerische Bereiche enthält, z. B. Notenstufen oder Gehaltsbänder.
Wenn Sie jedoch eine exakte Übereinstimmung benötigen, sollten Sie FALSCH für das vierte Argument verwenden. Dies ist wichtig, wenn Sie beispielsweise Produktcodes oder exakte Namen abgleichen möchten.
Die SVERWEIS-Funktion ist ein mächtiges Werkzeug, aber sie hat eine Einschränkung: Sie kann nur nach rechts suchen. Das bedeutet, die Spalte, die den Suchwert enthält, muss sich immer links von der Spalte befinden, die den zurückzugebenden Wert enthält.
Die Funktion WVERWEIS: Horizontale Suche
Ähnlich wie SVERWEIS funktioniert die WVERWEIS-Funktion (engl. HLOOKUP), jedoch mit einem entscheidenden Unterschied: Sie durchsucht Daten horizontal in Zeilen anstatt vertikal in Spalten.
Die Syntax ist analog: =WVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Zeilenindex; [Bereichsverweis])
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie in der ersten Zeile der Matrix suchen möchten.
- Matrix: Der Zellbereich, der die zu durchsuchenden Daten enthält. Die erste Zeile dieser Matrix muss die Werte enthalten, nach denen gesucht wird.
- Zeilenindex: Die Nummer der Zeile in der Matrix, aus der der Wert zurückgegeben werden soll. Die erste Zeile hat den Index 1.
- Bereichsverweis (optional): Wie bei SVERWEIS,
FALSCHfür exakte Übereinstimmung,WAHRfür ungefähre Übereinstimmung.
WVERWEIS ist nützlich, wenn Ihre Daten horizontal organisiert sind, z. B. wenn Monatsnamen in der ersten Zeile stehen und Sie die entsprechenden Verkaufszahlen aus einer späteren Zeile abrufen möchten.
INDEX und VERGLEICH: Die flexible Alternative
Wenn die Einschränkungen von SVERWEIS (Suche nur nach rechts) ein Problem darstellen, bietet die Kombination aus INDEX und VERGLEICH eine leistungsstarke und flexible Alternative.
- VERGLEICH (MATCH): Diese Funktion sucht nach einem Element in einem Bereich von Zellen und gibt die relative Position dieses Elements in dem Bereich zurück. Syntax:
=VERGLEICH(Suchkriterium; Suchmatrix; [Vergleichstyp]). Der Vergleichstyp bestimmt, ob eine exakte (0) oder ungefähre (1oder-1) Übereinstimmung gesucht wird. - INDEX: Diese Funktion gibt den Wert einer Zelle an der Schnittstelle einer bestimmten Zeile und Spalte in einem gegebenen Bereich zurück. Syntax:
=INDEX(Matrix; Zeilen_Nummer; Spalten_Nummer).
Durch die Kombination dieser beiden Funktionen können Sie Werte sowohl nach links als auch nach rechts suchen und somit jede Art von Nachschlageoperation durchführen.
Beispiel: =INDEX(C2:E7;VERGLEICH(B2;A2:A7;0);3)
In diesem Beispiel sucht VERGLEICH(B2;A2:A7;0) nach dem Wert in B2 in der Spalte A (Bereich A2:A7) und gibt die Zeilennummer zurück, in der die Übereinstimmung gefunden wurde. Anschließend verwendet INDEX(C2:E7; ... ;3), um den Wert aus der dritten Spalte des Bereichs C2:E7 in der durch VERGLEICH ermittelten Zeile zurückzugeben. Diese Kombination ist extrem vielseitig und kann nahezu jede Nachschlageanforderung erfüllen.
Praktische Beispiele und Anwendungsfälle
Excel bietet eine Vielzahl von Szenarien, in denen Nachschlagefunktionen unerlässlich sind.
