Die moderne Unternehmensführung in Deutschland setzt zunehmend auf digitale Prozesse, insbesondere wenn es um die Buchhaltung geht. LEXoffice und DATEV Unternehmen online sind zwei führende Lösungen, die, wenn sie richtig kombiniert werden, eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern ermöglichen. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Integrationsmöglichkeiten und Vorteile, um Ihnen zu helfen, die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Die Rolle von LEXoffice und DATEV Unternehmen online in der digitalen Buchhaltung
LEXoffice hat sich als benutzerfreundliche Software für kleine und mittlere Unternehmen etabliert, die eine einfache Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und Buchhaltung ermöglicht. DATEV Unternehmen online hingegen ist die umfassende Plattform der DATEV eG, die von Steuerberatern und Unternehmen für die digitale Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen genutzt wird. Die Synergie zwischen diesen beiden Systemen ist entscheidend für eine effiziente und zeitgemäße Buchhaltung.
Variante 1: Rechnungsschreibung & Vorerfassung – Der Klassiker
Diese Variante kombiniert die Stärken beider Systeme. Der Mandant nutzt LEXoffice primär für die Erstellung seiner Ausgangsrechnungen und die Vorerfassung von Eingangsbelegen.
Die Vorteile für den Mandanten
LEXoffice bietet eine intuitive Oberfläche zur Rechnungsstellung. Durch die direkte Anbindung an Bankkonten können offene Posten einfach verwaltet und Zahlungseingänge zugeordnet werden. Ein großer Vorteil für den Mandanten sind die leistungsfähigen Schnittstellen zu Zeiterfassungslösungen wie clockodo oder zu E-Commerce-Plattformen wie WooCommerce.
Die Erfassung von Ausgabenbelegen erfolgt bequem über die LEXoffice Scan App, was eine mobile und flexible Erfassung ermöglicht. So behält der Mandant stets den Überblick über Einnahmen und Ausgaben seines Unternehmens.
LEXoffice Schnittstellen DATEV
Übersicht über die LEXoffice Schnittstellen.
Nach Monatsende werden die Rechnungen über die DATEV connect online Schnittstelle an DATEV Unternehmen online übermittelt. Die Belege treffen dort zusammen mit den Buchungsinformationen ein und stehen der Kanzlei für die weitere Buchhaltung zur Verfügung.
Die Rolle der Kanzlei
Die Kanzlei erhält die Kontoumsätze der Bankkonten und von Zahlungsdienstleistern wie PayPal automatisch übermittelt. Die aus LEXoffice übermittelten Daten werden in der Kanzlei kontrolliert und bei Bedarf korrigiert. Da es sich um Buchungsvorschläge handelt, kann die Kanzlei Lernfunktionen nutzen, um bestimmte Prozesse zu automatisieren.
Besondere Steuersachverhalte wie Reverse-Charge-Verfahren oder Bewirtungskosten erfordern eine genaue Prüfung. Auch die Aktivierung und planmäßige Abschreibung von Wirtschaftsgütern liegt in der Verantwortung der Kanzlei. Offene Posten werden über den elektronischen Kontoauszugsmanager verbucht, um sicherzustellen, dass kein bezahlter Beleg fehlt. Wiederkehrende Buchungen, wie Jahreszahlungen für Versicherungen oder Mitgliedsbeiträge, werden korrekt erfasst und abgegrenzt.
Abschließend erhält der Mandant eine verschlüsselte, aussagekräftige Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zur Unternehmenssteuerung. Diese kann entweder kostenfrei über Mozilla Send oder kostenpflichtig über DATEV Unternehmen online compact bereitgestellt werden.
