Künstlersozialabgabe: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Die Künstlersozialabgabe (KSA) ist ein zentrales Element zur Absicherung selbstständiger Künstler und Publizisten in Deutschland. Seit dem 15. Juni 2007 obliegt der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die wichtige Aufgabe, die korrekte und vollständige Entrichtung dieser Abgabe zu überwachen. Neben der Künstlersozialkasse (KSK) sind somit auch die Rentenversicherungsträger angehalten, die Einhaltung der Vorschriften bei den Arbeitgebern zu prüfen. Dieser Artikel beleuchtet umfassend die Details und Pflichten rund um die Künstlersozialabgabe, um Unternehmen in Deutschland Klarheit und Sicherheit im Umgang mit diesem Thema zu verschaffen.

Was ist die Künstlersozialabgabe wirklich?

Die Künstlersozialversicherung (KSV) wurde 1983 ins Leben gerufen, um selbstständige Künstler und Publizisten in das System der gesetzlichen Sozialversicherung zu integrieren. Ein besonderes Merkmal dabei ist, dass diese Berufsgruppe lediglich die Hälfte ihrer Beiträge selbst trägt. Die andere Hälfte der Beiträge wird durch einen Bundeszuschuss sowie eine Abgabe jener Unternehmen finanziert, die künstlerische und publizistische Leistungen verwerten. Kurz gesagt: Eine Abgabepflicht besteht für alle Unternehmen, die Aufträge an freie Künstler oder Publizisten vergeben und deren Leistungen für Werbung, Öffentlichkeitsarbeit oder eigene Unternehmenszwecke nutzen.

Wer gilt als “selbstständiger Künstler” oder “Publizist”?

Die Definition von Künstler und Publizist im Sinne des Künstlersozialversicherungsgesetzes (KSVG) ist präzise. Ein Künstler ist demnach, wer Musik, bildende oder darstellende Kunst schafft, ausübt oder lehrt. Ein Publizist hingegen ist jemand, der als Schriftsteller, Journalist oder in ähnlicher Weise publizistisch tätig ist oder Publizistik lehrt. Der Status “selbstständig” impliziert in diesem Kontext, dass der Künstler oder Publizist auf freiberuflicher Basis agiert und nicht als Angestellter des Unternehmens tätig wird. Diese Tätigkeit kann auch nebenberuflich erfolgen, beispielsweise neben einer Haupttätigkeit als Angestellter, Beamter oder Student.

Wer ist zur Zahlung der Künstlersozialabgabe verpflichtet?

Die Gruppe der abgabepflichtigen Unternehmen ist in § 24 KSVG abschließend aufgeführt. Hierzu zählen sowohl private Unternehmen und Betriebe als auch öffentlich-rechtliche Körperschaften, Anstalten, eingetragene Vereine und andere Personengemeinschaften. Auch eine steuerrechtlich anerkannte Gemeinnützigkeit entbindet nicht von der Pflicht zur Zahlung der Künstlersozialabgabe.

Besonders betroffen sind Unternehmen, die typischerweise als Verwerter künstlerischer oder publizistischer Werke oder Leistungen auftreten. Dazu gehören primär:

• Buch-, Presse- und sonstige Verlage sowie Presseagenturen (einschließlich Bilderdienste).
• Theater (ausgenommen Filmtheater), Orchester, Chöre und vergleichbare Einrichtungen.
• Theater-, Konzert- und Gastspieldirektionen sowie Unternehmen, deren Hauptzweck die Vermittlung künstlerischer oder publizistischer Darbietungen ist.
• Rundfunk- und Fernsehanbieter.
• Hersteller von bespielten Bild- und Tonträgern (ausgenommen reine Vervielfältigung).
• Galerien und Kunsthandel.
• Unternehmen, die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit für Dritte betreiben.
• Varieté- und Zirkusunternehmen, Museen.
• Aus- und Fortbildungseinrichtungen für künstlerische und publizistische Tätigkeiten.

Diese Unternehmen, auch “typische Verwerter” genannt, unterliegen der Abgabepflicht grundsätzlich, unabhängig davon, ob tatsächlich Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergeben werden.

