Die Verwaltung von Kreditkartenabrechnungen stellt in vielen Buchhaltungen, insbesondere im Kontext von DATEV Rechnungswesen, eine wiederkehrende Herausforderung dar. Oftmals fehlen entweder die vollständigen Abrechnungen oder die dazugehörigen Belege, was den Buchungsprozess erheblich erschwert. Idealerweise würde man Kreditkartenumsätze direkt über das DATEV Rechenzentrum in die Buchhaltung einspielen und diese dann, wie bei herkömmlichen Bankkonten, bequem über den bekannten DATEV Kontoauszugsmanager verbuchen.
Dieses Verfahren ist jedoch leider nur bei Banken möglich, die ihre Kreditkarten unter einer eigenen IBAN führen und sie somit effektiv als Bankkonto behandeln. Zu diesen Ausnahmen zählen primär genossenschaftliche Banken, die das Rechenzentrum der Fiducia nutzen – darunter beispielsweise die VR Bank und die Grenke Bank. Für die meisten anderen Kreditkartenanbieter sind alternative Wege erforderlich, um eine sinnvolle Erfassung in der Buchhaltung zu gewährleisten. Für viele Unternehmen stellt sich hier die Frage, welche Herangehensweise die beste ist, ähnlich wie bei der Entscheidung zwischen photoshop oder gimp für die Bildbearbeitung.
Die 3 Hauptlösungen für die Kreditkartenbuchhaltung in DATEV Rechnungswesen
Angesichts der genannten Einschränkungen bleiben aus unserer Sicht drei praktikable Lösungsansätze, um Kreditkartenabrechnungen in DATEV Rechnungswesen effizient zu verarbeiten. Diese reichen von technischen Schnittstellen bis hin zu rein organisatorischen Maßnahmen, die den Workflow optimieren.
1. Import über Drittanbieter-Schnittstellen
Die erste Möglichkeit besteht darin, eine Drittanbieter-Lösung zu nutzen, die Kreditkartenabrechnungen direkt beim jeweiligen Anbieter ausliest. Diese externen Schnittstellen bereiten die Daten in einem DATEV-kompatiblen Format wie CSV oder MT940 auf. Anschließend können die aufbereiteten Umsätze über den Kontoauszugsmanager im Bereich Stammdaten, Banken und Einstellungen Rechnungswesen importiert werden. Dies verspricht zunächst eine ähnliche Automatisierung wie bei normalen Bankkonten.
Beispiel einer VISA Kreditkartenabrechnung für DATEV
Allerdings birgt dieser Ansatz einen entscheidenden Nachteil: Die Informationen der Kreditkartenumsätze sind oft deutlich spärlicher als bei gewöhnlichen Kontobewegungen. Während ein normaler Kontoumsatz Angaben zum Auftraggeber, Verwendungszweck und zur Bankverbindung liefert, bietet die Kreditkartenabrechnung neben dem Zahlbetrag meist nur den verarbeitenden Zahlungsdienstleister mit einem sehr kurzen Verwendungszweck. Dies beeinträchtigt die Effektivität der Automatisierungsmöglichkeiten, die man vom elektronischen Kontoauszugsmanager kennt. Erschwerend kommt hinzu, dass in vielen Fällen nicht der tatsächliche Händler oder Online-Shop abbucht, sondern zwischengeschaltete Abwicklungsfirmen wie Paddle oder Digital River Ireland. Dies erschwert die nachträgliche Zuordnung zu Rechnungen in der Buchhaltung erheblich.
2. Direkte DATEV-Schnittstelle mit Anbietern wie Pleo
Eine zweite, sehr effektive Lösung ist die Nutzung eines Kreditkartenanbieters, der über eine direkte DATEV-Schnittstelle verfügt und die Abrechnungsdaten nahtlos in DATEV importieren kann. Hier hat sich beispielsweise Pleo als ausgezeichneter Anbieter etabliert, der die Buchhaltung vieler Unternehmen erheblich vereinfacht hat.
Ansicht eines Kreditkartenkontos in DATEV Unternehmen online
Pleo, ein dänisches Unternehmen, bietet Geschäftskreditkarten an, die über eine intuitive App verwaltet werden. Sobald eine Ausgabe mit der Kreditkarte getätigt wird, erhält man eine Push-Nachricht auf das Smartphone mit der Aufforderung, den Beleg direkt abzufotografieren. Dieses System treibt Pleo sogar so weit, dass wöchentliche Erinnerungen per Push-Nachricht auf Smartphone, Smartwatch und per E-Mail versendet werden, falls noch Belege zu Kreditkartentransaktionen fehlen. Um Belege digital zu erfassen und zu verarbeiten, ist ein wichtiger Schritt, ähnlich wie das freistellen in gimp eines Objekts für die weitere Bearbeitung.
Belegscannen mit der Pleo App für DATEV Kreditkarten
Sobald alle Belege für den Monat zusammen sind, können diese über DATEV connect online mühelos in ein Kassenbuch in DATEV Unternehmen online übergeben werden. Die Buchhalterin in der Steuerkanzlei oder der Unternehmer selbst kann anschließend das Kassenkonto bzw. die Kreditkartenabrechnung inklusive der verknüpften Belege in DATEV Rechnungswesen importieren, und der Vorgang ist abgeschlossen.