Die monatlichen Kosten für diesen Prozess setzen sich typischerweise wie folgt zusammen: LEXoffice Starter (ca. 7,90 €), DATEV connect online (ca. 4,00 €), DATEV Speicher (ca. 3,50 €) und RZ-Bankinfo pro Bank (ca. 1,30 €), was zu einem Gesamtbetrag von etwa 16,70 € führt.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dieser Prozess nicht für jedes Unternehmen geeignet ist. Unternehmen, die zur Kassenbuchführung verpflichtet sind, müssen das Kassenbuch separat exportieren oder in DATEV Unternehmen online führen. Barauslagen sind unproblematisch und können durch Anlage des Mitarbeiters als Kreditor erfasst werden. Die Nutzung von Fintech-Banken wie Fidor, N26, Kontist, Holvi oder Penta wird von DATEV nur teilweise unterstützt und erfordert gegebenenfalls andere Prozesslösungen. Unternehmen, die eine Kostenstellenrechnung benötigen, finden in LEXoffice keine optimale Lösung; hier wäre beispielsweise Buchhaltungsbutler besser geeignet.
Variante 2: Der Selbstbucher – Mehr Verantwortung, mehr Kontrolle
Diese Variante richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchhaltung weitgehend selbst erstellen möchten und über grundlegende Kenntnisse im Umsatzsteuerrecht verfügen.
Die Vorteile für den Mandanten
LEXoffice bietet eine sehr intuitive und zuverlässige Rechnungsstellung, die fachlich korrekte Rechnungen und Buchungen generiert. Sowohl Ist- als auch Soll-Versteuerung sind umsetzbar, indem Rechnungen einfach der Zahlung zugeordnet werden.
LEXoffice App Vorerfassung für DATEV Unternehmen online.
Die LEXoffice App zur Vorerfassung für DATEV Unternehmen online.
Ausgabenbelege werden entweder gescannt oder automatisiert über Schnittstellen wie Zapier übertragen. LEXoffice zieht die Vorsteuer, sofern dies zulässig ist. Belege über Bareinnahmen und Barausgaben werden im Kassenbuch erfasst. Bei fehlenden Belegen müssen Eigenbelege erstellt und hochgeladen werden. Grundsätze der Kassenbuchführung, wie tägliche, unveränderliche Erfassung und regelmäßige Zählung, sind zwingend zu beachten.
Vor dem 10. des Folgemonats kann der Mandant die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus LEXoffice abgeben und spart sich so unterjährige Buchhaltungskosten der Steuerkanzlei. Auch Umsätze innerhalb der EU und die zusammenfassende Meldung können über LEXoffice abgewickelt werden.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses erhält der Steuerberater direkten Zugriff auf die Daten in LEXoffice, die dann über die DATEV XML-Schnittstelle online importiert werden können.
Die Rolle der Kanzlei
Über das Steuerberaterportal können alle Buchungen und Belegzuordnungen heruntergeladen werden. Der Import erfolgt über die DATEV XML-Schnittstelle online. Diese stellt die Belege in DATEV Unternehmen online bereit und verknüpft sie mit den Buchungssätzen – eine Win-Win-Situation.
DATEV XML Schnittstelle online DATEV Belegtransfer
DATEV XML Schnittstelle online im DATEV Belegtransfer.
Nach der Datenübernahme müssen die Buchungssätze nur noch kontrolliert und korrigiert werden. Korrekturbuchungen können notwendig sein, was zu höheren Jahresabschlusskosten führen kann.
Die monatlichen Kosten für diese Variante belaufen sich auf ca. 13,90 € für LEXoffice und ca. 3,50 € für DATEV Speicherkosten, insgesamt also ca. 17,40 €.
Ein Vorteil für die Steuerkanzlei ist das geringere Haftungsrisiko bei der unterjährigen Umsatzsteueranmeldung und der nicht gebundenen Kapazität für die Monatsbuchhaltung. Der Jahresabschluss kann jedoch aufwendiger sein. Für den Mandanten bietet diese Variante die Möglichkeit, Kosten zu sparen, vorausgesetzt, er verfügt über die notwendigen Buchhaltungs- und Umsatzsteuerkenntnisse. Andernfalls kann der Jahresabschluss schnell teuer werden. Zudem ermöglicht die DATEV Datensicherung einen reibungslosen Wechsel der eingesetzten Software, was angesichts der begrenzten Skalierbarkeit von LEXoffice wichtig sein kann.