Unternehmen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für Zwecke ihres eigenen Unternehmens betreiben (sogenannte “Eigenwerber”), sind ebenfalls abgabepflichtig. Dies gilt, wenn sie Aufträge an selbstständige Künstler und Publizisten erteilen und die dafür gezahlten Honorare oder Entgelte im Kalenderjahr die jeweils gültige Bagatellgrenze überschreiten. Werbung umfasst jede positive Darstellung des Unternehmens und seiner Leistungen in der Öffentlichkeit. Praktisch alle verkaufsorientierten Unternehmen, die selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen – etwa zur Erstellung von Geschäftsberichten, Katalogen, Prospekten, Zeitschriften, Broschüren, Zeitungsartikeln, zur Produktgestaltung oder zur Veranstaltung von Konzerten und Vorträgen – fallen darunter. Auch die Gestaltung eines Internetauftritts, die Herausgabe eines Newsletters oder Werbe- und Imagekampagnen in den sozialen Medien zählen zum Bereich der Eigenwerbung.

Schließlich kann jeder Unternehmer abgabepflichtig werden, wenn er künstlerische oder publizistische Leistungen selbstständiger Künstler und Publizisten für jegliche Zwecke seines Unternehmens in Anspruch nimmt, um damit Einnahmen zu erzielen (sogenannte “Generalklauselunternehmen”). Auch hier ist Voraussetzung, dass die an die beauftragten Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte und Honorare im Kalenderjahr die Bagatellgrenze übersteigen.

Die kalenderjährliche Bagatellgrenze für Eigenwerber und Generalklauselunternehmen entwickelt sich wie folgt:

Bis zum 31. Dezember 2022 war für die Beurteilung der Abgabepflicht als Eigenwerber oder nach der Generalklausel neben der Überschreitung der Entgeltsumme von 450,00 Euro auch eine mehr als nur gelegentliche Auftragserteilung relevant. Diese Voraussetzung ist durch eine gesetzliche Änderung im § 24 KSVG mit Inkrafttreten zum 1. Januar 2023 entfallen. Seither tritt die Abgabepflicht bereits mit dem ersten Auftrag oder mehreren Aufträgen ein, sobald die Entgeltsumme im Kalenderjahr die Bagatellgrenze überschreitet.

Im Rahmen der Generalklausel sind Veranstaltungen, in denen künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen aufgeführt oder dargeboten werden, nur zu berücksichtigen, wenn mehr als drei solcher Veranstaltungen im Kalenderjahr stattfinden und die Entgeltsumme die jeweils geltende Bagatellgrenze übersteigt.

Als abgabepflichtige Unternehmer können auch selbstständige Künstler oder Publizisten in Betracht kommen, die künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen Dritter verwerten. Für detaillierte Informationen zur Finanzierung von Unternehmen empfiehlt sich ein Blick auf Artikel wie finanzen zero gratisaktie, welche Einblicke in relevante Themen geben können.

Welche Entgelte unterliegen der Abgabepflicht?

Alle Entgelte, die ein Abgabepflichtiger im Laufe eines Jahres an einen selbstständigen Künstler oder Publizisten für eine künstlerische oder publizistische Leistung zahlt, unterliegen der Abgabeschuld. Dies schließt auch Zahlungen an Künstler und Publizisten ein, die als Gewerbetreibende, Einzelunternehmer oder Personengesellschaften (z. B. GbR) am Markt auftreten.

Für die Feststellung des maßgeblichen Entgeltes ist unerheblich, ob es sich bei den Aufwendungen um Gagen, Ankaufspreise, Honorare, Tantiemen, Lizenzen, Zahlungen aus Kommissionsgeschäften, Sachleistungen, Preisgelder, Wettbewerbsgelder oder Ausfallhonorare handelt. Auch Zuschüsse oder Stipendien aus öffentlichen Mitteln können zum Entgelt gerechnet werden, sofern der Künstler oder Publizist im Gegenzug zu einer bestimmten künstlerischen beziehungsweise publizistischen Gegenleistung verpflichtet wird.

Des Weiteren sind sämtliche Auslagen und Nebenkosten, die einem Künstler oder Publizisten erstattet werden – etwa für Material, Transport, Telefon und nicht-künstlerische Nebenleistungen – dem abgabepflichtigen Entgelt hinzuzurechnen.