Pleo Schnittstelle zur Übergabe von Daten an DATEV Unternehmen online
Einziger Wermutstropfen bei Pleo ist, dass es sich um Prepaid-Kreditkarten handelt und derzeit Selbstständige und Freiberufler keine Kunden werden können. Abgesehen davon ist Pleo eine umfassende Rund-um-sorglos-Lösung, die sogar Vorkontierungen und eine Budgetverwaltung ermöglicht.
3. Eine rein organisatorische Lösung mit DATEV Unternehmen online
Da Pleo nicht für jeden die passende Lösung ist oder in bestimmten Fällen nicht genutzt werden kann, ist es wichtig, eine rein organisatorische Lösung innerhalb von DATEV Unternehmen online zu betrachten. Auch ohne direkte Schnittstellen lässt sich hier eine effiziente Erfassung von Kreditkartenumsätzen in DATEV Rechnungswesen umsetzen.
Dazu legt man für jede Kreditkarte einen eigenen Belegtyp in DATEV Unternehmen online an. Dieser neue Belegtyp könnte beispielsweise “Kreditkartenrechnungen” oder, bei mehreren Karten, spezifischer “Mastercard Andreas” heißen. Nachdem der Belegtyp angelegt wurde, steht er im Upload-Bereich von DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Gegebenenfalls muss man rechts auf den Pfeil klicken, um das Drop-Down-Menü zu öffnen und den gewünschten Belegtyp auszuwählen. DATEV Unternehmen online bietet Werkzeuge zur Organisation, die dabei helfen, wie man ein Element präzise gimp freistellen kann.
Anlage individueller Belegtypen in DATEV Unternehmen online
Der neue Belegtyp kann zusätzlich in der DATEV Upload mobil App und in DATEV Upload Mail genutzt werden. Dies bietet noch mehr Flexibilität, um den optimalen Workflow zu finden. Die mobile App ermöglicht es zum Beispiel, direkt nach dem Tanken die Tankquittung mit dem Smartphone zu digitalisieren und in die Buchhaltung hochzuladen. Dadurch wird verhindert, dass Belege verloren gehen oder ausbleichen.
Upload von Kreditkartenbelegen in DATEV Unternehmen online
Das Besondere an individuellen Belegtypen ist, dass die Buchhalterin diese gezielt beim Buchen der Belege herausfiltern kann. Sie erkennt sofort, dass ein hochgeladener Tankbeleg mit der Kreditkarte bezahlt wurde. Um die Nachvollziehbarkeit weiter zu optimieren, werden diese Belege idealerweise auf ein eigenes Kreditkartenkonto gebucht, zum Beispiel ein separates Kreditorenkonto oder ein Verrechnungskonto. Die präzise Zuordnung und Verwaltung von Belegen ist essenziell, ähnlich dem klaren freistellen gimp eines Motivs.
Wenn alle mit der Kreditkarte bezahlten Belege ordnungsgemäß hochgeladen wurden, sollte die Summe der erfassten Rechnungen exakt mit der Abbuchung der Kreditkarte auf dem Geschäftskonto übereinstimmen. Sollte dennoch einmal ein Beleg fehlen, ist dies kein Beinbruch. Der Fehlbetrag fällt in der Buchhaltung sofort auf, und die Buchhalterin kann aktiv darauf hinweisen, welche Belege im aktuellen Monat noch fehlen.
Über die Auswertungen Rechnungswesen in DATEV Unternehmen online hat man sogar selbst Zugriff auf das Kreditkartenkonto. In Abstimmung mit der Kreditkartenabrechnung kann man so nachvollziehen, welche Belege noch hochgeladen werden müssen und welche bereits verbucht wurden. Um eine optimale Übersicht zu behalten, ist die klare Trennung der Geschäftsvorgänge wichtig, wie wenn man ein gimp objekt freistellen möchte.
Fazit: Kreditkartenabrechnung in DATEV – effizient und compliant
Die Buchhaltung von Kreditkartenabrechnungen in DATEV Rechnungswesen kann komplex sein, doch die vorgestellten Lösungen bieten effektive Wege, um diese Herausforderungen zu meistern. Ob durch den Einsatz spezialisierter Drittanbieter-Schnittstellen, integrierte Lösungen wie Pleo oder eine durchdachte organisatorische Strategie mit individuellen Belegtypen in DATEV Unternehmen online – eine reibungslose und GoBD-konforme Erfassung ist möglich.
Der Schlüssel liegt in der frühzeitigen und lückenlosen Belegsicherung sowie einer klaren Strukturierung der Prozesse. Durch die konsequente Anwendung dieser Methoden können Unternehmen den Aufwand für die Kreditkartenbuchhaltung minimieren, die Transparenz erhöhen und sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt und vollständig erfasst werden. Nehmen Sie die Kontrolle über Ihre Kreditkartenbuchhaltung und optimieren Sie Ihren Workflow mit DATEV!