SVERWEIS-Beispiel bei der Arbeit
Die folgende Tabelle zeigt die Anwendung von SVERWEIS mit verschiedenen Argumenten:
| Dichte | Viskosität | Temperatur |
|---|---|---|
| 0,457 | 3,55 | 500 |
| 0,525 | 3,25 | 400 |
| 0,606 | 2,93 | 300 |
| 0,675 | 2,75 | 250 |
| 0,746 | 2,57 | 200 |
| 0,835 | 2,38 | 150 |
| 0,946 | 2,17 | 100 |
| 1,09 | 1,95 | 50 |
| 1,29 | 1,71 | 0 |
=SVERWEIS(1;A2:C10;2): Sucht nach dem größten Wert in Spalte A, der kleiner oder gleich 1 ist (0,946), und gibt den entsprechenden Wert aus Spalte B zurück: 2,17.=SVERWEIS(0,7;A2:C10;3;FALSCH): Sucht nach dem exakten Wert 0,7 in Spalte A. Da keine exakte Übereinstimmung gefunden wird, gibt die Funktion einen Fehler zurück: #NV.=SVERWEIS(2;A2:C10;2;WAHR): Sucht nach dem größten Wert in Spalte A, der kleiner oder gleich 2 ist (1,29), und gibt den entsprechenden Wert aus Spalte B zurück: 1,71.
WVERWEIS Beispiel
Hier ist ein Beispiel für die Verwendung von WVERWEIS mit unterschiedlichen Suchtypen:
| Achsen | Getriebe | Schrauben |
|---|---|---|
| 4 | 4 | 9 |
| 5 | 7 | 10 |
| 6 | 8 | 11 |
=WVERWEIS("Achsen";A1:C4;2;WAHR): Sucht “Achsen” in Zeile 1 und gibt den Wert aus Zeile 2 in derselben Spalte zurück: 4.=WVERWEIS("Getriebe";A1:C4;3;FALSCH): Sucht exakt nach “Getriebe” in Zeile 1 und gibt den Wert aus Zeile 3 in derselben Spalte zurück: 7.=WVERWEIS(3;{1.2.3;"a"."b"."c";"d"."e"."f"};2;WAHR): Sucht die Zahl 3 in der ersten Zeile der Matrixkonstante. Da keine exakte Übereinstimmung gefunden wird, wird die nächstkleinere Übereinstimmung (Spalte 3) verwendet und der Wert aus der zweiten Zeile in dieser Spalte zurückgegeben: c.
Beispiele für INDEX und VERGLEICH
Die folgende Tabelle zeigt, wie INDEX und VERGLEICH kombiniert werden können, um die früheste Rechnungsnummer und das entsprechende Datum für jede Stadt abzurufen.
| Rechnung | Ort | Rechnungsdatum | Früheste Rechnung nach Ort mit Datum |
|---|---|---|---|
| 3115 | Aachen | 7.4.12 | =”Aachen = “&INDEX($A$2:$C$33;VERGLEICH(“Aachen”;$B$2:$B$33;0);1)&”, Rechnungsdatum: “&TEXT(INDEX($A$2:$C$33;VERGLEICH(“Aachen”;$B$2:$B$33;0);3);”t.m.jj”) |
| 3137 | Aachen | 9.4.12 | =”Augsburg = “&INDEX($A$2:$C$33;VERGLEICH(“Augsburg”;$B$2:$B$33;0);1)&”, Rechnungsdatum: “&TEXT(INDEX($A$2:$C$33;VERGLEICH(“Augsburg”;$B$2:$B$33;0);3);”t.m.jj”) |
| … | … | … | … |
Diese Formeln nutzen VERGLEICH, um die Zeile für eine bestimmte Stadt zu finden, und INDEX, um dann die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum aus dieser Zeile abzurufen. Die TEXT-Funktion formatiert das Datum korrekt.
Fazit
Die Nachschlagefunktionen in Excel – SVERWEIS, WVERWEIS, INDEX und VERGLEICH – sind unerlässlich für jeden, der effektiv mit Daten in Tabellenkalkulationen arbeiten möchte. Während SVERWEIS und WVERWEIS für grundlegende vertikale und horizontale Suchen nützlich sind, bietet die Kombination aus INDEX und VERGLEICH unübertroffene Flexibilität für komplexere Szenarien. Durch das Verständnis und die Anwendung dieser Funktionen können Sie die Effizienz Ihrer Datenanalyse erheblich steigern und wertvolle Einblicke aus Ihren Daten gewinnen.