Nicht zum Entgelt gehören beispielsweise:

• Zahlungen an juristische Personen (z. B. GmbH) sowie an Kommanditgesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG, KG) und offene Handelsgesellschaften (OHG).
• Die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
• Steuerfreie Aufwandsentschädigungen (z. B. Reise- und Bewirtungskosten).
• Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz.

Dokumentation und Aufzeichnungspflichten für Unternehmen

Abgabepflichtige Unternehmen sind verpflichtet, detaillierte Aufzeichnungen über alle an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte zu führen. Es ist dabei unerheblich, ob die Zahlungsempfänger nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz versichert sind; auch Zahlungen an Nichtversicherte oder im Ausland lebende Künstler und Publizisten müssen aufgezeichnet und gemeldet werden. Die den Aufzeichnungen zugrunde liegenden Unterlagen sind aufzubewahren, um eine Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.

Diese fortlaufenden Aufzeichnungen sind den Trägern der Deutschen Rentenversicherung im Zuge ihrer Betriebsprüfungen auf Verlangen vorzulegen. Unternehmen sind zudem verpflichtet, über alle für die Feststellung der Abgabepflicht und die Höhe der Künstlersozialabgabe erforderlichen Tatsachen Auskunft zu geben und sämtliche Unterlagen vorzulegen, die diese Tatsachen belegen.

Die Form der Aufzeichnungspflichten ist dem Unternehmer freigestellt, jedoch müssen die Aufzeichnungen bestimmten Ansprüchen genügen:

• Das Zustandekommen der Meldungen, Berechnungen und Zahlungen muss nachvollziehbar sein.
• Der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen muss jederzeit herstellbar sein.
• Mehrere Entgeltzahlungen für eine künstlerische/publizistische Leistung müssen listenmäßig zusammengeführt werden können.

Diese Anforderungen gelten auch, wenn die Aufzeichnungen, Unterlagen, Meldungen, Berechnungen und Zahlungen mithilfe technischer Einrichtungen erstellt oder verwaltet werden. Insbesondere müssen Datenverarbeitungsprogramme, die hierfür genutzt werden, ordnungsgemäß dokumentiert sein. Die sorgfältige Dokumentation ist auch im Finanzwesen von großer Bedeutung, wie man bei Themen wie cvc1 finanzen erkennen kann.

Die Höhe der Künstlersozialabgabe und Abgabesätze

Alle Entgelte, die ein Abgabepflichtiger innerhalb eines Jahres an selbstständige Künstler und Publizisten für entsprechende Leistungen entrichtet, werden summiert und mit dem jährlich neu festgelegten Abgabesatz multipliziert. Das Ergebnis ist die für das jeweilige Jahr zu zahlende Künstlersozialabgabe, die spätestens zum 31. März des Folgejahres fällig wird. Die Künstlersozialabgaben können für einen Zeitraum von 5 Jahren nacherhoben werden.

Hier sind die Abgabesätze der letzten Jahre:

So läuft die Prüfung der Künstlersozialabgabe ab

Die Deutsche Rentenversicherung hat den gesetzlichen Auftrag, jeden Arbeitgeber alle vier Jahre zum Thema Künstlersozialabgabe zu kontaktieren, sei es im Rahmen einer Prüfung oder in Form einer Beratung. Etwa die Hälfte aller Arbeitgeber wird hinsichtlich der Künstlersozialabgabe geprüft (jährlich ca. 400.000). Dies betrifft alle Arbeitgeber, die bereits KSA zahlen, alle Arbeitgeber mit mehr als 19 Beschäftigten und 40 % der Arbeitgeber mit bis zu 19 Beschäftigten.

Der anderen Hälfte der Arbeitgeber (60 % der Arbeitgeber mit bis zu 19 Beschäftigten, ebenfalls ca. 400.000 jährlich) bleibt das Thema nicht erspart: Sie werden zwar nicht geprüft, aber beraten. Diese Beratung ist keine unverbindliche Information; sie soll den Arbeitgeber für eine etwaige Abgabepflicht sensibilisieren und ihn in die Pflicht nehmen. Mit seiner Unterschrift verpflichtet er sich, abgabepflichtige Entgelte an selbstständige Künstler und Publizisten der Künstlersozialkasse zu melden, und unterwirft sich unter Umständen einer längeren Verjährungsfrist als üblich. Wer diese Bestätigung nicht leisten will, wird unverzüglich geprüft. Durch diese umfassende Befassung jedes Arbeitgebers mit der Abgabepflicht soll die Abgabelast gerechter verteilt werden.