Variante 3: Das bessere Auftragswesen online
Bei dieser Variante wird LEXoffice primär für das Auftragswesen und die Rechnungsstellung genutzt, während DATEV Unternehmen online für die weitere Buchhaltung und Belegverwaltung zum Einsatz kommt.
Die Vorteile für den Mandanten
LEXoffice dient als fortschrittliche Alternative zu DATEV Auftragswesen online, da es funktionalere Möglichkeiten bietet, wie Abschlags- und Serienrechnungen sowie englischsprachige Ausgangsbelege. Die Erstellung von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Rechnungskorrekturen erfolgt über LEXoffice. Anschließend werden die erstellten Rechnungen inklusive Buchungsinformationen über DATEV connect online an DATEV Unternehmen online übergeben.
LEXoffice Rechnungen schreiben.
LEXoffice ermöglicht eine professionelle Rechnungserstellung.
Alle Buchhaltungsbelege und Lohnunterlagen werden über DATEV Dokument Upload online hochgeladen oder eingescannt. Auch Kassenbelege können hochgeladen und erfasst werden. Über die DATEV connect online Schnittstelle lassen sich mittlerweile viele Kassenanbieter anbinden, was besonders praktisch ist, da Kassensysteme oft keine Möglichkeit zur Erfassung von Barausgaben bieten.
DATEV Unternehmen online Dokumente hochladen
DATEV Unternehmen online bietet umfangreiche Funktionen zum Dokumenten-Upload.
Die Rolle der Kanzlei
Um mit der Buchhaltung zu beginnen, werden die Rechnungen aus LEXoffice, zusammen mit Lohnbuchungen, Kassenbuch und Kontoauszügen, im DATEV Rechenzentrum abgeholt. Die Erfassung erfolgt komfortabel als Buchungsvorschläge. Anschließend werden Eingangsrechnungen und sonstige Belege erfasst. Zahlungsvorgänge wie Bankkonto und Kasse werden per Buchungsvorschlag bearbeitet und in die Buchhaltung übernommen. Durch Lerndateien kann die Bearbeitungszeit optimiert werden.
Mit der Bereitstellung der Umsatzsteuervoranmeldung erhält der Mandant seine Auswertungen in DATEV Unternehmen online.
DATEV Unternehmen online DATEV Controllingreport
DATEV Unternehmen online liefert detaillierte Controllingreports.
Der große Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass die Kanzlei eine fachkundige Kontrolle der Eingangsrechnungen vornimmt und die Umsatzsteuervoranmeldung abgibt. Dies minimiert das Risiko für den Mandanten.
DATEV Unternehmen online Auswertungen Personalwirtschaft
Umfangreiche Auswertungen im Bereich Personalwirtschaft über DATEV Unternehmen online.
Der Mandant erhält zudem qualitativ hochwertige Auswertungen durch das Zusammenspiel von DATEV Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online. Bei vorhandener Lohnbuchhaltung kann er auch auf die digitale Personalakte und Lohnauswertungen zugreifen. Die Kanzlei profitiert von einem geordneten Prozess in einer für sie bekannten Software-Umgebung, was eine maximale Mehrwertschöpfung für den Mandanten ermöglicht. Die Kosten sind hierbei identisch mit Variante 1.
Fazit
Die drei vorgestellten Varianten zeigen die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen LEXoffice und DATEV Unternehmen online. Für nahezu jede Steuerkanzlei und jedes Unternehmen sollte sich ein optimaler Weg zur Zusammenarbeit finden lassen.
Wenn Sie Fragen zu diesen Prozessen haben oder Unterstützung bei der Implementierung wünschen, zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen oder Ihre Fragen in den Kommentaren zu stellen.
Alle Preise entsprechen dem Stand der Preislisten von DATEV und LEXoffice vom 07.01.2021. Die größte Änderung ist, dass bei DATEV für jeden weiteren Gigabyte nach den ersten 500 Megabyte nur noch ein weiterer Euro abgerechnet wird.