Die Prüfung der Künstlersozialabgabe beziehungsweise die diesbezügliche Beratung erfolgt im Rahmen der turnusmäßig stattfindenden Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern nach § 28p Viertes Sozialgesetzbuch (SGB IV). Die Einleitung der Prüfung erfolgt grundsätzlich mit einer schriftlichen Prüfankündigung. Mit dieser Prüfankündigung erhält der Arbeitgeber im Falle einer Beratung den Hinweis- und Bestätigungsbogen über die Abgabepflicht nach dem KSVG.

Im Falle der erstmaligen Prüfung der Künstlersozialabgabe wird der Prüfankündigung regelmäßig ein Fragebogen zur Prüfung der Abgabepflicht nach dem KSVG beigefügt. Dieser Fragebogen enthält Fragen zu möglichen Gründen, die zur Abgabepflicht führen können, und bittet um eine Aufstellung der an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Honorare sowie um die Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Verträge. Diese Auskunft dient der Vorbereitung auf die Prüfung und erleichtert den Einstieg für beide Seiten. Die Prüfung umfasst regelmäßig die letzten vier bis fünf Kalenderjahre. Der ausgefüllte Fragebogen und die angeforderten Unterlagen sind zum Prüftermin vor Ort vorzulegen.

Am Ende der Prüfung wird eine Entscheidung über die Abgabepflicht dem Grunde nach, über die Abgabehöhe und gegebenenfalls über eine bestehende Vorauszahlungspflicht dem Grunde und der Höhe nach getroffen. Unternehmen, die bereits bei der Künstlersozialkasse als abgabepflichtig geführt werden, erhalten mit der Prüfankündigung die Aufforderung zur listenmäßigen Erfassung der abgabepflichtigen und nach § 27 Abs. 1 KSVG gemeldeten Entgelte für die einzelnen Kalenderjahre im Prüfzeitraum. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Rentenversicherungsträger über alle für die Feststellung der Abgabepflicht und der Höhe der Künstlersozialabgabe erforderlichen Tatsachen Auskunft zu geben.

Hinweis: In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass die Prüfung der Künstlersozialabgabe nicht von den Trägern der Rentenversicherung, sondern von der Künstlersozialkasse selbst durchgeführt wird (Ausnahmeregelung in § 35 Abs. 2 KSVG).

Zuständigkeiten: Wer ist der richtige Ansprechpartner?

In Angelegenheiten der alljährlichen Erhebung der Künstlersozialabgabe ist und bleibt die Künstlersozialkasse in ihrer Funktion als Einzugsstelle weiterhin Empfängerin der Meldebögen. Die Deutsche Rentenversicherung ist lediglich im Rahmen ihrer Prüfungen bei den Arbeitgebern zuständig. Es werden sowohl Arbeitgeber geprüft, die bisher nicht abgabepflichtig waren, als auch solche, die bereits bei der Künstlersozialkasse registriert sind. Sämtliche Zahlungen sind ausschließlich an die Künstlersozialkasse zu leisten. Dies unterstreicht die Wichtigkeit der korrekten Zuordnung von Verantwortlichkeiten, ein Prinzip, das auch bei anderen Finanzthemen wie finanzen net steinhoff relevant sein kann.

Fazit: KSKA verstehen und richtig handeln

Die Künstlersozialabgabe ist ein komplexes, aber essenzielles Thema für viele Unternehmen in Deutschland, die mit freiberuflichen Künstlern und Publizisten zusammenarbeiten. Ein tiefgehendes Verständnis der Definitionen, der Abgabepflichten, der relevanten Entgelte und der Prüfverfahren ist unerlässlich, um rechtliche Compliance zu gewährleisten und unnötige Nachforderungen zu vermeiden. Die Deutsche Rentenversicherung und die Künstlersozialkasse arbeiten Hand in Hand, um die Absicherung kreativer Schaffender zu sichern. Unternehmen sind gut beraten, ihre Aufzeichnungspflichten ernst zu nehmen und sich proaktiv mit den Regularien auseinanderzusetzen. Bei weiteren Fragen zum Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung können Sie sich direkt an betriebspruefdienst@drv-bund.de wenden.